(Luận văn thạc sĩ) tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc vật tư y tế tại bệnh viện y học cổ truyền bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

TÔ THỊ MỸ HẠNH

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH
CUNG ỨNG THUỐC- VẬT TƯ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN Y
HỌC CỔ TRUYỀN BÌNH ĐỊNH

Chun ngành: KẾ TỐN
Mã số: 8.34.03.01

Người hướng dẫn : TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu do tơi tự thực hiện.
Mọi kết quả trình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai cơng bố trong
bất cứ một cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn

Tô Thị Mỹ Hạnh


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nghị định 85/2012/NĐ-CP quy định về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối
với các đơn vị sự nghiệp y tế cơng lập và giá dịch vụ khám chữa bệnh của các cơ sở
khám chữa bệnh công lập, đã đặt ra yêu cầu các bệnh viện phải chủ động hơn trong

các hoạt động quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, trong theo cơ
bối cảnh nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách nhà nước cấp hàng năm có tỷ
trọng giảm dần do đó bên cạnh việc tăng và quản lý nguồn thu, tránh thất thoát để
giảm chi phí là yếu tố rất quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay việc cung ứng này chưa được chặt chẽ, thiếu tính
chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu, mua sắm tập trung thuốc- vật tư y tế tại đơn
vị làm thất thoát trong công tác quản lý cung ứng thuốc - vật tư y tế tại bệnh viện
Đây cũng là điều kiện thiết yếu và là yếu tố then chốt để tăng nguồn thu cũng như
quản lý hiệu quả hơn việc cung ứng thuốc cho người bệnh trong các bệnh viện.
Tuy nhiên, việc tổ chức thơng tin kế tốn nói chung và tổ chức thơng tin kế
tốn trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế nói riêng tại bệnh viện còn nhiều
hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý mới. Thơng tin kế tốn mang lại vẫn
chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý. Thực tế Bệnh viện đã ứng dụng công nghệ
thông tin (CNTT) phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện VNPT.Hospital
từ năm 2014 nhưng mới chỉ đáp ứng cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh là
chủ yếu, cịn tổ chức cơng tác kế tốn hành chính sự nghiệp thì sử dụng một phần
mềm kế toán riêng (phần mềm MISA. NET) mà chưa được tích hợp lại trong cùng
một hệ thống thơng tin quản lý thống nhất. Chính vì đơn vị sử dụng hai phần mềm
độc lập nên số liệu kế tốn khơng có tính kế thừa, chưa có sự liên kết cao giữa các
bộ phận, khoa phịng dẫn đến cơng việc cịn chồng chéo, tốn thời gian nhân lực, vật
lực, khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát các nguồn thu này. Mặc
khác thực tế tại Bệnh viện, có hơn 400 loại thuốc khác nhau, đa dạng trong về
chủng loại trong và ngồi nước vì vậy để kiểm sốt sự biến động của từng loại mặt


2

hàng, từng khách hàng, tránh tình trạng thanh tốn nhầm… các tài khoản này được
mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Vì vậy, tổ
chức thơng tin kế tốn nói chung và tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng

thuốc- vật tư y tế nói riêng tại đơn vị cần phải hồn thiện để đáp ứng được nhu cầu
thơng tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả.
Xuất phát từ tình hình nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế tốn, nhằm góp
phần nâng cao tổ chức thơng tin kế toán trong hoạt động cung ứng thuốc- vật tư y
tế. Vì vậy, tổ chức thơng tin kế tốn nói chung và tổ chức thơng tin kế tốn chu
trình cung ứng thuốc- vật tư y tế nói riêng tại đơn vị cần phải hoàn thiện để đáp ứng
được nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả. tác giả đã chọn đề tài:
“Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh
viện Y học cổ truyền Bình Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của
mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu
- Tổng hợp lý luận về tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc- vật tư y tế tại các bệnh viện.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.
- Đề xuất và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh việnY học cổ truyền Bình Định .

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc- vật tư y tế.
Phạm vi nghiên cứu: Tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định - Thu thập dữ
liệu nghiên cứu trong năm 2018.

4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức
thơng tin kế tốn nói chung, tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc- vật tư y tế nói riêng tại các bệnh viện.

3

Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, các cán bộ quản lý
khoa/phòng chức năng và những người làm cơng tác kế tốn tại bệnh viện để tìm
hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thông tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc- vật tư y tế đang được áp dụng tại Bệnh viện.
Phương pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thơng tin kế tốn,
xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế đối với các chu trình
khác trong tổ chức thơng tin kế tốn, quy trình luân chuyển chứng từ, những ứng
dụng của phần mềm kế tốn đang có tại đơn vị.

5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng thuốc- vật tư y tế tại các Bệnh viện.
Chương 2: Đánh giá tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định.
Chương 3: Định hướng và giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình
Định.

