(Luận văn thạc sĩ) tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại trung tâm y tế thành phố quy nhơn, tỉnh bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

TRẦN THỊ MỸ PHƢƠNG

TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG
CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC,VẬT TƢ Y TẾ
TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN,
TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 8 34 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và đƣợc sự
hƣớng dẫn khoa học của TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chƣa cơng bố bất kỳ hình thức
nào trƣớc đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích,
nhận xét, đánh giá đƣợc chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi
rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngồi ra, trong luận văn cịn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
nhƣ số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung luận văn của mình.
Tác giả luận văn

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những năm gần đây hệ thống y tế Việt Nam đƣợc đánh giá là tiếp tục đạt
những thành tựu tiên tiến. Đối với sự phát triển của kinh tế, xã hội thì vai trị
của ngành y tế là khơng thể phủ nhận. Ngành y tế không chỉ đảm bảo sức
khỏe cho con ngƣời lao động, học tập mà còn đảm bảo về chất lƣợng cuộc
sống, tích cực thực hiện đổi mới cơ chế tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y
tế cơng lập gắn với thực hiện lộ trình tiến tới bảo hiểm y tế (BHYT) toàn dân.
Để hoạt động khám chữa bệnh tốt có nhiều yếu tố liên quan trong đó thuốc
đóng vai trị quan trọng góp phần vào thành cơng chung của các cơ sở y tế.
Hoạt động cung ứng thuốc là một trong những hoạt động thƣờng xuyên
của cơ sở y tế. Cung ứng thuốc không kịp thời, đầy đủ và chất lƣợng không
đảm bảo không những gây lãng phí tiền của, mà cịn gây nên những tác hại
đến sức khỏe, thậm chí cịn nguy hiểm đến tính mạng của ngƣời bệnh, ảnh
hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng khám, chữa bệnh của cơ sở y tế.
Nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, trong bối cảnh nguồn
kinh phí thƣờng xuyên do ngân sách Nhà nƣớc cấp hàng nămtheo Nghị định
số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ về cơ chế hoạt động, cơ
chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám
bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cơng lập. Dự tốn ngân
sách giảm dần do đó bên cạnh việc quản lý tăng nguồn thu, tránh thất thốt để
giảm chi phí là yếu tố rất quan trọng.Khoản chi lớn là thuốc vật tƣ, y tế chiếm
phần lớn tỷ lệ góp phần ảnh hƣởng nguồn thu của các cơ sở y tế hiện nay. Chi
phí các khoản phải hợp lý, tiết kiệm và quản lý cung ứng thuốc vật tƣ y tế
không chỉ chất lƣợng mà cịn đảm bảo hiệu quả. Việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin theo dõi việc khám chữa bệnh, cung ứng thuốc và thu viện phí nhằm

2

góp phần quản lý một cách hiệu quả và chính xác.
Ngoài việc theo dõi quản lý về giá thuốc mà quản lý việc mua thuốc, vật
tƣ y tế thừa hay thiếu cũng ảnh hƣởng đến chất lƣợng thuốc hƣớng đến tránh
tình trạng thừa thuốc, vật tƣ y tế quá hạn sử dụng gây lãng phí hoặc bị động
thiếu hụt thuốc, vật tƣ y tế tại cơ sở y tế.Cần có sự nghiên cứu đầy đủ hoạt
động quản lý mua thuốc để lựa chọn những phƣơng thức hợp lý, hiệu quả
nhất trong việc xác định nhu cầu cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế
công lập.
Thuốc, vật tƣ y tế là loại hàng hóa đặc biệt. Cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
nói chung và cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế nói riêng giữ vai trị
vơ cùng quan trọng mang tính quyết định đến cơng tác chăm sóc và bảo vệ
sức khỏe ngƣời bệnh. Thực trạng cung ứng thuốc kém hiệu quả và bất hợp lý
tại các cơ sở y tế đang là một vấn đề bất cập có ảnh hƣởng rất lớn đến chất
lƣợng điều trị và chăm sóc ngƣời bệnh, nó diễn ra khơng chỉ ở các nƣớc
nghèo, các nƣớc đang phát triển mà ngay cả các nƣớc phát triển. Việc lựa
chọn danh mục thuốc hợp lý là một trong các yếu tố mang tính quyết định
trong việc sử dụng thuốc an toàn tại cơ sở y tế.
Tuy nhiên, hiện nay việc cung ứng thuốc, vật tƣ y tế chƣa thật sự chặt
chẽ, thiếu tính chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu, mua sắm tập trung
thuốc, vật tƣ y tế vẫn cịn tình trạng làm thất thốt trong công tác quản lý cung
ứng thuốc, vật tƣ y tế.
Hơn nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình
Định đ có những bƣớc phát triển và có nhiều đổi mới trong mơ hình quản lý
cũng nhƣ các hoạt động của mình. Trung tâm y tế đ chủ động cơ cấu lại bộ
máy tổ chức, tăng cƣờng cơng tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng cao
vai trị của thơng tin kế tốn. Tuy nhiên, việc tổ chức thơng tin kế tốn nói
chung và tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế

3

nói riêng tại đơn vị cịn nhiều hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý
mới. Thông tin kế toán mang lại vẫn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý.
Thực tế Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Địnhđ ứng dụng
cơng nghệ thơng tin (CNTT) phần mềm giải pháp quản lý tổng thể Viettel-His
từ năm 2018 nhƣng mới chỉ đáp ứng cho công tác chuyên mơn khám chữa
bệnh là chủ yếu, cịn tổ chức cơng tác kế tốn hành chính sự nghiệp thì sử
dụng một phần mềm kế toán riêng (phần mềm MISA.NET) mà chƣa đƣợc
tích hợp lại trong cùng một hệ thống thơng tin quản lý thống nhất. Chính vì
đơn vị sử dụng hai phần mềm độc lập phần mềm giải pháp quản lý tổng thể
Viettel-His và phần mềmkế toán MISA.NETnên số liệukế toán khơng có tính
kế thừa, chƣa có sự liên kết cao giữa các bộ phận, khoa phịng dẫn đến cơng
việc cịn chồng chéo, tốn thời gian nhân lực, vật lực, khó khăn trong công tác
kiểm tra, đối chiếu, giám sát các nguồn thu này.
Mặc khác thực tế tại Trung tâm y tế, có rất nhiều loại thuốc và vật tƣ y tế
khác nhau, đa dạng trong về chủng loại trong và ngồi nƣớc vì vậy để kiểm
sốt sự biến động của từng loại mặt hàng, từng khách hàng, tránh tình trạng
thanh tốn nhầm… Vì vậy, tổ chức thơng tin kế tốn nói chung và tổ chức
thơng tin kế tốn chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng tại đơn vị cần
phải hoàn thiện để đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách
hiệu quả, tác giả đ chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế o n on c
cung ứng thuốc, vậ ư y ế

T n

m

n

ế thành phố Q y N ơn, tỉnh

B n Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của mình.
2. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Tổ chức thơng tin kế tốn là một trong các yếu tố quan trọng góp phần
giúp đơn vị quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị. Vấn đề hồn thiện
tổ chức thơng tin kế tốn đ đƣợc nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên
cứu dƣới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau. Riêng đối với


4

lĩnh vực y tế, mà đặc biệt là trong hệ thống các cơ sở y tế, các nghiên cứu về
tổ chức thơng tin kế tốn nói chung, về chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
nói riêng chƣa nhiều. Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kể
đến nhƣ:
Luận văn thạc sĩ của Bùi Thị Yến Linh (2014) đ nghiên cứu về tổ chức
công tác kế tốn tại các cơ sở y tế cơng lập tại tỉnh Quảng Ng i. Nghiên cứu
đ làm rõ một số vấn đề cơ sở khoa học của tổ chức cơng tác kế tốn cũng
nhƣ mơ tả và phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế tốn tại
các đơn vị sự nghiệp cơng lập. Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn
tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ng i một cách có hệ thống. Trên cơ sở
đó, nghiên cứu đề xuất, gợi ý một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng
tác kế tốn tại các bệnh viện cơng lập và trung tâm y tế dự phịng của tỉnh
Quảng Ng i hiện nay. Nghiên cứu của tác giả cũng bƣớc đầu đề xuất hƣớng
hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán theo định hƣớng ERP vào cơ sở y tế công
lập nhƣng chƣa đề cập tổ chức HTTTKT theo định hƣớng này.
Luận văn thạc sĩ của Lê Thị Hạnh Phúc (2014) cũng khái quát các vấn đề
cơ bản về HTTTKT, khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình

cung ứng, từ đó tác giả cũng đƣa ra hƣớng đề xuất tổ chức HTTTKT chu trình
cung ứng thuốc, vật tƣ y tế trong điều kiện tin học hóa tại Bệnh viện. Bên
cạnh đó, luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hữu Anh Thƣ (2015) đ hệ
thống hóa những nghiên cứu lý luận đ có về HTTTKT và giải pháp quản lý
tổng thể bệnh viện. Từ đó đề xuất một số giải pháp tổ chức HTTTKT nhằm
mục đích kiểm sốt và quản lý tốt tồn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng
tốt các nguồn lực và hồn thiện cơng tác kế tốn bệnh viện. Song nghiên cứu
vẫn còn rời rạc, mới chỉ đề cập đến việc tổ chức thơng tin kế tốn theo định
hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện mà chƣa đi sâu vào
tìm hiểu cách thức tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng


5

dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.
Ngoài ra, cịn có các nghiên cứu của Vy Thị Ái Hà (2019) về tổ chức
thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất tại
Bệnh viện Lao và Bệnh Phổi tỉnh Quảng Ngãi; Nghiên cứu của Tô Thị Mỹ
Hạnh (2019) về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc, vật
tƣ y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định. Tuy nhiên, m i cơ sở y tế có
một đặc thù riêng trong việc tổ chức HTTTKT mà các nghiên cứu này chƣa đi
sâu vào một cơ sở y tế cơng lập cụ thể nào.
Có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các cơ sở
y tế nói riêng ở Việt Nam chƣa nhiều. Nhƣng tất cả những nghiên cứu trên
cũng đ phần nào giúp cho tác giả nắm đƣợc những vấn đề cơ bản về tổ chức
HTTTKT trong các cơ sở y tế công lập. Tổ chức HTTTKT trong cơ sở y tế
công lập theo chu trình sẽ xác định đƣợc vai trị nhiệm vụ của từng kế toán,
xác định đƣợc kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào, xử lý và cung cấp
thơng tin cho bộ phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt động của cơ sở y
tế đƣợc tiến hành thông suốt và hiệu quả. Hiện nay các nghiên cứu chủ yếu

tiếp cận theo các phần hành kế toán mà chƣa chú trọng tổ chức thơng tin kế
tốn theo chu trình trong điều kiện ứng dụng CNTT gắn với đặc thù của các
cơ sở y tế trong bối cảnh mới, nhằm đáp ứng u cầu trong quản lý.
Chính vì thế để hoàn thiện và đáp ứng đƣợc nhu cầu về tính thực tiễn của
đề tài phục vụ quản trị một cách hiệu quả, cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn nên
tác giả đ quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức thơng tin kế tốn trong
chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn,
tỉnh Bình Định”.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế.


6

- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu
trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh
Bình Định.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn
trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm y tế thành phố Quy
Nhơn, tỉnh Bình Định.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng thuốc, vật tƣ y tế.
Phạm vi nghiên cứu: Tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình
Định - Thu thập dữ liệu nghiên cứu trong năm 2019.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tinh để đạt đƣợc mục
tiêu nghiên cứu thông qua sử dụng các cách thức, phƣơng pháp cụ thể:
- Phƣơng pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ

chức thơng tin kế tốn nói chung, tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nói riêng tại các cơ sở y tế.
- Phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp l nh đạo, các cán bộ quản lý
khoa/phịng chức năng và những ngƣời làm cơng tác kế tốn tại đơn vị nghiên
cứu để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thơng tin kế tốn trong
chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế đang đƣợc áp dụng tại cơ sở y tế.
- Phƣơng pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thơng tin kế
tốn, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế đối với
các chu trình khác trong tổ chức thơng tin kế tốn.
6. Ý nghĩa của nghiên cứu
Về mặt lý luận, đề tài đ hệ thống hóa, tổng hợp cơ sở lý luận về tổ chức
thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế


7

Về mặt thực tiễn, luận văn đ đánh giá thực trạng về tổ chức thơng tin kế
tốn trong trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành
phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn
thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng của Trung tâm Y tế
thành phố Quy Nhơn. Các giải pháp này có tính thực tiễn và khả thi áp dụng
đƣợc tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
7. Bố cục đề tài
Ngồi phần mở đầu và kết luận, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế tốn trong chu trình
cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại cáccơ sở y tế.
Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình
cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn.

8

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y
TẾ TẠI CÁC CƠ SỞ Y TẾ
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn
Hiện nay đối với bất kỳ tổ chức nào, HTTTKT đều thực hiện việc cung
cấpthông tin cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp quản lý của tổ chức.
Hệ thống thơng tin kế tốn là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ
thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các
phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp
thơng tin kế tốn, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thơng tin góp
phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Nhƣ
vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự
hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu
quả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng
Hạnh, 2011)
1.1.2.Bản chất của hệ thống thông tin kế toán
Để hiểu đƣợc bản chất của HTTTKT trƣớc hết phải xuất phát từ việc
nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng của HTTTKT. Theo đó,
HTTTKT thu thập, ghi nhận, lƣu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu
liên quan khác để tạo ra những thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc lập
kế hoạch, kiểm sốt, phối hợp, phân tích và ra quyếtđịnh.
HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp. Các yếu
tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn có thể đƣợc biểu diễn trên Hình 1.1
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh nhƣ

9

mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh tốn tiền
lƣơng, cơng nợ, đầu tƣ… Thông tin về các dữ liệu đầu vào đƣợc ghi nhận chủ
yếu thơng qua các chứng từ kế tốn.
Cơ sở hạ
tầng CNTT
Dữ liệu
kế tốn

Phần
mềm

Thơng tin
kế tốn

Con
ngƣời

Kiểm sốt
nội bộ

Thủ tục,
quy
trình

Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế tốn

Nguồn: Nguyễn Mạnh Tồn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011)
Quy trình xử lý: bao gồm các bƣớc cơng việc từ thu thập các dữ liệu kế
toán, đến việc phân loại, xử lý, lƣu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để
cung cấp các thơng tin kế tốn. Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn
rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phƣơng pháp kế toán
trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các
phƣơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. Trong điều kiện hạch tốn thủ
cơng, tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của ngƣời
quản lý đơn vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp
thơng tin có thể khác nhau nhƣng đều tuân theo một quy trình xử lý.
-

hi nhận: Là giai đoạn đầu trong quy trình kế tốn, có chức năng thực

hiện thu thập các dữ liệu của đơn vị liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
- Xử lý: Là giai đoạn thứ hai sau khi ghi nhận trong quy trình kế tốn.


