Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In lao Động Xã hội

mở đầu
Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động
quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của
loài ngời. Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao.
Cùng với sự phát triển của loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày
càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất
phải quan tâm đến công tác quản lý. Chuyển sang nền kinh tế thị trờng mục tiêu
của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm
bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có đợc là doanh thu lớn hơn chi phí,
chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngợc lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản
phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh
nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đợc coi là chìa khoá mở cánh cửa
của sự tăng trởng và phát triển. Để đạt đợc mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp
phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của
đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ
70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật
liệu làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hởng đến lợi nhuận.
Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo 3 yêu cầu
của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có nh vậy mới
kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí
trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động Xã Hội (ngõ
Hoà Bình 4 Minh Khai Hà Nội), em thực sự thấy đợc tầm quan trọng của
công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung
và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có đợc cùng với sự giúp đỡ của
1
PGS TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề Hạch toán nguyên vật
liệu tại xí nghiệp In Lao Động Xã hội .
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ
XH.
Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ
XH.
Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không
tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của
các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp.
phần I
2
những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
I. Khái niệm, đặc điểm phân loại và tính giá NVL
trong doanh nghiệp sản xuất
1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tợng lao động, một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể
thức của sản phẩm.
NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh
nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một
lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
NVL là loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh
nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời
cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL
khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi
phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm. Do vậy, tăng cờng công tác quản lý và hạch toán NVL
đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất
và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.

3
Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh
nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là
các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một
tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít,
sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có
doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng
máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá
nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ
tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Nh vậy, việc xây
dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà
quản trị. Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn,
tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi
lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi
phí mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi
có biến động lớn bất ngờ.
2. Phân loại NVL.
Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh
doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại,
thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản
lý khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL
đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp.
Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà
có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau. Căn cứ
vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất
kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành
các loại sau:
4
- Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động

chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm
NVL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NVL
chính cũng bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp
tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì
NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lợng (khoảng 70%-80%).
- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình
sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng
phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản
phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công
nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm nh các loại bao bì, vật liệu
đóng gói
- Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ
sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi ) chất lỏng (xăng,
dầu ) và chất khí (hơi đốt, ga ).
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật t dùng để sửa chữa thay thế máy
móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết
bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công
cụ, khí cụ, vật kết cấu
- Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất nh
giấy vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ
thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong
từng loại vật liệu trên đợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.
3. Đánh giá NVL.
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo
những nguyên tắc nhất định.
5
Đánh giá NVL theo giá thực tế
Về nguyên tắc NVL phải đợc đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua,

cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị
gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu
vào.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế
GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu
vào).
- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Đối với NVL mua ngoài nhập kho:
Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại
cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu.
- Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho:
- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
6
Trị giá
thực tế
NVL
nhập kho
Giá mua
trên hoá
đơn (giá
cha có
thuế)
Các loại
thuế
không đ-
ợc hoàn
lại

Các chi
phí thu
mua
thực tế
Các
khoản
giảm
giá
= + + -
Trị giá thực
tế NVL nhập
kho
=
Giá thực tế
NVL xuất
kho
Chi phí gia
công chế
biến
+
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi
lại vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và
chấp nhận.
- Đối với NVL đợc cấp trên cấp, đợc biếu tặng hay viện trợ.
- Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho đợc xác
định theo giá ớc tính, giá có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc. Đánh giá NVL
theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế
của NVL vào các đối tợng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm.
Giá thực tế NVL xuất kho
Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của

từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có
thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:
Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NVL có giá trị cao,
các loại vật t đặc trng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất
kho theo từng lần.
Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập
lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng
công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp
7
Trị giá thực
tế NVL nhập
kho
=
Giá thực tế
NVL xuất
kho thuê
ngoài chế
biến
Chi phí chế
biến phải trả
cho người
chế biến
+
Chi phí
vận
chuyển
đi về
+

Trị giá thực tế
VL nhập kho
Giá trị thị trư
ờng tương đư
ơng
Các chi phí
liên quan đến
việc tiếp nhận
= +
này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng
thời kế toán NVL có tính khoa học và trình độ cao.
Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc (Fifo):
Theo phơng pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trớc
thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực
tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá
thực tế của vật liệu trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất
trớc, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu
mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn
định hoặc có xu hớng giảm, sử dụng phơng pháp này khi doanh nghiệp có
nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn.
Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo):
Theo phơng pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho đợc tính
theo nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể đợc
tính theo các cách sau:
- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:
- Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ:
8
Trị giá thực tế
NVL xuất
Số lượng

