Tài liệu Mười bước để có cuộc họp thành công pptx

Mười bước để có cuộc họp thành công

Rất nhiều chủ các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp gia đình đang đối mặt với
một khó khăn chung khi thành lập và phát triển công ty của họ - đó là những buổi họp
công ty đầu tiên với các khách hàng tiềm năng. Ngay cả khi những buổi họp là công
việc hàng ngày, bạn cũng sẽ cảm thấy việc tổ chức chúng, các cuộc họp bán hàng và
kết thúc bán hàng đòi hỏi bạn phải thành thạo các chiến lược và kỹ năng khác nhau.
Sau đây là mười bước cần làm để có được cuộc họp thành công và giúp bạn
khởi đầu kinh doanh thuận lợi.
Trước buổi họp
1. Thu thập các thông tin cơ bản
Các cuộc điện thoại thăm dò trước giúp cho bạn biết được các khách hàng của
bạn cần thông tin gì. Hãy tìm hiểu về họ càng nhiều càng tốt. Ví dụ như nếu bạn đang
chuẩn bị họp với một khách hàng tiềm năng, hãy bắt đầu với các thông tin cơ bản về
công ty của họ. Sau đó hãy lập danh sách bao gồm tất cả các điểm mà sản phẩm hoặc
dịch vụ của bạn sẽ làm lợi cho họ.
2. Đặt mục tiêu thực tế
Tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp và khu vực địa lý mà bạn đang hoạt động, chi
phí trung bình của cuộc gặp mặt với một khách hàng của bạn có thể từ một đến vài
trăm đô la. Do đó, mục tiêu quan trọng của mỗi buổi gặp mặt là làm cho khách hàng
tiềm năng tiến lại gần hơn với quyết định mua sản phẩm của bạn. Trước khi rời văn
phòng, hãy đặt ra mục tiêu chính của buổi họp. Chẳng hạn nếu bạn là nhà tư vấn về
mối quan hệ công chúng, mục tiêu thực tế cho buổi gặp mặt đầu tiên có thể là định
ngày để trình bày kế hoạch toàn diện của bạn. Nếu bạn là nhà thầu sơn tường, mục tiêu
cơ bản của bạn có thể là cung cấp chi phí ước lượng cho công việc của bạn và lấy
được chữ ký của khách hàng để bắt đầu thực hiện công việc.
3. Chuẩn bị tài liệu chất lượng cao
Hãy tạo ra một loạt các tài liệu in ấn chất lượng tốt bao gồm từ danh thiếp và
văn phòng phẩm tới sách giới thiệu công ty và các tài liệu thuyết trình. Hãy xem xét kỹ
lưỡng các tài liệu và công cụ mà bạn sẽ sử dụng trong cuộc gặp mặt bán hàng. Chúng
đã được viết cẩn thận chưa? Liệu tất cả màu sắc, kiểu chữ và các yếu tố sáng tạo có

cùng góp phần tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp không? Hãy thật chú ý đến các tài
liệu mà bạn định phát cho khách hàng tiềm năng, đặc biệt là khi bạn đang ở trong tình
trạng cạnh tranh đấu thầu. Những tài liệu này phải có tác dụng giúp ích cho công việc
bán hàng của bạn trong một thời gian dài sau khi cuộc họp kết thúc.
4. Luyện tập thuyết trình
Sẽ là một sai lầm lớn khi mang các tài liệu đến cuộc họp khách hàng mà bạn lại
không thực hành trước cách sử dụng các tài liệu đó. Điều này đặc biệt đúng khi bạn
chuẩn bị trình bày một kế hoạch kinh doanh mới trong cuộc họp. Hãy luyện tập thuyết
trình và dùng tất cả các tài liệu trực quan và trao tay mà bạn chuẩn bị. Nếu có thể, hãy
ghi lại hình ảnh buổi trình bày thử đó và nghiên cứu một cách nghiên khắc xem giọng
nói của bạn có phấn khởi không, tài liệu của bạn có hiệu quả không và tốc độ trình bày
có hợp lý không.
Trong buổi họp
5. Xây dựng mối quan hệ tốt bằng cách sử dụng khả năng quan sát thuộc
tính
Thám tử tài ba Sherlock Holmes đã nói rằng “Trong nghề nghiệp của tôi, tất cả
các hiểu biết đều có ích, và phòng của anh là một cái kho chứa các kiến thức đó”. Nhà
văn Conan Doyle, người sáng tác ra nhân vật Holmes, biết rằng chúng ta có thể hiểu
nhiều về một người nào đó bằng cách quan sát môi trường xung quanh người đó một
cách kỹ lưỡng. Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong văn phòng của một khách hàng tiềm
năng. Trên bàn của ông ta là quả bóng rổ có chữ ký của một vận động viên, trên tường
gần đó là ảnh một ngôi nhà ở nông thôn được bao bọc xung quanh bới cánh đồng và có
tiếng một album nhạc Beatles đang chơi nhẹ nhàng. Bằng cách chú ý đến quả bóng rổ,
bức ảnh và âm nhạc, bạn đã có được ba quan sát về thuộc tính. Bạn cũng đã phát hiện
ra ba cơ hội để tìm ra những điểm chung và thiết lập quan hệ tốt với khách hàng tiềm
năng đó. Hãy nói về sự thích thú với môn bóng rổ, thời niên thiếu lớn lên từ một nông
trại, hoặc đề cập đến bài hát của Beatles mà bạn thích nhất. Bất cứ thứ gì trong số đó
cũng làm tan đi tảng băng ngăn cách và thiết lập một mối quan hệ dựa trên sự thông
hiểu và tin cậy lẫn nhau.
6. Quan sát kỹ khách hàng tiềm năng