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Tổ chức thơng tin kế tốn là một trong các yếu tố quan trọng góp phần giúp
đơn vị quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị. Vấn đề hồn thiện tổ chức
thơng tin kế tốn đã được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu dưới các
góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau. Riêng đối với lĩnh vực y tế, mà đặc
biệt là trong hệ thống các bệnh viện công, các nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế
tốn nói cung, về chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế nói riêng chưa nhiều. Một số
nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kể đến như:

Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) đã tiếp cận được các
vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học
hoá, mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống khác, mối quan
hệ giữa các chu trình trong đơn vị, cách thức tổ chức dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung


4

cấp thơng tin kế tốn. Nghiên cứu cũng đã cụ thể hố đến việc tổ chức kế tốn theo
chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn trên cơ sở xác định
rõ mỡi loại thơng tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào để tổ chức
ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo, khai thác thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác trong điều kiện ứng dụng CNTT hiện nay.
Để hiểu rõ bản chất của HTTTKT, Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh
Toàn (2013) đã sử dụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết, tổng hợp và hệ thống
hoá các nghiên cứu trong và ngồi nước về hệ thống thơng tin kế toán (HTTTKT)
trên sáu cách tiếp cận khác nhau. Đồng thời với việc nhận diện từng cách tiếp cận
xét cả về lý luận và thực tiễn, các tác giả cũng đưa ra những hạn chế trong việc tiếp
cận HTTTKT chỉ trên một khía cạnh hoặc một số yếu tố cấu thành HTTTKT đã có
và đề xuất một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT để
một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố
cấu thành của HTTTKT. Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ dừng ở giác độ lý thuyết, chưa
đi sâu tổ chức thông tin cho một đơn vị cụ thể theo cách tiếp cận này.
Sát với lĩnh vực của đề tài gần đây là nghiên cứu của Huỳnh Thị Hồng Hạnh
(2015) liên quan đến việc phân tích và thiết kế HTTTKT trong các bệnh viện công.
Trong nghiên cứu này đã giới thiệu cách tiếp cận mới - tiếp cận theo chu trình
hướng đến đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn, là cách tiếp cận phù hợp với điều
kiệnứng dụng công nghệ thông tin hiện nay trong cách bệnh viện cơng. Bên cạnh
đó, tác giả đã hệ thống hoá và phát triển những lý luận về HTTTKT bệnh viện, xây
dựng mơ hình các nhân tố tác động đến sự thành cơng của phân tích và thiết kế

HTTTKT bệnh viện, nhận diện và tổ chức thơng tin kế tốn tại bệnh viện theo 4 chu
trình là cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính. Nghiên cứu chủ yếu
tập trung phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn trong các bệnh viện công
nên cũng đã cung cấp nền tảng hệ thống thơng tin kế tốn để tác giả kế thừa trong
nghiên cứu của mình.
Bên cạnh đó, Lê Thị Thanh Hương (2012) cũng nghiên cứu về hệ thống tổ
chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập trong điều kiện tự chủ.


5

Nghiên cứu đã tập trung mơ tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế
tốn trong các bệnh viện trực thuộc Bộ y tế từ đó đưa ra các ưu điểm, hạn chế, các
quan điểm định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thu thập, phân loại,
xử lý thơng tin kế tốn phù hợp với xu thế phát triển của các đơn vị sự nghiệp có
thu cơng lập nói chung và trong các bệnh viện cơng lập trực thuộc Bộ Y tế nói
riêng. Tuy nhiên, tác giả mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu về tổ chức cơng tác kế
tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ y tế mà chưa tiếp cận tổ chức
HTTTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT cách tiếp cận theo chu trình.
Nghiên cứu của Bùi Thị Yến Linh (2014) đã nghiên cứu về tổ chức cơng tác
kế tốn tại các cơ sở y tế cơng lập tỉnh Quảng Ngãi. Nghiên cứu đã làm rõ một số
vấn đề cơ sở khoa học của tổ chức công tác kế tốn cũng như mơ tả và phân tích các
nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp cơng lập.
Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng
Ngãi một cách có hệ thống. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất, gợi ý một số giải
pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các bệnh viện cơng lập và trung
tâm y tế dự phòng của tỉnh Quảng Ngãi hiện nay. Song nghiên cứu của tác giả mới
nêu lên hướng hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn theo ứng dụng ERP vào cơ sở y
tế công lập mà chưa đề cập tổ chức HTTTKT theo ứng dụng giải pháp quản lý tổng
thể cách tiếp cận theo chu trình.

Nghiên cứu của Lê Thị Hạnh Phúc (2014) cũng khái quát các vấn đề cơ bản về
HTTTKT, khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng, từ đó
tác giả cũng đưa ra hướng đề xuất tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư
y tế trong điều kiện tin học hoá tại Bệnh viện. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ trình
bày về một vấn đề đó là tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc và
vật tư mà chưa trình bày, tổ chức thơng tin kế tốn trong các chu trình còn lại.
Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Anh Thư (2015) hệ thống hố những nghiên
cứu lý luận đã có về HTTTKT và giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Từ đó đề
xuất một số giải pháp tổ chức HTTTKT nhằm mục đích kiểm sốt và quản lý tốt
tồn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn lực và hồn thiện cơng tác


