Tài liệu Phần 3: Các công cụ cơ bản trong máy tính và truyền thông pdf

Phần 3: Các công cụ cơ bản trong
máy tính và truyền thông
Các dạng truyền thông
Truyền thông có vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi doanh
nghiệp! Trừ phi các khách hàng tiềm năng đã biết về doanh nghiệp của bạn còn
thì họ sẽ chẳng biết liên lạc với bạn hoặc mua sản phẩm của bạn như thế nào. Nếu
họ đã biết về doanh nghiệp của bạn thì chắc chắn họ liên lạc với bạn một cách dễ
dàng.
Có hai dạng truyền thông chủ yếu là trong nội bộ và với bên ngoài.
• Truyền thông với bên ngoài đến các khách hàng để họ biết
về các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và tạo cho họ một lý do để mua
chúng. Dạng truyền thông này bao gồm các tờ giới thiệu về bạn, các vật
phẩm quảng cáo khác nhau, thư liên hệ, các cuộc điện thoại, trang web và
bất cứ thứ gì có thể cho công chúng biết về bạn.
Hình ảnh có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc truyền thông với
bên ngoài! Biểu tượng (logo) của doanh nghiệp cần thể hiện bạn là ai; giấy
tiêu đề cũng cần là một công cụ để bán hàng; thông điệp qua điện thoại cần
phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn.
• Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc thu hút
và giữ chân người tài. Bạn cần phải đưa ra định hướng này cho công ty qua
việc truyền đạt thông điệp này một cách nhất quán; bạn cần phải tạo động
lực làm việc cho nhân viên thông qua các hình thức truyền thông khác nhau
như khen thưởng, tờ tin nội bộ, họp, điện thọai và các dạng thảo luận chính
thức và không chính thức.
Để truyền thông có hiệu quả cần có các công cụ và kế hoạch rõ ràng. Trong
phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những công cụ cũng như hướng dẫn về việc lập
kế hoạch để thúc đẩy nhân tố truyền thông tại doanh nghiệp của bạn.
Những trao đổi sau đây được chia thành các nhóm 1) những công cụ truyền
thông cơ bản; 2) máy vi tính; và, 3) Internet.

Những công cụ truyền thông cơ bản

Các công cụ cụ thể được dùng cho việc truyền thông bao gồm điện thoại,
máy nhắn tin, máy fax và các thiết bị cầm tay cá nhân (PDA). Ranh giới giữa
những thiết bị này hiện nay khá mờ nhạt. Ví dụ, một máy điện thoại bây giờ có thể
tích hợp các chức năng của một PDA và cũng có thể dùng để gửi/nhận thư điện tử
cũng như truy cập Internet. Tuy nhiên trong phần trao đổi này, mỗi thiết bị sẽ được
trình bày riêng rẽ.
• Điện thoại
Có rất nhiều loại điện thoại và chỉ có bạn mới có thể quyết định
được loại nào hoặc sự kết hợp của những loại nào là phù hợp với bạn.
Thậm chí ngay cả chiếc điện thoại tiêu chuẩn được trang bị trong
văn phòng của bạn cũng có thể có nhiều chọn lựa. Bạn nên bắt đầu ít nhất
bằng việc dành ít nhất một đường dây riêng doanh nghiệp của bạn. Đường
dây này phải có thiết bị có khả năng ghi lại thông điệp trong trường hợp
cuộc gọi không có ai nhấc máy. .
Điện thoại không dây (di động) đang ngày càng trở thành một yêu
cầu cần thiết. Với nó bạn có thể tránh được việc bị nhỡ các cuộc điện thoại
gọi tới. Những tính năng cần thiết cho loại điện thoại này phụ thuộc hoàn
toàn vào bạn và nhu cầu của bạn. Bạn có thể được hầu hết các nhà cung cấp
dịch vụ miễn phí thiết bị hoặc bạn có thể chọn một thiết bị có thể nhận thư
điện tử, lưu danh bạ, lên lịch công việc và cho phép bạn có thể chơi những
trò chơi tương tác với máy.
Điện thoại cố định tiêu chuẩn và điện thoại không dây có rất nhiều
tính năng để bạn lựa chọn, chẳng hạn như: chờ cuộc gọi, chuyển cuộc gọi,
chức năng hội thảo và hộp thư thoại. Có nhiều chương trình và nhiều hãng
cung cấp dịch vụ để bạn chọn. Cạnh tranh đã làm cho các tính năng lựa
chọn tích hợp với những chức năng phổ biến và các mẫu thường dùng, làm
cho chúng có tính hiệu quả rất cao. Hãy nhớ đưa ra các câu hỏi về những
nhu cầu chi tiết của bạn trước khi lựa chọn tham gia chương trinh và nhà
cung cấp nào. Khi việc sử dụng hoặc nhu cầu của bạn thay đổi, không nên
do dự trong việc yêu cầu cung cấp thông tin về các chương trình phù hợp

