Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

LỜI MỞ ĐẦU
ền kinh tế thị trường ở nước ta đang phát triển đa dạng và sự hội nhập
kinh tế toàn cầu là cơ hội thách thức cho tất cả các doanh nghiệp. Bất kỳ
doanh nghiệp hay tổ chức nào muốn có chỗ đứng và phát triển trên thị trường
thì việc tổ chức, kiểm tra, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp, tự
cân đối hạch toán kinh tế là vấn đề quan trọng và vô cùng cần thiết. Kế toán là
công cụ quản lý kinh tế gắn liền với sự hình thành đời sống kinh tế xã hội.
Chính vì vậy hạch toán kế toán đòi hỏi phải cung cấp thông tin một cách kịp
thời, chính xác và toàn diện về tình hình quản lý thực hiện các nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh để tính toán xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra bảo vệ sử dụng tài
sản, vật tư, tiền vốn nằm đảm bảo chủ động sản xuấtt kinh doanh và chủ động
tài chính trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh tế.
N
Không những vậy kế toán còn là công cụ cho việc ghi chép những hoạt
động trong doanh nghiệp để thuận tiện cho việc kiểm tra giám sát của cấp trên,
giúp cho người lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình của
doanh nghiệp và thị trường. Một doanh nghiệp có hệ thống kế toán phù hợp sẽ
thúc đẩy doanh nghiệp đó phát triển. Điều này chỉ đạt được khi mỗi nhân viên
kế toán phải được trang bị đầy đủ về trình độ nghiêp vụ (cả về lý thuyết lẫn thực
hành) phải luôn luôn bổ xung kiến thức không ngừng nâng cao trình độ của
mìnhvà sự say mê có trách nhiệm trong nghề nghiệp cũng là yếu tố tạo nên sự
thành công của doanh nghiệp.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán (là một kế toán viên tương lai)
trước yêu cầu đòi hỏi của cuộc sống,của thị trường, của công việc hiên nay
trong xã hội, ngoài việc trang bị cho mình một kiến thức đầy đủ về lý thuyết
trên ghế nhà trường mỗi chúng ta cần phải được tiếp cận với thực tiễn tổ chức
sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất tại các doanh nghiệp ... để có
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -1-
thể đảm đương tốt công việc sau này khi đã rời khỏi ghế nhà trường. Thực hiện
phương châm giáo dục: ''học đi đôi vơí hành, nhà trường gắn liền với xã hội”.

Sau khi kết thúc việc học lý thuyết mỗi sinh viên khoa kinh tế được thực tập tại
các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tìm hiểu quá trình kinh doanh của
doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, trong thời gian thực tập tại
Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây em đã chọn đề tài: ''Tổ chức công tác kế toán
tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh'' để làm đề tài nghiên cứu cho
chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu: Tập hợp chi phí nhằm đánh giá, phân tích về tình
hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và kết quả kinh doanh trên cơ sở lý
thuyết đã học và thực tiễn tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây.Từ đó đề ra
những phương hướng hoàn thiện nội dung chi phí kinh doanh đồng thời có thể
đề suất những giải pháp nhằm tiết kiêm chi phí kinh doanh tại Công ty.
Phạm vi nghiên cứu: Tập hợp tất cả cac loại chi phí kinh doanh tại Công
ty vật tư tổng hợp Hà Tây- một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong nền
kinh tế thị trường hiện nay.
Nội dung đề tài bao gồm 3 phần:
Phần I: Những vấn đề chung về tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh
doanh ở một doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định
kết qủa kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây.
Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí,
xác định kết qủa kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty vật
tư tổng hợp Hà Tây.
Chuyên đề này được hoàn thanh với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo
Nguyễn Văn Tứ cùng các thầy cô giáo dạy bộ môn kế toán và sự giúp đỡ nhiệt
tình của cô kế toán trưởng, chị kế toán tổng hợp và các cán bộ kế toán trong
phòng TCKT. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô, các anh chị
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -2-
trong phòng TCKT cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty vật tư
tổng hợp Hà Tây lời chúc sức khoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất.