6

kế tốn bệnh viện. Song nghiên cứu vẫn cịn rời rạc, mới chỉ đề cập đến việc tổ chức
thông tin kế toán theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
mà chưa đi sâu vào tìm hiểu cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiệnứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.
Nghiên cứu của Vũ Thị Thanh Thuỷ (2017) đã tập trung nghiên cứu, khảo
sát các bệnh viện công trực thuộc Bộ Y tế trên địa bàn Hà Nội từ năm 2012 đến
năm 2015, trên cơ sở khảo sát, đánh giá tác giả đã đưa ra giải pháp hoàn thiện kế
tốn quản trị chi phí trong các bệnh viện cơng chủ yếu là hoạt động khám chữa
bệnh. Tuy nhiên, các kiến nghị và giải pháp chủ yếu đề cập đến vấn đề tổ chức cơng
tác kế tốn quản trị chi phí phục vụ cho các bệnh viện cơng trực thuộc Bộ y tế mà
chưa đi sâu vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mảng kế tốn tài chính.
Ngồi ra cịn một số nghiên cứu của tác giả như nghiên cứu của Nguyễn Thị
Nhung (2014) đã sử dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành
phần của hệ thống thơng tin kế tốn, xem xét mối quan hệ của các chu trình đối với
hệ thống thơng tin kế toán, phương pháp phỏng vấn, sử dụng sơ đồ dịng dữ liệu,
mơ hình dữ liệu nhằm góp phần đánh giá, phân tích thực trạng cơng tác kế tốn tại

Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới khi ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động quản lý của đơn vị để đề xuất một số giải pháp hồn thiện hệ thống
thơng tin kế tốn. Nghiên cứu mới chỉ trình bày về phương pháp tổ chức hệ thống
thơng tin kế tốn theo chu trình mà chưa tìm hiểu sâu, phân tích nội dung cụ thể
từng chu trình.
Tuy nhiên, mỡi bệnh viện có một đặc thù riêng trong việc tổ chức HTTTKT
mà nghiên cứu này tác giả chưa đi sâu vào một bệnh viện cụ thể nào, có thể nói các
nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các bệnh viện cơng nói riêng cịn
rất nhiều hạn chế ở Việt Nam. Nhưng dù sao tất cả những nghiên cứu trên cũng đã
phần nào giúp cho tác giả nắm được những vấn đề cơ bản về tổ chức HTTTKT
trong các bệnh viện công lập, đồng thời giúp cho tác giả hiểu hơn về lợi ích trong
việc ứng dụng HTTTKT trong điều kiện hiện nay. Tổ chức HTTTKT trong bệnh
viện theo chu trình sẽ xác định được vai trị nhiệm vụ của từng kế toán, xác định


7

được kế tốn sẽ tiếp nhận thơng tin bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ
phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt động của bệnh viện được tiến hành thông
suốt và hiệu quả. Mặc dù, số lượng nghiên cứu cịn ít mà phần lớn các nghiên cứu
thường tiếp cận theo các phần hành kế tốn mà chưa chú trọng tổ chức thơng tin kế
tốn theo chu trình trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin gắn với đặc thù
của bệnh viện công, bệnh viện chuyên khoa trong bối cảnh mới nhằm đáp ứng u
cầu trong quản lý nói chung. Cịn riêng về vấn đề tổ chức thơng tin kế tốn chu trình
cung ứng thuốc- vật tư y tế trong các bệnh viện nói riêng đặc biệt là bệnh viện
chuyên khoa Y học cổ truyền Bình Định thì chưa có nghiên cứu nào đề cập một
cách chi tiết và cụ thể về nghiên cứu tổ chức HTTTKT theo chu trình nào để giúp
cho lãnh đạo bệnh viện nắm bắt và điều hành tốt hơn hoạt động của bệnh viện một
cách hiệu quả và thông suốt. Chính vì thế để hồn thiện và đáp ứng được nhu cầu
thông tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả, đây cũng là khoảng trống trong

nghiên cứu để tác giả chọn làm đề tài trong nghiên cứu của mình. Do đó, trong
nghiên cứu này tác giả nhận thức được tầm quan trọng và mong muốn tìm hiểu về
tổ chức thơng tin kế tốn tại bệnh viện theo cách tiếp cận chu trình là cần thiết, có ý
nghĩa thực tiễn nên tác giả đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức thơng
tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ
truyền Bình Định”.


8

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN
TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC- VẬT TƯ Y TẾ
TẠI CÁC BỆNH VIỆN
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
1.1.1 Khái niệm của hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống
thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế
toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn, các
dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức
năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm
bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh
Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.1.2 Vai trị của hệ thống thơng tin kế toán
Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên
cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT. Theo đó, HTTTKT thu
thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo
ra những thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm sốt, phối

hợp, phân tích và ra quyếtđịnh.
HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyế
tđịnh của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà cịn đóng vai trị ngày
càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các
bộ phận chức năng. Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng
của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nhằm tạo ra những thơng tin kế tốn
hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào.


