Tài liệu Quản lý nhân sự trong thế giới số doc

Quản lý nhân sự trong thế giới số
Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính
hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp
ứng các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.
Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính
hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp
ứng các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.
Nhu cầu quản lý nhân sự bằng phần mềm (PM).
Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ)
và người sử dụng lao động (NSD). Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu
suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình
được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD
hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự (QLNS) có khả năng
cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở nên hết sức cần
thiết, đặc biệt là đối với các công ty sử dụng nhiều lao động cao cấp với đặc tính đòi
hỏi cao về mặt đối xử từ phía công ty, khi mối quan hệ tương tác NSD - NLĐ trở nên
hết sức phức tạp.
Cấu trúc hệ thống PM quản lý nhân sự
Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:
Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên
Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản trị, giám sát
và trao đổi với nhân viên về từng cấu phần trong gói quyền lợi NLĐ được hưởng; cho
phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến
mức toàn bộ phòng ban công ty. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán
khoản 'quyền lợi chia tay' khi một nhân viên ngừng làm việc với công ty.
Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực
Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các
cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác từ thời điểm nhân viên bắt đầu gia nhập đến
khi chấm dứt làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu
phân hệ quản lý tuyển dụng, quản lý năng lực nhân viên, quản lý các chương trình
huấn luyện, quản lý đánh giá hiệu quả công việc, quản lý kế hoạch đào tạo kế cận

Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù
khá quan trọng: Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với công ty về các mục
tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh
doanh), hiệu suất làm việc, các khóa huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành Hệ
thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả
hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.
Quản lý ngày nghỉ/vắng
Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong
năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt Hệ thống sẽ tự động gửi
yêu cầu này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp thuận, sau đó gửi
thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông báo cho các nhân viên
khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ
như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để
gửi đến hộp thư của các đối tượng.
Tính toán lương và chi phí
Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương cơ bản, các khoản được
công ty thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (ví dụ như trong khoản
20% BHXH thì nhân viên đóng 5%, công ty đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ
Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá
phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính lũy tiến
phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là
thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức thích hợp.
Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều
công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống PM được thiết
kế tốt có thể giúp công ty tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức trong việc tính
lương. Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham gia sâu của
các chuyên gia về nhân lực và thuế.
Tính toán và quản lý thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi công ty. Thông

thường, các công ty dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công
việc, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, trách nhiệm để đưa ra một bảng tính
số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ
không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không động viên được những
nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở nên chi tiết,
chính xác và đều đặn.

Quản lý thời gian làm việc
Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ kiểm tra giờ vào
ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một công ty luật hoặc kiểm toán cần theo dõi
đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản lý
'timesheet').
Một hệ thống quản lý 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-
server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy
client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được
gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những
việc không liên quan trực tiếp đến khách hàng như huấn luyện, nghiên cứu, họp nội
bộ ). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về
CSDL chung trên server, làm cơ sở cho vô vàn báo cáo hữu ích như báo cáo tổng hợp
về số giờ toàn công ty sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích
về hiệu quả làm việc của nhân viên.
Quản lý quỹ lương hưu

Các công ty lớn của nước ngoài đều có một quỹ lương hưu trong đó NLĐ đóng
góp một phần (có tính tượng trưng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình
NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho NLĐ. Quỹ
lương hưu này thường rất lớn, vì vậy các công ty đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với
những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính
phủ hoặc giấy tờ có giá của các công ty hàng đầu trên thế giới Nhiều công ty cũng
cho phép nhân viên được tham gia vào quá trình này và lựa chọn danh mục đầu tư mà

họ muốn. Thông qua phân hệ quản lý quỹ lương hưu, công ty thông báo cho NLĐ biết
số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ lương hưu và tình hình đầu tư của khoản tiền
này.
Lời kết
Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài
chính hoặc sản xuất. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên quan đến
nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm
quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc
chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng nhân sự khoa học hóa công việc
hàng ngày.