10

Trên cơ sở các dữ liệu đ có, căn cứ vào chứng từ, kế toán thực hiện việc xử
lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý.
- B o c o: Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình xử lý kế tốn
nhằm phục vụ cho nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng với sản phẩm đầu ra
là các báo cáo kế toán của đơn vị.
Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau,
trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa
thơng tin theo từng loại đối tƣợng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu

thông tin của ngƣời sử dụng với phƣơng tiện vật chất biểu hiện là hệ thống
các sổ kế tốn.
Đầu ra:là các thơng tin kế tốn đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử dụng,
bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ phục vụ
hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phƣơng tiện biểu hiện
những thông tin tổng hợp và chi tiết đ đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử
dụng là hệ thống báo cáo kế tốn gồm Báo cáo tài chính và các Báo cáo kế
toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của hệ thống thơng tin
kế tốn cịn là tất cả những thơng tin kế tốn cần thiết phục vụ công tác quản
lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể đƣợc phân quyền truy cập.
1.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC CƠ
SỞ Y TẾ
1.2.1. Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành này hƣớng đến đối tƣợng kế
tốn theo đó Nhân viên kế tốn phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập,
kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo
từng đối tƣợng kế tốn thuộc phần hành đó. Cụ thể, kế tốn các phần hành
theo dõi và cung cấp thông tin về số dƣ đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát


11

sinh giảm trong kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng đối tƣợng.
Ví dụ: Với phần hành kế tốn thuốc, vật tƣ y tế, căn cứ vào các số liệu
trên các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán phần hành chi tiết thuốc,
vật tƣ y tế sẽ theo dõi sự biến động về số lƣợng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi
tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình tự thời gian. Tồn bộ chứng từ, các sổ
kế toán chi tiết liên quan đến thuốc, vật tƣdo kế toán vật tƣ quản lý và lƣu trữ.
Cuối kỳ, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ tiến hành kiểm tra, cộng sổ để xác định giá
trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn cho tồn

bộ vật tƣ, hàng hóa, trên cơ sở đó đối chiếu để đảm bảo khớp đúng với số liệu
của kế toán tổng hợp.
Trong các cơ sở y tế thƣờng có các phần hành kế tốn chủ yếu nhƣ:
- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp cơng tác hạch tốn, đối chiếu số liệu
giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết tốn và quản lý.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ: tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi
tiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ cơng nhân
viên, thanh tốn với cơ quan nhà nƣớc, …
- Kế toán tiền lƣơng: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và
chi trả lƣơng và các khoản theo lƣơng, phụ cấp cho cán bộ, viên chức.


12

Trƣởng phịng

Kế tốn tổng hợp

Kế
tốn
thanh
tốn
và
cơng
nợ

Kế
tốn
tiền
lƣơng

Kế
tốn
BH y
tế

Kế
tốn
viện
phí,
bảo
hiểm
ngoại
trú

Kế
tốn
Viện
phí,
bảo
hiểm
nội
trú

Kế
tốn
kho
dƣợc

Kế

tốn
tài
sản

Thủ
quỹ

Hình 1.2. Tổ chức kế toán theo phần hành

hiệu:

Chỉ đạo trực tuyến
Phối hợp chức năng

- Kế tốn viện phí, bảo hiểm nội trú: theo dõi tất cả các khoản thu của
bệnh nhân nằm điều trị nội trú tại cơ sở y tế.
- Kế toán viện phí, bảo hiểm ngoại trú: theo dõi tất cả các khoản thu của
bệnh nhân điều trị ngoại trú nhƣ phí khám bệnh, phí thực hiện các kỹ thuật
cận lâm sàng (xét nghiệm, chụp X quang, siêu âm, điện tim, ...)
- Kế toán Bảo hiểm y tế theo dõi tất cả các khoản thanh tốn với bệnh
nhân có thẻ bảo hiểm y tế.
- Kế toán kho dƣợc theo dõi tất cả các loại thuốc, vật tƣ y tế … nhập xuất


