KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN
TRONG KINH DOANH

1


KỸ NĂNG SOẠN THẢO THƯ TÍN
TRONG KINH DOANH
1. Một số vấn đề chung
2. Phân loại thư từ thương mại
3. Các loại thư và cách thức trình bày

2


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.1. Cấu trúc của thư thương mại
 Tiêu đề
 Ngày tháng
 Tên và địa chỉ người nhận
 Lời chào mở đầu
 Nội dung: (Mục đích của lá thư? Cách hay
nhất để đạt được mục đích ấy là gì? Người
nhận sẽ cảm thấy như thế nào với thông tin
và lối viết này?)
 Lời chào kết thúc
3


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.2. Thiết kế hình thức

 Kiểu loại khối
 Kiểu loại bán khối
 Kiểu loại bán khối thụt đầu dòng ở mỗi đoạn
 Kiểu loại đơn giản

4


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.2. Thiết kế hình thức
 Khoảng cách trình bày phải cân đối, khoảng
cách 2 bên lề nên đều nhau – khoảng 3cm,
khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm-5cm.
Điều quan trọng nhất là các nội dung của thư
trong một trang giấy.
 Lưu ý: dù trong bất cứ hình thức nào, trong
lời chào kết thúc thư thì chữ đầu ở thẳng
hàng với chữ đầu của hàng ngày tháng.
5


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.3. Một số quy tắc khi viết thư thương mại
 Ý tứ phải rõ ràng
 Nên đi thẳng vào vấn đề
 Lời lẽ ôn tồn, tế nhị
 Thư viết phải thận trọng
 Thư viết phải đúng, chính xác các sự kiện
 Thư viết phải hồn chỉnh
 Nhấn mạnh các ý chính tích cực và khơng

nhấn mạnh các ý chính tiêu cực
6


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.4. Quy trình viết thư thương mại – QT 5D
 Determing the end(s) and the means
 Defining the reader and the situation
 Developing the message
 Detecting deficiencies
 Distributing the message

7


Tóm tắt 5 giai đoạn viết thư tín
Giai đoạn

8

Nhiệm vụ

Kết quả

1. Suy nghĩ
và hoạch
định

Quyết định tại sao bạn viết
Một danh sách với

thư tín
nhiều ý tưởng, chủ
Những kết quả mà bạn muốn đề
đạt được ?

2. Tìm hiểu
về độc giả

Họ là ai? Họ có kiến thức gì,
chun mơn gì? Họ quan
tâm như thế nào đối với đề
tài mà tài liệu nêu? Họ cần
biết gì?

Một phiên bản đã
được biên tập về
danh sách nói trên,
sau khi bỏ đi những
mục không cần thiết


3. Nắm bắt các Xem xét nền tảng và ngữ cảnh
ý tưởng
và “bắt lấy” những ý tưởng đến
với bạn

Một bản thảo
nháp

4. Sắp xếp ý

tưởng và cấu
trúc

Một bản thảo thứ
hai với những
tiêu đề và nét
chính

Quyết định chiến lược viết dựa
trên hiểu biết của bạn về người
đọc, nhu cầu của bạn, ngữ cảnh
và mục đích của bài viết của
bạn. Sắp đặt và xây dựng một
chuỗi lơ-gíc các ý tưởng thành
những câu văn và đoạn văn

5. Biên tập,
Viết lại, hồn thiện ngơn ngữ,
xem lại và sửa văn phong và giọng điệu; kiểm
lỗi
tra lỗi

9

Một bản thảo
sau cùng, sau đó
là phiên bản
hồn tất

Sắp xếp ý tưởng và cấu trúc: Sử
dụng công thức RIPPA
–

Thiết lập mối liên hệ (Relationship)

–

Cung cấp thông tin cho người nhận thư (Information)

–

Phát triển ý tưởng từng điểm một để thuyết phục
(Persuade)

–

Củng cố lập luận bằng hình ảnh để tiếp thuyết phục
(Picture)

–

Kết thúc bằng yêu cầu người đọc hành động (Action)


Một vài mẫu thư
• Mẫu 1: Viết thư cho khách hàng thơng báo
cơng ty của bạn có thể cung cấp dịch vụ mà
khách hàng cần
• Mẫu 2:Viết 1 một thư yêu cầu khách hàng trả

nợ quá hạn


Mở đầu

Nêu lý do tại sao viết thư này Mối liên hệ
R (Relationship)

Thân
bài

Những hoạt động và thành
tích chính của cơng ty
(Bổ sung bằng phụ lục)

Thông tin
I (Information)

Nêu các lý do, bằng chứng là Thuyết phục
công ty bạn đáp ứng được
P (Persuade)
u cầu

Hành
động

Nêu danh tính các khách
hàng khác đã hài lịng

Vẽ nên hình ảnh

P (Picture)

Mong muốn được cung cấp
dịch vụ cho khách hàng

Hành động
A (Action)


Mở đầu

Nhắc người nhận thư về
sự thỏa thuận giữa 2 cơ
quan

Mối liên hệ
R (Relationship)

Thân
bài

Liệt kê các khoản nợ

Thông tin
I (Information)

Giải thích tại sao phải
thanh tốn bây giờ

Thuyết phục

P (Persuade)

Cho biết khách hành sẽ lợi Vẽ nên hình ảnh
gì nếu hết nợ và ngược lại P (Picture)

