Tài liệu Bảy nhân tố cơ bản trong giao tiếp kinh doanh doc

Bảy nhân tố cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó
là Cấu trúc (Structure), Sự rõ ràng (Clarity), Nhất quán (Consistency), Phương tiện
truyền đạt (Medium), Thích hợp (Relevancy), Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency)
và Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2).
Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng
dụng tốt 7 yếu tố trên là rất quan trọng. Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố
một…

1. Cấu trúc
Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp
các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi
người.
Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:
- Mở đầu;
- Nội dung;
- Kết thúc.
Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì
chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang
web,…..
Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một
nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.
Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất
biến.
Mở đầu
Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung
giao tiếp là gì.
Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người
nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp
còn lại.

Nội dung
Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp.
Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu
liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông
điệp của bạn.
Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng
điểm và dễ hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy
liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.
Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho
một đứa trẻ lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội
giao tiếp hiệu quả với mọi người.
Kết thúc
Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe
về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn
họ sẽ thực hiện tiếp theo.
Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của
bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.
2. Rõ ràng
Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những
thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ
lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.
Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ
sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên
sắp tới - trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.
Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp
của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt.
3. Nhất quán
Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền
tải một thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy
trong thông điệp giao tiếp của bạn.

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành
động theo những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp
giao tiếp khác trong tương lai của bạn.
Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau
mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.
Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ
nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp
giao tiếp là không được thay đổi.
4. Phương tiện truyền đạt
Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo
bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh.
Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là
PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới.
Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm
quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện.
Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có
thể truyền đạt thông điệp của bạn:
- với độ chuẩn xác cao nhất;
- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;
- với chi phí tài chính thấp nhất;
- với chi phí thời gian ngắn nhất.
Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này. Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra
một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên.
Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một
hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:
- Bản ghi nhớ bằng giấy;
- Thư;
- Thuyết trình mặt đối mặt;
- Seminar;
- Trao đổi qua điện thoại;

- Họp bàn;
- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;
- Email;
- Voice email;
- Trang web;
- Webcast/webvideo;
- Truyền thanh;
- Truyền hình;
- PR;
- Quảng cáo TV/Film;
- Cd-rom/DVD.
5. Thích hợp