Tài liệu Kỹ năng cho nhân viên văn phòng pptx

Kỹ năng cho nhân viên văn phòng
Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều
việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Những mẹo
nhỏ sau đây có thể là phương pháp giải quyết cho bạn đấy.

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Đây là điều đầu tiên mà nhân viên văn phòng cần phải làm. Sự hỗ trợ đắc lực của
các công cụ như máy vi tính, lịch… đã giúp cho việc sắp xếp công việc có phần
nhẹ nhàng hơn rồi. Nhưng chúng ta không nên “lạm dụng” các phương tiện đó mà
hãy dành cho cuốn sổ tay và cây bút một vị trí trong công việc của bạn. Nó là cách
làm truyền thống đơn giản, hiệu quả mà ít gặp rủi ro nhất.

Bạn hãy tạo cho mình một lịch làm việc bằng cách ghi vào cuốn sổ những công
việc cần làm. Cái list làm việc rất khoa học đó giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa
việc nào làm rồi và việc nào chưa làm. Với sự nhỏ gọn của 2 vật dụng này, bạn có
thể đem theo chúng ở khắp mợi nơi hơn hẳn chiếc laptop dù đã được xem là nhỏ
gọn.

Rèn luyện óc tổ chức

Óc tổ chức cũng là một điều kiện cần thiết cho một nhân viên văn phòng. Bạn có
đảm bảo mình có thể nhớ chi tiết tất cả các công việc. Ví như tấm ảnh này ai chụp
cho bạn? Bạn có nhớ được ngày sinh của từng thành viên trong gia đình mình? Và
còn rất nhiều câu hỏi khác nữa. Nếu bạn trả lời tốt thì không sao, bạn là một nhân
viên pro, bằng không thì bạn phải điều chỉnh lại cách tổ chức cho chính bản thân.

Giải pháp cho bạn:

Rèn luyện cách làm việc tổ chức. Bạn hãy viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và
làm theo những gì đã viết trên cuốn sổ. Sắp xếp cho mình một không gian làm

việc sao cho tất cả đều theo mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có
mục đích trong tầm mắt của của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp tài liệu trên máy tính

Phương tiện làm việc của bạn là chiếc máy vi tính. Bạn hãy sắp xếp, phân loại các
tài liệu cho khoa học theo tường thư mục. Bạn đừng để tất cả các tài liệu đó trên
màn hình trông rất rối mắt. Tổ chức tài liệu theo các cây thư mục là rất hiệu quả.
Bạn hãy thử làm như vậy đi, chắc chắn nó sẽ khoa học hơn trước khi bạn chưa
phân loại nó.

Trong từng thư mục lớn đó bạn lại tổ chức thành các tập tin nhỏ hơn. Như vậy sẽ
tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con
càng tốt chứ không nên đưa hết vào một mục. Để tiện cho việc ghi nhớ và sử dụng
nên ghi lại các thư mục, các tập tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Không chỉ sắp xếp khoa học trên máy tính mà bàn làm việc cũng cần được chỉn
chu gọn gàng.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Không nên để bàn
làm việc của mình bị tài liệu lấn sân, bạn sẽ thấy ngán ngẩm và không biết bắt đầu
từ công việc nào và lục tìm tài liệu giấy tờ ra sao. Mọi thứ trên bàn hay trong văn
phòng phải được để đúng nơi, đúng chỗ như một cửa hàng văn phòng phẩm để
tiện cho việc sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên tuỳ theo mức độ công việc

Bạn là nhân viên văn phòng có thể tham khảo các cách sau:

- Thứ nhất: Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh
số (2), việc không gấp đánh số (3)

- Thứ 2: Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc
bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Thứ 3: Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau.
Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc
không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ
biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Thứ 4: Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành
công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ
Găng.

Và tới ngày cuối của tuần làm việc bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc
trong tuần. Như vậy, bạn chỉ mất khoảng 30 phút cho việc sắp xếp cũng như tổng
kết công việc của một tuần, nhưng bàn làm việc của bạn sẽ gọn gàng và ngăn nắp
rất nhiều. Hiệu quả làm việc của một nhân viên cũng sẽ tăng lên rất nhiều, tránh
được những áp lực trong công việc.

Muốn làm được điều này, bạn hãy test lại mức độ của các tài liện đó xem cái nào
đã dùng và cái nào chưa dùng để có cách giải quyết chúng.

Hãy biết từ chối công việc nhẹ nhàng

Phải làm nhiều việc một lúc, công việc bộn bề bạn phải làm cho tốt phần việc của
mình. Nếu quản lý tiếp tục giao việc cho bạn mà khả năng không thể giải quyết
được, hãy nhẹ nhàng từ chối khéo léo, chắc chắn người quản lý cũng hiểu bạn

đang muốn nói gì.


Nếu quản lý tiếp tục giao việc cho bạn mà khả năng không thể giải quyết
được, hãy nhẹ nhàng từ chối khéo léo

Chú ý khi làm việc với các phương tiện kỹ thuật cao

Tất cả các sự vật hiện tượng tồn tại được đều có tính hai mặt. Các phương tiện hỗ
trợ bạn làm việc cũng vậy.

Internet là cuốn từ điển mạng vô cùng hữu ích cho chúng ta tạo ra một cuộc cách
mạng thực sự trong cuộc sống nhưng phải chăng nó cũng lấy đi thời gian của
chúng ta? Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn
và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác. Hãy biết phân bố thời
gian hợp lý.

Điện thoại di động là một phương tiện liên lạc hữu ích cho dù chúng ta có cách xa
nhau tới mấy. Nhưng cũng đừng theo xu thế để rồi biến nó thành vật trang trí tăng
thêm sự sành điệu cho mình. Con người chúng ta sống và làm việc, sử dụng máy
móc vào công việc chứ không nên trở thành nô lệ của máy móc bạn à.

Biết được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả những người quản lý
dù ở cấp độ nào cũng đều được phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc
quan trọng, việc nào là việc mấu chốt, cần giải quyết.

Để trở thành một nhân viên giỏi, đòi hỏi bạn khá nhiều kỹ năng và tố chất, bởi vì
đây là một công việc không hề đơn giản. Bạn cũng phải linh hoạt và nhạy bén để

xác định được những gì có thể xảy ra và có phương án giải quyết. Một nhà quản lý
tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ
là, bỏ qua những việc quan trọng. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới
còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Với sự cẩn trọng này bạn sẽ chủ
động được trong công việc.