NVL xuất
Đơn giá
bình quân
= +
Trị giá TTNVL
tồn đầu kỳ
Trị giá TTNVL
nhập trong kỳ
+
Số lượngNVL
tồn đầu kỳ
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Đơn giá
BQ
NVL
=
Đơn giá
bình quân sau
mỗi lần nhập
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần
Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
=
Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá).
Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng tốt nhất theo phạm vi.
Doanh nghiệp, giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch.
giá hạch toán chỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi
tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều
chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng
hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan.

- Phơng pháp điều chỉnh:
Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL
Phơng pháp tính hệ số giá có u điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối
lợng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phơng pháp này cũng có
nhợc điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng
khó khăn nhiều khi không sát thực.
II. Hạch toán chi tiết NVL.
9
Trị giá thực tế
NVL xuất kho
Giá hạch toán
xuất kho
Hệ số giá
NVL
= *
Giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Giá TT NVL
nhập trong kỳ
+
Giá hạch toán
NVL tồn đầu kỳ
Giá HT NVL
nhập trong kỳ
Hệ số giá NVL
=
+
Trớc khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần
nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL.
Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý

NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có
đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý
NVL của doanh nghiệp.
Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất,
kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ:
Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình
nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp
thời, đảm bảo số lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NVL hớng dẫn
kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực
hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ
sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phơng pháp qui định,
đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo
quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng
kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL.
Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà
nớc, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản
lý điều hành, phân tích kinh tế.
Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lợng
lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản
ánh cả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NVL theo từng kho, từng
ngời quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng
cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho.
10
Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở
sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài
sản nói chung và quản lý NVL nói riêng.
Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL

Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT
ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao
gồm:
- Phiếu mua hàng (13-BH).
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT).
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT).
- Biên bản kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (mẫu số 08-VT).
- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
Nhà nớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:
- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT.
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04-VT).
- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu số 05-VT).
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT).
Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của
từng doanh nghiệp.
Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ
theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập.
Thủ tục nhập NVL
Căn cứ vào giấy báo nhập hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản
kiểm nhận để kiểm tra NVL thu mua cả về số lợng lẫn chất lợng, quy
cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào Biên bản kiểm
11
nghiệm vật t. Sau đó bộ nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho
thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi
chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Trờng hợp phát hiện thừa
thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng
giao lập biên bản.

Thủ tục xuất kho NVL
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin
lĩnh vật t, sau khi đợc lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ
vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất
và ghi vào thẻ kho. Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập
bảng tổng hợp xuất vật liệu.
+ Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ
phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho
NVL hàng ngày phải đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ
sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL.
Việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng
kế toán có thể tiến hành theo ba phơng pháp:
1. Ph ơng pháp ghi thẻ song song:
- ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại
NVL trên thẻ kho về mặt số lợng.
- ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào
sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo
phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán
12
Ghi chú:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất thủ kho
lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lợng và giá trị.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL
để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn.
Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên
thẻ kho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp
N-X-T với sổ tổng hợp.

* Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
* Nhợc điểm:
Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số
lợng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối
tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
2. Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
13
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ xuất
Sổ chi tiết NVL
Bảng tổng hợp xuất -
nhập - tồn
Sổ tổng hợp
ở kho: thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo
dõi số lợng nhập, xuất, tồn của NVL.
ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi
chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo từng kho,
dùng cho cả năm.
Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán
Ghi chú:
Hàng ngày căn cứ các phiếu nhập, xuất kho phòng kế
toán lập thẻ kho, bảng kê nhập xuất.
Cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất NVL ở
các bảng kê kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu
luân chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp.

