Tài liệu Thử tìm hiểu về Outsourcing pptx

Thử tìm hiểu về Outsourcing


Outsourcing là một từ tiếng Anh gồm hai phần- out: bên ngoài và source:
nguồn- ngụ ý sự thu hút nguồn nhân lực bên ngoài, khi điều này có lợi cho doanh
nghiệp, nhằm mục đích thực hiện những công việc, sự vụ theo hợp đồng. Việc chuyển
sang sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí quản
lý, điều hành nhân sự, trong khi chất lượng, hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo.
Tuỳ thuộc vào hình thức cũng như lĩnh vực sử dụng nhân lực bên ngoài mà khoản
ngân sách tiết kiệm được cho doanh nghiệp có thể nằm trong khoảng từ 10- 40%.

Thử tìm hiểu nguồn gốc
Khái niệm sử dụng nguồn lực bên ngoài rất đơn giản: để thực hiện một nhiệm
vụ nào đó, bạn không nhất thiết phải sử dụng nguồn lực sản xuất của chính mình.
Trước đây, những người lái buôn thuê tàu, thuê thuỷ thủ đoàn, thuê cảng và thuê người
bốc dỡ, khuân vác… chỉ để giải quyết một nhiệm vụ: tiêu thụ hàng hóa. Đó chính là ví
dụ cổ điển nhất của mô hình outsourcing.
Giai đoạn phát triển rầm rộ nhất của việc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài có
lẽ bắt đầu từ lĩnh vực công nghệ thông tin vào những năm 1990. Nguyên nhân của sự
lớn mạnh này nằm ở chỗ, cuối thế kỷ XX các tập đoàn lớn trong ngành công nghệ
thông tin phải đối mặt với nhu cầu cấp thiết của việc đầu tư vào lĩnh vực lập trình tốn
kém nhưng lại rất mau lạc hậu này, cũng như phải bỏ tiền ra để thu hút các chuyên gia
cao cấp. Rất nhanh chóng, vấn đề này đã vượt ra khỏi “vùng đất” khởi nguồn của nó
và lan ra khắp các khu vực sản xuất kinh doanh khác.
Từ cuối những năm 1990, các công ty đã đánh giá cao ưu thế của mô hình sử
dụng nguồn lực bên ngoài. Theo kết quả nghiên cứu của hãng Yankelovich Partners,
tiến hành ở 14 quốc gia với sự góp ý của 304 đại diện lãnh đạo ở các tập đoàn và công
ty lớn, có 63% số người được hỏi khẳng định việc họ đã chuyển hoạt động quản lý và
điều hành cho những nhà cung cấp dịch vụ, và có đến 84% tỏ ra rất hài lòng với công
việc của các công ty này.
Ngày nay, nhiều công ty chuyển giao những công việc thuộc dạng không

thường xuyên của mình cho những nhà cung cấp nhân lực này. Theo các nguồn tài liệu
khác nhau, ở Mỹ có gần 60%, còn ở châu Âu có 45% tổng số doanh nghiệp sử dụng
dịch vụ của các công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực bên
ngoài.
Có một khuynh hướng liên kết giữa các công ty cung cấp nhân lực với mục
đích trao đổi kinh nghiệm và cùng thực hiện những dự án chung. Hiệp hội các công ty
outsourcing ra đời trong năm nay cũng thể hiện khuynh hướng đó, bao gồm những
công ty dịch vụ hàng đầu trong những lĩnh vực khác nhau: IBS (công nghệ thông tin),
KorpusGroup (sản xuất- dịch vụ), Intercomp (nhân sự), Xerox (tài chính, kế toán)…
Mục tiêu của Hiệp hội này đối với giới kinh doanh là phổ biến kiến thức về sử dụng
nguồn lực bên ngoài, các biến thể của nó, những thành công của quá trình chuyển sang
sử dụng nguồn lực này, thông tin về sự phát triển của lĩnh vực và về những dịch vụ
mới.

