Tài liệu Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu t pdf

Lời nói đầu
Nền kinh tế thị trường đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các
doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho người tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu
mã đẹp chất lượng cao, giá thành phù hợp. Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức
sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh
phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh được và đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì
vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả
năng cạnh tranh. Để làm được điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý
khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản
xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục,
quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng
một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời
phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và
xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ. Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình
hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng.
Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng
bởi các lý do sau:
Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất
lượng sản phẩm đầu ra.
Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế
nó mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến sự biến
động của giá thành sản phẩm. Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng.
Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó
yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng. Việc bảo quản tốt sẽ là một trong
những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh.
Trong mấy năm gần đây, hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đã có những bước tiến rõ rệt. Tuy nhiên do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh
doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất là chế độ kế toán tài chính chưa phù hợp
với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị.
Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, công ty

cơ khí ô tô 1 -5 luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp và coi
đó như một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng và quản lý sản
xuất nói chung. Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập
định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu,
duy trì và bảo quản tốt các loại vật tư là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh
nghiệp sản xuất nói chung mà còn đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng. Vì vậy, việc tăng
cường cải tiến công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch
toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý
nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng.
Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một
thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên
1
cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử
dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" làm chuyên đề thực tập cuối khoá.
Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh
nghiệp sản xuất
Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô
1-5 .
Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với
việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô
tô 1-5 .
2
Chương I
Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử
dụng nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất
I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
1. Khái niệm, đặc điểm
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham

gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới
tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để
tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào
chi phí kinh doanh trong kỳ.
Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng
chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất. Đầu vào có tốt thì đầu
ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao.
Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn như
sắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất.
Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như:
- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào.
- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang,
bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm.
Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật
liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản
lý tốt nguyên vật liệu.
2. Phân loại nguyên vật liệu:
Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ
có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi
các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán
nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc
điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Theo đặc trưng
này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để
tiếp tục chế biến.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
kinh doanh được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất
lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng

để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ
thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh
doanh như than, củi, xăng dầu…
3
- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ
bản.
Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu
hồi . Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu.
Ngoài ra còn có cách phân loại khác:
* Phân loại theo nguồn hình thành:
- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh
nghiệp mua ngoài thị trường.
- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến
- Vật liệu nhận vốn góp liên doanh.
- Vật liệu được biếu tặng, cấp phát.
* Phân loại theo quan hệ sở hữu:
- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp
- Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài
- Vật liệu nhận giữ hộ.
3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan
trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo
quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật
liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:
- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên
vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng.
- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụng
hay các khoản chi phí.

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật
liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
tiết theo chế độ quy định.
- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng,
hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy
trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng,
phòng ban trong toàn doanh nghiệp.
Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời,
ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả
sử dụng nguyên vật liệu.
Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán
nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.
4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:
Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch
toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:
4
- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giá
mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất
kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu
- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh.
- Tính toánvà phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện
kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý
kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
II. Tính giá nguyên vật liệu- NVL:
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên
vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác
hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tính theo giá thực

tế.
Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ
chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.
Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao
gồm cả thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
1. Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:
Giá thực tế của VL nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:
- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, các khoản
thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lưu kho, lưu bãi trừ đi các khoản giảm trừ như:
giảm giá, chiết khấu(nếu được người bán chấp nhận).
- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê
ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công).
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL được các bên tham
gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương
cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế được
tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường.
2. Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì.
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của
từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp.
Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là:
2.1. Phương pháp tính giá thực tế bình quân:
Giá thực tế của
NVL xuất kho
=
Giá bình quân
1 đơn vị NVL
x

Lượng NL xuất
kho
Trong đó:
5
- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá bình quân
1 đơn vị NVL
=
Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ)
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng
số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:
Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nhược điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đế tiến độ của
các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL.
- Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên
vật liệu sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần
này
Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này)
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số
lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít.
Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều.
- Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước:
Giá đơn vị bình quân

cuối kỳ trước
=
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ
trước)
Lượng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước)
- Phương pháp này có:
Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán.
Nhược: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động.
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu
có giá thị trường ổn định.
2.2. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL
nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo
giá thực tế của lần nhập đó.
Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời
Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí
kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL.
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượng
nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định
2.3. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)
6
Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào
nhập vào kho sau sẽ được dùng trước. Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại
với phương pháp nhập sau - xuất trước.
Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được
phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng.
Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.
2.4. Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương
pháp đặc điểm riêng)
NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến

lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá
thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô
nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho
phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.
Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo
dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL.
Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL.
2.5. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ
áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhưng
không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số
lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được NVL xuất kho trong kỳ:
Giá thực tế NVL
tồn cuối kỳ
=
Số lượng tồn
cuối kỳ
x
Đơn giá NVL nhập
kho lần cuối
Giá thực tế NVL
xuất kho
=
Giá thực tế
NVL nhập kho
+
Giá trị thực tế tồn
đầu kỳ
-
Giá trị thực

tế tồn cuối kỳ
Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trường ổn định.
2.6. Phương pháp hệ số giá
áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thường xuyên biến động,
nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức
tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên
sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập-
xuất- tồn kho NVL trong khi tính được giá thực tế của nó.
Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình
quân tháng trước.
Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá
hạch toán.
Hệ số giá VL =
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ
Do đó, giá thực tế:
7
VL xuất trong kỳ
(hoặc tồn cuối kỳ)
=
Giá hạch toán VL xuất
trung kỳ (tồn cuối kỳ)
x Hệ số giá VL
Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL
trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc
vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lượng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn
giản hơn.
Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ.
Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu

tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất NVL trong kỳ. Từng phương pháp có ưu,
nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng. Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình
độ quản lý của kế toán mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp.
III. Hạch toán nguyên vật liệu:
1. Tổ chức chứng từ kế toán
Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá
đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế.
Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời
theo đúng chế độ quy định. Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ
kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũng như trách nhiệm pháp
lý của các bên liên quan.
1.1. Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu
Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn
cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán.
Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành.
Phiếu nhập kho được lập và luân chuyển như sau:
- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên và
người lập phải ký vào đó. Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán
như hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác
- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký.
- Người giao hàng nhận phiếu nhập.
- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lượng, quy cách vào cột thực nhập cùng
người giao ký xác nhận.
Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau:
Liên 1: lưu tại quyển gốc.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ.
Liên 3: Dùng để thanh toán.
1.2. Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

8
Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu này là
căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền
và ghi vào sổ kế toán.
Phiếu xuất kho được lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành.
Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau:
- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên. Sau khi
lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để
lĩnh.
- Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận
hàng ký vào phiếu xuất kho.
+ Ba liên phiếu xuất được luân chuyển:
- Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và
ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng. Cuối tháng, kế toán xác nhận số lượng
sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán.
2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều chủng loại. Nếu thiếu
một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi
phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh
cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng danh điểm theo từng kho và từng người phụ trách vật
chất.
Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt
hạch toán nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ
danh điểm nguyên vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính,
giá hạch toán của từng danh điểm NVL.
Trong thực tế công tác kế toán ở nước ta, có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là:
- Phương pháp thẻ song song.

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
2.1. Phương pháp thẻ song song
Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật
liệu, khối lượng chứng từ xuất vật liệu ít, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán
không cao.
Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho. Thẻ
kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lượng
và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho).
Sổ này giống như thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối
chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL
9
kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối
chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày, định kỳ
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung
cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp
với việc sử dụng máy tính.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng. Hạn
chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng
2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
ở kho: được ghi chép giống phương pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho. Cuối kỳ trên
cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập
bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân

chuyển vào cuối kỳ. Khi nhận được thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với
sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất-
tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ghi hàng ngày, định kỳ
10
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ hoặc thẻ kế
toán chi tiết
NVL
Bảng tổng hợp
nhập-xuất-tồn NVL
Kế toán
tổng hợp
Ghi chú:
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê nhập VL
Bảng kê xuất VL
Sổ kế toán
tổng hợp VL
Bảng tổng hợp
N - X - T
Ghi chú:

Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp.
Nhược điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên
trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì
công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu
kế toán khác.
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu
nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều
2.3. Phương pháp sổ số dư:
Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lượng chứng từ
nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá
hạch toán để để hàng ngày nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tương
đối cao.
ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống như các phương pháp trên. Ngoài ra thủ kho còn
phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó
lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào
sổ số dư. Sổ này được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế
toán đưa sổ số dư cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra
và tính thành tiền theo giá hạch toán.
ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được
tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,
5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền
NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo
từng danh điểm NVL). Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn
kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn. Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng
tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL.
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư.
Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư.

