Bài tập học phần phân tích thiết kế hệ thống phân tích và thiết kế hệ thống quản lý trang thiết bị tại kí túc xá

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QN SỰ
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

Trình Đức Khanh
Lớp mơn học: AAS7182020.001

BÀI TẬP HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI KÍ TÚC XÁ

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh

HÀ NỘI,08/2020


Lời nói đầu
Ngày nay, cơng nghệ thơng tin đã được ứng dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực của
cuộc sống. Với tốc độ và tính chính xác, máy tính đã giúp con người tận dụng hiệu quả
thời gian, giảm nhân lực và cải thiện chất lượng công việc. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào các đơn vị, trường học giúp nâng cao hiệu quả rõ rệt trong công tác quản lý.
Với sự phát triển của xã hội, thời buổi cơng nghiệp hóa- hiện đại hóa thì việc quản
lý các cấp trong một hệ thống đòi hỏi sự nhanh nhạy, chính xác, tiện dụng và nâng cao
hiệu quả trong quá trình quản lý. Hiện tại, nhiều cơ quan, tổ chức, trường học, hệ thống
quản lý vẫn chưa được tin học hóa, dẫn đến mất rất nhiều thời gian và cơng sức quản lý.
Do đó, em quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý trang thiết
bị tại kí túc xá” làm bài tập lớn mơn học Phân tích thiết kế hệ thống. Với mong muốn hệ
thống có thể làm giảm số lượng cơng việc của nhân viên và tiết kiệm chi phí cũng như
thời gian trong công tác quản lý.

Với kinh nghiệm từ thực tiễn và kiến thức còn hạn chế, tuy đã cố gắng nỗ lực hết
mình nhưng đề tài của em vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được
những đóng góp về thiếu sót của em từ thầy cơ và các bạn để em có thể rút kinh nghiệm
và phát triển hệ thống một cách tốt nhất có thể.
Em xin chân thành cảm ơn!


Mục lục


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
-

-

-

1.1.3.
-

Mô tả hệ thống
Nhiệm vụ cơ bản
Quản lý trang thiết bị các phòng ở của sinh viên tại kí túc xá
Theo dõi, đánh giá tình trạng của thiết bị
Quản lý thêm mới thiết bị
Quản lý sửa chữa thiết bị
Báo cáo, thống kê, đánh giá trang thiết bị

Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
Bộ phận quản lý thiết bị:
• Quản lý số lượng thiết bị tại các phịng
• Kiểm tra, đánh giá tình trạng thiết bị định kỳ
• Yêu cầu sửa chữa thiết bị
• Yêu cầu bổ sung thiết bị mới nếu cần
• Thống kê, báo cáo định kỳ
Bộ phận sửa chữa thiết bị:
• Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa, lắp đặt từ đội quản lý thiết bị
• Lập danh sách thiết bị cần sửa chữa
• Đánh giá thẩm định thiết bị nào sửa chữa được, thiết bị nào cần thay thế mới
• Lập biên bản nghiệm thu
• Thống kê, báo cáo về việc sửa chữa thiết bị
Bộ phận quản lý kho thiết bị:
• Tiếp nhận yêu cầu thêm mới thiết bị từ đội quản lý thiết bị
• Lập hóa đơn nhập/xuất thiết bị
• Báo cáo, thống kê định kỳ
Quy trình xử lý
Yêu cầu bổ sung thiết bị: Nếu sinh viên tại các phịng có nhu cầu lắp đặt thêm
thiết bị để phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt hàng ngày thì sẽ phải viết đơn xin bổ
sung thiết bị mới (1) (MB01) gửi lên bộ phận quản lý thiết bị chờ ký phê duyệt
yêu cầu (2). Sau khi đã phê duyệt, bộ phận quản lý thiết bị sẽ chuyển đơn xuống
bộ phận quản lý kho. Bộ phận kho thiết bị tiếp nhận sau đó kiểm kê thiết bị trong
kho (3). Lúc này sẽ có 2 trường hợp:
• TH1: Hiện tại kho đang thiếu trang thiết bị mà bộ phận quản lý thiết bị yêu
cầu. Bộ phận quản lý kho sẽ lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị (4) (MB02)
chuyển lên ban quản lý chờ xác nhận. Sau khi xác nhận sẽ tiến hành nhập mới
thiết bị (5)
• TH2: Thiết bị yêu cầu đã có sẵn trong kho. Bộ phận quản lý kho lập phiếu
xuất kho (6) (MB03) chuyển các thiết bị được yêu cầu lại cho nhân viên kỹ

