Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sài Gòn Phú Quốc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
--------------

PHẠM THANH THẢO

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÀI GÒN PHÚ QUỐC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng – Năm 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
--------------

PHẠM THANH THẢO

HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÀI GÒN PHÚ QUỐC

Chuyên ngành : Kế tốn
Mã số

: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN HỮU PHÚ

Đà Nẵng – Năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn trực tiếp, hết sức tận tình của
TS. Nguyễn Hữu Phú cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong
Cơng ty Cổ phần Sài Gịn Phú Quốc đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực
hiện luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN

Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu đã
nêu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, kết quả nghiên cứu là trung thực và
chƣa đƣợc ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn

Phạm Thanh Thảo


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC CÁC HÌNH
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU ............................................................................................................................ 1
1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................... 3
5. Bố cục của luận văn............................................................................................ 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................................................ 6
1.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN .............................. 6
1.2 VAI TRỊ CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP .............................................................................................................................. 6
1.3 Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH
NGHIỆP .............................................................................................................................. 7
1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN ...................................... 8
1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán ..................................... 8
1.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán................................ 14
1.4.3 Tổ chức chế độ sổ kế toán............................................................... 15


1.4.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán ............. 16
1.4.5 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................. 18
1.4.6 Tổ chức kiểm tra kế toán................................................................. 22
1.4.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ............................................... 25
1.4.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin ................................................................................ 25
1.4.9 Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán.................... 28
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ............................................................................................. 31
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÀI GỊN PHÚ QUỐC ......................................... 32

2.1 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SÀI GỊN PHÚ QUỐC ...................................................... 32
2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .......................................................... 32
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của CÔNG TY .............................................. 35
2.1.3 Quy mô và tổ chức sản xuất ..................................................................... 36
2.1.3.1 Kết quả kinh doanh .................................................................. 36
2.1.3.2 Tổ chức sản xuất ................................................................................ 38
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý .................................................................. 39
2.2 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÀI GÒN
PHÚ QUỐC ...................................................................................................................... 44
2.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn tại Cơng ty .................... 44
2.2.1.1 Chế độ chứng từ về lao động tiền lương ....................................... 45
2.2.1.2 Chế độ chứng từ về hàng tồn kho ................................................... 47
2.2.1.3 Chế độ chứng từ về tiền tệ ................................................................ 48
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tại Cơng ty ............. 49
2.2.3 Tổ chức chế độ sổ kế tốn tại Cơng ty................................................... 50


2.2.3.1 Sơ đồ hạch tốn trên máy tính theo hình thức nhật ký chứng từ
............................................................................................................................................. 52

2.2.3.2 Trình tự ghi chép kế tốn theo theo hình thức nhật ký chứng
từ....................................................................................................................... 52
2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế tốn tại Cơng
ty .......................................................................................................................................... 53
2.2.5 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty ..................................................... 54
2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế tốn tại Cơng ty ..................................................... 59
2.2.7 Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế tại Cơng ty ................................ 62
2.2.8 Tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Công ty .......................................................... 63

2.2.9 Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế tốn tại Cơng ty
.......................................................................................................................... 65
2.2.9.1 Nơi lưu trữ chứng từ ................................................................ 65
2.2.9.2 Thời hạn lưu trữ, bảo quản chứng từ tại Công ty....................... 65
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................................................. 68
CHƢƠNG 3. HỒN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ
TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SÀI GỊN PHÚ QUỐC .......................... 69
3.1 MỤC ĐÍCH VÀ NGUN TẮC HỒN THIỆN .......................................... 69
3.1.1 Mục đích ........................................................................................................ 69
3.1.2 Ngun tắc hồn thiện .............................................................................. 69
3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ
TỐN TẠI CƠNG TY .................................................................................................. 70
3.2.1 Hồn thiện tổ chức vận dụng chế độ chứng từ tại Công ty .............. 70
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tại Cơng
ty ............................................................................................................................... 72
3.2.3 Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty .................................. 73


3.2.4 Hồn thiện tổ chức kiểm tra tại Cơng ty .............................................. 78
3.2.5 Hoàn thiện tổ chức trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ
cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại Công ty .................................. 78
3.2.6 Hoàn thiện tổ chức lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế tốn
tại Cơng ty ......................................................................................................................... 79
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ............................................................................................. 81
KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

Tên bảng

bảng
2.1.
2.2.
2.3.
3.1.

Tổng nguồn vốn đầu tƣ từ năm 1997 đến nay
Tổng kết quả kinh doanh của Cơng ty cổ phần Sài Gịn
Phú Quốc từ năm 2013 – 2015
Bảng giá từng loại phịng tại Cơng ty
Danh mục hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại Cơng ty
(bổ sung)

Trang
33
36
38
73


DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Số hiệu
biểu đồ

2.1.

2.2.

Tên biểu đồ
Biểu đồ tổng nguồn vốn đầu tƣ từ năm 1997 đến nay tại
Cơng ty cổ phần Sài Gịn Phú Quốc
Biểu đồ tổng kết quả kinh doanh của Cơng ty cổ phần Sài
Gịn Phú Quốc từ năm 2013 – 2015

Trang

34

37


DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

Tên hình

hình
2.1.

Phần mềm kế tốn KTVAS tại Cơng ty cổ phần Sài Gịn
Phú Quốc

Trang

51


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

Tên sơ đồ

sơ đồ

Trang

1.1.

Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung

19

1.2.

Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán

20

2.1.
2.2.
3.1.

Sơ đồ bộ máy tổ chức Cơng ty cổ phần Sài Gòn - Phú
Quốc
Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty
Sơ đồ bộ máy kế tốn kết hợp kế toán thanh toán kiêm kế
toán tổng hợp và kế toán quản trị

39
55
74


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Thực hiện chính sách đổi mới của Đảng và Nhà Nƣớc đang tiến hành để
phát triển đất nƣớc theo định hƣớng nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế
thị trƣờng có định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Thực hiện chủ trƣơng đổi mới ấy,
nền kinh tế Việt Nam đã có sự phát triển và tăng trƣởng đáng kể, từng bƣớc
đẩy lùi lạm phát, đời sống nhân dân đƣợc cải thiện rõ rệt. Sự đổi mới mạnh
mẽ ấy không chỉ thể hiện ở sự kết hợp thích ứng các quy luật vận động của
nền kinh tế thị trƣờng mà cụ thể hơn là áp dụng các chính sách kinh tế vào hệ
thống quản lý kinh tế tài chính ở khu vực doanh nghiệp.
Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang chuyển mình
mạnh mẽ sau nhiều sự kiện kinh tế. Sự thay đổi đầy biến động về tình hình
kinh tế xã hội của tồn thế giới cũng có ảnh hƣởng khơng nhỏ đối với nền
kinh tế của Việt Nam. Đặc biệt là sau khi chính thức đƣợc cơng nhận là thành
viên thứ 150 của WTO - tổ chức thƣơng mại thế giới, Việt Nam ta đứng trƣớc
những cơ hội vô cùng to lớn để có thể khẳng định mình phát triển tốt hơn

nhƣng cũng ẩn chứa rất nhiều khó khăn thử thách không dễ dàng. Nhất là
trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nhà hàng khách sạn hiện nay. Sự ra đời của
hàng loạt các nhà hàng khách sạn đã làm sôi động thêm thị trƣờng cung ứng
du lịch làm tăng thêm bầu khơng khí cạnh tranh vốn đã gay gắt của thị trƣờng
này.
Đối với Cơng ty Cổ phần Sài Gịn Phú Quốc, tổ chức cơng tác kế tốn có
vai trị tính tốn, ghi chép các hoạt động kinh tế - tài chính phát sinh rồi xử lý,
tập hợp, cung cấp thơng tin về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh, tình hình tài chính để phân tích số liệu kế toán giúp Đại hội đồng cổ


2

đông đƣa ra các quyết định hợp lý, kịp thời về kinh tế nhằm tìm kiếm lợi
nhuận cho Cơng ty. Ngồi ra, cơng tác kế tốn cịn cung cấp tồn bộ thơng tin
về hoạt động kinh tế - tài chính ở Công ty để giúp lãnh đạo Công ty điều
hành, quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính đạt hiệu quả cao thơng qua
việc phân tích các thơng tin kế toán để đánh giá đƣợc hoạt động sản xuất kinh
doanh, thực trạng tài chính và dự tốn khả năng phát triển của Công ty.
Tổ chức công tác kế tốn trong Cơng ty có ý nghĩa quan trọng, nó đảm
bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu, phát huy
vai trò trong quản lý và trở thành công cụ quản lý kinh tế đắt lực của Công ty.
Nhận thấy đƣợc tầm quan trọng đó em quyết định chọn đề tài: “Hồn
thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sài Gịn Phú Quốc”
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Tổng hợp hố cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế tốn trong doanh
nghiệp.
- Phản ánh tình hình thực tế tổ chức kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sài Gịn
Phú Quốc.
- Vận dụng những kiến thức về tổ chức công tác kế tốn nhằm đƣa ra

những giải pháp giúp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần
Sài Gòn Phú Quốc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Tình hình Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
Cổ phần Sài Gịn Phú Quốc
- Phạm vi nghiên cứu:
Thời gian nghiên cứu: Các tài liệu và số liệu của Công ty Cổ phần Sài
Gịn Phú Quốc trong năm 2013 đến 2015.
Khơng gian nghiên cứu: Cơng ty Cổ phần Sài Gịn Phú Quốc


3

4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu của đề tài, tác giả đã sử dụng phƣơng
pháp luận duy vật biện chứng và nhiều phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ:
- Phƣơng pháp điều tra: thu thập số liệu, đối tƣợng điều tra là các chuyên
gia, nhà quản lý, nhân viên kế tốn làm việc trong Cơng ty Cổ phần Sài Gòn
Phú Quốc.
- Phƣơng pháp phỏng vấn: phỏng vấn đối với một số lãnh đạo, cán bộ
quản lý, kế toán trƣởng và nhân viên kế toán đang làm việc tại Công ty.
- Phƣơng pháp quan sát, phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu và phƣơng
pháp phân tích để thu thập, phân tích dữ liệu và lý giải các vấn đề về Hệ
thống kế toán cũng nhƣ thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ
phần Sài Gịn Phú Quốc
5. Bố cục của luận văn
(Gồm bao ba chƣơng, tên chƣơng)
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham
khảo, đề tài đƣợc cấu thành 3 chƣơng nhƣ sau:
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong các nghiên cứu trƣớc đây về tổ chức kế toán, các tác giả chủ yếu
đề cập đến nguyên lý và nguyên tắc chung về tổ chức kế toán; đặc điểm tổ
chức kế tốn trong một số loại hình doanh nghiệp đặc thù.
Vấn đề tổ chức kế toán trong các đơn vị doanh nghiệp, Vụ Chế độ kế
toán - Bộ tài chính đã ban hành chế độ cụ thể hƣớng dẫn thực hành kế tốn
trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp tổ chức cơng tác
kế tốn nói riêng, đã đƣợc nhiều giáo trình, tài liệu, cơng trình khoa học, luận
án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ kinh tế nghiên cứu.
Trong những năm qua, nhiều cơng trình khoa học các cấp, nhiều luận án
tiến sĩ, thạc sĩ kinh tế cũng đã nghiên cứu các vấn đề về tổ chức cơng tác kế
tốn trong các doanh nghiệp. Mỗi cơng trình nghiên cứu vấn đề này trên các


4

góc cạnh khác nhau và giải quyết đƣợc những yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong
việc bổ sung thêm hay làm sáng tỏ hơn về lý luận cũng nhƣ thực tiễn của tổ
chức cơng tác kế tốn trong các loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt là trong các
luận án tiến sĩ, thạc sĩ đã đề xuất đƣợc một số giải pháp phù hợp đối với tổ
chức cơng tác kế tốn trong các ngành, các doanh nghiệp cụ thể:
(1) Luận án tiến sĩ kinh tế Nguyễn Đang Huy (2011), “Tổ chức cơng tác
kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin tại các doanh nghiệp
kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam” Trong cơng trình nghiên cứu này, tác
giả đề xuất để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn xuất nhập khẩu trong điều
kiện ứng dụng công nghệ thông tin sẽ là một cơ sở để doanh nghiệp tự tin hơn
trong quá trình trao đổi thƣơng mại quốc tế; là yếu tố quan trọng để nâng cao
năng suất, hiệu quả lao động. Cơng tác kế tốn xuất nhập khẩu gắn kết với
cơng nghệ thơng tin sẽ nhanh hơn, chính xác hơn. Đó cịn là cơ sở để các đối
tác xem xét đánh giá năng lực của các doanh nghiệp để tiến tới việc thỏa
thuận và hợp tác trong kinh doanh thƣơng mại quốc tế.

(2) Báo cáo nghiên cứu khoa học (2009), “Hồn thiện tổ chức cơng tác
kế tốn tại Chi Nhánh Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Công Nghệ Việt
Thành” Cơng trình nghiên cứu khoa học này chủ yếu tập trung nhiều về cơng
tác kế tốn tài chính chƣa đƣợc quan tâm đến kế toán quản trị, chƣa gắn chặt
với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bên cạnh đó tác giả cũng có đề
xuất một số giải pháp nhƣng chủ yếu nghiên nhiều về lý thuyết chƣa đi sâu
vào việc vận dụng để tổ chức công tác kế tốn tại doanh nghiệp có hiệu quả
cao nhất, giúp doanh nghiệp có biện pháp hữu hiệu quản lý các tài sản, vật tƣ,
lao động hiện có tại doanh nghiệp.
(3) Luận văn thạc sĩ Nguyễn Thị Huyền Trâm (2007), “Tổ chức cơng tác
kế tốn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam” Luận văn đã hệ
thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán ở
các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Trên cơ sở đó, khảo sát thực trạng


5

tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp. Từ đó xác định những vấn đề
cịn tồn tại, vƣớng mắc trong cơng tác hạch tốn kế tốn tại doanh nghiệp vừa
và nhỏ và đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác hạch
tốn kế tốn tại doanh nghiệp.
(4) Luận văn thạc sĩ Nguyễn Tuấn Anh (2011), “Tổ chức cơng tác kế
tốn ở các tập đồn kinh tế Việt Nam theo mơ hình Cơng ty mẹ - Công ty
con” Qua nghiên cứu, tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý
luận về tổ chức cơng tác kế tốn ở các tập đồn kinh tế Việt nam. Trên cơ sở
đó, những đánh giá khách quan về thực trạng tổ chức công tác kế tốn trong
một số tập đồn kinh tế thuộc các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau mà
tác giả luận án đã khảo sát thực tế. Các nội dung hoàn thiện này vừa mang
tính khái quát, vừa mang tính cụ thể, bao gồm nội dung hoàn thiện trên lĩnh
vực vĩ mơ của Nhà nƣớc và nội dung hồn thiện trong phạm vi bản thân các

tập đoàn kinh tế. Bên cạnh đó luận án đã phân tích một số điều kiện cơ bản
thuộc về Nhà nƣớc và thuộc về tập đoàn kinh tế trong việc đƣa ra các đề xuất
về tổ chức cơng tác kế tốn trong các tập đồn kinh tế nhằm thực hiện tốt hơn
nữa trong thực tế.
Trong các cơng trình nghiên cứu này, các tác giả đã hệ thống những nội
dung cơ bản về tổ chức công tác kế tốn trong các Cơng ty từ đó đề xuất các
phƣơng hƣớng hoàn thiện vào các ngành cụ thể theo phạm vi nghiên cứu của
đề tài. Mặc dù vậy chƣa có cơng trình nghiên cứu về đề tài hồn thiện tổ chức
cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Nhà hàng Khách sạn. Việc hồn thiện
tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Sài Gịn Phú Quốc nhằm khắc
phục đƣợc hạn chế trong tổ chức công tác kế tốn, giúp cho Cơng ty ngày
càng phát triển và mở rộng đầu tƣ trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nhà hàng
khách sạn, cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất, hiệu quả lao
động. Đó còn là cơ sở để các đối tác xem xét đánh giá năng lực của Công ty
để tiến tới thỏa thuận và hợp tác trong kinh doanh thƣơng mại quốc tế.


6

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
Tổ chức cơng tác kế tốn là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật
tự xác định giữa các yếu tố quyết định bản chất và chức năng của kế tốn. Tổ
chức cơng tác kế tốn một cách thích ứng với điều kiệu về quy mô, đặc điểm
tổ chức sản xuất kinh doanh cũng nhƣ gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể
tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao
hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thơng tin, kiểm tra tình
hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thƣờng xuyên, nhanh nhạy

và có hệ thống nên tổ chức cơng tác kế toán là một trong các mặt quan trọng
đƣợc doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức cơng tác kế tốn khơng đơn thuần là tổ
chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó cịn bao hàm cả tính
nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng nhƣ các mối liên hệ
qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm
cho kế toán pháp huy tối đa các chức năng vốn có của mình. Tổ chức cơng tác
kế tốn doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trƣờng, ngoài việc
tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, cịn phải gắn với đặc thù
của hạch tốn kế tốn vừa là mơn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để
việc tổ chức đảm bảo đƣợc tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới
mục tiêu chung và tăng cƣờng đƣợc hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.2

VAI TRỊ CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

DOANH NGHIỆP
Trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức cơng tác kế tốn là một trong


7

những nội dung quan trọng. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các
hoạt động kinh tế - tài chính nên cơng tác kế tốn ảnh hƣởng trực tiếp đến
hiệu quả và chất lƣợng của công tác quản lý doanh nghiệp. Thêm vào đó, nó
cịn ảnh hƣởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối
tƣợng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nƣớc.
Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập
vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng

thƣờng xuyên và khốc liệt hơn. Lúc này, chất lƣợng thông tin của kế toán
đƣợc coi nhƣ một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn
và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế tốn
tài chính và kế tốn quản trị hợp thành hệ thống thơng tin hữu ích và cần thiết
cho các nhà quản trị.
Để tổ chức cơng tác kế tốn trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào qui
mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc điểm về tổ
chức sản xuất và quản lý cũng nhƣ tính chất của quy trình sản xuất trong
doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ nhà nƣớc ban
hành. Tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với tình hình hoạt động của doanh
nghiệp khơng chỉ tiết kiệm đƣợc chi phí mà cịn đảm bảo cung cấp thơng tin
nhanh chóng, đầy đủ, có chất lƣợng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác
nhau.
1.3 Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG
DOANH NGHIỆP
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin
kinh tế tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế tốn
là một trong những cơng cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh cho giám đốc toàn
diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngồi ra, kế tốn


8

cịn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh
tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển
nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế tốn; phân tích thơng tin, số
liệu kế tốn giúp đơn vị, ngƣời quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thơng tin
số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh
nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về

tình hình tài sản, biến động tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt
động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lƣợng cơng tác kế tốn trùng lắp,
tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn
vốn, hoạt động kinh tế, đo lƣờng và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích
của nhà nƣớc, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trƣờng...
Tóm lại, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh
nghiệp không những đảm bảo cho việc thu thập, hệ thống hố thơng tin kế
tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài
chính mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp,
ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
Nhìn chung, tổ chức cơng tác kế tốn của một doanh nghiệp bao gồm
các nhiệm vụ: tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; tổ chức hệ thống tài khoản
kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức cung cấp thơng tin qua hệ
thống báo cáo kế tốn.
1.4.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
a. Những quy định về chế độ chứng từ kế toán
Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu (đầu vào) đƣợc xem nhƣ
nguồn nguyên liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nền thơng tin có tính
tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tƣợng khác nhau. Do đó vai trị


9

của việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế tốn có ảnh hƣởng trực tiếp
đến chất lƣợng thơng tin của kế tốn (kể cả kế tốn tài chính lẫn kế toán quản
trị).
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh
tế đã phát sinh và thực sự hồn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan
trọng không chỉ đối với cơng tác kế tốn mà cịn có liên quan ở nhiều lĩnh vực

khác nhau. Chứng từ kế toán trong một doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối
tƣợng kế toán khác nhau nên mang tính đa dạng gắn liền với đặc điểm hoạt
động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất sở hữu…
Chế độ chứng từ kế toán đƣợc nhà nƣớc quy định có tính chất chung,
liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động cũng nhƣ các thành phần kinh tế khác
nhau. Do vậy, cần căn cứ vào quy định của chế độ chứng từ kế toán và đặc
điểm hoạt động của doanh nghiệp để chọn lựa, xác định và thiết kế các loại
chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế tốn. Cần lƣu ý bên cạnh những
chứng từ hồn tồn mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật và phƣơng
pháp hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với
yêu cầu cung cấp và xử lý thơng tin.
Chứng từ kế tốn đƣợc lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh
nghiệp kể cả bên ngồi của doanh nghiệp nên việc xác lập quy trình luân
chuyển chứng từ cho các loại chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về
phịng kế tốn trong thời hạn ngắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong
việc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thơng tin.
Chứng từ kế tốn áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo
đúng nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán
và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ, đồng thời
các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tốn. Tuy nhiên,
những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chƣa đƣợc


10

quy định trong danh mục chứng từ kế toán (xem bảng 1.1), thì áp dụng theo
quy định về chứng từ tại chế độ kế toán riêng, chẳng hạn nhƣ bƣu điện, bảo
hiểm,…
Theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, tất cả các loại
chứng từ đều mang tính hƣớng dẫn; Doanh nghiệp đƣợc chủ động xây dựng,

thiết kế biểu mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhƣng
phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo rỏ ràng, minh
bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu.
Trƣờng hợp khơng tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng
mình, có thể áp dụng theo hƣớng dẫn phụ lục 3 Thông tƣ này, gồm 5 chỉ
tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng;
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;
+ Chỉ tiêu tiền tệ;
+ Chi tiêu TSCĐ
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác, chẳng hạn
nhƣ văn bản hƣớng dẫn Luật Thuế GTGT có các mẫu quy định về hố đơn
GTGT, hố đơn bán hàng thông thƣờng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ; văn bản hƣớng dẫn Luật Lao động có các mẫu nhƣ giấy chứng nhận nghỉ
ốm hƣởng BHXH, danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, BHXH,…
(Phụ lục 1.1)
b. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Doanh nghiệp đƣợc chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế
toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhƣng phải
đáp ứng đƣợc các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng,
minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.


11

Nếu không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình,
doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hƣớng dẫn nội dung ghi
chép chứng từ kế toán theo hƣớng dẫn Phụ lục 3 Thông tƣ 200.
Hệ thống biểu mẫu do chế độ kế tốn quy định trong đó hầu hết là các

mẫu hƣớng, chỉ trừ một số mẫu biểu là bắt buộc. Vì vậy khi tổ chức hệ thống
chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn số lƣợng chứng từ
có sẵn trong danh mục (Bảng 1.1) để thiết kế và sử dụng theo đặc điểm sản
xuất kinh doanh của từ đơn vị.
Đối với những chứng từ bắt buộc, Nhà nƣớc đã tiêu chuẩn hóa về quy
cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phƣơng pháp lập,… thì đơn vị khơng đƣợc
tự ý điều chỉnh mẫu biểu. Chẳng hạn Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn giá trị gia
tăng…
Đối với chứng từ kế toán hƣớng dẫn, đâu là những chứng từ Nhà nƣớc
hƣớng dẫn các chỉ tiêu đặc trƣng, đơn vị có thể thêm, bớt theo đặc thù quản lý
của mình. Tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy
định tại điều 17 Luật Kế tốn. Ví dụ: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu xuất vật tƣ
theo hạn mức,…
Khi đã lựa chọn số lƣợng thích hợp và thiết kế lại những mẫu biểu chứng
từ (nếu có, đối với chứng từ hƣớng dẫn), ngƣời đứng đầu phòng kế tốn, trình
lãnh đạo đơn vị duyệt và ban hành để sử dụng trong toàn đơn vị.
c. Lập và ký chứng từ kế tốn
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần
cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán
phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố,
khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.


12

Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải đƣợc lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung. Trƣờng hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhƣng

không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhƣng
phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện
tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không đƣợc ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký
trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất và phải giống với chữ ký
đã đăng ký theo quy định, trƣờng hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần
sau phải khớp với chữ ký các lần trƣớc đó.
Các doanh nghiệp chƣa có chức danh kế tốn trƣởng thì phải cử ngƣời
phụ trách kế tốn để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán
trƣởng đƣợc thay bằng chữ ký của ngƣời phụ trách kế tốn của đơn vị đó.
Ngƣời phụ trách kế tốn phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền
quy định cho kế toán trƣởng.
Chữ ký của ngƣời đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc
hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền), kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) và
dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã
đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ
ký đã đăng ký với kế toán trƣởng.
Kế tốn trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) khơng đƣợc ký “thừa uỷ
quyền” của ngƣời đứng đầu doanh nghiệp. Ngƣời đƣợc uỷ quyền không đƣợc
uỷ quyền lại cho ngƣời khác.


13

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho,
các nhân viên kế toán, kế toán trƣởng (và ngƣời đƣợc uỷ quyền), Tổng Giám
đốc (và ngƣời đƣợc uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang,

đóng dấu giáp lai do Thủ trƣởng đơn vị (hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền) quản lý
để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi ngƣời phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc đƣợc uỷ quyền ký chứng từ, không đƣợc
ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi hoặc chƣa ghi đủ nội dung chứng từ theo
trách nhiệm của ngƣời ký.
d. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm
tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp
lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bƣớc sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình
Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
e. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nƣớc ngoài, khi sử dụng để ghi sổ
kế toán ở Việt Nam phải đƣợc dịch ra tiếng Việt. … Ngƣời dịch phải ký, ghi
rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ
dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nƣớc ngồi.
f. Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán
Các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhƣng phải
đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế
toán.