13

tồn tại cơ sở y tế. Định kỳ thực hiện kiểm kê các loại này theo quy định.
Việc tổ chức bộ máy kế toán tại cơ sở y tế nhƣ trên hƣớng đến các đối
tƣợng kế toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thơng
tin về tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn kinh phí trong

q trình hoạt động, phục vụ cho công tác cung cấp thông tin theo từng đối
tƣợng kế tốn, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của đơn vị.
1.2.2. Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình
Việc tổ chức cơng tác kế tốn theo phần hành độc lập đáp ứng đƣợc yêu
cầu về cung cấp thông tin theo từng đối tƣợng kế tốn, lập báo cáo tài chính
và kiểm tra bảo vệ tài sản của cơ sỏ y tế. Tuy nhiên, thơng tin kế tốn cung
cấp ngày càng đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý, điều hành các
hoạt động của cơ sở y tế. Tất cả các bộ phận trong cơ sở y tế đều cần thơng tin
do kế tốn cung cấp và ngƣợc lại kế tốn khơng phải là điểm khởi đầu mà
thƣờng là ghi nhận và tiếp tục xử lý kết quả của các bộ phận khác trong toàn
hệ thống cơ sở y tế. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hành
một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ liệu và
thông tin từ các bộ phận chức năng khác. Hơn nữa việc chia sẻ thông tin giữa
các bộ phận trong điều kiện tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành còn
nhiều hạn chế tại cơ sở y tế.
Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các cơ sở y tế có những cơng
việc lặp đi lặp lại một cách thƣờng xuyên, liên tục theo một trình tự (chu
trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá
nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành
kế tốn. Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm
đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng,
bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần phải tổ
chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công


14

việc đƣợc tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách
nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng
chéo, sai sót.

Trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhƣ hiện nay, nhằm tăng
cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành
kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh
việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các
chu trình. Cách này hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thơng tin kế
tốn trên cơ sở xác định rõ m i loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ
phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo
cáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách
nhanh chóng và chính xác nhất.
Nhiều năm qua, việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình đ có rất nhiều
nghiên cứu, xuất phát từ những công việc đƣợc lặp đi lặp lại một cách thƣờng
xuyên, liên tục qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn theo một trình tự nhất định do
nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện đƣợc nhìn nhận trong quá
trình hoạt động của một đơn vị.
Để đạt đƣợc hiệu quả cao, đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách
đồng bộ, nhịp nhàng cần phải phối hợp giữa các bộ phận chức năng, cá nhân
cùng tham gia vào một chu trình.
Lợi ích của tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình tại các cơ
sở y tế có nhiều thuận lợi nhƣ:
- Tăng cƣờng công tác trao đổi thông tin giữa bộ phận kế tốn và các
phịng, khoa bệnh, giúp việc theo dõi, quản lý dữ liệu và thông tin đƣợc tập
trung, nhờ đó nâng cao hiệu quả cho cơng tác xử lý và chia sẻ thông tin kịp
thời, đầy đủ cho mọi đối tƣợng sử dụng thông tin.
- Giúp tăng cƣờng công tác giám sát, kiểm tra giữa L nh đạo với các bộ


15

phận góp phần hạn chế những sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng, nhiệm

vụ nhất định trong bệnh viện, trên cơ sở đó xác định trách nhiệm cụ thể của từng
cá nhân, từng khoa, phòng trực thuộc trong quá trình hoạt động tại đơn vị.
1.2.3. Các chu trình trong các cơ sở y tế
Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, hệ thống thông tin kế tốn có thể
đƣợc tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình cung ứng, chu trình doanh
thu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Căn cứ vào đặc điểm hoạt
động của cơ sở y tế có thể đƣợc tổ chức thành 04 chu trình cơ bản (Huỳnh Thị
Hồng Hạnh, 2015):
- Chu trình cung ứng: liên quan chủ yếu đến các hoạt động mua thuốc,
các thiết bị vật tƣ y tế, hóa chất ngồi ra cũng bao gồm các hoat động mua
sắm vật tƣ văn phòng.Nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất
lƣợng và tƣ vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc an tồn, hợp lý.
Do đó, tƣơng tự nhƣ các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung
ứng trong cơ sở y tế có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tƣ y tế và thanh
toán tiền cho NCC. Đối với các cơ sở y tế chƣa có phịng Vật tƣ - Trang thiết
bị y tế thì ngƣời đứng đầu các cơ sở đó giao nhiệm vụcung ứng, theo dõi,
quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo về thuốc, vật tƣ y tế.
-C

n k

m và đ ều trị: có chức năng chính là ghi nhận các nghiệp

vụ phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch vụ kỹ
thuật và các dịch vụ y tế khác. Chu trình khám và điều trị đƣợc xem là cầu nối
giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng. Các chức năng của chu
trình khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhƣng cơ
bản bao gồm các bƣớc nhƣ: Tiếp nhận bệnh nhân, thực hiện các xét nghiệm
hoặc dịch vụ kỹ thuật, điều trị nội trú, thanh toán ra viện.
- Chu trình thu viện phí:với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch

16

vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật đ cung cấp để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền
viện phí. Chu trình này gồm ba bƣớc: Xác định viện phí cho m i bệnh nhân,
thu viện phí, báo cáo viện phí.
- Chu trình tài chính:có chức năng chính là huy động và sử dụng nguồn
kinh phí một cách có hiệu quả. HTTTKT cơ sở y tế trong chu trình này có
nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, sử dụng
cũng nhƣ theo dõi nhằm cung cấp thơng tin về tình hình biến động của từng
loại tài sản phục vụ công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của
đơn vị.
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong cơ sở y tế sẽ xác định đƣợc
nhiệm vụ, vai trò của từng kế tốntheo chu trình, xác định sẽ xử lý,tiếp nhận
thông tin bộ phận nàovà cung cấp thông tin cho đối tƣợng nàođể đảm bảo
hoạt động trong chu trình của cơ sở y tế đƣợchiệu quả và tiến hành thơng
suốt. Bên cạnh đó, để theo dõi và cung cấp thơng tin về từng đối tƣợng kế
tốn việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo từng phần hành là cần thiết
để tiếp cận hệ thống thông tin kế tốn theo chu trình. Các đối tƣợng sử dụng
thơng tin kế toán trong cách tiếp cận này hƣớng đến việc xác định rõ từng loại
thơng tin kế tốn cần cung cấp cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một
chu trình để tổ chứctheo dõi, ghi nhận, báo cáo, phân quyền truy cập khai
thácthơng tin, dữ liệu một cáchchính xác, nhanh chóng nhất. Cách tiếp cận
nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình là một cách tiếp cận mới,
mang ý nghĩa to lớn trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốnvà kiểm sốt
nội bộ để phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT. Ví dụ, trong chu trình cung
ứng, kế tốn dƣợc tham gia vào và có quan hệ với các bộ phận nhận hàng,
mua hàng, chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện chức
năng mua và nhập kho thuốc, vật tƣ y tế phục vụ cho việc khám và điều trị.

Mặt khác, kế toán dƣợc cũng đồng thời tham gia vào chu trình thu viện phí,


17

có mối quan hệ chia sẻ thơng tin và phối hợp với các bộ phận nhận thuốc, hóa
chất, thực hiện y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịch
truyền… đối với bệnh nhân xác định viện phí đầy đủ chính xác.
1.3. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH
CUNGỨNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ TẠI CƠ SỞ Y TẾ
1.3.1.Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng thuốc vật tƣ y tế
Chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế chủ yếu là hoạt động mua thuốc,
các thiết bị vật tƣ y tế và cũng là chu trình liên quan đến hoạt động mua sắm
vật tƣ văn phịng và thanh tốn với nhà cung cấp. Các nhân tố tham gia chủ
yếu vào chu trình cung ứng là NCC, bộ phận mua hàng, nhận hàng, các bộ
phận có nhu cầu, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền ngân
hàng, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp và ngân hàng.
Mục tiêu của chu trình cung ứng:
- Đảm bảo yêu cầu việc đặt và nhận thuốc, vật tƣ y tế đúng về chất
lƣợng, số lƣợng, thời gian theo đơn đặt hàng và đƣợc bảo quản cho đến khi
đƣa vào sử dụng . Chứng từ, hóa đơn đi kèm với thuốc, vật tƣ y tế đảm bảo là
chính xác, đầy đủ và hợp pháp; theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng
đƣợc khấu trừ và thời gian cụ thể; số tiền phải thanh toán với từng NCC trên
sổ kế toán chi tiết phải trả ngƣời bán;
- Các loại chi phí đƣợc ghi chép và phân loại một cách chính xác và
nhanh chóng; tất cả các khoản phải chi trả đảm bảo đều chính xác, hợp lývà
kịp thời;
Các cơ sở y tế công lập phải xác định nhu cầu thuốc trong cả năm tài
chính để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải đƣợc đấu
thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định. Theo đó, chu trình cung ứng

thuốc gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu mua
thuốc, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh toán NCC.


18

1.3.2. Chức năng của chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, nhằm tăng
cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành
kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong cơ sở y tế, bên cạnh việc
tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu
trình. Cách này hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn
trên cơ sở xác định rõ m i loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận
chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo
hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thơng tin đó một cách nhanh
chóng và chính xác nhất.
Tƣơng tự nhƣ các doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh
vực khác nhau. Chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế có 2 chức năng cơ bản
bao gồm: Chu trình cung ứng (kế hoạch mua thuốc và xác định nhu cầu đặt
mua), theo dõi thanh toán và thanh toán nhà cung cấp. Chức năng và hoạt
động chủ yếu của các chu trình này đƣợc mơ tả trong Bảng 1.1.
Bảng 1.1. Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của chu trình cung ứng
thuốc, vật tƣ y tế

Chu trình

Chức năng

Hoạt động

1. Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
Mục đích chủ yếu - Nhu cầu
của chu trình cung mua thuốc
ứng thuốc, vật tƣ y - Xác định
tế là tạo sự thuận
đặt mua
tiện cho việc mua
thuốc
thuốc, vật tƣ y tế
đúng chất lƣợng,
chủng loại và số
lƣợng tránh tồn kho
thừa thiếu lãng phí.

- Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tƣ y
tế
+ Nhận biết nhu cầu thuốc, vật tƣ y tế:
So sánh số lƣợng tồn kho hiện tại với kế
hoạch sử dụng từng loại hàng tồn kho
trong thời gian sắp tới hoặc số lƣợng tồn
kho tối thiểu để xác định nhu cầu thuốc,
vật tƣ y tế cần; bộ phận yêu cầu mua
hàng xác định lƣợng nhu cầu mua và lập
yêu cầu mua hàng


19

Những mục tiêu
chính của mục đích

này là:
- Ghi nhận các phiếu
yêu cầu hàng kịp
thời và chính xác.
- Kiểm tra nhận
hàng, xử lý hàng
đúng chất lƣợng,
đúng yêu cầu
- Giao hàng cho các
bộ phận yêu cầu
đúng ngày theo quy
định.

+ Nhận phiếu yêu cầu mua hàng: Hoạt
động này đƣợc thực hiện tại bộ phận
Khoa dƣợc của cơ sở y tế. Các bộ phận
yêu cầu (phòng ban) liên quan lập phiếu
yêu cầu theo nhu cầu thực tế và dự kiến
chi tiết cụ thể từng loại thuốc, vật tƣ y tế
đúng quy cách, đúng chủng loại.
- Tổ chức đấu thầu mua thuốc, vật tƣ y
tế: Theo quy định hiện nay các cơ sở y tế
mua thuốc thông thƣờng đều phải qua
đấu thầu.

+ Đặt hàng: Khoa Dƣợc của cơ sở y tế
tiếp nhận phiếu yêu cầu của bộ phận yêu
cầu, kiểm tra tình hình phát sinh nhu cầu
thực tế thuốc. Sau khi xác định nhu cầu
các mặt hàng thuốc phải cung ứng, xác

định giá thuốc, lựa chọn NCC; bộ phận
mua hàng tiến hành tổ chức đấu thầu
Riêng đối với vật tƣ y tế không đấu thầu
tập trung, đơn vị lựa chọn nhà cung cấp,
thảo luận các điều kiện giao hàng, thanh
toán và ký kết hợp đồng.
+ Nhận hàng, nhập kho và bảo quản
thuốc, vật tƣ y tế: bộ phận nhận hàng
(gồm cả thủ kho) tiến hành làm thủ tục
kiểm tra, nhận thuốc, vật tƣ y tế và nhập
kho thuốc, vật tƣ y tế hoặc chuyển giao
đến bộ phận sử dụng có liên quan; bảo
quản lƣợng thuốc, vật tƣ y tế trong kho
- Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng
theo phiếu yêu cầu của bộ phận yêu cầu


20

- Phân bổ số lƣợng thuốc, vật tƣ nhanh
chóng, đáp ứng nhu cầu của bộ phận
yêu cầu tại cơ sở y tế.
2. Theo dõi cơng nợ và thanh tốn
Tồn bộ chứng từ
mua thuốc của NCC
(đơn hàng, hóa đơn,
hợp đồng) đƣợc
chuyển đến phịng
kế tốn

- Theo dõi Xác nhận nghĩa vụ thanh tốn và theo
cơng nợ dõi cơng nợ phải trả: Căn cứ bộ chứng
NCC
từ nhận hàng, hóa đơn mua hàng, kế
- Thanh toán tiến hành kiểm tra, xác nhận nghĩa
toán cho vụ thanh tốn và theo dõi cơng nợ phải
trả cho nhà cung cấp
NCC
- Theo dõi công nợ: Theo dõi thanh tốn
theo từng hóa đơn, hợp đồng thuốc, vật
tƣ y tế và kết chuyển số dƣ nợ khách
hàng vào cuối kỳ.
Xử lý các nghiệp vụ bất thƣờng: Khi
thuốc, vật tƣ y tế không đúng tiêu chuẩn,
hoặc thiếu hoặc thừa so với đơn đặt
hàng. Trả lại hoặc giảm giá thuốc, vật tƣ
y tế; chiết khấu mua hàng hoặc các
khoản chi phí phát sinh liên quan đến
việc mua thuốc, vật tƣ y tế.
- Thanh toán nhà cung cấp: Đến thời
điểm thanh toán, kế toán thanh toán tiến
hành làm các thủ tục cần thiết để thanh
tốn tiền hàng cho NCC bằng hình thức
chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)
1.3.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc,
vật tƣ y tế
Chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT trong chu trình cung ứng là
hạch tốn tổng hợp và chi tiết tình hình nhập kho, kiểm sốt q trình cung

21

ứng, định kỳ đối chiếu với khoa Dƣợc/phòng thiết bị, vật tƣ y tế, theo dõi
thanh toán, thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theo
yêu cầu quản lý. Liên quan đến công việc của các bộ phận, cá nhân nhƣ: cơ
quan quản lý cấp trên, nhà cung ứng, các khoa, phịng có nhu cầu, bộ phận
quản lý kho (dƣợc, vật tƣ y tế), kế toán dƣợc, kế toán hàng tồn kho, kế toán
thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp.
KHOA DƢỢC