9

HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp. Hiện nay,
có nhiều cách tiếp cận để hiểu được bản chất của HTTTKT đó là: Tiếp cận theo
phần hành, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, tiếp cận
với tư cách là một hệ thống thông tin, tiếp cận thông qua các yếu tố cấu thành
HTTTKT và tiếp cận theo chu trình.
Ở mức độ khái qt, hệ thống thơng tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con
người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ
liệu khác thành thơng tin. Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các
phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống.
Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an tồn dữ liệu
của hệ thống thơng tin kế tốn có vai trị quan trọng nên các cơng cụ kiểm soát nội
bộ cũng được xem là yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn.
Hệ thống thơng tin kế toán được xem là một bộ phận quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý. Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thơng tin kế
tốn có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như mua
vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh tốn tiền lương,
cơng nợ, đầu tư… Thơng tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thơng
qua các chứng từ kế tốn.

Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán,
đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp
các thơng tin kế tốn. Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn rất phức tạp,
địi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ
các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công
nghệ thông tin. Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau,
trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống
tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thơng tin theo
từng loại đối tượng kế tốn, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thơng tin của người
sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán.


10

Đầu ra: là các thơng tin kế tốn đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,
bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt
động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phương tiện biểu hiện những
thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ
thống báo cáo kế tốn gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế tốn quản trị. Trong
điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế tốn cịn
là tất cả những thơng tin kế tốn cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp
mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập.

Cơ sở hạ
tầng CNTT

Dữ liệu
kế tốn

Phần

mềm

Thơng tin
kế tốn

Con người

Kiểm sốt nội
bộ

Thủ tục, quy
trình

Hình 1.1 : Các yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn
Như vậy, HTTTKT có sáu yếu tố cấu thành cơ bản:
(1) Con người
(2) Thủ tục và quy trình xử lý thơng tin
(3) Dữ liệu về các hoạt động
(4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thơng tin gồm máy tính và các thiết bị kết nối
thơng tin
(5) Phần mềm kế tốn kể cả cơ sở dữ liệu kế tốn
(6) Cơng cụ kiểm sốt nội bộ.
[13]


11

1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC
BỆNH VIỆN CƠNG
1.2.1 Đặc điểm tổ chức kế tốn tại các bệnh viện

Cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp phải tổ chức thu nhận, hệ thống
hoá và cung cấp tồn bộ thơng tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị
nhằm phục vụ cơng tác quản lý tài chính và cơng tác nghiệp vụ ở đơn vị theo đúng
chế độ quy định hiện hành của Nhà nước. Tổ chức hạch toán kế toán bao gồm tổ chức
chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ kế toán và tổ chức
hệ thống báo cáo tài chính.
Tổ chức bộ máy kế tốn
Mơ hình tổ chức kế tốn tại các Bệnh viện cơng lập hiện nay thường là mơ
hình tập trung. Mỡi bệnh viện đều có phịng tài chính kế tốn chịu trách nhiệm tổ
chức hệ thống thơng tin kế toán nhằm thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho
Giám đốc.
Có thể khái quát chức năng của từng phần hành kế toán trong Bệnh viện như sau:
- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp cơng tác hạch tốn, đối chiếu số liệu giữa các
loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý của bệnh viện.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ: tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi tiết,
tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ cơng nhân viên, thanh
tốn với cơ quan nhà nước, …
- Kế toán tiền lương: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi
trả lương và các khoản theo lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức.
- Kế tốn viện phí, bảo hiểm nội trú: theo dõi tất cả các khoản thu của bệnh
nhân nằm điều trị nội trú tại bệnh viện.
- Kế tốn viện phí, bảo hiểm ngoại trú: theo dõi tất cả các khoản thu của
bệnh nhân điều trị ngoại trú như phí khám bệnh, phí thực hiện các kỹ thuật cận lâm
sàng (xét nghiệm, chụp X quang, siêu âm, điện tim, ...)
- Kế toán Bảo hiểm y tế theo dõi tất cả các khoản thanh tốn với bệnh nhân
có thẻ bảo hiểm y tế.


12

- Kế toán kho dược theo dõi tất cả các loại thuốc, hóa chất, dịch truyền, vật
tư tiêu hao… nhập xuất tồn tại bệnh viện. Định kỳ thực hiện kiểm kê các loại này
theo quy định.
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi việc mua sắm và xuất dùng TSCĐ, các
công cụ dụng cụ tại các bộ phận trong bệnh viện.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong Bệnh viện như trên hướng đến các đối
tượng kế toán trong Bệnh viện, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung
cấp thơng tin về tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn kinh phí
trong q trình hoạt động của Bệnh viện, phục vụ cho công tác cung cấp thông tin
theo từng đối tượng kế tốn, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của
bệnh viện.
Trưởng phịng

Kế tốn tổng hợp

Kế
tốn
thanh
tốn và
cơng
nợ

Kế
tốn
tiền
lương

Kế
tốn
BH y tế

Kế
tốn
viện
phí,
bảo
hiểm
ngoại
trú

Kế
tốn
Viện
phí,
bảo
hiểm
nội trú

Kế
tốn
kho
dược

Kế
tốn
tài sản

Thủ
quỹ

Hình 1.2: Tổ chức bộ máy kế tốn trong các Bệnh viện cơng lập
[13]


13

Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế tốn và báo cáo kế tốn
Các bệnh viện cơng lập hiện nay áp dụng theo chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp ban hành theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài
chính thay thế cho Quyết định số19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và lập
báo cáo kế tốn ở bệnh viện cơng lập hiện nay tuân thủ tương đối đầy đủ theo quy
định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tốn và Thơng tư số
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC và Thơng tư 185/2010/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính,
Thơng tư 22/2011/TT-BYT quy định tổ chức hoạt của khoa Dược bệnh viện do Bộ
Y tế ban hành.

