Tài liệu Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một cuộc họp. (Phần 2) docx

Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một
cuộc họp. (Phần 2)

6/ Sửa soạn phần giới thiệu cho hấp dẫn.
Nếu như bạn phải lo sửa soạn phần giới thiệu thì hãy cố gắng chuẩn bị
cho chu đáo và hấp dẫn. Nếu như bạn chỉ đơn giản lên đọc diễn thuyết trước
những thành viên tham dự cuộc họp thì tốt hơn hết bạn chỉ cần gửi cho họ thư
báo. Đừng nên đọc phần giới thiệu dạng trượt slide được làm ở chương trình
PowerPoint. Hãy nhìn và quan sát mọi người. Tóm tắt những điểm mấu chốt.
Trong khi trình bày, cũng nên hỏi cảm tưởng của mọi người, để ý xem mức độ
tiếp thu của mọi người ra sao để còn có kế hoạch cho cuộc gặp tiếp theo.
7/ Tạo phong cách làm việc theo nhóm.
Một nhóm nhỏ có thể hoàn thành công việc tốt hơn là một người có
năng lực nhưng đơn lẻ. Hãy động viên mọi người lựa chọn các dự án hoặc các
đề tài nghiên cứu có vẻ hấp dẫn mọi người, bạn hãy tự mình cùng làm việc với
một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ để lập biên bản báo cáo tiến trình của từng
tuần hay một vài tuần. Hãy hỏi về kết quả đạt được của từng nhóm. Ấn định
thời gian hoàn thành công việc mà bạn đã giao phó cho mọi người, thu ngắn
thời gian cũng như cường độ của các cuộc họp. Nên đề ra những nhiệm vụ,
trong đó có thể nên giao phó năm nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai công nghệ
mới giúp hạ thấp chi phí sản xuất, xem xét lại 3 vấn đề hướng dẫn dịch vụ hay
chuẩn hoá quĩ tái tại trợ và các chính sách trao đổi.
8/ Từ bỏ chủ nghĩa cá nhân, độc đoán.
Hãy từ bỏ “cái tôi” ra khỏi cuộc họp. Nếu như bạn muốn khơi dậy tính
năng động sáng tạo của các thành viên thì tạo cho họ cơ hội chia sẻ các ý tưởng
và kinh nghiệm của họ trong khoảng thời gian cho phép.
Phương pháp vận dụng trí tuệ để giải quyết một việc phức tạp không
giống như cách giải quyết một vấn đề trong một cuộc họp khẩn cấp, bởi thế nếu
như gặp phải vấn đề phức tạp, khó có thể giải quyết trong một thời gian ngắn
thì nên để vào một cuộc họp khác kế tiếp ngay sau đó. Trong trường hợp có
nhiều vấn đề phát sinh cần thảo luận và có đông các nhóm tham dự cuộc họp

thì nên chuyển các vấn đề đó sang phiên họp khác. Hãy chia các nhóm thành
viên tham dự cuộc họp thành các nhóm khoảng 3 đến 6 người, chỉ định nhiệm
vụ cho họ, đưa ra hạn thời gian từ 15 đến 20 phút, rồi sau đó yêu cầu mọi người
báo cáo lại. Hãy liệt kê lại những mối lo lắng, những nguyên nhân và lý do
cùng các giải pháp khả thi. Mỗi nhóm có thể đưa ra giải pháp của họ và từ đó
bạn có thể chắt lọc hay tổng hợp các cách giải quyết được coi là khả thi nhất.
9/ Nghỉ giải lao.
Nếu như cuộc họp dự kiến sẽ diễn ra lâu, nên cho mọi người nghỉ giải
lao 5 – 10 phút rồi sau đó sẽ tiếp tục. Biện pháp này sẽ giúp mọi người thoải
mái hơn, không có ý định bỏ về sớm. Nếu có thể thì tổ chức ăn trưa, hoặc ăn
nhẹ trong giờ giải lao để tiếp thêm chút năng lượng cho mọi người.
10/ Tóm tắt lại nội dung cuộc họp.
Vào cuối bất kỳ cuộc họp nào, bạn nên tóm tắt ngắn gọn những nội dung
chính đã bàn bạc, những quyết định lớn đạt được và những bước lên kế hoạch
tiếp theo. Ấn định ngày và giờ cho cuộc họp tới đây nếu như thấy cần thiết.
Bước tiếp theo, là ghi lại bằng văn bản nội dung tóm tắt của cuộc họp, in bản
kế hoạch hành động, thông báo cuộc họp kế tiếp và yêu cầu các thành viên đưa
ra ý kiến bổ sung cho cuộc họp tới.