Em xin chân thành cảm ơn!
PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ KINH DOANH Ở MỘT DOANH NGHIỆP.
I- CHI PHÍ KINH DOANH:
1- Khái niệm và bản chất chi phí kinh doanh :
Chi phí kinh doanh nói chung là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao
động vật hoá được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của
các doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp thương mại thì chi phí kinh doanh thương mại là
những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt
động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao
động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ đa dạng và rất phức tạp và
tuỳ thuộc vào việc thực hiện các hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất
của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường mà chúng cũng rất khác nhau.
Đối với việc mua bán hàng hoá, đó là các chi phí phát sinh ở khâu mua,
vận chuyển, dự trữ, tiêu thụ, khâu quản lý doanh nghiệp.
Đối với việc cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương
mại như : đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý, khuyến mại…đó là các chi phí về
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -3-
vật chất tiền vốn sức lao động để thực hiện các hành vi kể trên vì mục đích của
DNTM trong một thời kỳ nhất định.
Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường thì đó là : các chi phí
đầu tư tài chính dạng hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập, nâng cao
hiệu quả kinh doanh hoặc phân tán rủi ro của doanh nghiệp; các chi phí phát
sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, chi phí về tiền phạt do vi
phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán thanh lý tài sản cố định vv...
Ngoài ra còn các chi phí như : các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước
theo quy định của luật pháp như thuế nhà đất, thuế nhập khẩu, thuế GTGT,

vv...
2- Nội dung chi phí kinh doanh :
Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính
chất khác nhau. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh
doanh nhằm đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, đồng thời để
thuận tiện cho công tác hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí.
Chi phí kinh doanh thương mại được phân theo những tiêu thức khác nhau.
*Theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thương mại được phân thành
hai loại :
Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trỉnh
quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông.
Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình
thái giá trị của hàng hoá.
*Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chi phí
kinh doanh được phân thành hai loại :
Chi phí trực tiếp, như : các chi phí mua, bán hàng hoá.
Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phục vụ cho quá trình hoạt động
kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp.
*Căn cứ vào tính chất biến đổi, chi phí kinh doanh được phân thành hai
loại:
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -4-
Chi phí khả biến hay biến phí : là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc
và khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí
vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, bảo quản hàng hoá, đóng gói bao bì vv...Đặc
điểm của chi phí này là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào, bán ra thay
đổi thì biến phí thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng biến phí cho một
đơn vị doanh thu thì không đổi.
Chi phí bất biến hay định phí : là những khoản chi phí tương đối ổn định,
không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này
bao gồm : chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý vv... Đây là loại

chi phí mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh cũng phải
thanh toán, phải trả không phụ thuộc và khối lượng sản phẩm sản xuất kinh
doanh nhiều hay ít, thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm
của chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì định phí
không đổi. Nhưng định phí cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng
tỷ lệ nghịch.
*Căn cứ vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí kinh
doanh được phân thành ba loại :
Chi phí mua hàng : gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí
dịch vụ thuê ngoài như thuê vận chuyển, thuê kho bãi vv...
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trực tiếp tại bộ phận bán
hàng như tiền lương nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của
nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản phục vụ hoạt động bán hàng, chi
phí đào tạo, bồi dưỡng nhân viên bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện
thoại-điện nước-dịch vụ khác, chi phí bằng tiền khác vv...
Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các khoản chi phí cho nhân viên
quản lý như tiền lương nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế
của nhân viên quản lý, chi phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, chi phí
khấu hao tài sản cố định phục vụ ở bộ phận quản lý, chi phí tiếp khách, chi
phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại- điện nước và các chi phí bằng tiền
khác vv...
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -5-
Chi phí tài chính: Là những chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư tài
chính. Nội dung các khoản chi phí bao gồm: các khoản lỗ liên quan đến hoạt
động đầu tư tài chính chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh,
lỗ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chí phí giao dịch bán chứng
khoán...khoản lập và hoàn lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ,đầu tư
khác, khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ...
Chi phí khác: bao gồm những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ
riêng biệt với các hoạt động thông thường của doanh nghiệp gây ra. Cũng có thể

là những khoản chi phí bị bỏ sót từ năm trước. Cụ thể các khoản chi phí khác là:
chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, và giá trị còn lại của tài sản cố định thanh
lý, nhượng bán, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế truy nộp
thuế, các khoản chi phí do kế toán bị nhầm hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán, và
các khoản chi phí khác
*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán thì chi phí kinh doanh
được phân thành các khoản mục :
Chi phí nhân viên
Chi phí nguyên liệu, vật liệu
Chi phí công cụ đồ dùng
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí vận chuyển thuê ngoài
Chi phí về điện nước, điện thoại
Chi phí lãi vay
Các chi phí khác bằng tiền
Nội dung chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với tình hình đặc
điểm sản xuất kinh doanh và các mục tiêu quản lý kinh tế của doanh nghiệp sẽ
giúp doanh nghiệp xác định được xu hương hình thành kết cấu của chi phí kinh
doanh thương mại trong từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công
tác kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi
phí kinh doanh của doanh nghiệp từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -6-
3-Vai trò của chi phí kinh doanh trong DN thương mại :
Chi phí gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của bất cứ doanh
nghiệp nào, nói cách khác doanh nghiệp nếu muốn kinh doanh thì không thể
không bỏ ra chi phí để hoạt động.
Mặt khác chi phí kinh doanh lại có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Khi chi phí kinh doanh giảm sẽ hạ thấp được giá thành sản phẩm,
tăng sức cạnh tranh, tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá, từ đó góp phần tăng lợi