với yêu cầu mới của bạn.
• Mẹo nhỏ khi dùng điện thoại
Điều quan trọng là bạn phải coi điện thoại như một công cụ làm việc
quan trọng. Việc ghi lại một tin nhắn sẽ cho biết khi nào bạn sẽ trả lời cuộc
gọi và sau đó sẽ tiếp tục đọc các tin nhắn khác để trả lời các cuộc gọi kịp
thời.
Đường điện thoại cho doanh nghiệp và cá nhân nên riêng biệt.
Không nên để các thành viên trong gia đình nhấc máy hoặc sử dụng đường
điện thọai dành cho công việc. Lắp thêm các máy nhánh cần thiết trước khi
bạn khởi sự.
Hệ thống trả lời từ xa (dùng hộp thư thoại) thường tốt hơn một chiếc
máy trả lời tự động. Hộp thư thoại có độ tin cậy cao và chi phí hợp lý, có
thể truy cập từ mọi nơi và tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
Nhu cầu dùng số điện thoại 800 trở nên chẳng quan trọng lắm vì
cước đường dài dễ chịu hơn nhiều.
Nên xem xét việc sử dụng tai nghe cho cả điện thoại không dây và
điện thoại di động bởi vì nó giúp nghe rõ hơn, an toàn hơn và bạn có thể di
chuyển mà tay chẳng vướng bận gì.
Khi để lại lời nhắn, hãy nói rõ tên và số điện thoại của bạn ở đầu và
cuối của thông điệp.
Tỏ ra lịch sự khi sử dụng thiết bị không dây! Phép lịch sự trong công
việc bao gồm việc tránh để cuộc điện thọai cắt ngang trong khi đang họp
hoặc ăn trưa với đối tác.
• Máy nhắn tin
Có nhiều loại máy nhắn tin khác nhau: những máy chỉ nhận được
thông điệp bằng số; những máy cho phép nhận thông tin dạng chữ và giọng
nói; những máy có khả năng nhận và gửi tin nhắn (hai chiều); những máy
có khả năng nhận thư điện tử và đôi khi có thể gửi thư điện tử. Có nhiều
màu sắc và kích cỡ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Một số thiết bị sử dụng hệ thống nhắn tin có chức năng như một

PDA, cho phép bạn nhận và trả lời thư điện tử và mẫu mới nhất thuộc loại
này là máy điện thoại di động. Một trong những điểm có tính quyết định
chủ yếu là vùng phủ sóng (độ bao phủ) về mặt địa lý mà bạn sẽ cần tới nó.
Vùng phủ sóng có thể chỉ giới hạn trong khu vực của bạn hoặc có thể là
trên toàn quốc. Cước phí sẽ tăng dần khi vùng phủ sóng tăng.
• Mẹo nhỏ khi dùng máy nhắn tin
Việc sử dụng máy nhắn tin cần tuân thủ những hướng dẫn sử dụng
một cách lịch sự như đối với điện thoại không dây. Khi tham dự các cuộc
họp, hãy chuyển chế độ của máy sang chế độ rung. Chẳng có cái gì có thể
tệ hại hơn việc nhạc chuông của máy nhắn tin vang lên giữa một cuộc họp
quan trọng.
Nếu bạn sử dụng máy nhắn tin kết hợp với điện thoại không dây, bạn
có thể kiểm soát được ảnh hưởng của bạn. Điều mà bạn phải làm là đảm
bảo rằng những mong muốn của các cuộc nhắn tin này là thực tế – bạn sẽ
liên lạc với họ sớm nhất có thể, không nhất thiết phải ngay lập tức.
• Máy fax
Bạn phải đưa ra quyết định để chọn một máy fax đơn thuần hay một
máy fax tích hợp tất cả các chức năng khác cho phép bạn không chỉ fax mà
còn có thể in hoặc scan tài liệu. Bạn phải cân nhắc tới các ràng buộc về
ngân sách và không gian đặt máy. Nhìn chung, máy càng đơn giản thì bạn
càng ít khi gặp phải vấn đề với nó.
Điều quan trọng là bộ nhớ của máy phải càng lớn càng tốt. Nó cho
phép máy có thể in với tốc độ nhanh hơn tốc độ mà máy có thể in. Chỉ khi
bộ nhớ của máy đầy thì tốc độ truyền của máy sẽ làm giảm tốc độ in.
Một số nhà cung cấp có loại máy phù hợp với hệ thống thư điện tử
của bạn. Cơ chế của việc gửi fax cũng giống khi nó đang nhận thông tin từ
máy khác chuyển tới nhưng bạn sẽ nhận được thông tin dưới dạng tài liệu
đính kèm trong thư điện tử. Việc này sẽ rất tiện đối với những ai thường
xuyên phải di chuyển và không thường xuyên ở gần máy fax.
• Mẹo nhỏ khi dùng máy fax

