Tài liệu Ngăn ngừa những "tên trộm nhân viên" docx

Ngăn ngừa những "tên trộm nhân viên"
Một trong những mối đe doạ nghiêm trọng nhất cho thành
công của tổ chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầm
niềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trong việc
kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi cho
những kẻ biển thủ này.
Hiệp hội đánh giá mức độ gian lận của Mỹ ước tính các các tổ
chức kinh doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng năm vì
những tên trộm - nhân viên. Khảo sát của Phòng Thương mại
Hoa Kỳ đã chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá sản của các doanh nghiệp
là do nhân viên gian lận.
Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn những
tên trộm nội bộ này bằng các gợi ý sau đây:
* Tạo ra một môi trường làm việc tích cực
Một môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách và quy định
đã được tổ chức xác lập. Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chính sách
và thủ tục dễ hiểu, các kênh liên lạc cởi mở, các đường dây nóng hiệu quả giữa lãnh đạo và
nhân viên, các chính sách thừa nhận đóng góp của nhân viên sẽ góp phần vào việc hạn chế
kẻ cắp và gian lận nội bộ.
* Kiểm soát nội bộ
Đánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định, bảo vệ tài sản chung và đánh giá mức độ chính
xác của các báo cáo tài chính sẽ giảm cơ hội cho những kẻ gian lận. Muốn vậy, phải lưu ý:
- Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát giao dịch tài chính.
- Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được tiếp cận với hệ
thống tài chính.
- Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định giới hạn mức độ tài chính
như thế nào thì được phép và được phê duyệt.
* Tuyển dụng những người trung thực nhất
Tất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức, nhưng nói thì dễ còn làm được thì khó hơn nhiều.
Có được những nhân viên trung thực còn quan trọng hơn việc kiểm soát mức độ gian lận.
Những nhân viên không trung thực sẽ phớt lờ nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc tích cực

của bạn và tìm cách để phá hoại.
Do đó, kiểm tra hồ sơ lí lịch trước khi tuyển dụng nhân viên là một cách thông minh để giảm bớt
các nhân viên không trung thực. Cầm xem xét lí lịch của người đó có liên quan đến các hành vi
phạm tội, trộm cắp hay gian lận hay không, nhân viên đó có dính líu đến việc kiện cáo về thu
thập và gian lận hay không. Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm, thời gian
làm việc, và lí do rời bỏ các công việc đó.
* Thông báo các chính sách
Bạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối với những hành vi gian lận nội
bộ, những nguyên tắc đạo đức và mức độ vi phạm nào sẽ bị kỉ luật. Mọi nhân nên ký vào giấy
cam kết không vi phạm những quy định này. Hàng năm, họ cần được đào tạo lại về những quy
định này và phải ký xác nhận sau mỗi lần đào tạo.
* Xây dựng hệ thống báo cáo ngầm
Mọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm cho nhân viên, khách hàng, để báo cáo
ngầm về bất kỳ vi phạm nào với chính sách và thủ tục của tổ chức. Tiến hành và khuyến khích
việc sử dụng hệ thống báo cáo này bất cứ khi nào có thể.
* Những lần kiểm toán không báo trước
Nên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báo trước. Điều đó có thể giúp xác định
chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Nó cũng để cho nhân
viên thấy rằng ngăn chặn gian lận là ưu tiên lớn trong tổ chức.
* Điều tra mọi biến cố
Điều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sách và thủ tục của tổ chức, những
luận điệu gian lận và những dấu hiệu gian lận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất.
* Làm gương cho nhân viên
Nhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo. Nếu lãnh đạo tỏ ra coi thường những quy định và thủ
tục này, thì nhân viên cũng chẳng coi các nội quy đó ra gì. Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổn thất
của tổ chức.
Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội của những kẻ có ý đồ gian lận và bảo
vệ được tài sản của tổ chức. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ
để tiến hành điều tra và xác định điều gì cần làm để bảo vệ tổ chức và ngăn ngừa việc này tái
diễn.

Nguyệt Ánh
Theo Allbusiness