1.2.2 Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm
giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện được biết đến là Hệ thống hoạch định
nguồn lực (ERP: Enterprise Resourse Planning) tại một bệnh viện. Đây là một giải
pháp hiệu quả cho việc tổ chức thơng tin quản lý trong đơn vị mà ở đó phân hệ kế
tốn khơng thể tách rời các phân hệ khác trong hệ thống thông tin quản lý của đơn vị.
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là một phần mềm tích hợp tất cả các
chức năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng
chung. Khi đó, các bộ phận chức năng kế tốn khơng tổ chức độc lập mà phải
được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác (Huỳnh Thị

Hồng Hạnh, 2015)
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau giữa các phân hệ để hình thành nên một hệ thống
thơng tin thống nhất, hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện.
Việc ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt
động quản lý của đơn vị là công cụ giúp cho công việc quản lý tốt hơn, thuận lợi


14

cho nhân viên y tế và cả bệnh nhân, có tác dụng tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu
lãng phí do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi hoạt động có liên
quan đến bệnh nhân đã nhập thông tin, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc
độ nhanh hơn, chính xác hơn nhiều so với việc thực hiện thủ cơng. Đơn vị có khả
năng kiểm soát tốt hơn hoạt động thu, chi liên quan đến bệnh nhân. Các thông tin
của bệnh viện được tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối
tượng cần sử dụng thông tin.
Đặc trưng của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện
Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là phần mềm phục vụ quản
lý, điều hành, tác nghiệp hàng ngày của bệnh viện. Hệ thống được xây dựng với
mục đích tạo dựng mơi trường trao đổi thơng tin trên mạng máy tính giữa ban lãnh
đạo bệnh viện với các khoa phòng của bệnh viện và giữa bệnh viện với các đơn vị
bên ngoài cũng như bệnh nhân và người nhà bệnh nhân.
Trên cơ sở đó, hệ thống có nhiệm vụ hỡ trợ tồn diện cơng tác quản lý và
điều hành các hoạt động hàng ngày thông qua việc quản lý và theo dõi các công
văn, tài liệu, hồ sơ bệnh án nhập, xuất viện; Công tác giải quyết công việc thông qua
hồ sơ công việc; thực hiện chế độ báo cáo nhanh; trao đổi thông tin nội bộ; trao đổi
thông tin với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngồi. Các quy trình nghiệp vụ sẽ
được quản lý và thực hiện thơng qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên
mạng.

Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành hai
hệ thống lớn là:Hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý chuyên môn
(Khám chữa bệnh).
Hệ thống quản lý hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý hành chính
trong bệnh viện, bao gồm các phân hệ như:
- Phân hệ quản lý tổ chức bộ máy, nhân sự tiền lương
- Phân hệ quản lý tài chính kế tốn
- Phân hệ quản lý vật tư, văn phịng phẩm
- Phân hệ quản lý tài sản cố định trang thiết bị


15

- Phân hệ quản lý lưu trữ bệnh án
- Phân hệ khai thác, thống kê, báo cáo
- Phân hệ quản trị hệ thống
Hệ thống quản lý chuyên môn: Bệnh nhân là đối tượng trung tâm nên cơ
bản những gì liên quan đến bệnh nhân và dữ liệu bệnh nhân đều được đưa vào hệ
thống quản lý chun mơn. Do đó, hệ thống quản lý chuyên môn của bệnh viện
gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một nhiệm vụ riêng liên quan đến việc
quản lý bệnh nhân từ khi vào viện đến khi ra viện. Các phân hệ thuộc hệ thống quản
lý chuyên môn bao gồm:
- Phân hệ quản lý thông tin bệnh nhân, tiếp nhận
- Phân hệ quản lý khám chữa bệnh ngoại trú
- Phân hệ quản lý cấp cứu
- Phân hệ quản lý điều trị nội trú
- Phân hệ quản lý phác đồ điều trị
- Phân hệ quản lý chẩn đốn hình ảnh, thăm dị chức năng
- Phân hệ quản lý xét nghiệm
- Phân hệ quản lý bệnh án điện tử

- Phân hệ quản lý thanh toán viện phí và BHYT
- Phân hệ quản lý dược, nhà thuốc bệnh viện
- Phân hệ quản lý lịch hẹn điều trị
Tất cả các phân hệ kể trên được liên kết nhau trên cùng một cấu trúc cơ sở
dữ liệu, tùy theo tính chất cơng việc mà các phân hệ có thể chia sẻ và sử dụng dữ
liệu của nhau.
Như vậy, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ khác
nhau, mỗi phân hệ thực hiện chức năng riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau
về thông tin. Các phân hệ trong hệ thống thông tin kế toán do vậy cũng liên quan
chặt chẽ đến các phân hệ khác nhau trong phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện và
mối quan hệ thông tin này được xác định khi nghiên cứu hệ thống thông tin kế tốn
theo từng chu trình hoạt động của bệnh viện.


