Tài liệu Kỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sở doc

Kỹ năng sử dụng điện thoại nơi
công sở
Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi
công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả.

Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn" không những làm cuộc nói chuyện
trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia
đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong
mọi tình huống.
2. Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc "chanh chua", chắc
chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người
nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe
để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
3. Không ra lệnh
Thay vì nói "Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ", bạn nên nói "Xin cho
hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?".
4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét
với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công
ty, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
5. Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại
sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại
diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc
nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm

giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài
ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần
thiết.
8. Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời
thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở
bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không
muốn tiếp tục câu chuyện nữa.
9. Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà
không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự
để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.
10. Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi
điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn
và rõ ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm
cho người nghe