Tài liệu Sổ tay P.R in - house Xây dựng một kế hoạch truyền thông ( phần 1 và 2) ppt

Sổ tay P.R in - house Xây dựng một kế hoạch
truyền thông ( phần 1 và 2)


Khi quan hệ với báo chí, khôn ngoan nhất là
phải lập ra một kế hoạch truyền thông. Từ
đó, mọi tài liệu và liên lạc sẽ có một hình
thức và giọng điệu nhất định. Thông cáo báo
chí, brochure và bài xã luận có thể được đưa
toàn bộ vào trong một thông điệp về công ty
bạn một cách thống nhất tất cả những gì bạn muốn nói. Bạn không
thể điều khiển được những gì mà giới báo chí viết về bạn nhưng bạn
có thể điều khiển được những gì bạn nói và hình ảnh mà bạn mang
đến cho công chúng.

Để xây dựng một kế hoạch, trước tiên bạn phải xác định được thông điệp
của bạn là gì. Sứ mệnh của bạn là gì? Mục tiêu và mục đích trước tiên của
bạn là gì? Và thông điệp nào bạn muốn gửi tới những nhóm đối tư
ợng mục
tiêu của bạn? Bạn nên xét xét những câu hỏi này khi xây dựng kế hoạch
truyền thông. Ví dụ, hãng của bạn muốn nhấn mạnh vào tính an toàn của
sản phẩm, và có thể, trong thực tế, đã giành được giải thưởng an toàn.
Bạn có thể chắc chắn rằng
Một phần của kế hoạch truyền thông sẽ tập trung vào khía cạnh an toàn
này.
Một khi bạn đã xác định được điều bạn muốn nói, bạn cần phải tiến hành
một cuộc điều tra sơ bộ. Trước tiên bạn cần phải xác định đâu là nhóm
công chúng mục tiêu của bạn - khách hàng tiềm năng, nhà thầu phụ, cộng
đồng nói chung và, trong một vài trường hợp, thậm chí là những nhà làm
lu
ật. Bạn cũng muốn xây dựng một danh sách báo chí (media list) bao gồm

các tờ báo, các chương trình truyền hình và phát thanh mà nhóm công
chúng mục tiêu của bạn đọc, xem và nghe. Hãy tìm ra những điểm mấu
chốt như số lượng phát hành, lĩnh vực bao quát cũng như tập trung của
các báo để phát triển danh sách này. Đừng quên đưa vào những tờ báo
“thương mại” - đó thường là những tờ báo hay đưa tin về những dự án mà
bạn xây dựng và những thông tin liên quan đến công ty bạn.

Kế hoạch truyền thông bản thân nó nên g
ồm rất nhiều “công cụ” để bạn có
thể đưa được thông điệp của bạn ra bên ngoài. Những “công cụ” này bao
gồm thông cáo báo chí, thư gửi tổng biên tập, xã luận, một “internet site”,
những bài báo minh hoạ và những sự kiện đặc biệt. Bạn có thể xem thông
tin chi tiết về những “công cụ” này trong từng phần cụ thể dưới đây.
PR. "in-house" là khái niệm dùng cho hoạt động P.R. được sử dụng trong
doanh nghiệp, khác với khái niệm công ty/đại lý P.R được thuê bởi doanh
nghiệp. Loại hình này được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và
nhỏ. Trong cuốn Sổ tay P.R. "in-house" mà chúng tôi giới thiệu dưới đây,
các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về khái niệm "tự làm P.R." từ quan
niệm về nghề đến các bí quyết làm P.R. như việc xây dựng một chiến dịch
truyền thông, thiết lập quan hệ với giới báo chí, viết một thông cáo báo chí
hay việc sử dụng các công cụ hỗ trợ khác.

Thông tin được trình bày trong cẩm nang này sẽ có thể giúp các bạn nâng
cao quan hệ đối với giới truyền thông và, cũng như vậy, góp phần xây
dựng hình ảnh tốt đẹp cho công ty bạn.

Hãy luôn luôn nhớ rằng yêu cầu của giới truyền thông tại địa phương và
trên phạm vi toàn quốc là rất khác nhau. Một câu chuyện mang quá nhiều
đặc trưng địa phương có thể chỉ phù hợp để sử dụng trong phạm vi địa
phương mà sẽ không gây được sự quan tâm nào của giới truyền thông

toàn quốc. Những đề xuất nội dung nên được điều chỉnh dựa trên cơ sở
của những gì có thể gây được sự quan tâm của công chúng toàn quốc.
Hãy lấy những bài báo mà một tờ báo cụ thể nào đó sử dụng để làm định
hướng cho những đề xuất nội dung bài báo của bạn.

