TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP MÔN QUẢN TRỊ HỌC

---------------------


Trang
Mục lục

2

Giới thiệu môn học Quản trị học

3

Bài 1: Đại cương về Quản trị và Quản trị học

9

Bài 2: Nhà quản trị

21

Bài 3: Khái quát về lí thuyết quản trị hiện đại

35

Bài 4: Chức năng hoạch định của nhà quản trị

65

Bài 5: Các khái niệm căn bản về tổ chức

78

Bài 6: Các mơ hình bộ máy tổ chức

91

Bài 7: Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị

112

Bài 8: Chức năng kiểm tra của nhà quản trị

131

Bài 9: Ra quyết định

147

Bài 10: Truyền thơng trong quản trị

159

Bài 11: Tóm lược tồn môn học

175

Tài liệu tham khảo

183

2


PHẦN MỞ ĐẦU

Đây là tài liệu hướng dẫn học tập môn Quản trị học, được biên
soạn chủ yếu để giúp các bạn theo học chương trình đào tạo từ xa,
khơng thể đến lớp nghe giảng, có thể tự học. Tài liệu cũng có thể được
dùng cho các bạn sinh viên học tập trung để ôn tập, nắm vững các
kiến thức cốt lõi của môn Quản trị học.
Quản trị học là một môn học cần thiết cho con người khi kết hợp
nhau trong một tổ chức, để cùng làm việc vì những mục tiêu chung.
Mục tiêu đó có thể là kinh tế, giáo dục, y tế hay xã hội; và các tổ chức
đó có thể là một cơ sở sản xuất, một công ty kinh doanh, một cơ quan
nhà nước làm cơng việc hành chính hoặc một tổ chức cung cấp dịch
vụ không kinh doanh như trường học hay bệnh viện.
Với những mức độ khác nhau, tất cả chúng ta đều đang làm những
hoạt động quản trị: trong cương vị làm chủ một gia đình, làm chủ một
cơ sở kinh doanh, hay phụ trách một phịng, một ban, thậm chí một tổ
trong một cơ quan hay công ty. Các em học sinh trong trường phổ
thông, các bạn sinh viên trong trường Đại học cũng làm những hoạt
động quản trị khi làm lớp trưởng hoặc trong Ban cán sự lớp.
Trong kinh nghiệm đó, có bạn làm rất thành cơng, cơng việc
chung được hồn thành tốt, được sự q mến, tn phục và hợp tác vui
vẻ của đồng sự. Cũng có bạn ít may mắn hơn, vì trong cương vị phụ


3

trách đơn vị, bạn đã khơng hồn thành được mục tiêu chung, các đồng
sự thiếu hợp tác và tệ hại hơn nữa là đơn vị bạn cơ hồ muốn tan rã.
Đối với các bạn thành cơng, người ta gọi đó là những nhà quản trị
giỏi. Đối với các bạn không thành cơng, người ta gọi đó là những nhà
quản trị kém hay là người không biết quản trị.
Tài liệu hướng dẫn học tập này là dành cho tất cả các bạn, những
người đang làm quản trị hoặc sẽ làm quản trị, trong lĩnh vực kinh
doanh hay không kinh doanh.

MỤC TIÊU CỦA MƠN HỌC
Mục tiêu của mơn học này là nhằm cung cấp cho các bạn những
kiến thức và kỹ năng căn bản về việc quản trị một đơn vị. Một số
những kiến thức này có thể khơng mới mẻ đối với các bạn. Trong
trường hợp đó, mục tiêu của mơn học là nhằm giúp các bạn hệ thống
hóa những điều đã biết qua thực tế, để làm cơ sở cho việc tiếp tục
nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn.
Tuy Quản trị học là môn học dành cho tất cả các loại tổ chức trong
xã hội, nhưng vì quyển sách này được biên soạn dành cho sinh viên
Kinh tế – Quản trị kinh doanh nên phần trình bày của chúng tơi sẽ lấy
nhiều ví dụ trong lĩnh vực kinh doanh để minh họa.
Về tên gọi của mơn học, ở nước ngồi, người ta gọi là
Management. Chúng tôi tạm dùng từ Việt là Quản trị học. Có nơi, có
lúc, có người gọi là Khoa học Quản trị, Khoa học Quản lí, hay Quản
trị Kinh doanh. Vì mơn học Management mới được chính thức đưa
vào giảng dạy tại cấp Đại học của chúng ta trong thời gian gần đây,
việc dịch ra tiếng Việt các từ chuyên môn gốc tiếng Anh, kể cả nhan


