Tài liệu Ước lượng chính xác thời gian thực hiện dự án ppt

Ước lượng chính xác thời gian
thực hiện dự án
Kỹ năng ước lượng thời gian thực hện là kỹ năng quan trọng trong việc quản
lý dự án, vì 2 lý do sau:

• Đánh giá đúng thời gian giúp bạn đưa ra deadline (hạn hoàn thành)
đúng, điều này sẽ nâng cao uy tín của bạn
• Thời gian thực hiện dự án thường ảnh hưởng lớn đến chi phí và lợi
nhuận của dự án
Đa số mọi người thường ước lượng sai thời gian thực hiện ( thường là ít hơn
thời gian thực tế) vì không nắm được đầy đủ về những công việc phải làm,
và chưa tính đến các tình huống bất ngờ xảy ra. Một tình huống nữa là các
công việc quan trọng khác có thể xảy ra bất ngờ và chiếm mất thời gian của
những người tham gia thực hiện dự án.
Sau đây là một vài gợi ý để ứng dụng cho các dự án nhỏ (ở các dự án lớn,
bạn nên sử dụng Gantt Charts và Critical Path Analysis để chia một dự án
lớn thành nhiều dự án nhỏ).
B1. Nắm được hết các công việc bạn phải thực hiện:Hãy liệt kê tất cả các
nhiệm vụ phải làm một cách chi tiết.
Vd, việc triển khai một hệ thống Access control gồm có các bước sau:
1. Khảo sát, thảo luận với khách hàng về yêu cầu lắp đặt
2. Trình bày bằng văn bản với khách hàng và đợi xác nhận sự đồng ý
của khách hàng
3. Chuẩn bị vật tư và công cụ theo bản khảo sát được xác nhận
4. Đục tường, đi dây: (a) luồn dây vào ống, (b) đi ống trong tường
5. Gắn khóa từ lên cửa và gắn các thiết bị: (a) máy đọc vân tay, (b) nút
thoát, (c) nguồn điện dự phòng , (d) ….
6. Test hệ thống và đường dây: (a) test dây điện, (b) test dây tín hiệu …
7. Trám lại tường (a) …(b) …
8. Test lại toàn bộ hệ thống lần 2 (a) … (b)…
9. Cài đặt phần mềm (a) danh sách các máy cần cài đặt, (b) liên hệ với

người có liên quan
10. Hướng dẫn sử dụng (a) danh sách người cần hướng dẫn (b) liên hệ
11. Nghiệm thu hệ thống
12. ….
Trong vd trên, các bước 1,2,3, là các bước tốn thời gian nhưng rất dễ bị bỏ
quên nếu không liệt kê đầy đủ
B2. Dựa trên bảng liệt kê nhiệm vụ, phán đoán xem mỗi nhiệm vụ mất bao
nhiêu thời gian để thực hiện. Nếu nhiệm vụ của bạn quá khó đoán thời gian
thực hiện, hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ đó ra nhỏ hơn nữa
B3. Đảm bảo bạn đã tính các thời gian dành cho việc quản lý dự án, lên kế
hoạch, liên hệ với các bên liên quan, meeting, kiểm tra chất lượng, và thời
gian cho việc ghi chép lại (documentation)
B4. Đảm bảo bạn đã dự trữ 1 khoảng thời gian cho các tình huống sau:
• Những công việc gấp, thuộc về các dự án có tầm quan trọng cao hơn.
Đây thực sự là 1 điều rất thường xuyên xảy ra vì không có công ty nào
chỉ có 1 dự án.
• Tai nạn, các tình huống khẩn cấp
• Họp mặt nội bộ
• Nghỉ phép/ nghỉ bệnh của các thành viên quan trọng trong nhóm
• Hư hỏng dụng cụ
• Nhà cung cấp giao hàng trễ hẹn
• Sự trì hoãn của khách hàng
• Phát hiện lỗi và xử lý lỗi
Trong một số trường hợp, các tình huống trên có thể kéo dài thời gian thực
hiện dự án của bạn lên gấp đôi.
Số liệu cụ thể thực sự tùy thuộc vào tính chất công việc và tổ chức của công
ty của bạn. Vd trong dự án triển khai một hệ thống chấm công, thời gian
thực hiện các công việc chi tiết chỉ chiếm 2 ngày (nếu làm liên tục), nhưng
chúng tôi luôn dự trữ thêm 2 ngày nữa cho các tình huống phát sinh, đa phần
từ việc sắp xếp thời gian với khách hàng. Nếu được, hãy dựa vào những

thống kê từ số liệu thực tế trong quá khứ của công ty bạn.
Tổng kết:
Nếu bạn ước lượng thời gian thực hiện không đúng, bạn sẽ:
• Đánh mất uy tín của mình đối với khách hàng
• Làm căng thẳng những người tham gia dự án
• Làm ảnh hưởng đến lợi nhuận, thậm chí có thể làm cho dự án bị lỗ
Do đó, hãy cố gắng ước lượng đúng, bằng cách nhớ 2 điểm chính sau: (1)
hết sức chi tiết, (2) các tình huống bất ngờ.