Tài liệu Giám đốc Dự án – Nhân tố quyết định thành công của dự án pdf

IeMBA

Giám đốc Dự án – Nhân tố quyết
định thành công của DA
Dr. Ta Ngoc Cau
Hanoi School of Business
Lecture 02

4/26/2008

1

IeMBA

GĐ DA và đội Dự án
Mục tiêu bài học
Trách nhiệm của người quản lý dự án
Những kỹ năng cần thiết của người quản lý dự án và
làm thế nào để phát triển những kỹ năng đó
Phân cơng cơng việc một cách hiệu quả
Quản lý và kiểm soát những thay đổi của dự án của
người quản lý dự án.

4/26/2008

2

1


IeMBA

GĐ DA và đội Dự án
Mục tiêu bài học (tiếp)
– Phát triển và tăng trưởng của nhóm.
– Đặc điểm của nhóm hoạt động hiệu quả và những
yếu tố cản trở tính hiệu quả.
– Xây dựng nhóm.
– Nguồn gốc xung đột trong dự án và phương pháp
giải quyết xung đột.
– Giải quyết vấn đề.
– Quản lí thời gian hiệu quả.

3

4/26/2008

Phần I: GĐ DA

IeMBA

I.Trách nhiệm của GĐDA
Đảm bảo DA đúng chất lượng, ngân sách, thời
hạn đã định và sự hài lòng của khách hàng.
GĐDA chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm DA để
hồn thành mục tiêu của DA.

4/26/2008

4

2


IeMBA

I.Trách nhiệm của GĐDA
Sản phẩm/dịch vụ

Ngân sách

Thời gian

5

4/26/2008

IeMBA

I.Trách nhiệm của GĐDA

SP/DV

Thời gian

4/26/2008

Ngân sách

6

3


IeMBA

GĐ DA

Nếu Manchester United là đội DA thì
- Sir Alex Ferguson là GĐDA
7

4/26/2008

IeMBA

GĐ DA

Nếu đội DA là dàn nhạc thì
- GĐDA là nhạc trưởng

4/26/2008

8

4


IeMBA

GĐ DA

Bản thân
Ban
?
Lãnh đạo

Khách
?
hàng

GĐ DA

Đội
?
DA

Các bên
?
liên quan
9

4/26/2008

IeMBA

GĐ DA - Anh là ai?
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm cơng tác
để hồn thành mục tiêu của dự án, là chìa khóa thành cơng của dự án.

Lãnh
đạo

4/26/2008

Quản Thương
lý
thuyết

Hịa
giải

Cổ vũ Lobby

Ngoại
giao

Huấn
luyện
10

5


IeMBA

GĐ DA - Anh là ai?

Xã hội
Lãnh đạo
Giải quyết vđ
Nhóm cơng tác
Thương thuyết

Chính trị
Quan hệ k/h

Kĩ thuật
Phạm vi CV
WBS
Lịch biểu
Nguồn lực
Ngân sách
Báo cáo

11

4/26/2008

IeMBA

GĐ DA - Anh là ai?
Thành công của dự án phụ thuộc không
chỉ vào hoạt động của đội DA mà còn phụ
thuộc rất nhiều vào sự tham dự của lãnh
đạo cấp trên, của các giám đốc phòng ban
chức năng, của khách hàng, nhà cung
cấp, nhà thầu phụ và các yếu tố khác.

4/26/2008

12

6

IeMBA

I. Trách nhiệm của GDDA
Lập kế hoạch:

1.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Xác định mục tiêu dự án
Thống nhất mục tiêu với khách hàng
Trao đổi mục tiêu với đội DA
Cùng đội DA lập kế hoạch
Cùng khách hàng nghiên cứu lại bản kế hoạch
Thiết lập hệ thống thông tin trong đội DA
Huấn luyện hệ thống này cho đội DA.

13

4/26/2008

IeMBA

I. Trách nhiệm của GĐDA
2.

Tổ chức:

d.