4

đề của mơn học, cịn khác biệt nhau nhiều giữa các giảng viên. Chúng
tôi không đoan quyết từ nào là chính xác nhất, nhưng chọn từ Quản trị
học, mà khơng chọn các từ Khoa học Quản trị, Khoa học Quản lí và
Quản trị Kinh doanh vì các lý do sau đây:
Thứ nhất, mặc dù hai từ quản trị và quản lí hiện nay vẫn cịn được
dùng trong những hồn cảnh khác nhau, về cơ bản hai từ này đều chỉ
một nội dung giống nhau. Trường hợp này cũng tương tự như hai từ
Management và Administration trong tiếng Anh.
Thứ hai, Khoa học Quản trị hay Khoa học Quản lí đã được trường
phái Lí thuyết Định lượng trong Quản trị dành để gọi lí thuyết của họ;
và lí thuyết đó khơng phải là toàn bộ các vấn đề quản trị.
Thứ ba, Quản trị kinh doanh được dịch từ tiếng Anh, Business
Administration, nên dùng để chỉ ngành học về kinh doanh, bao gồm
nhiều mơn học như Quản trị học, Marketing, Kế tốn, Quản trị tài
chính, v.v… hơn là để chỉ một mơn học.

NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU
Mơn Quản trị học có thời lượng 45 tiết giảng. Nội dung mơn học
được trình bày thành 10 bài như sau:
Bài 1: Đại cương về Quản trị và Quản trị học.
Bài 2: Nhà quản trị.
Bài 3: Tổng quan về các lí thuyết hiện đại.
Bài 4: Chức năng hoạch định của nhà quản trị.
Bài 5: Những khái niệm căn bản về tổ chức.


5

Bài 6: Các mơ hình bộ máy tổ chức.
Bài 7: Lãnh đạo và động viên.
Bài 8: Chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
Bài 9: Ra quyết định.
Bài 10: Truyền thơng trong quản trị.
Bố cục của mỗi bài gồm có: mục tiêu, nội dung chính, tóm tắt, câu
hỏi và trả lời câu hỏi. Ngồi ra cịn có bài ơn tập tồn mơn học. Sau
khi học xong 10 bài, các bạn hãy dành 5 tiết để ơn tập lại tồn bộ nội
dung mơn học.

CÁCH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Mỗi bài có thể học trong 4 tiết, các bạn nên chia thành hai buổi tự
học. Buổi đầu, các bạn đọc kỹ, đọc chậm để tiếp thu nội dung chính và
tóm tắt. Gấp sách lại, các bạn hãy tự mình nhắc thầm nội dung đã học,
để thông tin lắng đọng thành kiến thức. Qua hôm sau, các bạn hãy
dành 2 tiết để đọc câu hỏi ôn tập và tự làm bài, nhớ đừng vội xem gợi
ý trả lời. Sau khi làm bài xong (cố gắng viết ra giấy, hãy dùng một tập
vở 100 trang để làm bài hoặc đánh máy vi tính nhưng nên in ra), thấy
khơng cịn phải bổ sung, sửa chữa gì nữa mới xem hướng dẫn trả lời.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tham khảo về Quản trị học bằng tiếng Anh hiện có trong
các thư viện Đại học là khá nhiều, các bạn đọc thêm quyển nào cũng
được vì về nội dung cơ bản, tất cả các sách giáo khoa đều giống nhau.


