Tài liệu CÁC VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN doc

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
Niên khoá 2005-2006

PMConflict.doc 1 G.V. Cao Haøo Thi







CÁC VẤN ĐỀ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
2

LÀM VIỆC THEO NHÓM
(Team Work)


Làm việc theo nhóm là các cá nhân cùng làm việc với nhau để hoàn
thành nhiệm vụ

Hiệu quả tổng hợp (Synergy):

Tối ưu tổng thể >
tổng các tối ưu cục bộ

>
1 + 1 = 2 ?
<

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
3

LÀM VIỆC THEO NHÓM CÓ HIỆU QUẢ


• Các yếu tố giúp làm việc theo nhóm có hiệu quả:
- Kỹ năng của các thành viên
- Cấu trúc tổ chức
- Kiểu quản lý



• Các phẩm chất nghề nghiệp của thành viên
- Quan tâm và chịu trách nhiệm của công việc
- Chịu sự kích thích của môi trường làm việc
- Cầu tiến trong nghề nghiệp
- Có các Kỹ năng cần thiết
+ Kỹ năng kỹ thuật
+ Kỹ năng xử lý thông tin
+ Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
+ Kỹ năng ra quyết định
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh

PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
4

• Lợi ích của làm việc theo nhóm
- Nâng cao được thành quả
- Xây dựng được hiệu quả tổng hợp
- Nâng cao được khả năng sáng tạo
- Làm giảm bớt được căng thẳng và các mâu thuẫn
- Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả
- Nâng cao được yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng lẫn
nhau
- Đương đầu với thử thách



• Các khó khăn của làm việc theo nhóm
- Tốn thời gian và tốn công sức
- Ra quyết định chậm
- Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ”
- Hình thành bè phái
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
5

• Giao tiếp hiệu quả: yếu tố chủ yếu của làm việc theo nhóm
- Biết lắng nghe

+ Thái độ: quan tâm, chú ý, tôn trọng.
+ Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cắt ngang lời nói người khác.
+ Tập trung: nội dung, cảm xúc
- Giải quyết mâu thuẫn

Quan điểm cũ

Quan điểm mới
- Tìm cách tránh mâu thuẫn


- Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý
- Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu
- Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ
- Không thể trách được mâu thuẫn Æ
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
- Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
khác nhau
- Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
- Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát

• Các điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả
- Thời gian: mọi thành viên đều phải cam kết dành thời gian để hoàn thành
nhiệm vụ
- Tình cảm: mọi thành viên phải quan tâm tới mục tiêu, công việc, tương
lai và con người trong nhóm
- Tập trung: Tất cả các thành viên trong nhóm phải biết vấn đề của nhóm
và trong đầu mỗi thành viên phải có thứ tự các ưu tiên của nhóm
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh

PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
6

CÁC THẤT BẠI CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM

- Mâu thuẫn nội bộ
(mâu thuẫn không giải quyết được)

- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
(có tâm trạng muốn thoát ra khỏi nhóm)

- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không
có sự chấp nhận của những người khác.
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
7

XÂY DỰNG NHÓM

• Các yếu tố để xây dựng nhóm:
- Chọn đúng việc phối hợp các người trong nhóm
- Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ
- Chọn đúng kiểu lãnh đạo

• Các vấn đề cần quan tâm
- Thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm

- Cách giải quyết vấn đề hiệu quả
- Cách giải quyết mâu thuẫn
- Tính sáng tạo trong nhóm
- Không khí làm việc tin cậy và hỗ trợ
- Phải rõ được mục tiêu của nhóm và vai trò của các thành viên trong nhóm

• Các biện pháp tổng quát
- Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận. Những vấn đề
không rõ thì nên nhờ tư vấn / chuyên viên
- Thu thập thông tin đầy đủ
- Phải có quá trình tự đánh giá

Điều kiện để thành công
- Được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý
- Sự tự nguyện tham gia của các thành viên trong nhóm

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
8

LÃNH ĐẠO
(Leadership)

LÃNH ĐẠO VÀ QUYỀN LỰC

• Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hoàn
thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức

• Quyền lực: là khả năng của một người này ảnh hưởng tới hành vi của
một người khác.