thuật tiến hành lắp đặt và cập nhật lại tình trạng kho (7). Sau khi lắp đặt xong
nhân viên kỹ thuật sẽ lập phiếu bàn giao thiết bị (8) (MB04) và hóa đơn mua
mới thiết bị(MB05) cho sinh viên trưởng phịng ký xác nhận. Sinh viên sẽ phải
mang hóa đơn đến phịng tài vụ đóng tiền mua thiết bị
- u cầu sửa chữa thiết bị: Nếu trong quá trình sử dụng, thiết bị tại phịng bị
hỏng hóc thì sinh viên phịng đó phải lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị (9)
(MB06) gửi lên bộ phận quản lý thiết bị xin ký xác nhận rồi chuyển đến bộ phận
sửa chữa thiết bị. Sau khi tiếp nhận yêu cầu bộ phận sửa chữa sẽ lập danh sách
các thiết bị cần phải sửa chữa (10) (MB07) và tiến hành thẩm định tình trạng
thiết bị (11).
• TH1: Nếu thẩm định thấy thiết bị có khả năng sửa chữa được sẽ tiến hành sửa
chữa thiết bị (12). Khi dã sửa chữa xong đội sửa chữa sẽ lập phiếu nghiệm thu
kết quả sửa chữa (13) (MB08) gửi lại cho bộ phận quản lý thiết bị để cập nhật
tình trạng thiết bị (14) trong danh sách thiết bị của từng phịng(MB09).
• TH2: Nếu thẩm định thấy thiết bị khơng cịn khả năng sửa chữa bộ phận sửa
chữa sẽ lập danh sách các thiết bị hỏng không thể sửa chữa (15) (MB10) gửi
lại cho bộ phận quản lý thiết bị. Bộ phận quản lý thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu
thay mới thiết bị (16) (MB11) cho sinh viên kí nhận rồi chuyển đến bộ phận
kho. Bộ phận quản lý kho lập phiếu xuất kho (17) (MB03) chuyển các thiết bị
được yêu cầu lại cho nhân viên kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị mới (18).
Sau khi lắp đặt xong nhân viên kỹ thuật sẽ lập phiếu bàn giao thiết bị (19)
(MB04).
- Nhập thiết bị vào kho: Khi số thiết bị trong kho không đủ đáp ứng các yêu cầu
bộ phận kho sẽ lập danh sách yêu cầu nhập bổ sung thiết bị (20) (MB02) gửi lên
bộ phận quản lý thiết bị. Sau khi được phê duyệt bộ phận kho sẽ làm việc với nhà
cung cấp tiến hành nhập hàng (21). Nhà cung sẽ chuyển thiết bị đã được đặt đến
kho cùng với hóa đơn nhập hàng(MB12). Kho sẽ ký xác nhận và cập nhật tình
trạng kho (22) rồi chuyển qua phịng tài vụ thanh tốn.

- Kiểm tra đánh giá thiết bị hàng năm: Bộ phận quản lý thiết bị sẽ lấy thông tin
danh sách thiết bị hiện đang được sử dụng tại các phòng giao cho tổ kỹ thuật. Tổ
kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá thiết bị từng phòng (23). Sau khi kiểm tra
sẽ tổng hợp kết quả gửi cho bộ phận quản lý thiết bị. Bộ phận quản lý thiết bị sẽ
cập nhật lại tình trạng thiết bị (24) rồi lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị định
kỳ (25) (MB13) gửi lên ban quản lý kí túc xá.


1.1.4. Mẫu biểu
- MB01: Đơn xin bổ sung thiết bị mới

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN XIN BỔ SUNG THIẾT BỊ
Kính gửi: Bộ phận quản lý thiết bị
Đơn vị sử dụng thiết bị: ……………………
Do nhu cầu cải thiện nâng cao điều kiện sinh hoạt để có mơi trường học tập làm
việc tốt hơn, phòng:……. Xin được bổ sung các thiết bị sau
ST
T

Tên thiết bị

Số lượng

Loại thiết bị

Ghi chú

…., ngày…tháng,…năm….