6

Qua kinh nghiệm giảng dạy, nhóm biên soạn tài liệu này khuyên các
bạn tìm đọc sách giáo khoa Quản trị học (Management) của các tác
giả là giáo sư Đại học Mỹ vì hành văn dễ hiểu, các ví dụ minh hoạ
quen thuộc và in ấn đẹp.
Tài liệu tham khảo tiếng Việt cũng có nhiều, hầu hết được biên
soạn theo sách Mỹ. Cũng có quyển hay và cũng có quyển dịch khơng
trong sáng nên khó đọc. Các bạn cứ mạnh dạn đọc, theo phương châm
“đãi cát lấy vàng”. Nếu phân vân các bạn liên hệ với nhóm tác giả tài
liệu này để được tư vấn nên hay không nên tham khảo một tài liệu nào
đó mà các bạn tìm được.
Vì thực chất của quản trị là làm việc cùng với nhiều người khác
trong cùng một tổ chức để hoàn thành mục tiêu, nhà quản trị cần nhiều
kiến thức về nhiều ngành khác nhau. Để có các kiến thức đó, các bạn
nên tranh thủ đọc thêm nhiều sách khác nhau mà không nên dựa hồn
tồn vào một cuốn sách. Có thể nói rằng, nhà quản trị giỏi phải là
người có kiến thức rộng, và lịch lãm trong quan hệ với con người. Tất
cả những gì giúp cho các bạn trở thành người có kiến thức rộng và
lịch lãm, đều đáng để các bạn tiếp thu.
Ngoài sách giáo khoa, các bạn cũng nên đọc thêm các sách viết về
kinh nghiệm quản trị thực tế của các công ty thành công trên thế giới.
Các bạn cũng nên thường xuyên đọc báo hàng ngày và báo chuyên
ngành kinh tế Việt Nam toàn quốc và tại địa phương nơi bạn đang cư
trú và làm việc. Có rất nhiều bài phóng sự, bài giới thiệu, bài thơng tin
về các kinh nghiệm quản trị ở các cơ sở kinh doanh hoặc không kinh
doanh mà chúng ta học được rất nhiều; rất sinh động và rất mới mẻ.



7

Trong q trình tự học, nếu các bạn có những vấn đề khơng thể tự
giải đáp được, các bạn có thể vào mạng Internet, đến trang Web của
trường có địa chỉ:

Sau khi vào được trang này, các bạn hãy đến mục e–learning, vào
“Diễn đàn tư vấn học tập” của Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh để
trao đổi cùng các bạn đồng học và các giảng viên trong Ban tư vấn
học tập.
Cuối cùng, các bạn nhớ dùng tài liệu học tập này với tinh thần phê
phán. Hãy mạnh dạn suy nghĩ ngược lại hoặc tìm ý tưởng bổ sung cho
những điều được trình bày trong tài liệu này và gởi cho nhóm tác giả
các suy nghĩ đó để trao đổi, cùng giúp nhau học.

TRAO ĐỔI VỚI NHĨM BIÊN SOẠN
Nhóm tác giả của tài liệu này hoan nghênh và rất mong muốn
được hợp tác, giúp đỡ các bạn tự học. Các bạn có thể liên lạc với
nhóm tác giả qua địa chỉ Email:


Chúc các bạn thành công !



8


BÀI 1

Bài đầu tiên này chủ yếu nói về hai khái niệm quản trị và quản trị

học. Vì vậy, trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu quản trị là gì, khi nào
thì chúng ta làm việc quản trị, những công việc nào là công việc quản
trị và ý nghĩa của việc quản trị là gì ? Bài này cũng đề cập đến sự ra
đời và tính chất của quản trị học.

MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, các bạn phải biết được:
ƒ Quản trị nghĩa là gì?
ƒ Khi nào thì người ta làm việc quản trị.
ƒ Việc quản trị có những nội dung nào?
ƒ Hiệu quả là gì?
ƒ Sự phát triển của quản trị học.



9


NỘI DUNG CHÍNH
Khái niệm Quản trị
Quản trị là một danh từ khó định nghĩa. Hầu như mỗi người, khi
nói về quản trị, đều có một định nghĩa của riêng mình.
Ngay đến các nhà thực hành quản trị, mặc dù đã có những kinh
nghiệm giống nhau về nội dung Quản trị, khi được yêu cầu định nghĩa
quản trị, thì cũng phát biểu rất khác nhau. Nhiều nhà quản trị người
Pháp thích nói : “Quản trị là tiên liệu”. Các nhà quản trị người Mỹ
nhấn mạnh đến vấn đề quan hệ con người thường định nghĩa quản trị
là “đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác”, trong lúc các nhà
quản trị thích áp dụng các cơng cụ tốn học thường tâm đắc với định
nghĩa “Quản trị là ra quyết định”.

