Tài liệu Để có thêm thời gian cho công việc pdf

Để có thêm thời gian cho công việc
Trừ phi bạn may mắn gặp được thần đèn, nếu không chúng ta đều phải chấp nhận
với 24 tiếng/ngày. Dù thế bạn vẫn muốn tạo thêm chút thời gian trong ngày? Sau
đây là 7 cách hay giúp bạn làm điều đó.

Đừng làm nhiều việc cùng một lúc (Ảnh minh hoạ)

Thức dậy sớm hơn
Cách này thực sự không có gì là cao siêu cả. Dậy sớm hơn thường lệ 15 phút. Nếu
bạn là một người bình thường, có lẽ bạn sẽ cảm thấy buổi sáng lúc nào cũng rất
bận rộn: cố gắng chui ra khỏi giường, tắm gội vội vàng, kịp ăn sáng nếu bạn may
mắn, chăm sóc bọn trẻ/chồng/vợ, và vội vã chạy đi làm.
Chỉ cần dậy sớm hơn một chút thôi, bạn sẽ cảm thấy dễ thở hơn nhiều. Có thể bạn
sẽ có thêm thời gian thực sự ngồi xuống và thưởng thức bữa sáng của mình lần
đầu tiên trong đời. Có thể bạn sẽ dùng 15 phút quý báu đó để đọc cuốn sách hay
tạp chí mà bạn vẫn mong có thời gian để đọc.

Lập kế hoạch

Khởi đầu ngày làm việc, trước khi bạn kiểm tra đống email, hãy lên kế hoạch cho
ngày làm việc của mình. Ghi lại 3 công việc quan trọng nhất mà mình phải hoàn
thành trong ngày và đặt một ngôi sao thật to bên cạnh nhiệm vụ quan trọng nhất.
Bây giờ, hãy bắt đầu ngay vào việc quan trọng nhất đó và cố gắng hoàn thành nó
trước khi bạn vùi đầu vào đống công việc bận rộn gửi và nhận email, photocopy,
hay dọn dẹp chỗ làm việc.
Điều đáng ngạc nhiên là rất ít người dành thời gian để lên kế hoạch làm việc trong
ngày của mình, và kết quả là họ bị cuốn đi với hàng loạt những công việc không
thực sự quan trọng mà quên mất nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.

Hãy lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình (Ảnh minh hoạ)
Tập hợp các công việc vào thành nhóm

Khi bạn thực hiện những công việc trong ngày, hãy cố gắng thực hiện một loạt
những công việc tương tự. Khi bạn chuyển từ việc này sang việc khác, đầu óc của
bạn sẽ mất vài phút để có thể theo kịp và tập trung vào công việc mới. Chính vì
vậy, thường xuyên chuyển từ việc trả lời email sang viết báo cáo và dọn dẹp bàn
làm việc làm cho bạn không thể theo sát được những công việc khác làm đến đâu
rồi. Bạn có thể cảm thấy mình đang làm việc một cách ‘cực kỳ’ hiệu quả (bởi vì
đầu óc của bạn cố gắng nghĩ về nhiều việc cùng một lúc), nhưng thực ra là bạn
đang lãng phí thời gian của mình đấy.
Nếu bạn cần phải viết email, hãy viết luôn tất cả số email bạn cần trả lời. Tương tự
đối với các cuộc gọi điện thoại, sắp xếp tài liệu, hoặc các công việc khác.

Dành thời gian cho những việc quan trọng
Bạn có những kế hoạch lớn muốn thực hiện? Có thể là viết một cuốn tiểu thuyết,
khởi đầu một công việc kinh doanh, hay sửa sang nhà cửa… bất kể mục tiêu lớn
đó là gì, bạn vẫn chưa thể dành thời gian thực hiện được.
Cách tốt nhất để triển khai và thực hiện những kế hoạch lớn như vậy là ‘cưỡng
chế’ chúng vào lịch làm việc của bạn. Thời gian rảnh rỗi không tự nhiên xuất hiện,
bạn cần phải cố gắng để tạo ra khoảng thời gian đó cho chính mình. Ví dụ, hãy để
riêng ra một buổi chiều cuối tuần (nói với gia đình và bạn bè là bạn sẽ bận vào
khoảng thời gian đó) và hãy bắt tay ngay vào việc triển khai thực hiện dự án. Tin
tôi đi, bạn sẽ cảm thấy thực sự tuyệt vời vì đã dự án đã bắt đầu tiến triển.
Đừng làm nhiều việc cùng một lúc
Cố gắng thực hiện nhiều việc cùng một lúc sẽ làm bạn cảm thấy mình đang làm
việc hiệu quả - vì bạn cảm thấy bận rộn – thực ra lại đang lãng phí thời gian của
bạn. Bằng cách chú trọng làm từng việc một, bạn sẽ tập trung hơn và sẽ đạt kết
quả làm việc tốt nhất: thật là không hiệu quả khi cố gắng làm nhanh cho xong một
loạt công việc và sau đó phải làm lại chính những việc này.

Dành thời gian cho những việc quan trọng (Ảnh minh hoạ)
Tập trung

Khi bạn đang làm một công việc gì đó, hãy thực sự cố gắng để tập trung vào công
việc này. Tất nhiên, bạn sẽ có những ý nghĩ khác như có lẽ mình nên kiểm tra
email hay là cái bàn này thực sự cần dọn dẹp cho gọn gàng hơn. Bạn chỉ cần nhớ
rằng những ý nghĩ đấy sẽ luôn luôn xuất hiện, nhưng như thế không có nghĩa là
bạn phải làm theo. Nếu bạn nhớ ra việc gì đó khi bạn đang thực hiện một việc
khác, ví dụ như mình phải gọi điện cho Joe, thì hãy ghi lại việc cần làm đó vào
một mẩu giấy hoặc nhật ký của mình để bạn không quên mất, - và tiếp tục thực
hiện công việc đang làm.
Bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn bằng cách tập trung vào một công việc
thay vì nhảy từ việc này sang việc khác ngay khi các ý nghĩ chợt nảy ra trong đầu.
Hoàn thành công việc đúng giờ
Cuối cùng, một trong số những cách hiệu quả nhất để có thêm thời gian cho bạn là
hoàn thành công việc đúng giờ. Nếu bạn làm cho một công ty nào đó, hãy cố gắng
ra về đúng giờ - ít nhất một vài ngày trong tuần (Tôi biết việc này sẽ rất khó nếu
chỗ làm của bạn có thói quen ở lại làm việc muộn).
Nếu làm việc tại nhà, bạn cần phải có tinh thần kỷ luật cao hơn nhiều khi luôn có
cảm giác có thể bắt đầu công việc của mình bất cứ khi nào bạn muốn. Một cách
hay là hãy tách phòng làm việc ra xa phòng ngủ hay phòng nghỉ ngơi của mình.
Bạn cũng có thể lên lịch cho các hoạt động khác vào buổi tối (ví dụ: gặp gỡ bạn bè
để uống cà phê) để có thể tập trung tâm trí cho công việc của mình vào ban
ngày…