Xác định công việc cho đội DA và outsource
Trao quyền và giao nhiệm vụ cho các thành
viên đội DA
Thảo luận và kí hợp đồng với các nhà thầu
phụ
Tạo ra môi trường làm việc cộng tác.

4/26/2008

14

a.
b.

c.

7


IeMBA

I. Trách nhiệm của GĐDA

3.

Kiểm sốt
a.

b.
c.
d.

Thu thập thơng tin về chất lượng, tiến độ,
chi phí thơng qua hệ thống thơng tin được
xây dựng.
So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch.
Đưa ra các biện pháp xử lý.
Thông báo, chỉ đạo đội DA thực hiện các
sửa đổi này.

15

4/26/2008

IeMBA

I. Trách nhiệm của GĐDA
4. Một số thách thức đối với cá nhân GDDA
GDDA khơng chỉ có vai trị nổi bật trong dự án mà còn phải đối
mặt với các vấn đề như:
Quà tặng từ các nhà thầu
Áp lực thay đổi nội dung báo cáo để che đậy việc chậm tiến độ
Báo cáo giả dối về thời hạn và chi phí

Áp lực hi sinh chất lượng để được thưởng hoặc tránh bị phạt
Tiết lộ thông tin đấu thầu

4/26/2008

16

8


IeMBA

I. Trách nhiệm của GĐDA
4. Một số thách thức đối với cá nhân GDDA
GDDA khơng chỉ có vai trị nổi bật trong dự án mà còn phải đối
mặt với các vấn đề như:
Nhà thầu tìm cách “mua” dự án bằng cách hạ thấp giá chào thầu
sau đó tìm cách cắt xén phạm vi công việc hoặc chất lượng dự án
Sự đút lót, hối lộ cả đối với các dự án quốc tế
Sử dụng vật liệu thay thế không đảm bảo chất lượng, bỏ qua các
chuẩn mực về an toàn/vệ sinh khi thục hiện dự án
Không chịu công nhận dự án thất bại khi dự án kết thúc.
Giải pháp của bạn?
17

4/26/2008

IeMBA

II. Các kĩ năng của GĐ dự án

1.
2.
3.
4.

GĐ DA cần nhiều kiến thức và kĩ năng,
gồm 4 phạm trù chính:
Các kĩ năng về quản trị DA
Kĩ năng quản lý công nghệ
Các kĩ năng quan hệ giữa các cá nhân
Các tố chất mong muốn

4/26/2008

18

9


IeMBA

II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các kĩ năng sử dụng công cụ quản trị DA
Xác định mục tiêu dự án
Lập kế hoạch
WBS/ ma trận trách nhiệm
Xây dựng sơ đồ mạng/CPM/PERT/GANTT
Truyền thông trong DA
Quản trị rủi ro …

19

4/26/2008

IeMBA

II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các kĩ năng mềm
Kĩ năng lãnh đạo
Kĩ năng phát triển con người
Kĩ năng giao tiếp
Kĩ năng quan hệ với cá nhân
Kĩ năng thuyết phục
Kĩ năng ủy quyền
Kĩ năng giải quyết vấn đề
Kĩ năng quản lí thời gian…

4/26/2008

20

10


IeMBA

II. Các kĩ năng của GĐ dự án
Các tố chất
Tính trung thực

Có sức thuyết phục
Kiên quyết/quyết đốn
Cởi mở và dễ gần gũi
Tư duy hệ thống
Tinh tế/nhạy cảm
Chịu đựng được áp lực

21

4/26/2008

IeMBA

II. Các kĩ năng của GĐ dự án

Nhà lãnh đạo

Nhà quản lý

Hai trong một?

4/26/2008

22

11


IeMBA

III.Phát triển kĩ năng của GĐ DA
Tích lũy kinh nghiệm
Làm việc ở nhiều DA
Học từ sai lầm của người khác
Có thể mắc lỗi với điều kiện đó là lỗi mới.

Tìm kiếm phản hồi của người khác
Tự đánh giá và rút ra bài học cho bản thân
Trao đổi với các GĐ DA khác
Tham dự các khóa đào tạo
Tham gia vào các tổ chức khác
Đọc sách báo, tự tìm hiểu.

23

4/26/2008

IeMBA

IV. Phân cơng công việc
Phân công công việc bao hàm việc trao quyền cho nhóm
cơng tác hoặc cho một thành viên để họ hoàn thành
trách nhiệm được giao.
Trách nhệm của GĐ DA
Lựa chọn nhóm cơng tác phù hợp (kiến thức, kĩ năng, thời
gian ...)
Thành viên DA hoặc nhóm cơng tác phải được trả lời rõ
các câu hỏi:
Việc gì?
Nguồn lực nào?

Thời hạn
Kết quả cuối cùng
Quyền hạn ...

4/26/2008

24

12


IeMBA

IV. Phân công công việc
Một số sai lầm khi phân cơng cơng việc
GĐ DA có kiến thức và kĩ năng tốt về một
cơng việc nào đó của DA và ln cho rằng
mình có thể làm tốt hơn
Thiếu tin tưởng vào người khác
Sợ mất quyền kiểm sốt
Làm cho các thành viên/nhóm cơng tác sợ
mắc sai lầm.

25

4/26/2008

IeMBA
MỨC ĐỘ PHÂN
CƠNG CAO NHẤT

Anh sẽ tự quyết định có cần nói cho tơi hay khơng
Hãy cho tôi biết việc anh đã làm

Cho tôi biết anh sẽ có làm gì. Hãy tiến hành trừ khi
tơi nói „khơng“
Hãy cho tơi biết anh định sẽ có làm gì. Hãy chờ sự
thẩm định của tôi.
Cho tôi biết các phương pháp lựa chọn có thể và đề
xuất một phương pháp. Tơi sẽ đánh giá và quyết
định.
MỨC ĐỘ PHÂN
CƠNG THẤP
NHẤT
4/26/2008

Nói cho tơi tồn bộ sự việc và tơi sẽ quyết định phải
làm gì và ai sẽ làm.
26

13


IeMBA

V. Quản trị sự thay đổi
Sự thay đổi là tất yếu
Các nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi:
Từ khách hàng
Đội DA đề xuất

Do những sự việc xuất hiện không dự kiến
được
Người sử dụng đòi hỏi thay đổi.

27

4/26/2008

IeMBA

V. Quản trị sự thay đổi
Mức độ
rủi ro

Chi phí cho
sự thay đổi

Khả năng
xảy ra
sự thay đổi

Thời gian
4/26/2008

28

14


IeMBA

V. Quản trị sự thay đổi
Đối phó với sự thay đổi
Xây dựng qui trình lập hồ sơ về sự thay đổi
và ra quyết định về sự thay đổi
Mỗi sự thay đổi là một tiểu DA

29

4/26/2008

IeMBA

VI. Giám đốc DA làm gì?
Gây ảnh hưởng >< Sử dụng quyền lực
“Tôi quản trị dự án làm sao được khi mà tơi chịu hồn
tồn trách nhiệm nhưng lại khơng có quyền lực đối với
một số cơng viêc?”
“Tơi khơng có quyền kiểm sốt trực tiếp đối với một số
nhóm hỗ trợ bên ngồi. Tơi biết làm thế nào để lãnh đạo
các nhóm đó hồn tất các nhiệm vụ được giao đúng hời
hạn?”

4/26/2008

30

15

IeMBA

VI. Giám đốc DA làm gì?
Các cơ sở để gây ảnh hưởng của GĐ DA
Quyền lực
Phân việc
Ngân quỹ
Thăng tiến
Tiền bạc
Kỷ luật
Thách thức
Chuyên môn
Quan hệ thân thiết
31

4/26/2008

IeMBA

VII. Kết luận
GĐ DA là huấn luyện viên, là nhạc trưởng
Trách nhiệm của GĐ DA là đảm bảo.
khách hàng hài lịng, cơng việc được hồn
thành có chất lượng, khơng vượt ngân
sách và đúng thời hạn.
GĐ DA cần có nhiều kĩ năng và các kĩ
năng này có thể đào tạo được.

4/26/2008

32

16