Trong giới khoa học và giảng dạy người ta cũng không có một sự
thống nhất.
Koontz, O’ Donnell và Weihrich trong giáo trình “Những vấn đề
cốt yếu của quản lí” 1, định nghĩa: Quản trị là thiết lập và duy trì một
khung cảnh nội bộ trong đó mỗi con người làm việc chung theo tập
thể có thể hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thành đạt mục tiêu
chung.
Stephen Robbins, giáo sư Quản trị học quen thuộc từ thập niên 80
của thế kỷ trước, trong tác phẩm gần đây (2004) định nghĩa:

1

Bản dịch của Vũ Thiếu và các tác giả khác. Những vấn đề cốt yếu của Quản lý, Nhà
xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, 1992. Quyển I, trang 19.



10


“ Quản trị là tiến trình hồn thành cơng việc một cách hiệu quả và
đạt kết quả thông qua và cùng với người khác”2.
Gareth R .Jones và Jennifer M. George, hai tác giả trẻ gần đây cho
rằng:
“Quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra tài nguyên
nhân sự và các tài ngun khác nhằm hồn thành có kết quả và có hiệu
quả các mục tiêu của tổ chức”3.
Chúng ta có thể căn cứ vào các định nghĩa đó để đưa ra định nghĩa
sau đây:
Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con

người kết hợp nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu
chung.
Với định nghĩa này, chúng ta muốn xác định rằng những hoạt
động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp
với nhau thành tổ chức. Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động, sống một
mình như Rơ – bin – sơn trên hoang đảo, thì khơng có hoạt động quản
trị. Nhưng chỉ cần hai người quyết tâm kết hợp với nhau vì những mục
tiêu chung, thì sẽ phát sinh nhiều hoạt động mà lúc cịn sống và làm
việc một mình, chưa ai có kinh nghiệm. Ví dụ, sự phân cơng, người
nào làm việc nào. Các hoạt động quản trị không những phát sinh khi
con người kết hợp thành tổ chức, mà lại còn cần thiết. Bởi vì, nếu
khơng có những hoạt động đó, mọi người trong tổ chức sẽ khơng biết
làm gì, làm lúc nào, hoặc sẽ làm một cách lộn xộn, giống như hai

2

Stephen P. Robbins và David A. Decenzo, Fundamentals of Management , New Jersey :
Pearson – Prentice Hall, 2004, trang 6.

3

Gareth R. Jones và Jennifer M. George, Essentials of Contemporary Management,
Boston : McGraw Hill, 2003, trang 4.



11


người cùng khiêng một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì

mỗi người lại bước về mỗi hướng khác nhau.
Những hoạt động khiến hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một
hướng, là những hoạt động quản trị. Trong bộ Tư bản, Mác có đưa
một hình ảnh rất hay về hoạt động quản trị. Đó là những hoạt động
của người chỉ huy một dàn nhạc. Người này không đánh trống, không
chơi đàn, chỉ dùng tay chỉ huy mà tạo nên bản giao hưởng.
Các chức năng của quản trị
Chúng ta vừa nói rằng quản trị là những hoạt động cần thiết phải
được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con
người gọi là các tổ chức hoạt động, hướng về mục tiêu chung.
Những hoạt động đó có thể tập trung trong một số những cơng
việc chính. Đó là, dự trù các hoạt động mà đơn vị sẽ phải thực hiện, tổ
chức bộ máy, quản trị lao động, kiểm tra thành quả… Cách nói thơng
thường hiện nay là các chức năng quản trị, để chỉ những nội dung của
hoạt động quản trị.
Có bốn chức năng quản trị là : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra.
Hoạch định, hay làm kế hoạch, là chức năng đầu tiên trong tiến
trình quản trị. Cơng tác này bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động
của tổ chức, xây dựng chiến lược tổng thể nhằm hướng dẫn hành động
hướng về mục tiêu, và thiết lập hệ thống các kế hoạch hoạt động cụ
thể.
Tổ chức là chức năng thứ hai của quản trị. Các nhà quản trị phải
thiết kế cơ cấu của tổ chức. Công tác này bao gồm việc xác định
những việc phải làm, những ai sẽ phải làm việc đó, các cơng việc sẽ