Khi liên hệ với giới truyền thông, hãy cung cấp cho họ những tài liệu đã
được chuẩn bị và sắp xếp hợp lý, bao gồm cả những thông tin cần thiết
khác như: tên, số điện thoại của những người có thể cung cấp thêm các
thông tin chi tiết. Điều này có thể sẽ làm cho các ông tổng biên tập theo
đuổi đề tài của bạn nếu như họ quan tâm.

Hãy đi xa hơn những thông tin cơ bản mà bạn cung cấp cho họ để nhấn
mạnh tại sao bạn tin độc giả của một tờ báo có thể quan tâm tới đề tài của
bạn. Hãy đưa ra một cái “đinh” để làm mấu chốt cho câu chuyện. Điều này
sẽ làm tăng tính chân thực mà các biên tập viên có thể sẽ xoáy vào và đó
chính là thông tin mà bạn muốn đưa ra.

Nói đến vấn đề quan hệ lâu dài với giới truyền thông, mặc dù câu chuyện
về dự án của bạn đã đến tay ông tổng biên tập và nó có thể không gây
được ấn tượng nào về cấu trúc của nó nhưng hầu hết các tổng biên tập sẽ
biết đến bạn và vai trò của công ty bạn. Và liên lạc đầu tiên này có thể mở
cánh cửa cho những cơ hội trong tương lai đối với những đề tài tiếp theo
của bạn, và bạn sẽ được người ta xem như một nguồn tin tham khảo cho
những thông tin về lĩnh vực có liên quan.

Sự phối hợp hiệu quả với giới truyền thông sẽ đem lại lợi ích cho cả hai
phía.

Bạn là một người giỏi kinh doanh và bạn đã có một lịch sử dài trong việc
xây dựng thành công các dự án trong lĩnh vực của bạn, thậm chí trên

phạm vi quốc gia. Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi làm cách nào mà công
chúng lại biết đến công ty bạn – hình ảnh của bạn? Bạn nên suy nghĩ về
điều này.

Có rất nhiều nhà kinh doanh dành phần lớn thời gian của họ để làm
những công việc họ yêu thích – xây dựng những dự án lớn – và để cho
P.R. tự lo phần việc của nó. Nhưng những nhà kinh doanh hiểu biết luôn
biết rằng sử dụng tốt các kỹ năng P.R. có thể nâng cao danh tiếng cũng
như khả năng kiếm thêm hợp đồng của họ. Trên thị trường toàn cầu mà
tính cạnh tranh ngày càng cao hiện nay, những nhà kinh doanh thành công
nhất sẽ là những người biết cách làm cho công chúng biết đến những
thành quả của mình.

Một điều chắc chắn là tất cả các doanh nghiệp đều có một hình ảnh nào
đó trong mắt công chúng cho dù họ thích hay không thích nó. Làm P.R. tốt
nhất là bắt đầu từ khi bạn bước ra khỏi nhà. Một số điểm cần phải chú ý
như sau:

• Hình thức bề ngoài;

• Cách trả lời điện thoại;

• Chất lượng tài liệu in của bạn (không có lỗi văn bản);

• Tuân thủ đúng thời gian cung cấp dịch vụ mà bạn có ý kế hoạch đưa ra.

Nhiệm vụ truyền thông của bạn, nếu thực hiện, nên tác động lên nhiều đối
tượng công chúng khác nhau - cả bên trong và bên ngoài - những đối
tượng này luôn thông tin đến bạn và ủng hộ mục tiêu, mục đích của bạn.
Mỗi một nhóm công chúng lại yêu cầu một sự quan tâm khác nhau, một số

nhóm yêu cầu cao hơn những nhóm khác. Điều này phụ thuộc vào sự ưu
tiên của bạn dành cho những nhóm công chúng này và để bạn xây dựng
một kế hoạch tiếp cận họ một cách hiệu quả và kinh tế nhất, và, tất nhiên,
để bổ sung cho toàn bộ phương hướng và nhiệm vụ của bạn.

Nên nhớ rằng có được một mục tiêu mới chỉ cải thiện được hình ảnh của
công ty bạn khỏi những rủi ro cao. Tránh cách tiếp cận chộp giật hoặc chỉ
có một cách tiếp cận đối với mọi đối tượng trong hoạt động P.R. Nếu chỉ
một phần nhỏ trong chương trình của bạn hướng tới được tất cả mọi
người, nó sẽ thiếu mất khoảng cách, phương hướng và sức mạnh. Cũng
như vậy, phải xác định các nhóm công chúng bạn muốn hướng tới và
thông điệp mà bạn muốn chuyển tải. Vạch ra những ưu tiên, xác định ngân
sách để đạt được những ưu tiên khác nhau đó và bắt đầu thực hiện.