11
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Phiếu giao
nhận CT nhập
Bảng tổng hợp
nhập-xuất-tồn NVL
Kế toán
tổng hợp
Bảng luỹ kế N- X- T
Phiếu giao
nhận
ch.từ xuất
Sổ số
dư
Ghi h ng ng yà à
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Ghi chú:
Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thường xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ
Nhượcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn.
3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong
hai phương pháp: (KKTX) kê khai thường xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK).
Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp,
vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế
toán hiện hành.
3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX
3.1.1. Tài khoản sử dụng

Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động
tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.
Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những thuận lợi của nó. Phương
pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được
lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều
loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thường xuyên mà áp
dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian.
Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phải sử
dụng các tài khoản sau:
- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động
tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo
nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán.
- TK 151: “hàng mua đi đường”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho.
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 133,
TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112.
3.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:
Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu được mô tả trong sơ đồ sau:
12
Sơ đồ 1.4: sơ đồ Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX
13
cho to n doanh nghià ệp
khấu trừ
VAT khấu trừ
cho phần NVL
trả lại
NVL cho người bán
Chiết khấu thương mại hoặc trả
lại
khi kiểm kê

Giá thực tế NVL
xuất
H ng mua à đang đi
đường
kỳ trước
Giá thực tế NVL xuát sử
dụng
VAT theo pp
Tk 133
TK 151
TK 411
cấp phát bằng NVL
Nhận vốn góp liên
doanh
Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 222,128
kiểm kê
Thừa phát hiện khi
TK 3388
thuê gia công
Nhập NVL tự chế hoặc
TK 154
để gia công
Trả vốn góp liên doanh NVL
giảm
NVL
Đánh giá
tăng NVL
Đánh giá
412

Góp vốn bằng NVL
Giá trị NVL thiếu
TK 133
TK 154
TK 128, 222
TK 411
TK 138, 642
TK 111, 112, 331
TK 621,627,641,642,335,241
TK 331, 111, 112, 141…
TK 152
Tăng do mua ngo ià
3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
3.2.1. Tài khoản sử dụng:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên,
liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại
hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối
kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh
doanh và các mục đích khác.
Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các
đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tư khác nhau, giá trị thấp được xuất dùng thường xuyên
Các TK sử dụng theo phương pháp kê khai định kỳ:
- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị
thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ.
TK 611: Không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC…
- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho.
- TK 151: “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá hàng mua nhưng cuối tháng chưa
về nhập kho.
- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112,
311, 621, 627…

3.2.2. Phương pháp hạch toán:
Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ được tiến hành
theo sơ đồ sau:
14
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK.
4. Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ từng đặc
điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ
sau:
4.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC)
*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh nghiệp có số
lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản.
* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK 152
- Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL
15
Trị giá NVL sử dụng cho các
đối tượng khác
Đánh giá giảm NVL
Trị giá NVL sử dụng trực tiếp
cho sản xuất
Thuế GTGT cho
phần NVL trả lại
VAT
khấu trừ
h ng mua à đi đường tồn cuối tháng
K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ,
h ng mua à đi đường tháng trước
K/c trị giá NVL tồn cuối kỳ

TK 152, TK 151TK 152, TK 151 TK 611
TK 111, 112, 331, 311
Trị giá NVL mua trong kỳ
TK 133
TK 111, 112, 331
Khoản giảm giá, trả lại NVL…
TK 133
TK 621
TK 627, 641, 642, 338…
TK 412
Nhận vốn góp bằng NVL
TK 411
Nhận lại vốn góp liên doanh
bằng NVL
TK 222, 128
Vay tạm NVL từ đơn vị khác
TK 336, 338
Đánh giá tăng NVL
TK 412
- Bảng phân bố nguyên vật liệu.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái
TK 152. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố
nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái
TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính.
Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên
vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật
liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC:
16

Sổ(thẻ) kế toán
chi tiết VL
Bảng tổng hợp
chi tiết NVL
Bảng phân
bổ NVL
Chứng từ gốc:
Hoá đơn, Phiếu
nhập, xuất kho
Nhật kí chung Nhật kí mua h ngà
Sổ cái TK 152
BCĐTK
Báo cáo kế toán
Ghi h ng ng yà à
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi chú:
Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính.
Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau.
4.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)
* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ diến ra ít, và sử
dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao.
* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK -
SC. Sổ nàygồm có 2 phần:
- Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh
- Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và
đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ.

Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản:
Tổng số tiền ở
phần nhật ký
=
Tổng số tiền phát sinh nợ của
tất cả các tài khoản
=
Tổng số tiền phát sinh có
của tất cả các tài khoản
Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự
ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo hình thức NK - SC.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
17
Chứng từ gốc:
-Hoá đơn
-Phiếu nhập, xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết
Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết
NK-Sổ Cái
(Phần TK 152)
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng hợp chi tiết
VL
Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao.
Nhược điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế nên

sổ NK - SC được thiết kế cồng kềnh.
4.3. Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS)
* Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm:
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ
- Bảng phân bố nguyên vật liệu.
- Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ,
bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký
chứng từ, vào sổ cái TK 152. Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán.
Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK.
Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
18
Chứng từ gốc
Sổ thẻ kế toán chi
tiết VL
Bảng phân bổ
NVL
Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối
kế toán
Bảng tổng hợp
chi tiết VL
Sổ cái
TK 152
Sổ đăng ký

CTGS
Báo cáo
KT
Ưu điểm: Dễ, đơn giản
Nhược điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá chưa cao.
4.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT)
* Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT
- Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL
- Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty
khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố
số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng
phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6. Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo
kế toán. Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số
liệu bảng này vào bác cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nvL theo hình thức sổ NKCT.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
19
Bảng kê
số 3
Bảng phân
bổ số 4,5,6
Chứng từ gốc
Thẻ kế toán chi
tiết VL
NKCT liên quan

số 1,2,5,10
Bảng phân
bổ số 2
Nhật ký chứng từ
số 7
Bảng tổng hợp chi
tiết VL
Báo cáo
KT
Sổ cái
TK 152
Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng
người
Nhược điẻm: Số lượng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên môn
cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy được vai trò của máy vi tính.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán
viên nhiều trình độ chuyên môn cao.
Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ theo đặc điểm, tùy
điều kiện cũng như trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp.
20
I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán nguyên vật liệu với
việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5:
Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT được thành lập
ngày 1-5 -1956.
Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:
Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội.
Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ sở 4 xưởng
cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với
nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô…. Vào những năm đầu tiên khi mới thành

lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lượng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ
công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế. Mặc dù thế, nhưng
công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao và không ngừng lớn mạnh, được nhà
nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý. Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế
tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh
2 -9 - 1959.
Nhưng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở
Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ. Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm,
tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt,
hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút. Cán bộ
lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy như: tổ chức nuôi bò sữa, làm
một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Nhưng kết quả thu được đều quá thất
vọng. Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô.
Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy được phép thu mua
các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm
này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ như bơm nước xe Zin, các loại
bulông…
Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ
động về kế hoạch sản xuất, bước đầu có ý thức về thị trường, về Marketing, nhờ vậy mà sản
phẩm của nhà máy càng được ưa chuộng. Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bước sang một trang
mới và đặc biệt là từ khi được thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5-
1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô
1 -5. Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có tư cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán
kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế. Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng
mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác.
Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ
khi luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT,
trường đại học GTVT… chế tạo thêm các loại sản phẩm như: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê
tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối được cục đo lường chất lượng nhà
nước xác định đảm bảo chất lượng thay thế hàng nhập khẩu. Có thể nói đây là những mặt hàng

chủ đạo của công ty, khẳng định được tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nước
cũng như cán bộ lãnh đạo công ty.
21
Các sản phẩm của công ty đã đạt được nhiều huy chương vàng, bạc như: trạm trộn
asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước do chất lượng
cao, giá thành hạ.
Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt được lợi nhuận cao, và đạt vượt định mức
các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nước, đầu tư tích luỹ
bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho người lao động. Năm 2000, công
ty đã được nhà nước phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới.
Do ưu thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu tư thêm cho TSCĐ 847
triệu đồng từ nguồn vốn Đầu tư phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm
nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng.
Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xưởng mới với diện
tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phương và các tỉnh lân cận.
Những thành tựu đạt được của công ty trong những năm qua được thể hiện ở một số chỉ
tiêu kinh tế sau:
Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty.
STT
Năm
Chỉ tiêu
Đơn vị 2001 2002 2003
1. Tổng giá trị sản xuất 1000đ 56.627.000 59.688.000 137.650.000
2. Tổng doanh thu (thuần) 1000đ 28.241.000 45.163.000 100.673.000
3. Lợi nhuận 1000đ 174.000 669.000 1.057.000
4. TN bình quân đầu người/tháng 1000đ 890 970 1120
5. Nguồn vốn chủ sở hữu 1000đ 8.147.000 8.147.000 16.937.000
6. Hệ số doanh lợi của NVCĐ 0,021 0,082 0,062
7. Tỷ suất LN trên tổng DT % 0,616 1,84 1,05
Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1991, 2002 tương đối ổn định nhưng