12

được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải
được thành lập, thiết lập mối quan hệ về công việc, quyền hành và
trách nhiệm giữa các bộ phận.
Chức năng quản trị thứ ba liên quan đến con người trong tổ chức.
Đó là việc lãnh đạo con người, động viên họ làm tốt công việc.
Chức năng cuối cùng của quản trị là kiểm tra. Công tác kiểm tra
bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành
quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai
lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang đúng hướng để hoàn thành mục
tiêu.
Ý nghĩa của hoạt động quản trị: gia tăng hiệu quả
Khi con người hợp tác với nhau trong một tổ chức để cùng nhau
làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần làm, theo cách
suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc chung như thế cũng có thể
đạt được kết quả, hoặc cũng có thể không.
Nhưng nếu người ta biết tổ chức hoạt động và các việc quản trị
khác, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn. Đặc biệt quan trọng,
không phải chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ cịn là ít tốn kém thì giờ, tiền
bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác.
Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với những chi phí đã
tốn kém, chúng ta có khái niệm hiệu quả. Hiệu quả cao khi kết quả
nhiều hơn so với chi phí; và hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với
kết quả đạt được.
Mối quan hệ giữa chi phí (C) và kết quả (K) để xác định hiệu quả
(H) có thể được diễn tả bằng công thức sau:



13

H=

K
C

Để gia tăng H, người ta có thể làm hai việc là tăng K hoặc giảm
C. Những hoạt động có thể làm tăng kết quả hoàn thành và cắt giảm
chi phí (về nguyên liệu, lao động, tiền bạc vv…) là những hoạt động
quản trị.
Ví dụ : Gia tăng thêm 5% số lượng sản phẩm tạo ra với mức chi
phí sản xuất không thay đổi bằng cách giảm lượng phế liệu rắn từ
khâu cán ép phim.
Như thế, không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả,
nhưng nếu xem xét đến chi phí, thì sẽ thấy q nhiều. Tức là có kết
quả, mà khơng có hiệu quả.
Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong một nền kinh tế thị trường
có cạnh tranh, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết
quả, tức là phải ln ln tìm cách gia tăng hiệu quả. Cho dù khơng có
nhu cầu cạnh tranh phải giảm chi phí để gia tăng hiệu quả, sự gia tăng
hiệu quả luôn luôn là điều cần thiết đối với mọi tổ chức để tồn tại và
phát triển. Có thể nói rằng lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là
vì muốn có hiệu quả; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả
thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị.

Tính phổ biến của chức năng quản trị
Tính phổ biến của quản trị có nghĩa là khơng có sự khác nhau
trong chức năng của nhà quản trị cấp cao so với nhà quản trị cấp thấp
(ví dụ: giữa Tổng Giám đốc với Tổ trưởng); khơng có sự khác nhau
trong chức năng của nhà quản trị một tổ chức của nhà nước với nhiệm

vụ của nhà quản trị một tổ chức của tư nhân; khơng có sự khác nhau


14


trong chức năng của nhà quản trị một đơn vị kinh doanh kiếm lời so
với nhà quản trị một đơn vị phục vụ cơng ích khơng tính lợi nhuận;
khơng có sự khác nhau trong chức năng của nhà quản trị một tổ chức
trong ngành nghề này so với nhà quản trị một tổ chức thuộc ngành
nghề khác; và cũng không có sự khác nhau trong chức năng của một
nhà quản trị Mỹ so với một nhà quản trị Việt Nam.
Tuy nhiên, phổ biến khơng có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi loại,
mỗi cấp tổ chức đều có những đặc điểm riêng về mơi trường, xã hội,
ngành nghề, quy trình cơng nghệ v.v…, nên các hoạt động quản trị
cũng có những điểm khác nhau. Nhưng những điểm khác nhau đó là
khác nhau về mức độ phức tạp, về thời gian dành cho mỗi chức năng,
về phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất và các
chức năng quản trị.
Trong một cơng trình nghiên cứu đã trở thành kinh điển từ năm
1965 nhưng 40 năm sau vẫn cịn được trích dẫn, Mahoney đã cho biết
các nhà quản trị cấp thấp dành nhiều thời gian nhất cho chức năng
lãnh đạo (51%) trong lúc nhà quản trị cấp cao dành vị trí thứ nhất cho
chức năng tổ chức (36%).
Hai mươi năm trước đây (năm 1984), Paolillo4 nghiên cứu về hoạt
động của các nhà quản trị theo các vai trò đã cho thấy nhà quản trị các
cơ sở kinh doanh nhỏ làm nhiều nhất vai trị phát ngơn thay mặt cho tổ
chức, trong lúc nhà quản trị các cơ sở kinh doanh lớn lại làm nhiều
nhất vai trò phân phối tài nguyên.5
Quản trị học

4
5

Stephen Robbins, sách đã dẫn, trang 10.
Stephen Robbins, sách đã dẫn, trang 12.



15


Quản trị học là khoa học, mới xuất hiện trong chương trình Đại
học trên thế giới chưa đến 100 năm tính đến hơm nay, có đối tượng
nghiên cứu là cơng việc quản trị trong các tổ chức; tổng quát hoá các
kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lí thuyết áp dụng cho mọi hình
thức quản trị tương tự. Quản trị học cũng giải thích các hiện tượng
quản trị và đề xuất những lí thuyết cùng những kỹ thuật nên áp dụng
để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ và qua đó giúp các tổ chức
hồn thành mục tiêu.
Quản trị học tập trung nghiên cứu các hoạt động quản trị thực
chất, tức là những hoạt động quản trị có ý nghĩa duy trì và tạo điều
kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động. Trong lúc không nghiên cứu các
hoạt động quản trị chức năng, quản trị học cung cấp các khái niệm cơ
bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức
năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân viên, quản
trị hành chánh, quản trị nhà nước v.v…
Quản trị học là một khoa học vì nó có đối tượng nghiên cứu cụ
thể, có phương pháp phân tích và có lí thuyết phát xuất từ các cuộc
nghiên cứu. Quản trị học cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử

dụng nhiều tri thức của nhiều ngành học khác nhau như kinh tế học,
tâm lý học, xã hội học, toán học, thống kê v.v…
Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là một
nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, nhưng để có
thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết linh hoạt vận dụng các lí
thuyết vào những tình huống cụ thể.

TÓM TẮT



16


1. Quản trị (hay Quản lí) là những hoạt động cần được thực hiện khi
con người kết hợp với nhau trong tổ chức để cùng nhau hoàn thành
các mục tiêu chung.
2. Có nhiều cách định nghĩa Quản trị, tùy theo vấn đề hay khía cạnh
mà người định nghĩa muốn nhấn mạnh.
3. Các hoạt động quản trị có thể được tập hợp thành bốn chức năng
chính là : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
4. Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng
chiến lược tổng thể nhằm hướng dẫn hành động hướng đến việc hoàn
thành mục tiêu, và thiết lập những kế hoạch hành động cụ thể trong
khuôn khổ của chiến lược ấy.
5. Chức năng tổ chức của quản trị bao gồm việc xác định những công
việc cần làm, ai sẽ phải làm những cơng việc đó, các cơng việc đó sẽ
được phối hợp với nhau như thế nào, những bộ phận nào cần phải
được thành lập, và thiết lập mối quan hệ về công việc, quyền hành và
trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

6. Đối với nhân viên, nhà quản trị làm chức năng lãnh đạo, tức là chỉ
cho mọi người thấy tầm nhìn rõ ràng để vươn tới, vai trị của họ trong
việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức và động viên họ làm việc với
nhiệt tình và năng lực cao nhất.
7. Trong chức năng kiểm tra, nhà quản trị đo lường thành quả đạt
được, so sánh với mục tiêu đã đề ra ; và tiến hành biện pháp sửa chữa
nếu có sai lệch giữa mục tiêu với thành quả.
8. Quản trị tốt giúp các tổ chức đạt được hiệu quả, tức là đạt kết quả
với chi phí thấp.



17


9. Các chức năng quản trị là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, không
phân biệt cấp bậc của nhà quản trị, quy mô lớn nhỏ của tổ chức, ngành
nghề hoạt động, mục tiêu lợi nhuận hay phục vụ cơng ích, và điều
kiện chính trị – xã hội của môi trường.
10. Quản trị học là một khoa học, nhưng thực hành quản trị phải khéo
léo vận dụng theo đặc điểm của tình hình thực tế. Điều này được gọi
là nghệ thuật quản trị.

CÂU HỎI
Câu hỏi tự luận
1. Giải thích ý nghĩa các câu định nghĩa quản trị của các nhà thực
hành quản trị ở Pháp và ở Mỹ.
2. Trình bày nội dung các chức năng quản trị.
3. Hiệu quả là gì?
4. Giải thích tính phổ biến của quản trị .