* Ưu điểm: khối lợng ghi chép của sổ kế toán giảm bớt do chỉ ghi
một lần vào cuối tháng.
14
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Kế toán tổng hợp
Bảng kê xuất
Bảng kê nhập
* Nhợc điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa
kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng
kiểm tra trong công tác quản lý.
3. Ph ơng pháp ghi sổ có d :
ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn vật t về mặt số lợng. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho
ghi số lợng NVL vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả
năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ
tiêu giá trị. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết
NVL theo phơng pháp ghi sổ số d qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 3: Sơ đồ hạch toán
Ghi chú
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho lập
thẻ kho sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển
15
Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tích luỹ kế nhập
Sổ số dư
Bảng tổng hợp

N-X-T
Bảng tích luỹ kế nhập
Sổ tổng hợp
Thẻ kho
Chứng từ xuất
sang phần kến toán, kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế
nhập, xuất.
Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán
lập bảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi lợng NVL vào số d sau đó
chuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền.
Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số d, sổ tổng
hợp và bảng tổng hợpN-X-T với nhau.
* Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến
hành đều trong tháng.
* Nhợc điểm: kế toán cha ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán
không thể biết trớc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NLVL
mà xem số liệu trên thủ kho. Ngoài ra việc kiểm tra việc phát hiện sai sót,
nhầm lẫn sẽ rất khó khăn.
Phơng pháp sổ số d áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có
nhiều chủng loại vật t, khối lợng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thờng
xuyên. Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phơng pháp giá hạch toán để kiểm
tra chi tiết nhập xuất trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng.
III. Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên
1. Khái niệm và TK sử dụng
* Khái niệm:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phẩm
tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại
NVL, một cách thờng xuyên và liên tục trên các tài khoản (TK)
sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho,

xuất kho.
16
Việc xác định trị giá NVL xuất kho theo phơng pháp này đợc
căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp,
phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán.
Trị giá NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác
định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, kể cả mặt hiện vật và giá trị,
giúp doanh nghiệp nắm đựơc thờng xuyên tình hình vật t tồn
kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho.
Nhợc điểm: Khối lợng hạch toán nhiều không thích hợp với
những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá
trị đơn vịi nhỏ thờng xuyên xuất bán.
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán NVL, theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán
chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133.
TK 152: Nguyên liệu vật liệu Dùng theo dõi giá trị thực tế
của toàn bộ VL hiện có tăng giảm qua kho.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê chế
biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác.
+ Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm tra.
+ Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: + Giá NVL xuất kho
+ Chiết kháu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả
lại.
+ Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ.
Số d bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
17

TK 151: Hàng mua đang mua trên đờng phản ánh giá trị vật t
hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với
ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng.
+ Kết chuyển thực tế hàng đi đờng cuối kỳ.
Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển
giao cho các đối tợng sử dụng, cho khách hàng.
+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.
Số d bên Nợ:
+ Giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cha về nhập kho.
TK 331: Phải trả cho ngời bán TK này phản ánh quan hệ thanh
toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các
khoản vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã
ký.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho ngời bán vật t, ngời nhận thầu xây lắp.
+ Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời nhận thầu.
+ Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hàng hoá đã giao
nhận theo hợp đồng.
+ Chiết khấu thơng mại đợc ngời bán chấp nhận cho
doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả.
+ Số kết chuyển về giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt kém
phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.
Bên Có: + Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu.
+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng
về cha có hoá đơn khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính
thức.
18
Số d bên Có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu.

Số d bên Nợ: Số tiền đã ứng trả trớc hoặc trả thừa cho ngời bán, ng-
ời nhận thầu.
TK 133: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ TK này dùng để phản
ánh giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.
+ Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
+ Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.
+ Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào đã trả lại
hoặc đợc giảm giá.
Số d bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hoặc đợc
hoàn lại nhng NSNN cha hoàn trả.
TK 133 có hai tài khoản cấp 2:
TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá.
TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
2. Ph ơng pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:
sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên
19
TK 152, 153 TK 621
TK 151
TK 111, 112, 141
TK 333
TK 411
TK 154
TK 128, 222
TK 338 (3381)
TK 412
TK 627, 641, 642

TK 632
TK 154
TK 138 (1381)
TK 627, 641, 642
TK 412
Nhập kho hàng đi đường
Kỳ trước
Nhập kho VL do mua ngoài
TK 133
Nhập kho VL do mua ngoài
TK 133
Thuế nhập khâu
Nhận góp vốn liên doanh
cổ phần, cấp phát
Xuất tự chế biến hoặc thuê
ngoài gia công
Nhận góp vốn liên doanh
Phát hiện thiếu khi kiểm kê
chờ xử lý
Chênh lệch tăng do
đánh giá lại
Xuất dùng trực tiếp
chế tạo sản phẩm
Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho
sản xuất, bán hàng QLDN, XDCB
Xuất bán trực tiếp
Xuất tự chế biến hoặc thuê
ngoài gia công
Nhận góp vốn liên doanh
Phát hiện thiếu khi kiểm kê