sang năm 2003 đã tăng một cách vượt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002 và doanh thu (thuần) tăng
nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần so với năm 2001. Lợi nhuận năm 2003
tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 2001. Thu nhập bình quân đầu người 1 tháng
tăng, so với năm 2001thì năm 2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1người), năm 2003
tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 người / 1 tháng). Điều đó khẳng định công ty đã không ngưng
sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất
kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. Tỷ suất lợi
nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2003 mặc dù cao hơn
năm 2001 nhưng lại giảm so với năm 2002. Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh
nghiệp năm 2003 không cao bằng năm 2002. Nguyên nhân là do trong năm 2003 doanh nghiệp
đã tiêu thụ được một khối lượng lớn sản phẩm nhưng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm
chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi
cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2002.
Nhưng đến năm 2004, các chỉ tiêu này sẽ được tăng cao hơn.
2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty:
2.1. Nhiệm vụ sản xuất:
22
Như đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên
với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa
dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu. Để đáp ứng nhu cầu
thị trường, công ty từng bước xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản
phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trường bằng chính những sản phẩm ấy.
Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo:
- Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, như:
+ Trạm trộn bê tông Asphalt
+ Trạm cấp phối
+ Trạm nghiền sỏi đá
+ Lu bánh lốp.
- Lắp ráp, chế tạo ôtô:
+ Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi

+ Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn
- Kết cấu thép:
+ Cầu giao thông nông thôn
+ Trạm thu phí
+ Cầu cáp dây căng.
2.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm:
Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành
sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả
nước, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước góp phần xây dựng
và phát triển hệ thống đường xá, cầu giao thông, và hệ thống phương tiện giao thông trong
nước, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nước.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể
thiếu được để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp. Để phát
huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng
ban, phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và
2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng của công ty.
Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xưởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng.
Nhưng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo
thành một khối thống nhất.
* Giám đốc công ty: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra
các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của
công ty mình. Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc
mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có các phó giám đốc
và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty.
* Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty. Công ty có
2 phó giám đốc:
23
- Phó giám đốc KD: Phụ trách mặt kinh doanh của công ty, quản lý các phòng:

+Phòng kinh tế - thị trường.
+ Phòng điều hành sản xuất.
- Phó giám đốc kĩ thuật: Phụ trách về mặt kĩ thuật sản xuất sản phẩm của công ty và
quản lý các phòng.
+ Phòng thiết kế ôtô
+ Phòng thiết kế máy công trình
+ Phòng KCS
+ Phòng chuyển giao công nghệ
+ Trung tâm bảo hành
+ Ban cơ điện
* Phòng kinh tế- thị trường (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách hàng, tiêu
thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trường như sự biến động về giá cả các sản phẩm ;
thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.
* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp cho
đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… cần thiết phục vụ cho sản xuất
và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định
* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các định mức kỹ
thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lượng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và
đưa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.
* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng mua vào và các thành
phần của công ty.
* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trước giám đốc về khâu
chuyển giao công nghệ máy công trình.
* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu, bảo hành, bảo
trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng.
* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động - tuyển dụng
lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lương, thưởng, các chế độ khác cho lao động trong
công ty, xây dựng mức tiền lương.
* Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn công ty.
* Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lưu trữ các công văn, giấy tờ cần

thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch.
* Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV trong toàn
công ty, vệ sinh môi trường công ty.
* Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty 24/24h.
* Các bộ phận sản xuất bao gồm:
- Phân xưởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp
ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác.
- Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô
- Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ
24
- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao
thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp…
Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này.
Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty như sau:
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1
-5:
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào
sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định
của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện
pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP.
Phòng kế toán gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế toán trưởng và phó phòng kế
toán. Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí
nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế toán trưởng. Bốn nhân
viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí
nghiệp.
Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhưng sự
phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của
thông tin kế toán.
25

Giám đốc
Phòng
đầu tư
thị
trường
Phòng
t i à
chính
kế toán
Phòng
tổ chức
h nh à
chính
Phòng
kế
hoạch
sản
xuất
Phòng
khoa
học
công
nghệ
Phòng
KCS
PX cơ khí
PX ô tô
Ban cơ
điện
PX MCT 1 PX MCT 2

PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật