Tài liệu Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I) pptx

Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (Phần I)
1. Hỗ trợ trả lời nhanh

Nếu bạn làm công việc quản lý email cho một tờ báo, một công ty, hoặc cho bưu điện thì nghĩa
là hàng ngày - bạn sẽ nhận được hàng trăm email gửi đến. Hiện nay, phần lớn các thư ấy không
được trả lời vì đơn giản là không đủ thời gian để làm việc đó. Tuy nhiên, với các công ty tư
nhân, thì người nhân viên bắt buộc phải trả lời thư, ít nhất cũng là thông báo cho người khách
hàng biết là thư của họ đã đến nơi hay chưa. Và bạn phải làm gì khi liên tục trả lời cho hàng trăm
thư với cùng một nội dung? Nếu dùng Gmail, bạn có thể sử dụng tính năng Canned Responses
để giúp bạn làm việc ấy. Cách khởi động tính năng ấy như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau
đó đánh chọn Enable cho mục Canned Responses, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, bạn nhấn nút Compose để soạn một lá thư mới, tiếp đó bạn chỉ việc đơn giản nhấn
chuột lên mục Canned responses (ngay cạnh chữ Attach a file), sau đó chọn New canned
response…rồi điền nội dung trả lời vào bên trong khung hiện ra. Nhấn OK để lưu lại. Bạn có thể
tạo ra bao nhiêu nội dung trả lời sẵn cũng được bằng cách tiếp tục chọn mục New canned
response… và điền tiếp những nội dung trả lời bạn muốn. Cuối cùng, bạn gửi lá thư có các thông
tin “trả lời nhanh” này cho chính mình.


Tiếp theo, khi bạn muốn trả lời nhanh cho các thư, bạn chỉ việc vào Canned responses và tìm
đến nội dung trả lời tương thích rồi chọn Save > OK. Tiếp đó, trong thư nháp (draft) có một lá
thư với tựa đề là nội dung trả lời nhanh, bây giờ bạn mở thư nháp ấy ra rồi gửi cho người kia là
xong. Nếu muốn xóa một nội dung nào trong Canned responses thì bạn tìm đến nội dung trả lời
ấy rồi chọn Delete là được.


Người kia sẽ nhận được thư theo một cách rất đặc biệt, trước tiên, phần nội dung thư sẽ là nội
dung họ đã gửi cho bạn, còn tiêu đề thư lại là phần nội dung trả lời sẵn mà bạn đã xây dựng trước
đó. Khi ấy, người nhận thư sẽ “cảm động” vì bạn đã ghi nhớ được địa chỉ email của họ và reply

trong một thư khác rất trân trọng.


2. Vặn chuột để…xem thư

Để xem thư theo cách bình thường trong Gmail, bạn chỉ việc đơn giản bấm chuột lên từng lá thư
để mở nó ra. Nhưng bạn có muốn mở thư nhanh hơn theo một cách đặc biệt hơn không? Theo
đó, để mở thư mới, bạn chỉ việc vặn chuột là xong. Đây là một cách rất hay giúp bạn xem các thư
có file đính kèm nhiều hình bên trong vì nó giúp bạn xem được các hình một cách liên tục hơn.
Muốn thế, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Mouse gestures, nhấn
Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, khi đang mở một lá thư nào đó và bạn muốn chuyển qua lá thư kế tiếp, bạn chỉ việc
nhấn chuột phải rồi kéo chuột qua bên phải hoặc lên trên - khi ấy, một mũi tên hiện ra và khi bạn
nhả chuột thì lá thư kế tiếp sẽ được mở. Tương tự, để quay lại lá thư trước đó thì bạn cũng nhấn
chuột phải rồi kéo chuột qua trái hoặc xuống dưới rồi buông chuột là xong.



3. Đặt chữ kí trước nội dung thư cũ

Theo thông lệ, khi bạn nhận được một lá thư nào đó thì khi reply lại lá thư đó, nội dung chữ ký
sẽ được đặt ở ngay cuối cùng của nội dung lá thư (nghĩa là sau cả phần nội dung thư của người
khác) và đây là một bất tiện lớn vì người nhận thư bạn sẽ nhầm lẫn không biết chữ ký đó là của
ai.

Bây giờ, điều bạn cần là đặt chữ ký của mình ngay trước phần nội dung thư của người khác để
người nhận mới có thể phân biệt được đâu là chữ ký và thư của bạn, đâu là chữ ký và thư của
người khác. Yêu cầu ấy sẽ được thực hiện khi bạn kích hoạt tính năng “Đặt chữ kí trước nội

dung thư cũ” trong Gmail. Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn
Enable cho mục Signature tweaks, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, khi bạn chọn reply lại một thư nào đó, thì chữ ký sẽ được đưa lên đầu lá thư, rất tiện lợi
phải không?


4. Ngày giờ theo ý muốn

Bình thường, Gmail sẽ hiển thị ngày giờ theo chuẩn của khối quốc gia Âu - Tây là tháng (tiếng
Anh), ngày, năm còn giờ thì chỉ là PM với AM khiến nhiều người không quen sẽ gặp khó khăn
khi sử dụng Gmail. Vì thế, cách tốt nhất là bạn nên chuyển các kiểu ngày giờ trong Gmail sang
chuẩn Việt Nam để bạn dùng Gmail hiệu quả hơn.


Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Custom date
formats, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, bạn hãy vào lại mục Settings > General, trong dòng Date format - bạn hãy chọn kiểu
định dạng ngày là 31/12/2007 còn Time format là 16:30. Nhấn Save Changes, bây giờ, ngày giờ
các thư trong Gmail đã được đưa về chuẩn Việt Nam và bạn sẽ không phải gặp phải những khó
khăn do “bất đồng văn hóa thời gian” nữa.


5. Di chuyển các khung nội dung

Hiện giờ, Gmail đã thiết lập các nút bấm phía trên hộp thư để bạn có thể truy xuất dễ dàng các
nhãn. Việc chat trong Gmail thì cũng không nhiều vì ít bạn bè. Các thanh địa chỉ, thư mời thì

chẳng được dùng đến bao giờ….Những thứ ấy khiến cho bố cục Gmail của bạn trở nên rất…
rườm rà. Vì thế, sao bạn không “quẳng” mấy thứ ấy đi nơi khác để Gmail không gọn gàng hơn.


Cách làm như sau, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho 3 mục Right-side
chat, Right-side labels, và Navbar drag and drop nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.

Bây giờ, bạn sẽ thấy trong Gmail “mới” của mình, các khung Labels và khung Chat đã được
“rinh” quan bên phải nên hộp thư sẽ trông rất gọn gàng. Nếu bạn muốn di chuyển thêm các
khung khác nữa, bạn chỉ việc kéo thả nó đến vị trí bạn muốn là xong. Một lưu ý, là tính năng kéo
thả này chỉ áp dụng cho Gmail đã cài Google Gears và khởi động tính năng Offline mà thôi.


6. Cố định một font chữ

Nhiều người soạn thư với nhiều font chữ và nhiều kích thước, màu sắc khác nhau khiến cho lá
thư rất khó đọc và rườm rà. Trong những trường hợp ấy, bạn có thể thiết lập Gmail để nó tự động
chuyển tất cả font chữ về một chuẩn duy nhất để lá thư bạn trông thẩm mĩ và…dễ đọc hơn.
Muốn thế, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Fixed width font, nhấn
Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, khi gặp một lá thư nhiều font chữ, màu sắc rối mắt - bạn chỉ việc vào Reply > Show in
Ixed width font là ngay lập tức, lá thư sẽ được đưa về một chuẩn font duy nhất.


7. Trả lời thư cho mọi người cùng một lúc

Đây là một tính năng rất độc đáo vì nó giúp đưa nút Reply to all lên trên cùng của tùy chọn trả
lời thư nhằm giúp cho bạn có thể gửi phần trả lời của mình cho tất cả mọi người chỉ với một

click chuột. Cách khởi động tính năng này cũng rất dễ, trước tiên, bạn vào Settings > Labs sau
đó đánh chọn Enable cho mục Default ‘Reply to all’, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.


Bây giờ, khi một thư được gửi cho nhiều người xuất hiện trong hộp thư của bạn, bạn chỉ việc mở
nó ra, ở góc bên phải - nút Reply to all sẽ hiện ra, và bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút này để
chuyển sang chế độ trả lời thư hàng loạt là xong.


8. Quản lý hàng trăm tài khoản Gmail cùng lúc

Bạn có rất nhiều tài khoản Gmail để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau và bạn muốn quản lý
chúng cùng lúc. Bạn muốn chỉ cần một click chuột là biết được mỗi hộp thư trong hàng trăm hộp
thư kia, mỗi hộp thư có bao nhiêu thư mới, bao nhiêu thư rác,…Tất cả điều này sẽ được thực
hiện dễ dàng với Firefox và một extension của nó. Extension này tải tại
, sau khi dùng Firefox mở địa chỉ này, bạn hãy nhấn chuột lên nút Add to Firefox > Allow >
Install Now.


Sau khi cài đặt, bạn hãy khởi động lại Firefox, sau đó - ở góc bên phải, phía dưới trình duyệt sẽ
có biểu tượng của Gmail ở đó. Bạn nhấn chuột phải lên đó rồi chọn Change Username/Password
và điền tên sử dụng lẫn mật khẩu của từng hộp thư Gmail vào trong khung. Sau này, bạn có thể
nhấn chuột lên biểu tượng ấy là ngay lập tức tất cả hộp thư Gmail của bạn sẽ được kiểm tra xem
có thư mới hay không để bạn theo dõi dễ dàng hơn.


9. Biết file đính kèm trong Gmail là file gì

Khi bạn muốn tìm một tài liệu chứa đính kèm trong một lá thư nào đó, bạn sẽ nhận thấy vô cùng
gian nan vì phải mở từng lá thư để kiểm tra. Tuy nhiên, nếu biết được định dạng của file đính

kèm trong các lá thư thì bạn sẽ bớt được một nửa thời gian tìm kiếm. Cách thực hiện cũng rất
đơn giản, bạn chỉ cần có Firefox (tải tại Sau đó, bạn mở Firefox lên
rồi vào nhấn phím Add to Firefox > Allow, chờ vài giây rồi nhấn
Install trong pop-up hiện ra. Tương tự, bạn vào để cài tiếp công cụ hỗ
trợ thứ hai cho Gmail.



Bây giờ, khi bạn quay lại hộp thư của mình, lá thư nào có đính kèm file thì biểu tượng của file ấy
sẽ hiện ra ngay bên cạnh lá thư giúp bạn biết nó là loại file gì. Hơn thế nữa, việc biết được thư
chứa file gì còn giúp bạn cảnh giác được các thư lạ nhưng lại đính kèm file thực thi vì biết đâu
trong đó có virus. Chẳng hạn, trong hình bên dưới, bạn sẽ thấy rõ ràng rằng mặc dù Gmail không
cho gửi các file dạng .exe và .zip nhưng nếu biết cách vẫn có thể gửi được các file đó. Như vậy
đừng bao giờ nghĩ rằng Gmail của bạn có thể chống lại mọi virus.


Những tính năng hữu ích nhất trong Gmail (phần II)
(Theo Dân trí )
Gmail theo đánh giá hiện nay, là hộp thư tốt nhất trên thế giới. Tiếp đây là những tính năng ẩn hữu ích
nhất của Gmail mà bạn không thể bỏ qua.
>> Nh ữ ng tính năng h ữ u ích nh ấ t trong Gmail (Ph ầ n I)
10. Tô màu cho nhãn trong Gmail
Gmail cung cấp cho chúng ta tính năng tạo nhãn để phân loại thư tốt hơn nhưng trường hợp gì sẽ xảy
ra nếu bạn có thật nhiều nhãn. Lúc ấy, bạn sẽ cần thêm một mã màu nữa để các nhãn phân biệt dễ
dàng hơn. Công cụ giúp bạn làm việc ấy chính là Custom Label Colors. Để khởi động công cụ này, bạn
vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Custom Label Colors, nhấn Save Changes để lưu
lại chọn lựa.

Bây giờ, để tô màu cho một nhãn, bạn tìm đến mục Labels, sau đó nhấn chuột lên phía ngoài cùng của
một nhãn nào đó. Khi ấy, một pop-up hiện ra, và bạn hãy chọn màu cho nhãn bằng cách bấm chọn lên

khung vuông bạn thích. Nếu muốn loại bỏ màu ra khỏi một nhãn, bạn chọn Remove color là xong. Bạn
cũng có thể đặt lại tên cho nhãn bằng cách chọn mục Edit name rồi điền tên mới vào khung hiện ra là
xong.

11. Tạo tài liệu mới
Google phát triển ra bộ công cụ office của riêng mình có thể sử dụng trực tuyến và là một thay thế
đáng kể cho bộ office trong máy tính khi bạn phải di chuyển nhiều và không có điều kiện sử dụng máy
tính của riêng mình. Vì thế, nếu sử dụng Gmail, thì bằng cách sử dụng công cụ Create a Document, bạn
sẽ có thể trực tiếp truy xuất bộ office của Google ngay trong hộp thư của mình. Để khởi động công cụ
này, bạn vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Create a Document và Google Docs
gadget, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.

Bây giờ, khi bạn mở Gmail lên, ở phía dưới cùng bên tay trái có một khung tên là Google Docs sẽ hiện
ra. Trong này có các tài liệu của bạn lưu trên bộ office Google, và muốn mở tài liệu nào – bạn nhấn
chuột lên nó là xong. Bạn có thể thay đổi nội dung hiển thị các file bằng cách chọn mục Hiển thị rồi bấm
chọn lên mục mà bạn thích. Nếu muốn tạo tài liệu mới, bạn chọn mục Mới rồi bấm chọn loại tài liệu
muốn tạo hoặc khi bạn đang mở một lá thư – bạn cũng có thể tạo mới tài liệu bằng cách nhấn chuột
liên kết Create a document là xong. Để xem toàn bộ tài liệu trong bộ office Google của mình, bạn nhấn
chuột lên nút Tất cả tài liệu là xong

12. Đánh dấu thư
Theo mặc định, Gmail cho phép bạn đánh dấu thư bằng cách đặt trước lá thư ấy một ngôi sao màu
vàng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng lâu dài thì một “sao” dường như vẫn chưa đủ để đánh dấu
hàng trăm ngàn lá thư trong hộp thư của bạn. Lúc ấy, bạn mong sao có thể đánh dấu thật nhiều “sao”
cho các thư khác nhau để dễ dàng phân loại chúng hơn. Mong muốn đó của bạn sẽ được thực hiện với
tính năng Superstars trong Gmail. Trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho
mục Superstars, nhấn Save Changes để lưu lại chọn lựa.

Bây giờ, bạn hãy quay trở lại inbox của mình rồi nhấn chuột lên ngôi sao màu trắng trước lá thư đi,
ngay lập tức bạn sẽ thấy ngôi sao ấy được chuyển sang màu vàng. Nhưng chưa hết, nếu bạn nhấn

chuột thêm một lần nữa thì ngôi sao đó tiếp tục được chuyển sang màu đỏ. Và mỗi lần bạn nhấn
chuột thì một màu khác hoặc một biểu tượng khác sẽ xuất hiện thay thế cho ngôi sao ấy. Bằng cách
này, bạn sẽ dễ dàng phân loại được các thư một cách dễ dàng và logic.

13. Đưa hình của bạn vào Gmail
Khi bạn chat bằng Yahoo messenger thì công cụ này có tính năng đưa hình cá nhân làm avarta để người
khác trông bạn như thế nào và đây cũng là cách để mọi người dễ dàng nhớ ra bạn là ai. Và bạn cũng
muốn đưa hình của mình vào khung chat trong Gmail để mọi người có thể nhớ bạn lâu hơn. Muốn
thực hiện, bạn chỉ việc vào Settings > Labs sau đó đánh chọn Enable cho mục Pictures in chat, nhấn
Save Changes để lưu lại chọn lựa.
Tiếp theo, bây giờ bạn vào lại Settings > General, trong mục My picture, bạn nhấn chuột lên liên kết
Select a picture. Trong pop-up hiện ra, nếu hình trong máy tính, bạn nhấn nút Browse rồi tìm đến tấm
hình mà mình muốn chọn làm ảnh đại diện trong Gmail. Nếu hình muốn lấy nằm trong bộ sưu tập trên
Picasa thì bạn chuyển qua mục Picasa Web Albums rồi bấm chọn hình trong danh mục hiện ra. Nếu
hình nằm trên một trang web nào đó, bạn chuyển qua mục Web Address (URL) và điền link của tấm
ảnh vào khung trống. Sau khi đã chọn xong ảnh, Gmail sẽ tải ảnh đó lên máy chủ rồi xuất ra một khung
tinh chỉnh kích thước để bạn canh lại các khung hình để chọn phần ảnh nào bạn muốn dùng làm avarta
(trong trường hợp ảnh đưa lên quá lớn). Sau khi chọn xong, bạn nhấn nút Apply Changes để lưu lại
chọn lựa.

Bây giờ, khi liên lạc bằng chat trong Gmail, thì hình mà bạn chọn sẽ được tự động gán ngay trước tên
của bạn.

14. Xem thư Gmail khi không…nối mạng
Gmail là cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng tuyệt vời và ngày càng nhiều người chuyển sang sử dụng
hộp thư này. Hôm nay, Gmail lại trình làng cho bạn một tính năng “mới cáu” nữa - ấy chính là hỗ trợ
việc xem thư ngay cả khi máy tính không nối mạng.
Bạn có thể đọc thư Gmail ngay cả khi không online bằng cách mở tính năng lưu trữ thư của Gmail vào
trong máy tính của mình. Muốn thế, trước tiên bạn vào Settings > Labs, trong mục Offline, bạn đánh
chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes. Khi đó, chữ Offline sẽ hiện ra ở góc phải của hộp thư

Gmail. Bạn hãy nhấn chuột lên chữ ấy, trong pop-up hiện ra, bạn bấm chọn Install

Tiếp theo, bạn chỉ việc tải công cụ Google Gears về máy bằng cách nhấn chuột lên nút Install Gears >
Agree and Download trong cửa sổ hiện ra. Sau khi cài đặt xong, bạn nhấn nút Restart Browsers Now để
bắt đầu sử dụng công cụ xem thư offline của Gmail. Lúc ấy, ngay trong lần đăng nhập đầu tiên vào
Gmail, một pop-up hiện ra, bạn đánh chọn mục I trust this site. AIIow it to use Gears rồi nhấn Allow để
bắt đầu sử dụng Gmail hỗ trợ xem offline.
Bây giờ, Gmail sẽ tiến hành các bước cuối cùng để thực hiện việc xem thư Gmail offline. Trong pop-up
hiện ra, đánh chọn Desktop, Start menu, Quick launch bar rồi nhấn OK để tiếp tục.

Trong quá trình tải, nếu có đường truyền internet yếu, bạn có thể tiến hành tải từng phần của từng lá
thư, lúc đó bạn chỉ việc nhấn chuột lên liên kết Go into Flaky Connection Mode là xong. Còn nếu đường
truyền mạnh, thì bạn chuyển qua dạng kết nối Leave Flaky Connection Mode. Để tạm ngừng việc tải
thư, bạn hãy nhấn chuột lên liên kết Pause sync for next hour. Khi muốn tải lại, bạn bấm chọn Sync
now là được. Nếu không muốn sử dụng công cụ xem thư Gmail offline nữa, bạn nhấn chọn Disable
Offline Gmail > Keep nếu muốn giữ lại các thư Gmail offline vừa tải được, còn chọn Remove thì tất cả
thư Gmail dùng để xem offline vừa tải về máy sẽ bị xoá hết – bạn nên dùng cách này để bảo đảm an
toàn cho các tài liệu thư mang tính riêng tư của mình.

15. Ghi nhớ lá thư quan trọng
Bằng cách sử dụng Gmail, bạn có thể ghi nhớ lại các lá thư quan trọng mà không cần dùng đến công cụ
ghi nhãn. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs, trong mục Quick
Links bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes.

Bây giờ, muốn ghi nhớ lá thư nào, bạn hãy mở nó ra rồi trong khung Quick Links - bạn nhấn chuột lên
liên kết Add Quick Link. Trong khung hiện ra, trước tiên, bạn đặt tên để nhận diện lá thư ấy, sau nhấn
nhấn OK. Bây giờ, danh sách các thư quan trọng sẽ được đưa vào trong Quick Links và bạn có thể mở
nó bất kỳ lúc nào. Nếu không quan tâm lá thư nào nữa, bạn nhấn chuột lên chữ X bên cạnh link của nó
trong Quick Links là xong.
16. Nuôi rắn trong…Gmail

Sau một hồi làm việc trong mail, chắc chắn là bạn cần thư giãn. Khi ấy, bạn chỉ việc …đi bắt rắn trong
Gmail. Nhưng trước tiên, bạn hãy vào Settings > Labs, trong mục Old Snakey bạn đánh chọn lệnh
Enable rồi bấm nút Save Changes.

Bây giờ, khi cần đi…bắt rắn, bạn hãy nhấn nút Shift + &, lúc đó chuồng nuôi rắn sẽ xuất hiện, bạn dùng
các phím mũi tên để di chuyển rắn đi ăn mồi. Khi rắn đủ mập, bạn có thể lôi rắn ra làm…thịt. Rất thú vị
phải không?
17. Ghi nhớ việc quan trọng trong Gmail
Bạn có những việc quan trọng phải làm và muốn dùng Gmail để “báo” cho bạn khi đến đúng lúc để bạn
có đủ thời gian để chuẩn bị làm những việc ấy. Cách tốt nhất là bạn hãy khởi động tính năng “lịch báo
thức” được cài sẵn trong Gmail. Trước tiên, bạn vào Settings > Labs, trong mục Google Calendar gadget
bạn đánh chọn lệnh Enable rồi bấm nút Save Changes.

Bây giờ, bạn kéo chuột xuống dưới, ở phía bên tay trái có một khung tên Google Calendar xuất hiện.
Để Gmail nhắc nhở mình việc gì trong tương lai, bạn chỉ việc nhấn chuột lên liên kết Add rồi điền
những thông tin mà bạn định làm trong tương lai vào khung trống, chọn thời gian rồi bấm Quick Add là
xong. Sau này, khi đến gần đến thời điểm diễn ra công việc thì Gmail sẽ báo cho bạn biết.

18. Thay đổi giao diện cho Gmail
Để thay đổi giao diện cho Gmail, bạn hãy vào Settings > Themes rồi bấm chọn lên một dạng giao diện
mình thích, ngay lập tức Gmail sẽ được khoác một bộ áo rất đẹp.

19. Thêm màu cho nhãn trong Gmail
Muốn thêm màu cho nhãn trong Gmail, sau khi bạn đã cài đặt công cụ hỗ trợ có tại
và vào trong Firefox thì bạn chỉ việc mở Gmail
lên bằng trình duyệt này. Tiếp đó, khi bạn nhấn chuột lên bảng màu bên cạnh một nhãn bất kỳ, bạn sẽ
thấy lệnh Add custom colors, lúc đó - bạn chỉ việc nhấn chọn lên lệnh này rồi đặt thêm màu mới cho
các nhãn. Chẳng hạn, Gmail chỉ cho mặc định chữ trắng nền đỏ để dùng làm màu cho nhãn, nhưng với
tính năng mới này trong Firefox, bạn có thể đặt đủ loại nhãn với đủ loại màu mình thích.