16

1.2.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo chu trình
1.2.3.1 Sự cần thiết của HTTTKT theo chu trình
Trong những năm gần đây, đã có các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu
trình. Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một đơn
vị có những cơng việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một
trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân
tham gia thực hiện. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng,
đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức
năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình.
HTTTKT trong bệnh viện là bộ phận quan trọng trong hệ thống thơng tin quản
lý bệnh viện, có mối quan hệ chặt chẽ với các hệ thống thông tin khác. Hệ thống thơng
tin kế tốn tiếp nhận thơng tin từ nhiều bộ phận chức năng trong bệnh viện, đồng thời
cung cấp thông tin trở lại cho các bộ phận chức năng khác. HTTTKT tại bệnh viện khi
ứng dụng phần mềm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm quản lý

tổng thể của bệnh viện do vậy cần phải tiếp cận theo chu trình. Như vậy, tổ chức hệ
thống thơng tin kế tốn trong bệnh viện khơng chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán
để theo dõi các đối tượng kế tốn mà cần phải xác định vai trị của kế tốn trong từng
chu trình hoạt động, phải biết được mỡi loại thơng tin kế tốn cần cho bộ phận chức
năng nào trong một chu trình, từ đó tổ chức việc ghi nhận, theo dõi, xử lý thông tin,
cung cấp chia sẻ thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh
Tồn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2013).
HTTTKT trong các bệnh viện đóng vai trị quan trọng trong việc cung cấp
các thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho quản lý và điều hành bệnh viện. Để đảm
bảo hoạt động của bệnh viện được thực hiện thơng suốt và có hiệu quả thì việc tổ
chức hệ thống thơng tin quản lý nói chung, HTTTKT nói riêng có vai trị hết sức
quan trọng. HTTTKT bệnh viện có mối quan hệ chặt chẽ với các hệ thống thông tin
chức năng khác như tài chính, nhân sự, quản lý dược… Các hệ thống thông tin chức
năng cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệu này, HTTTKT có
nhiệm vụ xử lý thành thơng tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực


17

hiện chức năng của mình. Chính vì thế, một HTTTKT tốt phải là hệ thống thống nhất,
có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các bộ phận chức năng trong bệnh viện, đảm bảo các
khâu, các hoạt động được tổ chức gọn gàng, tránh tình trạng nhầm lẫn, lãng phí thời
gian của các đối tượng tham gia vào quá trình hoạt động của bệnh viện, đồng thời chú
trọng phát triển phần mềm tích hợp nhiều chức năng khác nhau thành một chương trình
quản lý thống nhất tạo nên sức mạnh tổng thể cho bệnh viện.
Nói cách khác, nghiên cứu về HTTTKT trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin phải trên quan điểm hệ thống, xem HTTTKT là một hệ thống con của Hệ
thống quản lý tổng thể bệnh viện. HTTTKT không thể thực hiện một cách riêng lẻ
mà phải trên cơ sở xác định vị trí, chức năng của HTTTKT trong hệ thống thông tin
quản lý tổng thể, biết thơng tin kế tốn cần cho bộ phận chức năng nào cũng như

thông tin nào từ các bộ phận chức năng cần cho kế tốn trong từng chu trình hoạt
động của bệnh viện. Từ đó sẽ tổ chức HTTTKT nhằm ghi nhận, theo dõi, xử lý
thông tin, cung cấp và chia sẻ thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Tiếp cận nghiên cứu HTTTKT theo các chu trình là một cách tiếp cận mới
nhằm tăng cường tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các
phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận chức năng trong bệnh viện, phù
hợp với bệnh viện trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể.
Lợi ích của tổ chức HTTTKT theo chu trình trong các bệnh viện:
Nghiên cứu hệ thống thơng tin kế toán tại bệnh viện khi ứng dụng giải pháp
quản lý tổng thể bệnh viện do vậy cần phải tiếp cận mới, đó là cách tiếp cận theo
chu trình. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong bệnh viện khơng chỉ tổ chức
theo từng phần hành kế tốn để theo dõi các đối tượng kế toán mà cần phải xác định
vai trị của kế tốn trong từng chu trình hoạt động, phải biết được mỡi loại thơng tin
kế tốn cần cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình, từ đó tổ chức việc ghi
nhận, theo dõi, xử lý thông tin, cung cấp chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác nhất (Nguyễn Mạnh Tồn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2013) .
- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng nhất định của
bệnh viện. Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân tham gia vào một chu trình khơng chỉ cố gắng