• Nguồn gốc quyền lực:
+ Quyền lực chính thức
+ Quyền lực do sự tưởng thưởng
+ Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
+ Quyền lực chuyên môn
+ Quyền lực tôn phục (uy tín)

Các loại quyền lực khác:
+ Thông tin
+ Thuyết phục
+ Liên kết (mối quen biết với người có quyền lực lớn)
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
9

LÝ THUYẾT LÃNH ĐẠO

Lãnh đạo theo cổ điển
Î sinh ra là có vai trò lãnh đạo

ÎTính cách lãnh đạo > < không có tính cách lãnh đạo


Lãnh đạo theo hành vi
Î Lãnh đạo thì phải thông qua đào tạo huấn luyện

- Các nhiệm vụ của nhà lãnh đạo
- Kiểu lãnh đạo


Lãnh đạo theo sự phù hợp
Î Việc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào các yếu tố của môi trường
- Tính cách, kinh nghiệm của người lãnh đạo và của nhân viên
- Cấu trúc của nhiệm vụ cần được thực hiện (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém)
- Vị trí công tác của người lãnh đạo
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
10

CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO

Quan tâm đến
công việc

Quan tâm đến
con người
AD
CD
B
Mức độ tham gia của cấp
lãnh đạo trong quá trình ra
quyết định
Mức độ tham gia của
người dưới quyền trong
quá trình ra quyết định

Tự do
(phân quyền)
Độc tài
(tậptrung
quyền lực)
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
11

MÔ HÌNH V. VROOM LEADERSHIP MODEL

- A
I
Authoritarian Tập trung
(độc đoán, chuyên quyền)
- A
II


- C
I
Consultative
(Tham vấn)
- C
II


- G

II
Group Phân quyền
(Tập thể)



BA QUY TẮC ĐỂ BẢO VỆ CHẤT LƯỢNG CỦA QUYẾT ĐỊNH

• QUY TẮC THÔNG TIN
Nếu: - chất lượng là quan trọng
- nhà lãnh đạo không đủ thông tin
Thì: loại kiểu A
I

• QUY TẮC VỀ PHÙ HỢP MỤC TIÊU:
Nếu: - Chất lượng là quan trọng
- Những người nhân viên không rõ mục tiêu của tổ chức

Thì: không nên dùng G
II


QUY TẮC MÀ VẤN ĐỀ KHÔNG CÓ CẤU TRÚC:
Nếu: - Chất lượng là quan trọng
- Vấn đề không có cấu trúc
- Người lãnh đạo không đủ thông tin và không biết lấy thông tin
ở đâu

Thì: A
I

, A
II
, C
I
, C
II
đều bị loại bỏ
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
12


BỐN QUY TẮC BẢO VỆ SỰ CHẤP NHẬN CỦA QUYẾT ĐỊNH

QUY TẮC CHẤP NHẬN:
Nếu
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định
này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được
nhân viên chấp nhận hay không
Thì: A
I
, A
II
bị loại bỏ

QUY TẮC MÂU THUẪN
Nếu

- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định
này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được
nhân viên chấp nhận hay không
- Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên

Thì: A
I
, A
II
, C
I
đều bị loại bỏ

QUY TẮC CÔNG BẰNG
Nếu
- Chất lượng là không quan trọng
- Sự chấp nhận là quan trọng

Thì: A
I
, A
II
, C
I
, C
II
đều bị loại bỏ

QUY TẮC ƯU TIÊN CHẤP NHẬN

Nếu
- Sự chấp nhận là quan trọng
- Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không
- Tin tưởng vào nhân viên
Thì: A
I
, A
II
, C
I
, C
II
đều bị loại bỏ
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
13

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC RA QUYẾT ĐỊNH KHÁC
DỰA TRÊN TRỰC GIÁC

¾ QUYẾT ĐỊNH BỪA, CHỚP NHOÁNG

¾ DỰA TRÊN NHỮNG THỦ TỤC CHUẨN ĐÃ ĐƯỢC CHẤP NHẬN

¾ DỰA TRÊN SỰ GỢI Ý CỦA TRỢ LÝ

¾ CHỌN PHƯƠNG ÁN ĐẦU TIÊN THỎA MÃN NHỮNG ĐIỀU
KIỆN CẦN THIẾT TỐI THIỂU

¾ TRÁNH BỊ PHẠT

¾ GIỮ HÒA KHÍ CỦA CẢ NHÓM






Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
14

7 BƯỚC CẦN LÀM NẾU MUỐN CÓ NHỮNG QUYẾT ĐỊNH
QUẢN LÝ CÓ CHẤT LƯỢNG CAO

1. Xem xét trên phạm vi rộng những mục tiêu cần đạt được, chú ý đến
tính đa dạng của những giá trị đang theo đuổi;
2. Bàn bạc trên phạm vi rộng những phương án có thể;
3. Đi sâu tìm kiếm những thông tin mới giúp cho đánh giá các phương
án;
4. Cân nhắc và xem xét một cách đúng mức những thông tin mới hoặc
những đánh giá của các chuyên gia mà bạn thu lượm được, ngay cả
khi thông tin của những đánh giá đó không ủng hộ cho phương án
được ưa thích ban đầu.
5. Trước khi ra quyết định cuối cùng phải xem xét lại kỹ lưỡng những
hệ quả tích cực và tiêu cực của những phương án mà ban đầu được

coi là không chấp nhận được;
6. Xem xét cẩn thận những chi phí và rủi ro của những hệ quả tiêu cực,
cũng như những ảnh hưởng tích cực của phương án định lựa chọn;
7. Chuẩn bị chi tiết cho việc thực hiện và theo dõi phương án đã chọn,
đặc biệt chú ý đến những kế hoạch dự phòng cần thiết nếu những rủi
ro đã tính trước có thể xảy ra;


Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
15

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN KEPNER-TREGOE
TRONG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ


BỐN CÁCH SUY NGHĨ CƠ BẢN:
+ Cái gì đang xảy ra? - Tiếp cận và làm rõ
+ Cái gì đã xảy ra? - Nguyên nhân và ảnh hưởng
+ Chúng ta nên hành động như thế nào? - Lựa chọn
+ Cái gì đang ở phía trước? - Dự đoán



BA GIAI ĐOẠN:
Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề

Giai đoạn 2: Phân tích quyết định
Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn




Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
16

GIAI ĐOẠN 1: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

+ Xác định vấn đề, hay là nêu những sai lệch
+ Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh:
Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì không phải?)
Địa điểm: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu)
Thời gian: Khi nào nó xuất hiện
Cường độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng như thế
nào

+ Thông tin chính xác ở 4 khía cạnh giúp đưa ra những nguyên nhân
có thể:

Sự phân biệt: ở những địa điểm nào, thời gian nào xuất
hiện vấn đề
Sự thay đổi: Những thay đổi nào có khả năng nhiều nhất
gây ra vấn đề

Những nguyên nhân có thể là gì ?

+ Thử nguyên nhân đáng khả nghi nhất

+ Xác định, chứng minh nguyên nhân phát hiện được

MÔ TẢ SAI LỆCH


Câu hỏi / Trả lời Cái không
đạt như
mong muốn
Có gì khác
biệt
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
17
Xác định
(Vấn đề của bộ phận/ tổ
chức nào)

(Vấn đề là gì)


Định vị
(Quan sát thấy sự sai lệch ở
đâu)

(Càng chi tiết và chính xác
càng tốt)


Thời gian
(Quan sát thấy vấn đề lần
đầu tiên khi nào)
(Từ đó còn quan sát thấy khi
nào nữa)

(Mức độ liên quan của
những thời điểm quan sát
được và chu trình sản xuất)


Mức độ
(Phạm vi của vấn đề)

(Có sự sai lệch ở mặt nào)


GIAI ĐOẠN 2: PHÂN TÍCH QUYẾT ĐỊNH

+ Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả
mong muốn.

+ Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta:

+ Đưa ra những phương án để lựa chọn

+ Đánh giá các phương án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ
bộ và xét những ảnh hưởng có thể của nó (ví dụ: có dễ thực hiện không,
những vấn đề gì sẽ nảy sinh, )


Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
18
GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CÒN TIỀM ẨN

+ Xác định những khu vực có nhược điểm

+ Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn

+ Xác định những nguyên nhân có thể của những vấn đề này và những hành
động ngăn chặn không cho chúng xảy ra

+ Xác định những hành động dự phòng cần làm khi những biện pháp ngăn
chặn thất bại, hoặc khi không thể ngăn chặn được.

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
19

CÁC TIÊU CHÍ CHO MỘT QUYẾT ĐỊNH
CÓ CHẤT LƯỢNG CAO

¾ ĐA MỤC TIÊÙ
¾ ĐA GIẢI PHÁP
¾ TÌM KIẾM THÔNG TIN ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁC GIẢI PHÁP
(CẢ THÔNG TIN TÍCH CỰC VÀ TIÊU CỰC)

¾ HOẠCH ĐỊNH – GIÁM SÁT – THỰC HIỆN VỚI KẾ HOẠCH DỰ
PHÒNG





Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi

20

CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI

¾ CỐ GẮNG GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TRƯỚC KHI PHÂN TÍCH
CẶN KẼ

¾ PHÂN TÍCH QUÁ CHUNG CHUNG GIẢI PHÁP KHÔNG KHẢ
THI

¾ KHÔNG CÓ KẾ HOẠCH CHO THỰC HIỆN GIẢI PHÁP

¾ THIẾU SỰ CAM KẾT
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
21

QUẢN LÝ XUNG ĐỘT
(Conflict Management)


Xung đột: Hành vi ứng xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức
nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá
nhân, một nhóm hoặc một tổ chức khác đạt được những mục
đích mong muốn.

Các kiểu xung đột:
• Cá nhân: giữa người này với người khác

• Nhóm: giữa hai hoặc nhiều nhóm/tổ chức
• Đến từ bên trong: xung đột giữa những người hoặc nhóm người trong
cùng một tổ chức

• Đến từ bên ngoài: xung đột giữa một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều
người) với một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều người) khác từ bên ngoài
của dự án.




Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
22

CÁC QUAN ĐIỂM VỀ XUNG ĐỘT

QUAN ĐIỂM 1

1. XUNG ĐỘT LÀ KẾT QUẢ CỦA NHỮNG SAI LẦM TRONG QUẢN
LÝ

2. XUNG ĐỘT LUÔN GÂY RA NHỮNG KẾT QUẢ TAI HẠI, CHẲNG
HẠN NHƯ:

• LÀM GIẢM HIỆU QUẢ VÀ NĂNG SUẤT

• TẠO NHỮNG PHE CÁNH TRONG NỘI BỘ ĐƠN VỊ

• GÂY NÊN NHỮNG BẤT ỔN VÀ LÀM GIẢM LÒNG NHIỆT TÌNH

• XUNG ĐỘT CÓ THỂ TRÁNH ĐƯỢC VÀ LOẠI BỎ TẤT CẢ CÁC
XUNG ĐỘT LÀ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ.






Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
23
QUAN ĐIỂM 2

NHỮNG XUNG ĐỘT TÍCH CỰC
• Kích thích những ý kiến, tính sáng tạo và quan tâm

• Khiến cho các vấn đề tiềm ẩn hiện ra bên ngoài và được giải quyết

• Buộc con người phải tỏ rõ lập trường và tìm kiếm phương thức mới

• Tạo điều kiện cho con người thử thách những năng lực của mình.

NHỮNG XUNG ĐỘT TIÊU CỰC
• Hiệu quả và năng suất bị giảm sút
• Chủ nghĩa bè phái
• Sự bất ổn không cần thiết





Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
24

NHỮNG NGUYÊN NHÂN CÓ THỂ CỦA XUNG ĐỘT

• TRAO ĐỔI THÔNG TIN
¾ CÁC MỤC ĐÍCH
¾ CÁC NGUYÊN TẮC / TIÊU CHUẨN
¾ CÁC ẢNH HƯỞNG

• CÁC GIÁ TRỊ
¾ CÁ NHÂN
¾ NGHỀ NGHIỆP
¾ ĐỊA PHƯƠNG / QUỐC GIA / TÍN NGƯỠNG

• MỐI QUAN TÂM
¾ CÁC Ý TƯỞNG VÀ NIỀM TIN KHÁC NHAÙ
¾ NHỮNG MỐI QUAN TÂM ĐẾN KẾT QUẢ

• CON NGƯỜI
¾ NHÂN CÁCH
¾ TÌNH CẢM
¾ CÁC VẤN ĐỀ / XUNG ĐỘT TRONG QUÁ KHỨ CHƯA ĐƯỢC GIẢI
QUYẾT

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh


PMConflict.doc G.V. Cao Haøo Thi
25

GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT GIỮA CÁC NHÓM

SỰ PHÁT TRIỂN XUNG ĐỘT

Cạnh tranh → Xung đột giữa các nhóm
Liên kết trong nhóm → Xuất hiện thủ lĩnh nhóm
→ Nhận thức của nhóm bị
bóp méo


CÁC GIẢI QUYẾT BẤT THÀNH
Cung cấp những thông tin có lợi về nhóm đối thủ
Ép các nhóm vào với nhau
Bố trí cho lãnh đạo của các nhóm đàm phán

GIẢI PHÁP CÓ TÁC DỤNG
Mục đích bao trùm