Tài liệu Chat và mail ở công sở Giao tiếp pptx

Chat và mail ở công sở
Giao tiếp công sở hiện nay không bằng lời, cũng chẳng bằng thông báo đính trên
bảng tin, không bằng “alô” khắp các phòng ban mà bằng những phương tiện hiện
đại nhất, nhanh nhất và tốn ít thời gian nhất.

Chat

Đến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt khi thấy nhân viên ngồi chat thì giờ
cũng phải công nhận Yahoo Messenger (YM) là công cụ giao tiếp số một. Nó
nhanh và tiện hơn cả e-mail, điện thoại và quan trọng là nó cũng tiết kiệm được
chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat cho công việc không phải là tán gẫu, và nó cũng cần có
nguyên tắc riêng.

Tạo nick dễ nhớ

Cái nick đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”,
“banglangtim”, hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”,
“gahohua”, cũng không thể đại khái kiểu “cho nó có tên thôi mà”.

Một cái nick nghiêm túc và ngắn gọn chứng tỏ sự chuyên nghiệp của bạn trong
công việc và giúp đồng nghiệp dễ nhớ nick. Ví dụ như “Cuong _sales” nếu bạn ở
bộ phận bán hàng hay “Hoa_secretary” nếu bạn là thư ký.

Thay đổi status

Thông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng
nghiệp hoặc các đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không
thấy câu trả lời. Ngoài những status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available),
“tàu ngầm” (invisible) hay rời bàn làm việc (away) thì bạn có thể thông báo cả lịch
làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2 giờ chiều” lên status.

Nghĩ trước, enter sau

Tạo thói quen kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi tin nhắn. Đừng để đối tác
hiểu lầm rằng bạn đang cợt nhả hoặc xem thường họ chỉ vì một từ ngữ bất chợt
nảy ra trong óc. Cũng nên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ văn. Nếu trót nhấn phím
gửi trước khi đọc lại thì ngay lập tức hãy sửa lỗi bằng một tin tiếp theo để người
đối thoại thấy bạn là người chu đáo, cẩn thận.

Lịch sự

Trong thế giới tin nhắn nhanh, đối tác sẽ không đánh giá bạn qua màu mắt, tuổi tác
quần áo thậm chí cả giọng nói mà phán xét con người bạn qua chính những gì bạn
viết. Hãy học cách làm mềm giọng văn của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen
với những câu xã giao kiểu tạm biệt, cảm ơn hay chúc một ngày hiệu quả. Và
trước khi màn giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờ tín hiệu đáp lại những câu chào
này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào người ta rồi offline hoặc sign
out ngay khiến phía bên kia cảm thấy hụt hẫng.

Phông chữ rõ ràng

Dùng phông chữ in hoa được coi là thô lỗ vì điều này khiến người ta tưởng tượng
đến việc bạn đang quát tháo và rất hung hăng. Hãy để tâm tới cỡ chữ và tốt nhất
chỉ nên để cỡ từ 10 đến 12. Và dù bạn chọn phông chữ nào thì cũng nên để màu
đen là hay nhất.

Ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểu

Đừng bắt “đối tác chat” phải suy diễn hay “phiên dịch” những lời nhắn của bạn.
Hãy diễn đạt bằng những câu từ dễ hiểu, thân thiện. Thay vì nhắn “Nếu anh hoàn
thành bản báo cáo thì nộp ngay cho tôi” đầy vẻ hung hăng, hãy nhắn: “Khi nào

hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay cho tôi nhé”, rõ ràng mềm mại và dễ
chịu hơn nhiều.

Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc
ngữ pháp cơ bản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp
và không nên quên dấu chấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng
là cách khiến người đọc đánh giá thấp bạn và rất khó chịu đấy.
Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác
nghĩ bạn là kẻ bất lịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên
dùng nếu bạn chat với đồng nghiệp cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố
những người chẳng biết tý nào về chuyên ngành của bạn.
Bạn có thói quen dùng ngôn ngữ @ với bạn bè khi chat, với đối tác hoặc đồng
nghiệp thì đừng nhé.

Chú ý “lắng nghe”

Những từ “vâng”, “đúng”, “chính xác” hoặc “tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi” đan xen
khi đang tiếp chuyện sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ,
và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người
ta chat mà bạn thì cứ uh, um, thậm chí chẳng thèm chat lại câu nào, khiến người
bên kia nghĩ rằng bạn đã đi đâu mất rồi.

Đừng chat theo kiểu “ai nói người đấy nghe”. Bạn cứ say sưa nói về vấn đề của
mình, bên kia cũng say sưa nói về vấn đề của họ, rốt cuộc là chẳng ai đọc tin của
ai. Cuộc giao tiếp vậy là thất bại.

Cẩn thận với tính hài hước

Trong công việc, một lời bông đùa có thể bị coi là thật, và hậu quả đôi khi phải trả
giá bằng danh dự hoặc bằng tiền.

|
Tìm bạn mà chat

Không phủ nhận rằng chat trong công việc là rất hiệu quả, nhanh chóng nhưng
chẳng phải ai cũng quen và đánh giá đúng mức hình thức liên lạc @ này. Do đó,
hãy tìm hiểu tính cách của đối tác, khách hàng hoặc sếp trước khi đề nghị họ add
nickname của mình vào danh sách messenger của họ. Nếu họ thích liên lạc bằng
phương thức “cổ truyền” là điện thoại thì tốt nhất hãy cầm máy lên và bấm số.

Nào cùng e-mail

Thư điện tử là cách thức liên lạc lịch sự và phổ biến hơn lối chat chit vốn vẫn bị
cho là nhí nhố và lãng phí thời gian công sở. Và vì thế, hãy tận dụng nó một cách
hiệu quả nhất.

Tiêu đề thư (Subject) rõ ràng

Đừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Một bức thư không có
tiêu đề, nếu gửi cho người không quen, có rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác.
Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệp cụ thể, thâu tóm được nội dung
chính của thư thay vì những câu chung chung.

Không gửi cùng một thư tới quá nhiều người (CC)

Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty
với suy nghĩ “một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc.
Họ không biết rằng cái kiểu “cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận
cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó không phải của họ và đương nhiên thẳng tay
nhấp chuột xoá nó.

Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề
thư để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên
quan tới người nhận thư vào trong tiêu đề.

Nhấn mạnh những điểm chính

Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần
lướt qua nội dung thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư
điện tử cũng cần chặt chẽ và quy củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con
người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn càng tập trung vào ý chính càng
hiệu quả hơn.

Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ.
Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc
bị mỏi mắt.

Dùng dấu hiệu khẩn

Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để
thư của bạn được chú ý hơn.

Chia nhỏ file đính kèm

Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file
đính kèm e-mail với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia
nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn
biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn thuần là đọc thư chính rồi đóng
lại.

Kiểm tra e-mail đều đặn

Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lướt qua
một loạt thư, hãy cố gắng trả lời mọi e-mail nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu khẳng
định đã nhận được thư.
Trong kỷ nguyên thông tin này mọi người đều chờ mong những câu trả lời khẩn
tốc vì thế đừng để chất đống những e-mail chưa đọc. Hãy trả lời e-mail ngay khi
có thể và chia mức độ quan trọng của từng bức thư để có câu trả lời với đúng
người. Như thế bạn sẽ không để lỡ hoặc bỏ quên câu trả lời với ai cả.