Bộ phận quản lý thiết bị

Đơn vị sử dụng thiết bị


-

MB02: Đơn yêu cầu mua bổ sung thiết bị vào kho
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
ĐƠN ĐỀ NGHỊ NHẬP MỚI THIẾT BỊ VÀO KHO

Kính gửi: Ban quản lý
Dựa trên tình hình hiện tại của kho và nhu cầu sử dụng thiết bị, tại kho đang thiếu
các thiết bị sau:
STT

Tên thiết
bị

Thông
số kỹ
thuật

Số
lượng

Đơn giá Nhà
cung
cấp

Ghi chú

Bộ phận kho xin đề nghị ban quản lý xem xét và phê duyệt việc mua mới thiết bị
bổ sung để đảm bảo việc hoạt động của kho cũng như đảm bảo trang thiết bị
phục vụ cho mọi hoạt động thiết yếu.
….., ngày…tháng…năm…
Đơn vị yêu cầu


-

MB03: phiếu xuất kho
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
PHIẾU XUẤT KHO

Kính gửi: Ban quản lý
Đơn vị nhận thiết bị: …………….
STT

Mã thiết
bị

Tên thiết
bị

Số lượng

Bộ phận

tiếp nhận

Tình
trạng
thiết bị

…., ngày…tháng…năm…
-

Người lập báo cáo
MB04: Phiếu bàn giao thiết bị
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU BÀN GIAO THIẾT BỊ
STT

Mã thiết
bị

Tên thiết
bị

Bộ phận
tiếp nhận

Thời
gian

Tình
trạng

thiết bị

…., ngày…tháng,…năm….
Người lập báo cáo
-

Đơn vị tiếp nhận

MB05: Hóa đơn mua mới thiết bị
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HĨA ĐƠN MUA THIẾT BỊ
STT

Tên thiết

Thơng

Số

Nhà

Đơn giá


bị

số kỹ
thuật

lượng

cung
cấp

Tổng tiền:
…., ngày…tháng,…năm….
Người lập báo cáo

-

Đơn vị tiếp nhận

MB06: phiếu yêu cầu sửa chữa thiết bị
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA THIẾT BỊ
Kính gửi: Bộ phận sửa chữa thiết bi
Đơn vị sử dụng thiết bị: ……………………
Danh sách thiết bị cần sửa chữa:
STT

Mã
Tên
thiết bị thiết bị

Tình trạng

Nội dung sửa chữa

Ghi chú

….,, ngày…tháng..năm….
Đơn vị sử dụng thiết bị
-

MB07: Danh sách các thiết bị cần phải sửa chữa
DANH SÁCH THIẾT BỊ CẦN SỬA CHỮA
ST
T

-

Mã thiết bị

Tên
thiết bị

Loại
thiết bị

Tình
trạng

Ghi chú

MB08: Phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN
NGHIỆM THU THIẾT BỊ ĐÃ ĐƯỢC SỬA CHỮA ĐƯA VÀO SỬ DỤNG


Bên sửa chữa:
Bên sử dụng:
Bộ phận tiếp nhận thiết bị:
Chúng tôi đồng ý ký biên bản bàn giao thiết bị với các nội dung sau:
STT

Mã
thiết
bị

Tên
thiết
bị

Chi
tiết
hỏng

Nội
dung
sửa

Chi tiết Người Ngày sửa
thay thế sửa

Ghi chú

Chúng tơi nhất trí xác nhận việc đã bàn giao thiết bị đã được sửa
……, ngày…. tháng…năm….
Đơn vị tiếp nhận thiết bị
Bộ phận sửa chữa


-

MB09: Danh sách thiết bị theo từng phòng
DANH SÁCH THIẾT BỊ THEO TỪNG PHÒNG

Đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản:…………………..
ST
T

-

Mã thiết bị

Tên
thiết bị

Loại
thiết bị

Số lượng

Tình

trạng

Ghi chú

MB10: Danh sách thiết bị đã hỏng khơng thể sửa chữa
Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
DANH SÁCH THIẾT BỊ HỎNG
KHƠNG SỬA ĐƯỢC

Kính gửi: Ban quản lý
Sau khi tiếp nhận yêu cầu sửa chữa từ bộ phận quản lý trang thiết bị phòng máy và
đã khảo sát kiểm tra. Chúng tôi đưa ra được danh sách các thiết bị đã hỏng không
sửa được.
STT

Mã
Tên
Loại
Lý do
thiết bị thiết bị thiết bị hỏng

Ban quản lý thiết bị

Đơn vị
sử dụng

Ghi
chú

…..,ngày….tháng…năm…
Người lập báo cáo


-

MB11: Phiếu đề nghị thay mới thiết bị

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
ĐỀ NGHỊ THAY MỚI THIẾT BỊ
Kính gửi: Bộ phận quản lý thiết bị
Đơn vị yêu cầu:
Sau một thời gian sử dụng thiết bị, có xảy ra các vấn đề và bộ phận đã đề nghị sửa
chữa. Tuy nhiên do thiết bị khơng cịn khả năng sử dụng cũng như sửa chữa, nên
bộ phận đề nghị được thay mới các thiết bị sau:
STT

Mã thiết
bị

Bộ phận quản lý thiết bị

Tên thiết bị Số lượng

Lý do thay
thế
….., ngày…tháng…năm
Đơn vị sử dụng thiết bị

-

MB12: Hóa đơn Nhập hàng

(Nhà cung cấp)
Chuyên cung cấp: ……………………………
Địa chỉ: ………………………….
Web: ……………………
Tel: ………………………………
Mobile: …………………………
Email: ……………………………
HÓA ĐƠN MUA THIẾT BỊ
Số hiệu: ……………
Người mua: …………………….
Số điện thoại: ………………………...
Hình thức thanh tốn: ……………………………
STT

Tên
thiết
bị

Loại
thiết bị

Hãng
sản
xuất

Số
lượng

Đơn giá

Thành tiền

1
2
3
…

Tổng tiền: ………
……., ngày ….
tháng …. năm 20…
Người mua hàng

Người bán hàng


1.2.
Mơ hình hóa hệ thống
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
- Ký hiệu sử dụng:

-

Mơ hình:

1.2.2. Biểu đồ hoạt động
- Ký hiệu:


-

Biểu đồ:
• Yêu cầu bổ sung thiết bị:


•

Yêu cầu sửa chữa thiết bị:


•

Nhập thiết bị vào kho:


•

Kiểm tra đánh giá thiết bị hàng năm:


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
-

Bước 1: Danh sách những chức năng có thể có của hệ thống
(1) Viết đơn xin bổ sung thiết bị mới
(2) Phê duyệt yêu cầu
(3) Kiểm kê thiết bị trong kho
(4) Lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(5) Nhập mới thiết bị
(6) Lập phiếu xuất kho
(7) Cập nhật lại tình trạng kho
(8) Lập phiếu bàn giao thiết bị
(9) Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị
(10)Lập danh sách các thiết bị cần phải sửa chữa
(11)Thẩm định tình trạng thiết bị
(12)Sửa chữa thiết bị
(13)Lập phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa
(14)Cập nhật tình trạng thiết bị
(15)Lập danh sách các thiết bị hỏng không thể sửa chữa
(16)Lập phiếu yêu cầu thay mới thiết bị
(17)Lập phiếu xuất kho
(18)Lắp đặt thiết bị mới
(19)Lập phiếu bàn giao thiết bị
(20)Lập danh sách yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(21)Nhập hàng
(22)Cập nhật tình trạng kho
(23)Kiểm tra đánh giá thiết bị từng phịng
(24)Cập nhật lại tình trạng thiết bị
(25)Lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị định kỳ