Bộ
phận
lập kế
hoạch

Sở Y tế

Xác định nhu
cầu mua, đặt
hàng

KẾ TỐN

Bộ
phận
tiếp
nhận

Kế tốn
dƣợc và
vật tƣ y
tế

Tiếp
nhận bảo
quản

Kế
tốn
thanh
tốn

Kế tốn
Tiền

Thanh
tốn

Kế
tốn
tổng
hợp

Đối
chiếu,
báo cáo

Theo

dõi
cơng nợ
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)


22

Bộ phận kế tốn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế có trách
nhiệm ghi nhận, xử lý, phân tích, lƣu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến sự biến động của từng đối tƣợng cung ứng, theo dõi tình hình nhập xuất
tồn, tạm ứng, hồn trả, … cung cấp các thông tin cho nhà quản trị thông qua
báo cáo.
Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảo
quản thuốc và vật tƣ y tế thuộc chức năng của khoa Dƣợc/phòng vật tƣ, thiết
bị y tế. Các chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT các cơ sở y tế là hạch
tốn tình hình nhập kho, theo dõi và thực hiện thanh toán cho các NCC. Mối
quan hệ về chức năng giữa bộ phận cung ứng (ở đây lấy minh họa là khoa
Dƣợc) và phịng Kế tốn trong chu trình cung ứng tại các cơ sở y tế đƣợc mô
tả tại hình 1.3 ở trên (Nguyễn Mạnh Tồn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015).
1.3.4. Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế
1.3.4.1. Tổ chức thông tin lập kế ho ch cung ứng
Đây là quy trình thống nhất cách thức đặt đơn hàng đúng kế hoạch đ
lập, giảm thiểu số lần gọi thuốc trong tháng, đảm bảo chất lƣợng theo yêu
cầu.
- Xác định nhu cầu và lập dự trù: Thủ kho Khoa dƣợc căn cứ vào số
lƣợng hàng tồn trong kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến động: các
tác động làm cho việc sử dung thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ nhƣ dịch
bệnh…), lƣợng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối thiểu cơ sở y tế đ thỏa thuận

với nhà thầu tiến hành Lập dự trù mua thuốc (bảng 2.3) và chuyển Trƣởng
khoa phê duyệt. Hàng đƣợc đặt theo lịch dự kiến đầu năm và bổ sung đột xuất
hàng tuần tháng, quý.
- Trƣởng khoa Dƣợc căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, ký phê duyệt
số lƣợng thuốc, vật tƣ y tế


23

1.3.4.2. Tổ chức

ôn

n đấu thầu mua thuốc

Theo quy định hiện hành, các bệnh viện công mua thuốc đều phải qua
đấu thầu do Sở Y tế thực hiện tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, hoặc do
bệnh viện đa khoa tuyến tỉnh đƣợc chọn đứng ra đấu thầu hoặc đơn vị tự tổ
chức đầu thầu. Phòng Thiết bị - Vật tƣ y tế căn cứ nhu cầu lập đơn đặt hàng
và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Tổ chức đấu thầu do Sở Y tế thực hiện đấu thầu tập trung cho hạng mục
thuốc. Riêng hạng mục vật tƣ y tế cơ sở y tế tiến hành lựa chọn chọn NCC
(không qua đấu thầu). Kiểm tra thông tin về NCC, liên lạc với NCC về khả
năng cung cấp giao hàng; xin ý kiến Trƣởng khoa Dƣợc khi NCC khơng có
khả năng giao hàng theo yêu cầu.
1.3.4.3. Tổ chức thông tintiếp nhận thuốc
Hàng về bộ phận kiểm nhập, kiểm nghiệm kho tiến hành kiểm tra đối
chiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, kiểm tra đơn giá, quy cách, hạn dùng tại
thời điểm nhập kho. Bộ phận nhập kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cụ thể
từng mặt hàng, từng kho làm căn cứ xác định số lƣợng tồn kho dự trữ và xác

định trách nhiệm vật chất của thủ kho.Căn cứ chứng từ hóa đơn tiến hành
phân loại nhập theo khu vực kho theo quy định tại đơn vị, trên chứng từ phải
kiểm tra có tất cả các chữ ký của bộ phận cá nhân có liên quan. Phân kho theo
loại thuốc tân dƣợc, đơng dƣợc để hạch tốn tổng hợp, chi tiết đồng thời ghi
sổ kế toán cho từng loại thuốc cụ thể:
Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lƣợng
thuốc do bộ phận dƣợc của cơ sở y tế phụ trách. Các thủ tục nhập kho đƣợc
tiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dƣợc để tổng
hợp và phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan.
Thực hiện nghiêm túc quy chế dƣợc về quản lý, bảo quản, kiểm nhập
thuốc, theo dõi hạn dùng của thuốc. Tất cả các khoa trong cơ sở y tế có sử