Tài liệu Thủ thuật tin học văn phòng pdf

Thủ thuật tin học văn phòng!
Người gửi:haitvonline, Ngày gửi:2007-10-15

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng
hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office
- những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều
gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn
giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này
sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả
năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các
biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho
văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những
phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím
tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng
cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn
“Symbol ”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết
để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”.
Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm
như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol ” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current
keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng
này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp
chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số
phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu
quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ
cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký
hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.

- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn
bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm
thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những
công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS
Office XP và Start Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.
Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có
được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access
Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ
sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ
được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft
Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office
bên mình.
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản

Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh
số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất
cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG,
TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh
số bằng Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở
chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh
Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa
ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add
Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng
thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy
sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn
Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để
chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin
mà bạn muốn chuyển đổi sang.
Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và
tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay
nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi
chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét
còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được
quét vào máy tính.
Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành
quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning
bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần
quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét.
Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New
Presets.
Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan

trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những
thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét
trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục
này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng
văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ
nhận dạng tiếng Việt).
Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.
Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành
dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn
chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize
Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft
Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy
nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho
thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu
lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí
và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip
art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng
tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công
đoạn còn lại.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.
Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong
bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn
nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng
đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.
Microsoft Office Application Recovery
Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục
lại công việc trước đó của bạn.
Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong
bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh
sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.
Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft
Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các
snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ
không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của
bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common
Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.
Digital Certificate for VBA Projects
Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro
viết bằng VBA của bạn.
Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn
hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của
bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
Thủ thuật với Microsoft Office
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng
hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office
- những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều
gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn
giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này
sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả
năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành
rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll

button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS
Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía
trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar).
Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của
công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản
tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô
(cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được
sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định
dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định
dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng
Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu
File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong
Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ
mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và
tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu
tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các
dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào
Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags
mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể
chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một
clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting
(chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source
Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).
Microsoft Word
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng
trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của
cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử
dụng đã vào Tools Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số
lớn hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm
đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars
Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars
rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in
Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ
nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn.
Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu
này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô
Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn
bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau
đó chọn Work Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy
cập đến bất cứ lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-
Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến
thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp
chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối
cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau
C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và
Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to
Desktop (create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties.
Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng
đường dẫn trong trường này, click OK.
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word
thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây
phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này
bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special.
Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode
Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian
kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-
Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về
bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data
trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những
thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All Programs
Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format
(.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy
ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename
chuyển lại thành “test.doc”.
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất
đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường
kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm -
Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.
Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì
thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ
hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên
khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands
bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả
lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.
Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính
của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết
quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa?
Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm
tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng
Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ
phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong
mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you
type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag
ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào
Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect
Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó
chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người
khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê
ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá
nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào
Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh
dấu kiểm vào Status bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ
tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ
tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.
Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp
chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật
tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận
mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản
mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi
đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên
cạnh.
Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những
cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word.
Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp
bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ
AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter

autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy
chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
Microsoft Word
Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở
điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn
thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính
năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn.
Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt
Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể
tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp
bạn giải quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại
bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn.
Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của
trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn
giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép
bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi
nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản
dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn

hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment –
vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ
cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc
trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở
các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay
đổi mặc định.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp
chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư
mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn
sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra
bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối
bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes
là xong.
Tính toán trên bảng
Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có

khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.
Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính
toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ
làm bạn thất vọng.
Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn
vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định
dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím
F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả
bảng rồi ấn phím F9.
Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay
menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy.
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang
(-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động
tạo bảng ngay cho bạn.
+ + + +
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc
chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với
các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng
cách vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ

đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng
hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một
kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong
Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là
được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường
định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn
hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để
mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template
bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane)
hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ
đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem
trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh
sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy
danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn
bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho
hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools Options và chuyển sang mục
General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản
trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh.
Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
Microsoft Excel
Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp
cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất
trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format

Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet
(Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao
chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang
định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter
Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím
Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con
chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý
thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng
“Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh
sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề
nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ
thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và
hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra,
hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột
trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp
phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ
dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn
giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ
liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Microsoft Excel
Một trang - Một biểu đồ
Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại
muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản,

bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước
(Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu
đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn
hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and
white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu
đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay
cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn
của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi
bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn
hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header
hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí
muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ
vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía
trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành
công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi
xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận
thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy
định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm
lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị
nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một
hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn

ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu
của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô –
hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau
đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ
ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data
Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách
chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác
nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng
Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn
chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong
danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng
bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell
và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di
chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi
kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin
bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử
dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập
vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có
thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều
chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất
quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi
trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập
nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn
đề này đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào
Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được
bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật
thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác
của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ
giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong
công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được
kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa
chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho
bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào
đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và
cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại
những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format Row Undide hay Format Column
Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.

Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả
bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo
vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu
vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp
chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể
mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ
khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập
mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi
hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this
worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác
gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được
gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng
nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được
phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user
trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể
cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của
bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi
trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ
dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.
Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$
Mình còn vài cái nữa nè:
Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab
Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên
(xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu
vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt-
>insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ
excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem.
nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng
tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi
tiết hơn, chọn hàm xong, chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví
dụ điển hình.
Trong Word:
Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn một
dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng: shift-home. Lên đầu
một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải bác "Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ
một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và
trở thành "cao thủ" như bạn mong mỏi và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của
những "bài toán" bằng Excel việc đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cơ bản
về cell, địa chỉ cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các
hàm thường dùng trong quá trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM,
VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF v.v Đây là những công cụ giúp các bạn có

thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê v.v thông qua chương trình
Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu về cách tạo những Marco tự động hoặc viết
Marco bằng VB tích hợp sẵn trong Excel để làm những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra
muốn "giỏi" cần trang bị một số kiến thức ngoài Excel như: về tính toán,lập báo biểu kế
toán, thống kê, thành thạo các chức năng cơ bản ứng dụng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu
nhỏ và vừa, một ít kiến thức về tổng hợp,phân tích và lập biểu đồ.
(Sưu tầm)
Nhãn: Phím tắt, Tin học