nhuận và mở rộng qui mô kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, khi chi phí
kinh doanh tăng không hợp lý sẽ làm giảm lợi nhuận thậm chí còn có thể bị lỗ.
Đánh giá việc sử dụng chi phí là một trong những công việc quan trọng
giúp nhà quản lý một phần nào đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Nếu quản lý và sử dụng chi phí tốt thì hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp sẽ tốt hơn và ngược lại, nếu quản lý chi phí không tốt hay lãng phí
sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Việc tính đúng, tính đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị
doanh nghiệp sẽ hình dung được bức tranh thực về hiệu quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề không thể thiếu được để quyết định
đầu vào, xử lý đầu ra.
Nói tóm lại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu rất quan trọng và nó cần
phải được quản lý và sử dụng một cách hợp lý nhất.
4-Nhiệm vụ của kế toán tập hợp chi phí.
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát
sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh; tính đúng giá vốn của hàng đã bán,
chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,v.v...nhằm xác định đúng đắn
kết quả kinh doanh.
Kế toán tập hợp chi phí phải kiểm tra giám sát chặt chẽ tính hợp lệ, hợp
pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí,
kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận kỷ luật thanh toán và làm nghĩa
vụ với Nhà nước.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -7-
Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chi phí theo từng yếu tố
từng khoản mục và địa điểm phát sinh.
Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí trong kỳ.Nếu doanh
nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hạn và lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ lớn
thì chi phí bán hàng có thể kết chuyển một phần cho kỳ kinh doanh , một
phần được phân bổ cho kỳ sau.
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và trung thực cho việc

kiểm tra phân tích đánh giá tình hình chi phí ở doanh nghiệp nhằm xác định
kết quả kinh doanh phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính cho doanh
nghiệp.
5-Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí.
5.1-Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán:
5.1.1-Bản chất của giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái
giá phải trả để có lượng hàng hoá bán ra trong kỳ.
Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn
bán hàng nhưng trong nền kinh tế thị trường quan niệm đó không hoàn toàn
chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi
phí thu mua vào chi phí lưu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị
nhầm lẫn và khó kiểm tra được tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế
toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi
phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập
xuất tồn kho theo quy định được tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng
hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí
thu mua hàng hoá, chẳng hạn trường hợp thu mua hàng hoá:
Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận
chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới).
5.1.2-Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho):
Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và
tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -8-
ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế
thị trường tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ,
thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính
xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi
phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.
Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại ta

có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho sau:
* Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp, phương
pháp đặc điểm riêng):
Khi có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua
và danh đơn của nó thì phương pháp này có thể được sử dụng để xác định trị giá
vốn. Phương pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng
hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ.
* Phương pháp nhập trước xuất trước: FIFO (First in – First out)
Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn
nhưng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lưu
chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các
mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành như thực phẩm, nước giải khát, thuốc lá,
dược phẩm…
Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, hàng hoá
nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trước mới đến hàng nhập sau.
* Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ
vào lượng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá
thực tế của hàng hoá bán ra.
Công thức tính phương pháp này được áp dụng rộng rãi ở các doanh
nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tương đối
chính xác trị giá vốn hàng bán.
* Phương pháp nhập sau xuất trước: LIFO (Last in – First out).
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -9-
Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trước. Xuất
hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trước nó. Phương pháp này áp dụng phổ
biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phương pháp này
thường được áp dụng trong thời kỳ lạm phát.
Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của

từng đơn vị nhưng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ
được tiến hành theo công thức sau:
5.1.3-Hạch toán giá vốn hàng bán:
5.1.3.1- Nhiệm vụ:
Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan
trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh
nghiệp thương mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp
có thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của
doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau:
- Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc
hạch toán kết quả kinh doanh.
- Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh
của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản
lý.
5.1.3.2-Hạch toán:
* Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản như sau:
+ Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 632
có kết cấu như sau:
Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Bên Nợ Bên Có
Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -10-
Chi phí thu
mua phân bổ
cho số hàng
hoá tiêu thụ
trong kỳ
=
Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi

phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Tổng tiêu thức phân bổ của lượng
hàng hoá tồn kho và lượng hàng hoá
tiêu thụ
Tiêu thức
phân bổ của
lượng hàng
hoá tiêu thụ
x
lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn
(đã được coi là tiêu thụ trong kỳ)
trong kỳ vào tài khoản xác định kết
quả.
+ Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ:
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán:
- Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ:
+ Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao
vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ.
- Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ.
+ Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác
định kết quả.
+ Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh
doanh dịch vụ).
Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư.
* Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phương thức bán hàng:
+ Trường hợp bán hàng theo phương thức bên mua đến nhận hàng trực
tiếp tại kho bên bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Hàng hoá (1561)
+ Trường hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho

người mua:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
+ Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại
lý nhờ bán hộ, ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi bán.
Có TK 156 (1561) - Hàng hoá
+ Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận
thanh toán, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 157
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -11-
Giá vốn của hàng đã tiêu thụ
+ Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung
và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán.
5 5.2- Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng:
5.2.1- Khái niệm chi phí bán hàng:
Doanh nghiệp thương mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông
hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá được đưa từ
nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới được
thực hiện. Để thực hiện được việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng được yêu
cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời
sống thì doanh nghiệp thương mại cần hao phí một lượng lao động nhất định
(gồm lao động sống và lao động vật hoá). Nhưng chi phí lao động này dùng vào
hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí
lao động đó gọi là chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao
bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v... Tất
cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có
được doanh thu.

Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và
tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lưu thông và
bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lưu thông lại có tác dụng trở lại đối với
sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng.
Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh
dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong
kỳ báo cáo.
Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực
hiện. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được kết chuyển qua kỳ báo
cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thương vụ được thực hiện qua
nhiều kỳ báo cáo.
5.2.2-Nội dung chi phí bán hàng:
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -12-
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình
tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc
theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn).
- Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý
hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ
bán hàng như máy tính, cân, bàn ghế v.v...
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa
hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến
trúc, kho bãi, cầu cảng v.v...)
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân
bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho
quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa
chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho
đơn vị nhận uỷ thác.
- Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu

bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng,
chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.
Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể được thể
hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi
tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có:
- Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phương tiện, thuê kho bãi
trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán.
- Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả
thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá.
- Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói,
công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng.
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -13-
- Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài.
- Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng…
- Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax…
Chi phí bán hàng của trường hợp kinh doanh hàng thực phẩm tươi sống,
động vật sống còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản
chất lượng...
Trường hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phương thức
vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế
của hàng hoá vận chuyển đã bán.
* Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng:
Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phải dựa
trên các nguyên tắc cơ bản sau:
Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới
được tính là chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực
tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố
định dùng cho công tác bán hàng… còn các chi phí khác như chi phí thu mua,

vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián
tiếp (như thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh
nghiệp...) thì không được tính là chi phí bán hàng.
- Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng được tính vào chi
phí bán hàng.
- Những chi phí có tính chất dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho,
dự phòng nợ phải thu khó đòi không được tính vào chi phí bán hàng.
- Không được tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi
của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (như các chi phí xây dựng nhà
trẻ, câu lạc bộ). Những khoản thiệt hại và bồi thường vật chất do nguyên
nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi
phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -14-
- Các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong
nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng
không được hạch toán vào chi phí bán hàng.
Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán
đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lượng quản lý chi
phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tượng “lãi
giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh
nghiệp tự chủ về tài. chính của mình
5.2.3-Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng:
Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp
nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng
hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi
phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng
đặt ra ở các doanh nghiệp như sau:
- Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời,
hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí.

- Phản ánh kịp thời, giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi
phí bán hàng.
- Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết
kiệm chi phí.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã
làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
5.2.4-Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
5.2.4.1-Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:
Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh
trong kỳ được hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài
khoản này như sau:
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -15-
Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả
kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trước”. TK641 không có số dư
cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2.
+ TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các
khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm
hàng hoá đi bán bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp khác...
+ TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các
chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như vật liệu dùng đóng gói sản
phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu
dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng.
+ TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi
phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng như quầy hàng, bàn ghế, máy
tính v.v...
+ TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để

phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho
tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lường...
+ TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành
sản phẩm đã tiêu thụ.
+ TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản ánh
chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng như tiền thuê ngoài sửa chữa
tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi
tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất
khẩu.
+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các
chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi
tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng,
chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm.
Phương pháp hạch toán:
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -16-
- Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng
gói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên.
- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán
hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411)
Có TK 338 - Phải trả khác
- Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào
phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào
phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421)
(Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh)
- Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào
bảng tính khấu hao để ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414)
Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định.
- Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bưu điện, chi phí
thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417)
Có TK 331 - Phải trả người bán.
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Trường hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì
sử dụng phương pháp tính trước chi phí bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418)
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -17-
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
Có TK 331 - Phải trả cho người cung cấp. Hoặc
Có TK 111, 112
Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335,...
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định
kết quả kinh doanh”, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc
có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản
chi phí trả trước, kế toán ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422)
Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết
chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế
toán ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422)
Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng:
TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 152
Chi phí nhân viên Giá trị thu hồi ghi giảm chi
phí
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -18-
TK 152, 153, 142 (1421)
Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911
TK 214 Kết chuyển chi phí bán hàng
Chi phí khấu hao tài sản cố định
TK 331, 111, 112, 335 TK 142 (1422)
Các chi phí liên quan khác CP chờ kết
chuyển
Kết chuyển
5.2.4.2-Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ
chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình
kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và

tiết kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của
từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp.
Theo quy định chung của ngành thương mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành
phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này
tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán
chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh
doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phương pháp đầu là chủ yếu.
- Theo yếu tố chi phí: Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thương mại.
Các yếu tố phát sinh trong kỳ được bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi
tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng
hợp.
- Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng được kế toán theo từng đơn vị
phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phương pháp này đang được vận dụng phổ
biến hiện nay. Theo phương pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở
những đơn vị trực thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên
quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối
với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát
sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -19-
phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí
một cách chặt chẽ.
- Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
cho hai tài khoản 641, 642.
Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5.
5.3- Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
5.3.1- Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến
toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được theo bất kỳ
hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý

kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác.
Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay
giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý
đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý
là các chi phí gián tiếp nhưng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh
nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh
nghiệp.
Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó
liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó
việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các
chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh
nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch
toán độc lập nhưng vẫn bị ảnh hưởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi
phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà
nước vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý
còn nhiều vấn đề cần giải quyết.
5.3.2- Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -20-
Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và
hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí
quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải được sắp
xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng được
một cách tối ưu các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ
không chính xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh
hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý
doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân
loại như sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lương, các khoản phụ
cấp, BHXH, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của

doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản
lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ
phận quản lý.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng
văn phòng dùng cho công tác quản lý như phích nước, ấm chén.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản
cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa làm việc của các phòng ban,
kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý
dùng cho các phòng ban.
- Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế
môn bài và các khoản lệ phí như phí trước bạ, lệ phí giao thông, khoản phải
nộp cấp trên để lập quỹ phí.
- Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng
nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê
ngoài, chi phí về điện, nước, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định
thuộc văn phòng doanh nghiệp.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -21-
- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh
nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí,
tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v...
Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất
hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán
chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác
tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí
quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản
xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều
kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp được một
cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh

nghiệp.
5.3.3- Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp:
Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu
chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh
nghiệp mới được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như nhà cửa, phòng
ban, các phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của
chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính
chất bất thường như những chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định,
tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí
phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ.
- Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến
hoạt động về vốn như chi phí đầu tư ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến
cho vay.
Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm
bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -22-
chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện
được quyền tự chủ về tài chính của mình.
5.3.4- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:
5.3.4.1- Kế toán tổng hợp chi phí quản lý:
Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản
ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kết cấu của tài khoản này như
sau:
Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết
quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trước”.

TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2:
+ TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”.
+ TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”.
+ TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng.
+ TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định”
+ TK 6425 - “Thuế và lệ phí”
+ TK 6426 - “Chi phí dự phòng”
+ TK 6427 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”.
+ TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác”
* Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý
doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 344 - Phải trả công nhân viên.
- Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản
lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 338 - Phải trả khác
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -23-
- Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài
sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng được tính trực tiếp một lần cho
chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
Trong trường hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế
toán sử dụng phương pháp phân bổ dần và ghi:
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421)
- Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung
cho doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định.
- Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn… phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính
vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -24-
- Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nước… mua ngoài phải trả, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi
phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc

Có TK 111, 112
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 111, 112, 331
- Trường hợp sử dụng phương pháp tính trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản
cố định kế toán thực hiện như sau:
Khi tính trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 335 - Chi phí phải trả
Khi sửa chữa lớn tài sản cố định thực phát sinh ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang.
Có TK 331, 111, 112, 338
Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang.
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Kế
toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 128
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phạm Thị Hoa_TAKT 2B -25-