5. Giải thích “Quản trị là khoa học và nghệ thuật”.

Câu hỏi trắc nghiệm
1. Nếu khơng có một mục tiêu rõ ràng để theo đuổi, tổ chức khơng có
lí do để tồn tại.
Đ–

S–

2. Các tổ chức có thể hoạt động tốt dù có hay khơng có quản trị.
Đ–

S–


18


3. Để có thể hoạt động, mọi tổ chức đều cần phải có tài ngun (nguồn
lực).
Đ–

S–

4. Quản trị là “hồn thành mục tiêu thông qua các nguồn lực”.
Đ–

S–

5. Về cơ bản, người ta chỉ có một cách định nghĩa quản trị.

Đ–

S–
6. Quản trị là một tiến trình.
Đ–

S–

7. Hoạch định giúp cho việc quản trị trở thành hợp lý.
Đ–

S–

8. Bước đầu tiên trong chức năng hoạch định là xác định mục tiêu.
Đ–

S–

9. Hiệu quả có nghĩa là đạt được nhiều kết quả hơn mong muốn .
Đ–

S–

10. Các chức năng quản trị trong trường đại học khác với các chức
năng quản trị trong công ty kinh doanh.
Đ–

S–

HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI
Câu hỏi tự luận


19


1. “Quản trị là tiên liệu”: nhà quản trị phải biết dự báo tương lai và có
biện pháp đối phó, khai thác tốt tương lai đó.
“Quản trị là đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác” nhấn
mạnh đến vai trò lãnh đạo, động viên, phối hợp hoạt động của mọi
người làm việc chung.
“Quản trị là ra quyết định” nhà quản trị phải đưa ra những quyết
định đúng thì tổ chức mới thành công.
2. Trả lời theo mục II (Các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra).
3. Hiệu quả là khái niệm dùng khi so sánh kết quả đạt được với chi phí
đã bỏ ra, có thể diễn tả theo công thức:
K (kết quả)

H (hiệu quả) = C (chi phí)

H sẽ tăng khi K gia tăng hoặc khi C giảm.
4. Trả lời theo mục IV (Các chức năng quản trị là phổ biến trong mọi
tổ chức, không phân biệt quy mô, ngành nghề, mục tiêu và môi trường
xã hội của tổ chức).
5. Trả lời theo mục V (Quản trị học là một khoa học, nhưng sự thực
hành quản trị phải linh động tùy đặc điểm của tổ chức và môi trường).

Câu hỏi trắc nghiệm

1

2

3

4

5

6

7

8



9

10
20


Đ

S

Đ

S

S

Đ

Đ

Đ



S

S

21


BÀI 2

Các tổ chức không thể hoạt động nếu không có những người làm
các cơng việc quản trị. Chúng ta gọi họ là những nhà quản trị. Trong
bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu nhà quản trị là ai ; trong một tổ chức có
những cấp quản trị nào ; họ cần có những kỹ năng nào, và phải làm
những vai trị gì trong nhiệm vụ quản trị. Sau cùng, chúng ta cũng sẽ
nhắc đến những thách đố trong thời đại hiện nay đối với nhà quản trị
trong các tổ chức.

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, các bạn phải biết:
ƒ Phân biệt nhà quản trị với người thừa hành.
ƒ Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức.
ƒ Kỹ năng của các cấp quản trị.
ƒ Vai trò của nhà quản trị theo Mintzberg.
ƒ Những thách đố trong hiện tại đối với các nhà quản trị.



22


NỘI DUNG CHÍNH
Khái niệm nhà quản trị
Con người tham gia trong một tổ chức có thể được chia thành 2
loại (1) những người thừa hành và (2) những nhà quản trị.
Người thừa hành là những thành viên trong tổ chức có nhiệm vụ
phải trực tiếp làm một cơng việc nhất định và khơng có trách nhiệm
giám sát cơng việc của người khác. Người y tá chăm sóc bệnh nhân
trong bệnh viện, người nhân viên bán hàng, người thợ sửa cơ khí trong
nhà máy, là những người thừa hành. Trái lại, những thành viên được
gọi là nhà quản trị là những người chỉ huy hoạt động của người khác.
Các nhà quản trị cũng có thể tự họ làm một việc nhất định nào đó (ví
dụ họ cũng trực tiếp săn sóc bệnh nhân, bán hàng hay trực tiếp sửa
máy), tuy nhiên vì họ có trách nhiệm chỉ huy giám sát những người
khác, nên họ là những nhà quản trị.
Ngồi vai trị chỉ huy, giám sát nhân viên dưới quyền, nhà quản trị
cịn có quyền sử dụng các loại tài ngun khác trong tổ chức mà họ
phụ trách và chịu trách nhiệm đưa tổ chức đó hồn thành mục tiêu
chung.