Sử dụng giấy tiêu đề phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Cần lưu ý
rằng đây là việc truyền thông ra bên ngoài nên nó thể hiện hình ảnh của bạn
và doanh nghiệp của bạn.
Dùng một đường dây riêng cho máy fax.

Máy vi tính
Máy vi tính là một công cụ vừa tầm và không nên tiếp tục coi nó như là
một phần phụ trong hoạt động kinh doanh của bạn!
Những điều nêu dưới đây sẽ tập trung vào ba loại cơ bản – máy tính để bàn,
máy tính xách tay, thiết bị cầm tay cá nhân (hay PDA) – và các phần mềm mà nó
sử dụng.
Máy tính để bàn – Đây là loại máy vi tính phổ biến nhất, loại được dùng
để trang bị cho văn phòng của bạn. Hệ thống máy tính này bao gồm một bộ xử lý
trung tâm, một màn hình, một modem, một ổ CD, một ổ đĩa mềm và một máy in.
Một số dạng lưu trữ số liệu dự phòng cũng nên cân nhắc chẳng hạn như ổ nén dữ
liệu hoặc ổ ghi CD.
Máy vi tính có thể có nhiều mức giá khác nhau. Lời khuyên duy nhất có thể
phù hợp là hãy chọn loại có giá cao nhất và tốc độ xử lý nhanh nhất mà bạn có thể.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thì mọi thứ bạn mua ngày hôm nay
có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. May mắn thay điều đó không có nghĩa là
chiếc máy tính của bạn trong một thời gian dài nữa sẽ không đáp ứng được yêu
cầu công việc của bạn.
Máy tính xách tay – Máy tính xách tay là loại mà bạn có thể mang nó theo
dễ dàng. Nó có thể bao gồm những tính năng của một máy tính để bàn. Thông
thường thì nó không đi kèm với máy in nên có thể bạn sẽ phải mua thêm thiết bị
này. Một thiết bị phụ trợ khác nữa gọi là docking station cho phép bạn có thể gắn
chiếc máy tính xách tay của bạn vào chiếc máy tính để bàn tại văn phòng và dùng
chiếc máy tính xách tay như là một bộ xử lý trung tâm trong khi lại được sử dụng
màn hình và bàn phím của máy tính để bàn.
Máy tính xách tay thường có giá cao hơn máy tính để bàn một chút nhưng