18

để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình mà cịn phải am hiểu cơng việc của
các bộ phận có liên quan để thực hiện việc phối hợp, hỡ trợ lẫn nhau hoàn thành
nhiệm vụ.
- Tăng cường chức năng thơng tin giữa bộ phận kế tốn và các bộ phận khác
trong bệnh viện, giúp quản lý dữ liệu và thơng tin tập trung, nhờ đó nâng cao hiệu
quả xử lý và chia sẻ thông tin kịp thời, đầy đủ cho mọi đối tượng sử dụng thông tin
tham gia vào chu trình.
- Giúp tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ

phận trong bệnh viện, phục vụ cho cơng tác kiểm sốt nội bộ trong từng chu trình
và trong tồn đơn vị. Hạn chế tình trạng gian lận làm thất thốt viện phí và tài sản
của bệnh viện.
- Tổ chức HTTTKT theo chu trình là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể
của từng bộ phận cá nhân trong quá trình hoạt động và là cơ sở để xây dựng hệ
thống kế toán trách nhiệm trong bệnh viện.
1.2.3.2 Các chu trình trong bệnh viện cơng
Tổ chức HTTTKT trong bệnh viện theo chu trình sẽ xác định được vai trò
nhiệm vụ của từng kế tốn, xác định được kế tốn sẽ tiếp nhận thơng tin bộ phận
nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt
động của bệnh viện được tiến hành thông suốt và hiệu quả. Ví dụ, kế tốn dược
tham gia vào chu trình cung ứng, có quan hệ với các bộ phận mua hàng và nhận
hàng, chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện chức năng mua
và nhập kho thuốc, vật tư y tế phục vụ cho việc khám và điều trị. Mặt khác, kế toán
dược cũng đồng thời tham gia vào chu trình thu viện phí, có mối quan hệ chia sẻ
thơng tin và phối hợp với các bộ phận nhận thuốc, hóa chất, thực hiện y lệnh, ghi
nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịch truyền… đối với bệnh nhân xác
định viện phí đầy đủ chính xác. Trong hệ thống bệnh viện cơng lập, cách tiếp cận
theo chu trình có tính chất đặc thù riêng,
- Chu trình cung ứng: chu trình cung ứng liên quan chủ yếu đến hoạt động
mua thuốc, các thiết bị vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoat động mua sắm


19

vật tư văn phịng. Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình
cung ứng trong bệnh viện có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tư y tế và thanh
toán tiền cho nhà cung cấp. Để xác định nhu cầu mua cần thiết phải quản lý chặt chẽ
hàng tồn kho, đồng thời phối hợp với các khoa điều trị để biết được thuốc vật tư y tế
còn tồn kho bao nhiêu hay đã mua mới để đáp ứng nhu cầu điều trị cho người bệnh

kịp thời và hiệu quả.
Tuy nhiên, việc mua thuốc tại các bệnh viện hiện nay được Nhà nước thực
hiện quản lý và kiểm soát chặt chẽ. Các bệnh viện phải xác định nhu cầu thuốc
trong cả năm tài chính để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải
được đấu thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định. Do vậy, chu trình cung
ứng thuốc tại bệnh viện có những đặc thù riêng như: việc đặt hàng thực hiện cho cả
năm, nhà cung ứng được xác định, giá thuốc thường cố định cả năm theo giá đấu
thầu… Theo đó, chu trình cung ứng thuốc gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung
ứng, tổ chức đấu thầu mua thuốc, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh tốn
và thanh tốn.
- Chu trình khám và điều trị:có chức năng chính là ghi nhận tất cả các chi
phí phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch vụ kỹ thuật và
các dịch vụ y tế khác. Chu trình khám và điều trị được xem là cầu nối giữa chu trình
cung ứng thuốc- vật tư y tế và chu trình cung ứng. Các chức năng của chu trình
khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhưng cơ bản bao
gồm các bước công việc: Tiếp nhận bệnh nhân, thực hiện các xét nghiệm hoặc dịch
vụ kỹ thuật, điều trị nội trú, thanh tốn ra viện
- Chu trình thu viện phí: với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch
vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật đã cung cấp để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền viện phí.
Chu trình này bao gồm ba bước cơng việc:
+ Xác định viện phí cho mỡi bệnh nhân: tùy trường hợp bệnh nhân điều trị
ngoại trú hay nội trú việc xác định viện phí sẽ khác nhau.
+ Thu viện phí: nhân viên thu viện phí sẽ lập biên lai thu tiền viện phí cho
bệnh nhân ngoại trú như khám bệnh, siêu âm, xét nghiệm..., lập phiếu thu tạm ứng


20

viện phí đối với bệnh nhân nhập viện điều trị nội trú hoặc biên lai thu tiền viện phí
điều trị sau khi bệnh nhân hoàn trả số tiền tạm ứng ban đầu và thanh toán ra viện.

+ Báo cáo viện phí: Cuối mỡi ca trực, nhân viên thu viện phí lập Bảng kê
nộp tiền viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí lên kế tốn thanh tốn lập phiếu
thu và nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán thanh toán tập hợp kiểm tra, phân loại và ghi
sổ kế toán.
- Chu trình tài chính: chức năng chính là huy động và sử dụng nguồn kinh
phí một cách có hiệu quả. HTTTKT bệnh viện trong chu trình này có nhiệm vụ ghi
nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, sử dụng cũng như theo dõi
nhằm cung cấp thơng tin về tình hình biến động của từng loại tài sản phục vụ công
tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của bệnh viện. Do tính phức tạp của
chu trình tài chính nên việc tổ chức thơng tin kế tốn trong bệnh viện được tách ra
thành chu trình riêng theo đó hoạt động tạo ra nguồn thu lớn nhất của bệnh viện là
viện phí được tách thành chu trình thu viện phí, hoạt động mua thuốc, vật tư y tế
thành chu trình cung ứng, hoạt động khám chữa bệnh, cung cấp các dịch vụ kỹ thuật
thành chu trình khám và điều trị.