Trong buổi họp, khách hàng tiềm năng của bạn ngồi đằng trước và gật đầu thể
hiện sự quan tâm, hay anh ta ngồi đằng sau với cánh tay gập lại, đầu nghiêng về bên
phải thể hiện sự thiếu chú ý, có thể là buồn chán, không quan tâm hoặc không tin
tưởng? Hãy chú ý đến các dấu hiệu cơ thể mà khách hàng tiềm năng đang gửi đến cho
bạn và hãy đáp lại một cách thích hợp.
7. Đặt những câu hỏi có chất lượng
Một buổi họp kinh doanh không phải là một “buổi giao hàng”, mà là một buổi
thảo luận - một cơ hội để bạn khám phá nhu cầu của khách hàng tiềm năng và trình
bày các giải pháp để đáp ứng nhu cầu của họ. Nếu bạn thấy mình nói độc thoại trong
các buổi họp thì rất có thể là bạn đang lạc đề. Nên đặt những câu hỏi hay và lắng nghe
các câu trả lời một cách nghiêm túc, vì nhờ đó bạn có thể nắm được các thông tin bổ
ích và đáng tin cậy. Một trong những câu hỏi quan trọng nhất và thường không được
đánh giá đúng mức là: “Ông/bà có phải là người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
không?”
8. Trình bày các trường hợp trong quá khứ
Các trường hợp trong quá khứ là các câu chuyện mô tả cách thức bạn đáp ứng
thành công nhu cầu khách hàng của bạn. Hãy chuẩn bị khoảng 10 câu chuyện để minh
hoạ các khả năng của bạn, và hãy chuẩn bị để thảo luận về chúng trong buổi họp.
Dùng các câu chuyện trong quá khứ là một cách hữu hiệu để phê phán các đối thủ
cạnh tranh cung cấp dịch vụ giống như bạn. Đừng bao giờ phê phán đối thủ cạnh tranh
một cách trực tiếp. Thay vào đó, hãy kể về một câu chuyện quá khứ để chứng mình
những lợi ích mà các khách hàng của bạn nhận được khi lựa chọn làm ăn với bạn.
9. Đề xuất các giải pháp hay
Để kết thúc tốt đẹp một giao dịch làm ăn, khách hàng tiềm năng phải được
thuyết phục rằng bạn có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề của họ. Tất cả là từ việc họ
cho rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể đáp ứng được nhu cầu của họ tốt đến
mức nào và họ tin vào khả năng bạn thực hiện lời hứa của bạn hay không. Để kết thúc,
hãy tóm tắt các giải pháp bạn đã đề xuất, và trả lời thoả đáng bất kỳ câu hỏi cuối cùng
nào đang là vật cản trên con đường đi đến quyết định giao dịch của khách hàng.
10. Hành động

Bạn đã chuẩn bị đầy đủ, sử dụng các quan sát thuộc tính, đưa ra các câu hỏi
hay, lắng nghe các câu trả lời, trình bày các trường hợp trong quá khứ và đưa ra các
giải pháp đáng tin cậy, bây giờ là lúc hỏi xem bạn muốn gì. Thật đáng ngạc nhiên là có
rất nhiều nhà doanh nghiệp thực hiện tốt cuộc gặp mặt đến tận điểm cuối này và sau đó
dừng lại, bỏ đi mà không đưa ra lời kết cho mục đích chính của mình. Nếu bạn gặp
khó khăn trong việc đưa ra lời kết, điều đó có thể vì bạn chưa đưa ra được lý do thích
đáng để khách hàng mua sản phẩm của bạn. Trong trường hợp đó, hãy quay lại bước
thứ bảy và hỏi xem tại sao. Nếu bạn đã theo sát các bước lời khuyên từ một đến chín,
khách hàng của bạn sẽ cảm thấy hào hứng hợp tác với bạn, và thậm chí họ còn giúp
bạn đưa ra lời kết. Đừng ngạc nhiên khi họ hỏi: “Khi nào chúng ta bắt đầu hợp tác?”