Tại sao cần sử dụng nguồn lực bên ngoài?
Trong kinh doanh hiện đại, việc cung cấp nguồn lực bên ngoài cho phép sử
dụng những dịch vụ truyền thống dựa trên những điều kiện linh hoạt, với ý tưởng chủ
đạo là: đảm bảo sự mềm dẻo nhưng năng động, chi phí thấp và có khả năng pháp triển.
Khi áp dụng mô hình outsourcing, doanh nghiệp có thể đạt được điều đó mà không cần
phải thường xuyên tuyển dụng và “giữ” số lượng lớn nhân viên. Đối với doanh nghiệp,
việc sử dụng những nhân viên hợp đồng có trình độ cao từ các công ty cung cấp dịch
vụ chuyên nghiệp giúp họ tiết kiệm chi phí đáng kể.
Lãnh đạo doanh nghiệp tìm đến mô hình dịch vụ này khi họ phải đối diện với
yêu cầu đảm bảo năng lực cạnh tranh của mình. Lợi thế quan trọng có tính chiến lược
của nguồn lực bên ngoài là khả năng tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh trọng yếu của
doanh nghiệp. Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài cho phép doanh nghiệp tiết kiệm
thời gian, công sức mà trước đây họ phải đầu tư vào những yếu tố không sinh lợi (đào
tạo nhân viên, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…). Khi sử dụng nguồn lực này,
các công ty chỉ quan tâm đến giá cả và chất lượng của dịch vụ nhận được, còn tất cả
rủi ro tài chính sẽ “nhường lại” cho nhà cung cấp dịch vụ. Nhờ việc cắt giảm một phần

nhân sự và chuyển sang cơ cấu biên chế của nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp
tăng tính hấp dẫn đầu tư: chỉ số năng suất sản phẩm chủ yếu trên mỗi đơn vị biên chế
tăng lên, điều được thể hiện ở trị giá doanh nghiệp nói chung. Bên cạnh đó, chất lượng
dịch vụ của các công ty cung cấp nguồn nhân lực này cũng ngày một nâng cao nhờ cập
nhật công nghệ thường xuyên, việc tự động hoá quá trình sản xuất và hệ thống kiểm
tra chất lượng hiệu quả hơn…

Những nguy cơ phải đối mặt
Việc sử dụng nhân lực theo hợp đồng thường đi kèm với việc cắt giảm số lượng
nhân viên trong công ty. Ít nhất, trong nhận thức của nhân viên thì cả hai quá trình –
chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài và cắt giảm chỗ làm- có liên quan mật thiết
với nhau.
Thông thường, quyết định chuyển sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài có
những nguyên nhân sâu xa. Chúng ta đều biết, khi doanh nghiệp phải nỗ lực tập trung
vào công việc kinh doanh chủ yếu, thì nhu cầu hạ thấp chi phí các loại, bao gồm chi
phí về sản xuất và cả chi phí nhân sự, là bắt buộc. Doanh nghiệp sẽ vận dụng tối đa
cách tổ chức sao cho có thể “rũ bỏ” những nhân viên thiếu năng lực. Vì thế, sự hoang
mang của nhân viên là hoàn toàn có cơ sở.
Lãnh đạo những doanh nghiệp muốn chuyển sang chế độ sử dụng nguồn lực
bên ngoài cần ghi nhớ rằng, việc thông tin không đầy đủ hoặc không đúng thời điểm
về sự thay đổi này có thể dẫn đến: a) những nhân viên giỏi sẽ ra đi, nếu họ cảm thấy
mình “thất thế” khi có những người mới đến; b) sự phản đối, đình công âm thầm của
nhân viên dẫn đến sự đình trệ công việc dự định.