nếu bạn phải di chuyển và cần các chức năng của máy tính thì nó thật xứng đáng
với giá trị mà bạn bỏ thêm. Một lần nữa, bạn hãy cố gắng hết mức trong khoảng
cho phép.
PDA – Chiếc máy tính cầm tay hoặc PDA đang dần trở nên phổ biến. Về
cơ bản thì có 2 loại thuộc nhóm này: 1) máy dùng hệ điều hành Palm Pilot và 2)
máy dùng hệ điều hành Microsoft Pocket PC. Những thiết bị này cho phép bạn
khớp những thành phần chính với chiếc máy tính của bạn. Với kích cỡ nhỏ gọn,
bạn có thể có toàn bộ những danh sách liên lạc và lịch làm việc của mình cũng
như danh mục những việc cần làm. Nhiều thiết bị thuộc nhóm này cho phép bạn
nhận và trả lời thư điện qua mạng không dây hoặc modem. Bạn sẽ luôn được kết
nối!
Phần mềm mềm – Phần mềm mà bạn mua có vai trò quan trọng trong việc
biến chiếc máy tính của bạn thành một công cụ trợ giúp hiệu quả. Hệ điều hành,
cho dù đó là PC hay Macintosh, cần được cài đặt vào trong hệ thống của bạn.
Nhiều gói phần mềm được cài sẵn vào trong hệ thống mà bạn mua. Ở mức tối
thiểu, bạn cần có khả năng để sử dụng văn bản, bảng biểu và trình bày.
Thêm vào đó, bạn cần cân nhắc tới các phần mềm về tài chính và kế toán
phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn. Nên nhớ rằng nhiều phầm mềm kế
toán không phải là hệ thống kế tóan kép và bạn phải cẩn thận khi nhập số liệu.
Các sản phẩm phụ trợ - Có nhiều sản phẩn có thể được sử dụng kết hợp
với máy tính để tăng cường hình ảnh và chức năng của doanh nghiệp. Nó cũng đòi
hỏi phải có những phần mềm đặc biệt để hoạt động.
• Máy ảnh kỹ thuật số - một bức ảnh do máy ảnh thuộc loại này
chụp có thể được chuyển trực tiếp lên máy tính của bạn cho nhiều mục đích
sử dụng khác nhau. Việc sử dụng các ý tưởng bao gồm hình ảnh của tài sản,
tờ giới thiệu sản phẩm, ảnh đi kèm với sơ yếu lý lịch và nhiều việc khác
nữa.
• Máy scanner – khi bạn có một tài liệu trên giấy mà bạn lại
muốn đưa nó vào trong một bộ tài liệu dạng số thì bạn cần phải chuyển nó
sang dạng số bằng cách scan tài liệu này trên máy scanner. Nói chung, giá

máy càng cao thì chất lượng hình ảnh càng tốt.
• Mạng không dây – tính năng này cho phép bạn kết nối với
các thiết bị khác có cùng tính năng. Việc có thể đơn giản kết nối thiết bị của
bạn mà không phải lo đi tìm dây nối và ổ cắm là rất tuyệt vời và nó ngụ ý
nhiều điều.
• Không nên bỏ qua tầm quan trọng của việc thường xuyên lưu
trữ bên ngoài mỗi chương trình mà bạn sử dụng trong công việc. Việc lưu
trữ phổ biến là chép vào các đĩa CD hoặc đĩa Zip nhưng cũng có những
dịch vụ trên web để làm việc này. .

Internet
Internet đang ngày càng trở nên một công cụ rất quan trọng trong công
việc! Nó có thể được sử dụng ở mức đơn giản như thư điện tử, tìm kiếm và ở
mức cao hơn như là một kênh để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Để có thể truy cập Internet, bạn cần có một trình duyệt. Đây là một loại
phần mềm. Microsoft Internet Explorer và Netscape Navigator đang là hai trình
duyệt hàng đầu hiện nay. .
Bây giờ, khi đã có một trình duyệt, bạn cần truy cập Internet. Việc này
được thực hiện thông qua một nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP). Những nhà
cung cấp dịch vụ này cung cấp một loạt tính năng nhưng tất cả đều cho phép bạn
sử dụng thư điện tử. Nếu bạn cần một loạt các chức năng đầy đủ thì có thể là
America Online hoặc MSN phù hợp với bạn. Nếu bạn cảm thấy thỏai mái trong
việc truy cập Internet và làm việc trong một môi trường mà đòi hỏi bạn cần có
thêm một số kiến thức thì những nhà cung cấp dịch vụ như AT&T hoặc Earthlink
có thể phù hợp với bạn. Cũng giống như các dạng truyền thông khác, có rất nhiều
chương trình và mức giá để bạn lựa chọn.
Việc bạn sử dụng Internet cho mục đích công việc như thế nào là hoàn toàn
phụ thuộc vào bạn. Có lẽ bạn chưa sẵn sàng cho việc bán sản phẩm trên Internet
nhưng có thể bạn đang quan tâm tới việc lập một website hoặc trang chủ để mọi
người có thể biết bạn đang làm gì. Ở thái cực khác, bạn có thể muốn sử dụng

Internet như là một kênh bán hàng chính của mình. Chỉ cần nhớ rằng, đây mới chỉ
là những điều cơ bản, bạn cần phải có các sản phẩm và dịch vụ mà mọi người cần,
bạn cần phải thu hút mọi người vào trang web của bạn để họ có thể lựa chọn và
mua những sản phẩm này từ bạn; bạn cần phải thuyết phục họ mua hàng; bạn cũng
cần phải có nơi để cất giữ sản phẩm và bạn cần có phương thức để giao hàng cho
người mua.
Trong Phần 9 của khóa học này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi
tiết về Internet và thương mại điện tử (E-Commerce).