1.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG
ỨNG THUỐC- VẬT TƯ Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN
1.3.1. Đặc điểm của chu trình cung ứng:
Chu trình cung ứng là chu trình liên quan đến q trình mua hàng và thanh
tốn với nhà cung cấp. Tuy nhiên Trong bệnh viện là đơn vị công lập nên chu trình
cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua thuốc và các thiết bị vật tư y tế,
ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm vật tư văn phịng. Do đó, tương tự
như trong các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung ứng trong bệnh viện có
hai chức năng chính là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

1.3.2. Chức năng của chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế:
Chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế chủ yếu là hoạt động mua thuốc, các
thiết bị vật tư y tế. Các bệnh viện công lập phải xác định nhu cầu thuốc trong cả
năm tài chính để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải được đấu

21

thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định. Theo đó, chu trình cung ứng thuốc
gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu mua thuốc, tiếp nhận
thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh tốn.
Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung ứng
trong bệnh viện có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tư y tế và thanh toán tiền
cho nhà cung cấp.

1.3.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc vật tư y tế
Chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT trong chu trình cung ứng là hạch
tốn tổng hợp và chi tiết tình hình nhập kho, kiểm sốt q trình cung ứng, định kỳ
đối chiếu với khoa Dược/phịng thiết bị, vật tư y tế, theo dõi thanh toán, thực hiện
thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý. Do đó, hai
đối tượng cơ bản liên quan trực tiếp đến chu trình cung ứng là thuốc/ vật tư y tế và
cơng nợ đối với nhà cung cấp. Mục tiêu chủ yếu của chu trình cung ứng thuốc- vật
tư y tế là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc mua và cung
ứng thuốc, theo dõi nhập, xuất tồn, báo cáo về cho bộ phận kế toán tài chính.
Bộ phận kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế có trách nhiệm
ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến
động của từng đối tượng cung ứng, theo dõi tình hình nhập xuất tồn, tạm ứng, hồn
trả, … cung cấp các thơng tin cho nhà quản trị thông qua báo cáo.


22

KHOA DƯỢC

Bộ phận

Sở Y tế

lập kế

KẾ TỐN

Bộ phận

Kế tốn

Kế tốn

Kế toán

Kế toán

tiếp nhận

dược và

thanh

Tiền

tổng hợp

vật tư y tế

toán

hoạch

Xác định nhu cầu

Tiếp nhận

mua, đặt hàng

bảo quản

Thanh tốn

Đối chiếu,
báo cáo

Theo dõi
cơng nợ

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
[13]

1.3.4 Tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động xác định nhu cầu thuốcvật tư y tế
1.3.4.1 Khái quát việc tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng
Trên cơ sở tổ chức thơng tin kế tốn hoạt động xác định cung ứng, hoạt động
cung ứng, sơ đồ dịng dữ liệu của chu trình cung ứng thuốc- vật tư y tế được mơ tả
như hình. Sơ đồ dịng dữ liệu tổ chức của chu trình cung ứng


23

Hình 1.4 : Sơ đồ dịng dữ liệu chu trình cung ứng
[13]
1.3.4.2 Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua cung ứng thuốc- vật tư y tế
Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời
tất cả các loại thuốc, dịch truyền (nước), vật tư y tế để đảm bảo hoạt động khám chữa
bệnh kịp thời cứu chữa người bệnh. Đặc thù của các bệnh viện trong hệ thống bệnh
viện công lập thường mua thuốc, dịch truyền (nước) theo đấu thầu tập trung tại đơn vị
chủ quản- Sở Y tế, giá thuốc và nhà cung cấp được xác định, ngoài thuốc ra vật tư y tế
được đơn vị tự đấu thầu tại đơn vị hoặc mua trực tiếp đồng thời bao gồm các hoạt động
mua sắm vật tư văn phòng tương tự như trong các doanh nghiệp. Nhu cầu mua được
xác định theo năm tài chính bệnh viện sẽ lập nhu cầu mua cho từng đợt mua cụ thể.
Đồng thời theo dõi tồn kho để lập nhu cầu mua từng đợt cho chính xác.
Phát sinh từ nhu cầu sử dụng thực tế thường xuyên tại các khoa lâm sàng và
cận lâm sàng, tình hình biến động sử dụng thuốc tại Bệnh viện, tình hình tồn kho,
bác sỹ điều trị đề xuất lên Hội đồng thuốc và điều trị nhu cầu sử dụng cho Bệnh
nhân, Hội đồng thuốc thuốc và điều trị tiến hành họp và ra quyết định mua thuốc
theo nhu cầu hợp lý sau đó giao bộ phận khoa Dược có nhiệm vụ lựa chọn đặt hàng