Tài liệu Lập kế hoạch và lịch trình công việc pdf

Lập kế hoạch và lịch trình công việc
Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các
nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án
chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi:
Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm
bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát
triển?
Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế
hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho
năm tiếp theo.

“Đau đầu” kế hoạch hàng năm
Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các
doanh nghiệp VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là
với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành
động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên
trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận
thảo luận, tranh luận.

Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch
Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm
liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và
dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do
thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp
dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm

việc và cùng triển khai kế hoạch đó.
Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao
gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,… để có
sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua
thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm

bảo tính khả thi của dự án.

Kế hoạch không thể do một người thiết lập
Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty
là Kế hoạch chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản
lý và xây dựng kế hoạch là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân
tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân
lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bị ràng buộc bởi thời
gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what, why,
who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it)
một cách xuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và
cam kết thực hiện.
Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu
đến lúc kết thúc, việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con
người và nguồn lực, điều phối các hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát
hiệu suất hoạt động.
Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan
trọng nhất.

Làm rõ mục tiêu
“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với
mức độ tăng trưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu
cầu cung cấp thông tin, nhân lực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần
thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉ tiêu doanh số một cách chính xác,
đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Đó là mục tiêu
mà hầu hết các nhà quản lý Marketing, sale,… thường nghe.
Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như
thế nào là “chính xác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian
hạn định? Chi phí để thực hiện và số nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được
xem là hiệu quả?… Hay tóm lại, đây là quá trình đặt câu hỏi và phản biện liên

tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,… này đều cần
phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.
Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H…
cho thấy sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị
giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư
duy đơn chiều và chủ quan.
Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu
mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm
đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu
hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan
của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.
Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân
hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận
phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,… thế nên các kế hoạch thường
thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.

Câu hỏi gợi ý
Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định
những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên
trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:
* Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?
* Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?
* Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong
quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?
* Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể
thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp
nhau?
* Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?
* Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở
mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho

tất cả, thị phần hiện tại của ta là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian
qua như thế nào?
* Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,…)
* Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả
và mục tiêu.
Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua
tranh luận phản biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn
thân, nhận lãnh trách nhiệm và tính cam kết của các thành viên đại diện,… ta có
phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và với sự điều phối của Project
leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời gian, nguồn
lực,… cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.

Bí quyết lập lịch trình dự án
1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể
2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để
thăm dò thị trường
3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và
ngày đến hạn thực tế
4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình
5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro
có thể gặp phải trên quá trình đi đến mục tiêu
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch
trình
7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin
về tiến độ dự án, cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình
8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.
9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư
duy tích cực nhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là
những người quản lý tốt công việc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức
năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạch với các bộ phận khác.