Làm thế nào để sự chuyển đổi diễn ra ổn thoả?
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tìm được cách giải quyết êm đẹp nhất, sao
cho ít gây tổn thương cho nhân viên nhất. Một trong những lựa chọn là chuyển giao
công việc và cả những con người tham gia thực hiện công việc đó. Hơn nữa, doanh
nghiệp khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ phải được thực hiện trong khoảng thời gian
xác định (một năm, hai năm…) với sự tham gia của chính nhân viên cũ của mình. Tất

nhiên, cách làm đó chỉ có ý nghĩa nếu nguyên nhân của việc chuyển đổi này không
phải là sự thất vọng về chất lượng nhân viên. Điều này hiển nhiên là có lợi cho nhà
cung cấp dịch vụ- một công ty nghiêm túc, chuyên nghiệp, luôn quan tâm đến việc mở
rộng cơ cấu nhân viên của mình để thu nhận những người giàu kinh nghiệm và hiểu
biết về đặc thù công việc của doanh nghiệp. Nhân viên cũ thường hoan nghênh cách
giải quyết này, bởi vì họ không chỉ giữ được việc làm, mà còn có thêm cơ hội để thích
nghi với các “luật chơi” mới.
Có một cách khác để tiếp cận nguồn ngoại lực. Ở đây muốn nói đến ý tưởng
ứng dụng của trung tâm dịch vụ chung (Shared Services). Nguồn lực nội bộ của doanh
nghiệp (insourcing) được sử dụng rộng rãi trên thế giới, ví dụ ở các hãng như British
Petroleum, Elf, Conoco, Sony, DHL. Mô hình trung tâm dịch vụ này thường thấy ở
các tập đoàn lớn, với các cơ sở được phân bổ ở nhiều vùng địa lý khác nhau, có chức
năng chung đối với mọi cơ sở (kế toán, nhân sự, thu mua nguyên vật liệu…) Có thể
thấy ở đây sự phân chia chức năng trong trung tâm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp các vùng khác nhau. Phần lớn nhân viên thực hiện chức năng này đều
được chuyển dần sang cơ cấu mới. Đây là bước chuyển tiếp sang chế độ sử dụng
nguồn lực bên ngoài, bởi vì sau một vài năm, những nhân viên này đã sẵn sàng giúp
đỡ không chỉ đối tác bên trong mà cả bên ngoài doanh nghiệp.
Trên quan điểm nhân văn, cách làm này tất nhiên tiện lợi hơn đối với nhân viên,
bởi vì tạo cho họ cơ hội tiếp tục làm việc trong doanh nghiệp của mình, mà vẫn học
được những kỹ năng và kiến thức mới như định hướng khách hàng, nỗ lực nâng cao
chất lượng công việc hoặc dịch vụ, và như vậy là họ đang tự chuẩn bị điều kiện để
“bơi tự do” sau này.

Những lời khuyên hữu ích
Dù có lựa chọn biện pháp nào để giải quyết vấn đề con người trong trường hợp
doanh nghiệp chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài, thì bạn vẫn cần nhớ rằng:
- Thông tin chính xác và đúng lúc giúp bạn tránh được nhiều khía cạnh tiêu cực
của quá trình chuyển đổi. Nhân viên cần hiểu được nguyên nhân, mục đích và hậu quả
của việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức kinh doanh mới;

- Nên chú ý đặc biệt đến những người mà doanh nghiệp quan tâm. Họ cần hiểu
được chính xác vị trí và vai trò của mình trong quá trình chuẩn bị;
- Phải chuẩn bị trước việc thông báo cho những người mà doanh nghiệp có thể
phải “nói lời chia tay”, đồng thời tính trước các khoản bồi thường cho những nhân
viên này;
- Nên thận trọng khi tiếp cận công ty cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm để lên
dự án, trong đó chuyển giao không chỉ nhiệm vụ, công việc mà còn cả những nhân
viên, đồng thời phải soạn thảo các điều khoản hợp đồng thật kỹ lưỡng;
- Trong trường hợp chọn mô hình sử dụng nhân lực bên trong, doanh nghiệp
cần thu hút những nhân viên giỏi và có kiến thức chuyên môn về thực hiện trung tâm
dịch vụ;
- Yếu tố con người là nền tảng và động lực của bất kỳ thay đổi nào trong doanh
nghiệp.