chờ xử lý
Phân bổ đầu vào, chi phí
SXKD trong kỳ
Chênh lệch giảm do
đánh giá lại
IV. Đặc điểm hạch toán NVL theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ
1. Khái niệm và TK sử dụng
* Khái niệm:
20
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách
thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá,
sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ
phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm
kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế. Từ đó kế toán xác định lợng
xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ:
Ưu điểm:
- Giảm nhẹ khối lợng hạch toán.
- Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho
cuối kỳ đợc xác định trên kết quả kiểm kê thực tế.
Nhợc điểm:
- Kế toán không theo dõi đợc thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,
xuất NL, VL trên TK 152, 153.
- Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi đợc
số hao hụt, mất mát.
Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là
khâu bảo quản vật t. Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lợng
vật t nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục.
* Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611.

Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, 152,
153 khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên: tức là với doanh nghiệp kế
21
Trị giá
NVL xuất
Giá trị NVL tồn
kho đầu kỳ
Tổng giá trị NL,
VL tăng trong kỳ
Giá trị NVL
tồn cuối kỳ
=
+ -
toán bán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, 152,
153 dùng để kết chuỷên giá trị thực tế NVL chứ không dùng để theo dõi
tình hình xuất, nhập NVL.
TK 611: Mua hàng phản ánh giá trị thực tế NVL mua vào, xuất
dùng trong kỳ.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ.
+ Trị giá thực tế NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng
hoá đã bán bị trả lại.
Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NVL, hàng tồn kho cuối
kỳ.
+ Giá trị NVL, hàng hoá, xuất sử dụng trong kỳ.
+ Trị giá NVL, hàng hoá mua vào, trả lại cho ngời hoặc
đợc giảm giá.
2. Phơng pháp hạch toán:
Sơ đồ số 5:
sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl theo phơng pháp

kiểm kê định kỳ
22
TK 611 mua hàng
TK 152
TK 111, 112, 141
TK 411
TK 333 (3333)
TK 412
TK 111,112
TK 621
TK 632
TK 111, 138
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
Mua trả tiền ngay
Thanh toán
tiền
Chênh lệch
đánh giá tăng
đánh giá lại
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
Chiết khấu mua hàng
được giảm giá
Cuối kỳ kết chuyển sổ
xuất dùng cho SXKD
Xuất bán
TK 151, 152, 153
TK 331, 311
Mua chưa trả

bằng tiền vay
Thuế nhập khẩu
Nhận vốn góp
cổ phần
Thiếu hụt
mất bán
phần II
thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí
nghệp in lđ XH
I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ
máy HĐKd tại xí nghiệp in LĐ xh có ảnh h ởng
đến hạch toán NVL
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
- Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động Xã Hội
- Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company
23
Viết tắt: LASAPCOM.
Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phờng Minh Khai - quận Hai Bà Trng - Hà
Nội.
- Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu
mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại.
Xí nghiệp In Lao động Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nớc
thuộc Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch
toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài
khoản tại ngân hàng Nhà nớc. Đợc hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy
mô ban đầu là xởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ
thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trởng Bộ Thơng binh và
Xã hội).
Hiện nay doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4
- phờng Minh Khai - quận Hai Bà Trng - Hà Nội.

Sau một thời gian họat động, xởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn
và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thơng binh và Xã hội đã quyết định chuyển
xởng in thành công ty In Bộ Thơng binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày
4/9/1986).
Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ
Lao động và Bộ Thơng binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao động
thơng binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ
đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ).
Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh
tế thị trơng, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thơng binh xã hội lại
quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-
QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ ngời
tàn tật.
24
Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trởng Bộ Thơng
binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thơng binh Xã hội thành Công
ty In LĐ XH và đợc bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thơng
binh Xã Hội.
Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà
xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc.
Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH
Chỉ tiêu Đơn vị Số lợng
Số LĐ trung bình Ngời 76
Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128
Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908
Từ năm 1992 sau khi đợc thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nớc độc lập,
xí nghiệp In đã có nhiều bớc phát triển với các hàng in ấn nh: các tài liệu, biểu
mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích
Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy

hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 ngời, trong đó có
30 kỹ s, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc.
Bảng khái quát tình hình hoạt động của
xí nghiệp In Lao động Xã hội qua một số chi tiết
Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003
Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000
Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000
Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000
* Quy trình công nghệ sản xuất:
Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nớc, xí nghiệp chỉ có
những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy
25