Chuẩn bị về công nghệ
Trước khi bạn bắt đầu kinh doanh, hãy lên kế hoạch về công nghệ mà bạn
sẽ cần tới. Lắp thêm các đường dây điện thoại mới, mua và học cách sử dụng máy
tính; quyết định xem bạn sẽ sử dụng Internet như thế nào hoặc không sử dụng.
Cũng cần nhớ rằng việc kiểm soát nhân viên trong việc sử dụng Internet tại
nơi làm việc không vi phạm tới các quyền cá nhân của họ. Quy định mà bạn đưa ra
cần được in ra giấy và được các nhân viên ký cam kết tuân thủ.
Nên nhớ rằng việc sử dụng công nghệ một cách hợp lý sẽ tạo cho doanh
nghiệp của bạn một hình ảnh về trật tự và thành công ngay từ đầu!

Bản kế hoạch kinh doanh cho Phần 3: Máy tính và các công cụ truyền
thông cơ bản
Chúng tôi thật lòng đề nghị bạn tải bản kế hoạch kinh doanh mẫu cho phần
này (Bản Kế hoạch Kinh doanh Mẫu Tài liệu số 3) và hoàn thành nó ngay.
Chỉ dẫn cách điền vào bản kế hoạch kinh doanh mẫu:
1. Mỗi ô đều có tựa đề không thể thay đổi được viết IN HOA
2. Bên dưới mỗi tựa đề có một câu bắt đầu bằng “Điền vào
đây”. Những thông tin cần phải điền vào sẽ được gợi ý ở đây. Ô sẽ tự động
mở rộng khi bạn điền thông tin.
3. Sau khi điền xong mỗi ô, hãy xóa câu “Điền vào đây” và chỉ
để lại tựa đề và phần thông tin mà bạn vừa điền.

PHẦN 3 Câu hỏi nhanh: Máy tính và các công cụ truyền thông cơ bản
1. Nếu tôi quá già hoặc không đủ trình độ để học về
máy tính và quản lý website, thư điện tử và phần mềm, tôi có
nên lập doanh nghiệp?
A. Có: Khởi đầu mà không có máy tính.
B. Không: Hãy học, đọc sách, tham dự khó
a

học và có người chỉ dẫn.

2. 2. Tôi đã sẵn sàn lập doanh nghiệp nhưng chưa
tham dự khóa học nào về máy tính. Tôi có thể khởi sự doanh
nghiệp của mình mà không có chương trình phần mềm nào và
có kế hoạch sử dụng nó sau được không?
A. Được, bắt đầu mà chẳng có chương trình
máy tính nào cả.
B. Không, đợi cho đến khi máy tính của tôi
đã được cài đặt xong.

3. 3. Trong doanh nghiệp mới của tôi, tôi dự định
cho phép nhân viên truy cập vào mạng Internet. Việc giám sát
nhân viên trong việc sử dụng Internet tại nơi làm việc là vi
phạm các quyền cá nhân của họ.
A. Đúng
B. Sai

4. 4. Máy fax của bạn cần sử dụng một đường điện
thoại riêng.
A. Đúng

B. Sai

5. 5. Điều nào sau đây KHÔNG PHẢI là truyền
thông với bên ngoài:
A. Tờ giới thiệu về sản phẩm
B. Website của bạn
C. Các cuộc họp với nhân viên
D. Giấy tiêu đề

6. 6. Khi sử dụng điện thoại (cả cố định và di động),
bạn có thể làm tăng sự rõ ràng, an toàn và linh họat bằng cách
dùng:
A. Micro
B. Tai nghe

7. 7. Số điện thoại 800 đang ngày càng trở nên ít
quan trọng bởi vì cứơc gọi đường dài đang giảm.
A. Đúng
B. Sai

8. 8. Hệ thống ghi lại lời nhắn nào được khuyến cáo
sử dụng trong trường hợp họ không thể tự trả lời được:
A. Hộp thư thoại, do công ty điện thoại củ
a

bạn quản lý
B. Máy trả lời tự động

9. 9. “Bí quyết” về bảng biểu được coi là:
A. Hữu ích cho một số doanh nghiệp

B. Phần mềm “phải biết” và là bí quyết
C. Hữu ích cho nhiều doanh nghiệp

10. 10. Một chiếc PDA có thể thực hiện tất cả các chức
năng sau: Điện thoại di động, nhận và gửi fax cũng như th
ư

điện tử và có thể kiểm soát lịch làm việc của ban.
A. Đúng
B. Sai