Hành
động

Yêu cầu thanh toán

Hành động
A (Action)


Thực hành
Bạn hãy viết dàn bài (theo cơng thức
RIPPA):
• Thư gởi Trưởng Phịng nhân sự u cầu
được dự một khóa huấn luyện
• Thư xin việc


Đáp án
Mở đầu

Nhắc nhở cơ quan có kế
hoạch bồi dưỡng kiến thức
cho nhân viên

Mối liên hệ

R (Relationship)

Thân
bài

Nhiệm vụ hiện tại của bạn

Thơng tin
I (Information)

Giải thích ý nghĩa khóa học
và tại sao nó lại cần cho bạn

Thuyết phục
P (Persuade)

Những lợi ích sau khi học
xong

Vẽ nên hình ảnh
P (Picture)

Hành
động

Yêu cầu được tham dự khóa Hành động
học
A (Action)

Đáp án
Mở đầu

Ghi chú mối quan tâm đặc
biệt của tôi cho công việc
này

Thân
bài

Lên danh sách các năng lực Thông tin
(qualifications) của tôi đối với I (Information)
công việc

Mối liên hệ
R (Relationship)

Củng cố trường hợp của tôi Thuyết phục
bằng cách hướng đến Lý lịch P (Persuade)

Hành
động

Những lợi ích về phía cơng
ty khi tiếp nhận tơi

Vẽ nên hình ảnh
P (Picture)

u cầu được tham dự

phỏng vấn trực tiếp

Hành động
A (Action)


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.5. Chiến thuật GIRO
 Gaining attention
 Increase desire
 Reducing resistance
 Orchestration action

17


1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1.6. Một số lỗi thương mắc khi viết thư
 Lỗi chính tả
 Lỗi ngữ pháp
 Dùng sai từ
 Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa
 Rào đón, khách sáo
 Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp
 Văn phong không phù hợp
 Cách bố cục trình bày thư kém
18


2. PHÂN LOẠI THƯ TỪ THƯƠNG MẠI

1. Thư từ xã giao (thơng điệp thiện chí)
2. Thư thơng thường và thư báo tin vui (thơng
điệp tích cực và trung lập)
3. Thư báo tin không vui (thông điệp tiêu cực)
4. Thư thuyết phục (thông điệp thuyết phục)

19


2.1. THƯ TỪ XÃ GIAO
(THƠNG ĐIỆP THIỆN CHÍ)
Các loại thơng điệp thiện chí phổ biến:
 Thơng điệp chúc mừng
 Thơng điệp chia buồn
 Thông điệp cảm ơn
 Thư mời
 Thông điệp chào đón
 Thư thăm hỏi
 Thư giới thiệu

20


2.1. THƯ TỪ XÃ GIAO
Thư chúc mừng:
 Yêu cầu:
 Thư viết ngắn gọn nhưng tình cảm, sát thực tế.
 Các câu hỏi cần quan tâm:


Nhân danh ai, thay mặt ai?



Chúc mừng ai, nhân dịp gì?



Chúc gì cho họ?



Bày tỏ mong muốn gì?
21


2.1. THƯ TỪ XÃ GIAO
Thư chúc mừng
 Cách thức trình bày:
 Phần mở đầu được viết với tư cách cá nhân và
thân thiện đề cập ngay đến thành công hoặc
niềm vinh dự mà người nhận TĐ đã đạt được.
 Phần thân là những thông tin mở rộng cần thiết
liên quan đến thành tựu mà người nhận TĐ đã
đạt được.
 Kết thúc với lời chúc chân thành và thành công
mới trong tương lai.
22

Ví dụ về nội dung thư chúc mừng
Kính gửi: Ơng Trần Văn X - Giám đốc cơng ty….
Thưa Ơng,
Thay mặt Ban Giám đốc công ty …. và nhân danh cá nhân, tơi
xin gửi đến Ơng những lời chúc mừng tốt đẹp nhất nhân dịp
ông được đề bạt giữ chức Giám đốc công ty ….
Trong thời gian qua, quan hệ hợp tác giữa hai công ty chúng ta
đã không ngừng phát triển và đem lại những lợi ích thiết thực
cho cả hai bên. Hy vọng rằng, trên cương vị mới, Ông sẽ có
những nỗ lực để thúc đẩy mối quan hệ đó lên một tầm cao mới.
Một lần nữa, xin chúc mừng thành cơng của Ơng!
Trân trọng
Giám đốc cơng ty ….
23tr


2.1. THƯ TỪ XÃ GIAO
 Thư mời:
Thư viết cần đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, chân
tình với những nội dung cụ thể:
 Kính mời ai đến dự lễ tiệc nhân dịp gì?
 Lễ tiệc được tổ chức tại đâu? Thời gian?
 Thể hiện sự mong mỏi và vinh hạnh khi có sự
hiện diện của họ.

24


Ví dụ về nội dung thư mời
Kính gửi: Ơng Trần Văn X - Giám đốc cơng ty….

Thưa Ơng,
Trân trọng kính mời Ông đến dự lễ kỷ niệm 15 năm ngày thành
lập công ty …., được tổ chức vào ….h, ngày…thàng…năm…
tại…..
Chương trình lễ kỷ niệm bao gồm:
Sự hiện diện của Ơng là niềm hân hạnh lớn đối với toàn thể cán
bộ, nhân viên công ty chúng tôi!
Trân trọng
Giám đốc công ty ….

25tr