Người ta thường chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 3
cấp: (1) các nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường gọi là tổ trưởng, đốc
công, cai thợ v.v… (2) các nhà quản trị cấp trung thường mang chức
danh trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc phân
xưởng, trưởng khoa v.v… và (3) các nhà quản trị cấp cao như Hiệu
trưởng, giám đốc, tổng giám đốc, giám đốc điều hành, chủ tịch hội
đồng quản trị v.v…



23


Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.
Với tư cách là nhà quản trị, nhiệm vụ của họ là hướng dẫn, đốc thúc,
điều khiển nhân viên trong các cơng việc hàng ngày để hồn thành
mục tiêu chung của cả tổ chức. Tuy nhiên, nhà quản trị cấp cơ sở cũng
thường là người trực tiếp tham gia các công việc sản xuất kinh doanh
cụ thể như các nhân viên khác dưới quyền họ.
Nhà quản trị cấp trung là một khái niệm rộng, dùng để chỉ những
cấp chỉ huy trung gian, đứng trên các nhà quản trị cấp cơ sở và ở dưới
các nhà quản trị cấp cao. Với cương vị này, họ quản trị các nhà quản
trị cấp cơ sở thuộc quyền. So với chức năng của nhà quản trị cấp cơ
sở, nhà quản trị cấp trung có chức năng thực hiện các kế hoạch và
chính sách của tổ chức, phối hợp công việc của các đơn vị cơ sở hoàn
thành mục tiêu chung.
Nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc tối
cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ
chức. Chức năng của các nhà quản trị cấp cao là xây dựng chiến lược

hành động, duy trì và phát triển tổ chức.
Kỹ năng của nhà quản trị
Dù là ở cấp bậc nào, tất cả mọi nhà quản trị đều phải thi hành các
hoạt động quản trị như nhau. Trong bài 1, chúng ta đã nói về nội dung
các hoạt động quản trị đó và một cách tổng quát, có thể xếp vào bốn
lĩnh vực: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Để có thể hồn thành các cơng việc đó, các nhà quản trị phải có
những kỹ năng cần thiết. Các nhà nghiên cứu quản trị cho rằng mỗi
nhà quản trị đều cần phải có 3 loại kỹ năng là :
(1) Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật.


24


(2) Kỹ năng về nhân sự.
(3) Kỹ năng nhận thức, phân tích sự việc (tư duy).
Kỹ năng kỹ thuật là những khả năng cần thiết để thực hiện một
công việc cụ thể; hay nói cách khác, là trình độ chun mơn nghiệp
vụ. Ví dụ: soạn thảo và đánh máy văn bản, thao tác sản xuất trên máy,
chích thuốc và chăm sóc bệnh nhân, làm sổ sách kế tốn, đứng lớp
giảng dạy, khám bệnh và kê toa v.v… Nhà quản trị có được trình độ
chun mơn nghiệp vụ qua việc theo học ở trường hay các lớp bồi
dưỡng.
Kỹ năng nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên
và điều khiển con người và tập thể trong xí nghiệp, dù những người đó
là thuộc cấp, đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên. Kỹ năng nhân sự
là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác
để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hồn thành cơng việc chung.
Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông

đạt hữu hiệu (viết và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến người
khác và khung cảnh làm việc, xây dựng khơng khí hợp tác giữa mọi
người cùng làm việc chung, và biết cách động viên các nhân viên dưới
quyền.
Kỹ năng tư duy đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp
của hoàn cảnh, và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức
độ có thể đối phó được. Kỹ năng tư duy là cái khó tiếp thu nhất, được
đào tạo tại trường lớp, tích lũy qua kinh nghiệm, và quan trọng đặc
biệt đối với các nhà quản trị cấp cao.
Trong lúc tất cả các nhà quản trị đều phải có đầy đủ ba loại kỹ
năng trên đây, hiển nhiên là tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng tùy
theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ


25