-

Bước 2: Loại bỏ những chức năng trùng lặp
(1) Viết đơn xin bổ sung thiết bị mới
(2) Phê duyệt yêu cầu
(3) Kiểm kê thiết bị trong kho
(4) Lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(5) Nhập mới thiết bị
(6) Lập phiếu xuất kho
(7) Cập nhật lại tình trạng kho
(8) Lập phiếu bàn giao thiết bị
(9) Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị
(10)Lập danh sách các thiết bị cần phải sửa chữa
(11)Thẩm định tình trạng thiết bị
(12)Sửa chữa thiết bị
(13)Lập phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa
(14)Cập nhật tình trạng thiết bị
(15)Lập danh sách các thiết bị hỏng không thể sửa chữa
(16)Lập phiếu yêu cầu thay mới thiết bị
(17)Lắp đặt thiết bị mới
(18)Nhập hàng
(19)Kiểm tra đánh giá thiết bị từng phòng
(20)Lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị định kỳ

-

Bước 3: Gom nhóm những chức năng đơn giản
(1) Viết đơn xin bổ sung thiết bị mới
(2) Phê duyệt yêu cầu
(3) Lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(4) Lập phiếu xuất kho

(5) Cập nhật lại tình trạng kho
(6) Lập phiếu bàn giao thiết bị
(7) Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị
(8) Sửa chữa thiết bị
(9) Lập phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa
(10)Cập nhật tình trạng thiết bị
(11)Lập danh sách các thiết bị hỏng không thể sửa chữa
(12)Lập phiếu yêu cầu thay mới thiết bị
(13)Lắp đặt thiết bị mới
(14)Nhập hàng
(15)Kiểm tra đánh giá thiết bị từng phòng
(16)Lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị định kỳ


-

Bước 4: Loại bỏ chức năng khơng có ý nghĩa với hệ thống
(1) Viết đơn xin bổ sung thiết bị mới
(2) Phê duyệt yêu cầu
(3) Lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(4) Lập phiếu xuất kho
(5) Cập nhật lại tình trạng kho
(6) Lập phiếu bàn giao thiết bị
(7) Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị
(8) Sửa chữa thiết bị
(9) Lập phiếu nghiệm thu kết quả sửa chữa
(10)Cập nhật tình trạng thiết bị
(11)Lập danh sách các thiết bị hỏng không thể sửa chữa
(12)Lập phiếu yêu cầu thay mới thiết bị
(13)Nhập hàng

(14)Kiểm tra đánh giá thiết bị từng phòng
(15)Lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị định kỳ

-

Bước 5: Chuẩn hóa lại tên
(1) Yêu cầu bổ sung thiết bị
(2) Xác nhận các yêu cầu
(3) Lập đơn yêu cầu nhập bổ sung thiết bị
(4) Lập phiếu xuất kho
(5) Cập nhật tình trạng kho
(6) Lập phiếu bàn giao thiết bị
(7) Yêu cầu sửa chữa thiết bị
(8) Sửa chữa thiết bị
(9) Lập phiếu nghiệm thu sửa chữa
(10)Cập nhật tình trạng thiết bị
(11)Lập danh sách thiết bị hỏng
(12)Lập phiếu yêu cầu thay mới thiết bị
(13)Nhập hàng
(14)Kiểm tra đánh giá thiết bị
(15)Lập báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị

2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức có 3 bộ phận là: bộ phận quản lý thiết bị, bộ phận
quản lý kho, bộ phận sửa chữa nên có thể chia thành 3 nhóm chức năng: quản lý
thiết bị, quản lý kho và quản lý sửa chữa


Yêu cầu bổ sung thiết bị
Xác nhận các yêu cầu

Yêu cầu sửa chữa thiết bị

Quản lý thiết bị

Cập nhật tình trạng thiết
bị
Kiểm tra đánh giá thiết
bị
Lập báo cáo kết quả
kiểm tra thiết bị
Lập đơn yêu cầu nhập bổ
sung thiết bị
Lập phiếu xuất kho
Cập nhật tình trạng kho
Lập phiếu bàn giao thiết
bị
Nhập hàng
Sửa chữa thiết bị
Lập phiếu nghiệm thu
sửa chữa
Lập danh sách thiết bị
hỏng
Lập phiếu yêu cầu thay
mới thiết bị

2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng
-

Ký hiệu:

Quản lý kho

Quản lý sửa chữa

Quản lý trang thiết bị tại
kí túc xá



-

Sơ đồ phân rã chức năng: