TIỂU LUẬN môn QUẢN TRỊ NHÂN lực đề tài kế HOẠCH KINH DOANH CÔNG TY GIÀY THỂ THAO ANNIE SHOES

HỌC VIỆN HÀNG KHƠNG VIỆT NAM
KHOA VẬN TẢI HÀNG KHƠNG
¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

ĐỀ TÀI
KẾ HOẠCH KINH DOANH
CÔNG TY GIÀY THỂ THAO ANNIE SHOES
Sinh viên thực hiện
1. Nguyễn Thị Bảo Ly- 1951010187
2. Nguyễn Thị Tuyết Mai- 1951010151
3. Nguyễn Thị Ánh Linh- 1951010386
4. Vũ Minh Thư- 1951010423
5. Trần Quốc Hưng-1951010214

TP. Hồ Chí Minh – 2021

Lớp: 010100008204


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÀI 1
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Ngày …. tháng …. năm …
Giáo viên chấm 1

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÀI 2
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Ngày …. tháng …. năm …
Giáo viên chấm 2


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC...........................................................................2
CÔNG TY PHÂN PHỐI GIÀY THỂ THAO: ANNIE SHOES STORE.................2
I.

TỔNG QUAN VỀ DOAN NGHIỆP....................................................................2
1.1 Tầm nhìn...............................................................................................................2
1.2. Sứ mệnh.............................................................................................................. 2
1. 3. Sản phẩm và dịch vụ........................................................................................3
1.3.1 Sản phẩm........................................................................................................3
1.3.2 Dịch vụ...........................................................................................................3
1.4 Phân khúc khách hàng......................................................................................4
1.5 Mục tiêu...............................................................................................................4
1.6 . Lợi thế so với đối thủ.........................................................................................5
1.7. Mô tả tóm tắt chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:.................................5
1.7.1 *Product ( Sản Phẩm ) :.................................................................................5
1.7.2 *Price( Giá) :..................................................................................................5
1.7.3 *Place (Địa điểm):..........................................................................................6

1.7.4 Promotion (Quảng bá):...................................................................................6

II.

KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC.................................................................7

2.1. Mục đích và mục tiêu........................................................................................7
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tồn cơng ty theo phịng ban..........................................9
2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban.......................................................9
2.3.1 Phịng kinh doanh...........................................................................................9
2.3.2 Phịng tài chính kế tốn...............................................................................14
2.3.3 Phịng nhập khẩu..........................................................................................18
2.3.4 Phịng nhân sự............................................................................................20
III.

CÁC CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ.....................................................................23

3.1 . Các chính sách nhân sự..................................................................................23
3.1.1 Chính sách tuyển dụng..............................................................................23
3.2 Cơng ty ANNIE SHOES tuyển dụng...............................................................25
3.2.1

Chính sách tuyển dụng.............................................................................25


3.2.2 Chính sách về tiền lương..............................................................................26
3.2.3 Chính sách về tiền thưởng............................................................................27
3.2.4

Qui trình tuyển dụng lao động của ANNIE SHOES :...............................28

3.2.5 Chính sách đào tạo nhân sự..........................................................................32
3.2.6 Chính sách đánh giá hiệu quả công việc......................................................41
IV.

KẾT LUẬN......................................................................................................62


LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế hội nhập và phát triển hiện nay, yêu cầu con người phải hoạt
động mạnh mẽ và thực sự năng động để hòa cùng nhịp sống hiện đại. Nhận thức được nhu
cầu thời trang năng động , đam mê thể dục thể thao và rèn luyện sức khỏe, chúng tôi đã dốc
nhiều tâm huyết để cung cấp đến khách hàng những sản phẩm giày thể thao chất lượng và
ưng ý nhất.
Mặt hàng giày dép hết sức quan trọng đối với mỗi người, ai trong chúng ta cũng sử
dụng ít nhất một đơi giày thể thao để bảo vệ cho đơi chân của mình. Việt Nam là thị trường
tiềm năng của ngành da - giầy với dân số 95 triệu người. Ước tính nhu cầu tiêu thụ giầy dép
tại Việt Nam năm 2018 khoảng 190 triệu đơi (bình qn 1,9 đơi/người/năm) và tiếp tục tăng
do người dân có thu nhập ngày càng cao.
Hơn nữa, Thành phố Hồ Chí Minh được xem là trung tâm kinh tế, chính trị, thương
mại, dịch vụ lớn nhất cả nước, với dân số 8,993 triệu người và số lượng học sinh sinh viên
chiếm gần 2 triệu người, là nơi tập trung của nhiều trường đại học lớn nhỏ và làng đại học
nằm ở Thành phố Thủ Đức. Do vậy, khả năng thu hút khách hàng là học sinh, sinh viên thực
sự rất cao.
Theo thống kê mới nhất năm 2019, có khoảng 67,8% dân số Việt Nam sử dụng
internet, vì thế việc sử dụng các trang mạng xã hội hay các sàn thương mại điện tử để kinh
doanh là một lợi thế rất lớn của công ty.
Để đáp ứng nhu cầu vận động của con người , Công ty sẽ kinh doanh các sản phẩm
giày thể thao có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá phù hợp với khách hàng có thu nhập trung
bình và khá ở Việt Nam.

Vì thời gian có hạn cũng như tài liệu nghiên cứu chưa nhiều, nên có gì sai sót mong
thầy cơ góp ý để đề tài của chúng em được hoàn chỉnh hơn.
Cảm ơn thầy cô rất nhiều!
Trân trọng.

1


KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC
CÔNG TY PHÂN PHỐI GIÀY THỂ THAO: ANNIE SHOES STORE
I.

TỔNG QUAN VỀ DOAN NGHIỆP.

1.1 Tầm nhìn
- Trở thành tập đoàn với chuỗi cửa hàng và các cơng ty con, phát triển bền vững lâu
dài duy trì và phát triển thương hiệu giá trị thương hiệu trở nên uy tín, có sức cạnh tranh
trong nước.
- Trở thành một trong những chuỗi cửa hàng giày dép thành công tại Việt Nam. Qua
đó phát triển ngành bán lẻ.
- Trở thành cửa hiệu được mọi người Việt tin dùng.
4 tháng đầu
-

Tập trung vào công tác đầu tư , phát triển, quảng bá website:

- Cửa hàng tin tưởng tiếp cận đối tượng là học sinh, sinh viên
- Thu hút các bạn trẻ lựa chọn giày thể thao tạo phong cách, cá tính cho mình
1
năm tiếp theo

- Tận dụng kênh truyền thơng xã hội như Facebook,Instagram, Zalo, TikTok,…
Khách hàng tiềm năng của các cửa hàng trực tuyến đã có sẵn trên các trang mạng xã hội, đó
là nguồn tài nguyên lớn lao mà Internet mang đến cho hoạt động thương mại điện tử. Mạng
xã hội sẽ trở thành một công cụ giúp cửa hàng thuận tiện trong việc phân loại khách hàng và
có cơ hội để tiếp cận từng nhóm khách hàng khác nhau. Việc quảng bá hàng hóa và dịch vụ
của cửa hàng trên các mạng xã hội sẽ giúp khách hàng biết đến nhiều hơn về sản phẩm cửa
hàng.
- Thực hiện tốt các khâu bán hàng, giao hàng và thanh toán nhằm đem lại sự tin cậy
và thuận lợi nhất cho khách hàng.
- Tiếp cận và thu hút được đông đảo đối tượng khách hàng là học sinh, sinh viên truy
cập vào website, mở rộng thêm cửa hàng nhận bán bn nhằm mở rộng kinh doanh.
5 năm tới
Chun nghiệp hố các khâu trong quá trình kinh doanh, mở rộng các hình thức
thanh tốn, thực hiện tốt hình thức bán trực tuyến, giao hàng tức tốc, chuyển phát nhanh.
- Chinh phục 80% lượng khách hàng mục tiêu không chỉ là học sinh, sinh viên
nữa mà mở rộng thêm giày dép cho tất cả mọi lứa tuổi.
1.2. Sứ mệnh
- Phát triển, giữ vững vị thế luôn là thương hiệu tiên phong, dẫn đầu của Việt Nam.
- Cung cấp các sản phẩm giày chất lượng cao, luôn thoả mãn, đáp ứng nhu cầu,
mong muốn, thị hiếu đa dạng của khách hàng trong và ngoài nước.
2


- Không ngừng sáng tạo, đột phá, thực hành tốt, tạo giá trị, xứng tầm là thương hiệu
lớn.
- Luôn lấy sự hài lòng của khách hàng, người tiêu dùng làm trọng tâm cho mọi hoạt
động. Hợp tác chặt chẽ với đối tác trên tinh thần tin tưởng, tơn trọng, bình đẳng vì sự thành
cơng, thắng lợi chung của cả hai bên.
- Ln quan tâm đến vấn đề sống cịn, sự phát triển doanh nghiệp, thường xuyên
vun đắp các giá trị công ty, giá trị thương hiệu, giá trị khách hàng, lợi ích chính đáng của

khách hàng; ln có ý thức bảo vệ môi trường.
- Bảo vệ và phát triển uy tín thương hiệu, xây dựng và khơng ngừng vun đắp bản
sắc văn hoá đặc trưng của doanh nghiệp, bản sắc thương hiệu của mình, kích thích lao động
sáng tạo nhằm duy trì sự khác biệt có ý nghĩa, bảo đảm tính cạnh tranh cao, ln thích ứng
với mơi trường kinh doanh, định hướng phát triển bền vững, lâu những
- Mang đến những sản phẩm có chất lượng cao giá thành hợp lý và hướng tới người
tiêu dùng.
- Xây dựng mội trường văn hóa - lao động chuyên nghiệp và trẻ trung năng động
tạo công ăn việc làm cho các bạn trẻ giúp phát triển đất nước.
- Góp phần phát triển ngành bán lẻ Việt Nam.
1. 3. Sản phẩm và dịch vụ
1.3.1 Sản phẩm
Các mẫu giày dép được nhập từ các thương hiệu: Nike, Adidas, Vans, Puma,
Converse,...
Giày dép thời trang nữ: giày thể thao, giày lười, Boot, Sandal, Sneaker nữ, Vans nữ,
…
Giày nam: Giày thể thao nam, Nike, Adidas, Vans, New balance…
1.3.2 Dịch vụ
-Dịch vụ giao hàng tận nơi đối với những khách hàng thuộc nội thành TP. HCM
- Ship COD đối với các khách hàng ở tỉnh thành khác trên toàn quốc
-Dịch vụ bảo hành / đổi trả sản phẩm cho khách hàng nếu gặp lỗi
- Các bước hoàn trả sản phẩm:
 Kiểm tra điều kiện hoàn trả hàng bên dưới.
 Đóng gói sản phẩm và tất cả phụ kiệm kèm theo.
 Nhận sản phẩm mới.
Điều kiện:
3


 Khi Annie Shoes giao nhầm màu, nhầm kích cỡ, nhầm sản phẩm và/hoặc sản

phẩm bị hư hỏng do nhà sản xuất.
 Sản phẩm cần đổi còn mới 100% chưa qua sử dụng hoặc giặt tẩy, nguyên phiếu
bảo hành, tem nhãn sản phẩm, không bị dơ bẩn, trầy xước, đầy đủ bao bì, túi
hộp (nếu có).
 Khách hàng phải có hoá đơn giao hàng (phiếu giao hàng)
 Trường hợp hết hàng khách hàng có thể đổi sang sản phẩm khác có giá trị lớn
hơn hoặc bằng sản phẩm trước đó (khách hàng sẽ bù tiền chênh lệch nếu giá trị
cao hơn và sẽ khơng được hồn lại tiền chênh lệch nếu giá trị thấp hơn).
 Trừ trường hợp được quyền đổi trả hàng nêu trên, Annie Shoes không chấp
nhận xử lý các vấn đề khác.
 Trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Lưu ý:
 Sản phẩm được áp dụng đổi sang mẫu khác phải là sản phẩm nguyên giá trị tại
thời điểm đặt hàng, không phải là sản phẩm có áp dụng chương trình q tặng
hoặc giảm giá.
 Khách hàng chỉ được đổi chênh lệch 1 kích cỡ so với kích cỡ ban đầu.
 Chỉ áp dụng đổi sang sản phẩm khác trong trường hợp đã hết size, hết màu của
sản phẩm cần đổi, sản phẩm mới phải có giá trị lớn hơn hoặc bằng sản phẩm
trước đó (khách hàng sẽ bù tiền chênh lệch nếu giá trị cao hơn và sẽ khơng
được hồn lại tiền chênh lệch nếu giá trị thấp hơn).
1.4 Phân khúc khách hàng
- Nam /nữ ở độ tuổi từ 15- 40 tuổi.
- Người có phong cách thời trang năng động, khỏe khoắn, đơn giản và thoải mái.
- Giới trẻ yêu thích street wear.
1.5 Mục tiêu.
Doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng tăng dần trong 1 năm đầu tiên.
Tăng khả năng cạnh tranh với các đổi thủ trên thị trường.
Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ dành cho khách hàng.
Đảm bảo thõa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.

4


1.6 . Lợi thế so với đối thủ
- Đội ngũ nhân viên nhanh nhạy, được đào tạo kĩ năng phục vụ tốt nhất , có lợi thế
về giá cả và chất lượng tuyệt đối
- Nắm bắt thị trường và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng.
- Có thể dễ dàng tìm kiếm trên các trang thơng tin phổ biến như Facebook,
Instagram
- Quy trình mua hàng và đổi trả đối với khách hàng diễn ra nhanh chóng và chính
xác 100% .
Chú trọng khâu đóng gói và các mặt hàng tặng kèm trong từng đơn hàng.
1.7. Mơ tả tóm tắt chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:
1.7.1 *Product ( Sản Phẩm ) :
Giày thể thao nhập từ các công xưởng giày ở Quảng Châu chất lượng REP mang
thương hiệu của các hãng giày như Nike, Adidas, Converse, vans, … có giá thành rẻ, phong
cách thời trang, năng động phù hợp với thị yếu của học sinh, sinh viên hiện nay.
Sản phẩm mong đợi : đáp ứng mong muốn có được những đôi giày giá cả phù hợp ,
chất lượng ổn định , kiểu dáng năng động với tiêu chí Ngon – Bổ - Rẻ
1.7.2 *Price( Giá) :
-

Mục tiêu : tìm hiểu và nghiên cứu giá cả của các của hàng khác

Công ty thu hút đối tượng trọng yếu là tầng lớp học sinh, sinh viên . Trung bình
hằng năm mỗi khách hàng sẽ sắm giày 2 lần với giá thành giao động từ 350.000đ ~
800.000đ
Vậy trung bình 1 năm khách hàng sẽ chi tiêu từ 700.000đ ~ 1.600.000đ cho việc
mua sắm giày .
-

-

Điều chỉnh giá : ban đầu sẽ đưa ra mức giá trung bình và ít thu lợi nhuận hơn 1
phần nào đó để phù hợp với thị trường mục tiêu trường -> mục đích là để tạo sự
quan tâm của khách hàng , thu hút người dùng tìm đến cửa hàng
Mức giá giao động từ 350.000đ~800.000đ/1 đơi

-

Định giá sản phẩm :

Chỉ kinh doanh những sản phẩm giày REP khơng có sự khác biệt về sản phẩm so
với đối thủ, chúng ta sẽ không thể nào cạnh tranh nổi nếu như không tạo nên sự khác biệt về
giá. Do đó, điều cần làm là phải liên tục cập nhật tình hình giá cả trên thị trường, nắm bắt
nhanh các chiêu thức khuyến mãi của đối thủ cạnh tranh, thu thập và phân tích dữ liệu để có
những điều chỉnh phù hợp cho cơng ty của mình.
Nếu sản phẩm khơng có sự khác biệt thì việc định giá cần phải dựa vào các yếu tố
như: sản phẩm đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống; thị hiếu của người mua; và đặc biệt là
mức giá bán phổ biến trên thị trường
5


1.7.3 *Place (Địa điểm):
Công ty sẽ tập trung vào khâu phân phối trực tiếp đến từng khách hàng, bất kể số
lượng ít hay nhiều. Phạm vi phân phối là trong vùng bán kính cho hợp lý nhằm đảm bảo
chất lượng dịch vụ nhanh chóng, khơng để khách hàng chờ đợi.
Khách hàng đặt hàng qua website, số điện thoại đặt hàng của công ty hoặc qua các
đường link trên ứng dụng tik tok , zalo , facebook, youtube, …
1.7.4 Promotion (Quảng bá):

 Chọn kênh tiếp thị và quảng cáo
- Phương pháp maketing chủ yếu là marketing online. Chủ yếu sử dụng các tiện
ích của Internet để quảng bá cho shop của mình. Ví dụ như gửi link qua
Facebook, Zalo….nhờ bạn bè phát tán, mở thêm nhiều gian hàng tương tự trên
các trang rao vặt, mạng xã hội. Nếu sau này mở rộng đầu tư hơn, có thể chạy
quảng cáo tên Google hoặc Cốc Cốc.
- Sử dụng thông qua các sàn thương mại điện tử như tiki , shopee, lazada, …
 Chạy quảng cáo :
- Dùng hình thức quảng cáo của facebook,lập fanpage và hiển thị trang fanpage
lên trên dòng thời gian của người dùng facebook,khi khách hàng thích họ sẽ
like. Hình thức này, phát triển chiều sâu,tương tác tốt, chọn lọc được đối tượng,
nhưng giá thành cao.
- Thiết kế website bán hàng thơng q đó bán sản phẩm
- Tối ưu hóa sử dụng digital marketing bao gồm CEO, PPC,SOCIAL MEDIA, …
- Chạy quảng cáo thông quá các KOL
- Thông qua các diễn đàn , blog tăng lượng khách hàng tiền năng đồng thời trợ
giúp cho hoạt động của SEO và tăng truy cập trên website
- SMS marketing tập trung chọn khách hàng hoặc các khách hàng đã từng mua
sản phẩm , đồng thời lưu ý thời điểm gửi tin nhắn tránh làm phiền khách , nội
dung ngắn gọn , thu hút và chương trình khuyến mại ln đặt ở đầu
- Chiến dịch tung sản phẩm ra thị trường: Khách hàng mục tiêu của cửa hàng chủ
yếu là học sinh, sinh viên, người có thu nhập trung bình thấp .Cần có một sức
hút lớn để lôi kéo khách hàng của đối thủ Người Việt có nét đặc trưng là dễ
dàng trong việc đón nhận cái mới, sẵn sàng thử cái mới nếu thấy thuận tiện và
có được một lợi ích nào đó .Tạo điều kiện tối đa cho khách hàng tiếp xúc và sử
dụng sản phẩm, dịch vụ.
 Khuyến mãi:
 Chương trình rút thăm trúng thưởng khi mua sản phẩm
 Bán hàng tặng kèm: mũ, tất, áo thun,…

 Giảm giá cho khách hàng mua trong những ngày lễ lớn
 Ưu đãi thông qua xếp bậc mua sắm của khách hàng
 Mua 1 tặng 1
6


 Khuyến mãi tiếp kiệm như “ tiếp kiệm 49.000đ” hay “tiếp kiệm 23.000đ” giúp
kích thích người mua
 Miễn phí vận chuyển
 Tặng phiếu mua hàng cho khách hàng
II.

KẾ HOẠCH NGUỒN NHÂN LỰC.

2.1. Mục đích và mục tiêu.

 Mục đích
 Tối đa hóa việc sử dụng nhân lực và đảm bảo phát triển liên tục nguồn nhân lực
 Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mục tiêu của công ty
đề ra đạt kết quả tốt nhất
 Phối hợp các hoạt động về nhân lực của doanh đề ra, giúp tăng năng suất cho công ty
 Đưa ra các dự báo về nhu cầu các nguồn nhân lực trong tương lai, cũng như các kế
hoạch để đảm
Đề xuất các giải pháp thiết yếu và cơ bản , dễ hiểu với mục đích phát triển hiệu quả
năng suất cũng như chất lượng của store giày sao cho phù hợp với nhu cầu thị yếu và tính
chất cạnh tranh của trị trường giày hiện nay giúp cho tổ chức có được đội ngũ mạnh mẽ
chuyên sâu và gắn bó với cơng ty
Đồng thời cũng giúp cho việc xác định được điểm mạnh yếu , thuận lợi cũng như
khó khăn những gì làm được và chưa làm được để làm tiền để cho giải pháp phát triển
nguồn nhân lực của công ty

 Mục tiêu :
Thông qua nguyên tắc giúp công ty xây dựng và đo lường hiệu quả các mục tiêu đề ra
Phương pháp SMART là viết tắt của 5 từ:
S-specific (tính cụ thể)
Mục tiêu đề ra cần cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng ,không gây ra sự khó hiểu, mơ hồ qua các
câu hỏi
 Bán sản phẩm gì?
 Bán ở đâu, ở khu vực nào?
 Bán vào khoảng thời gian nào?
 Mục tiêu doanh thu là bao nhiêu?
7


Công ty cần bán 5000 sản phẩm giày thể thao mỗi tháng tại khu vực Quận Thủ ĐứcTP.HCM .Mục tiêu doanh thu nội trong 3 tháng lợi nhuận thu về 3 tỉ đồng
M-Measurable(tính đo lường)
Cơng ty cần biết được chính xác những gì mình cần đạt được là những gì, bao nhiêu
Mức độ hoàn thành theo dự kiến trong 2 tháng đầu khi công ty ổn định về mặt nhân
sự và marketing trên các trang từ đó có đưa ra hạn mức mục tiêu cho tháng sau là 5 tỉ
Đặt mục tiêu làm hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của công ty từ
80%-85%
Như vậy với cột mốc này cơng ty sẽ biết được chính xác được những gì cần thực
hiện và hồn thành mục tiêu
A-Achievable (tính khả thi)
Mục tiêu ln có sự thách thức . Cơng ty không nên đặt ra mục tiêu quá dễ dàng đạt
được vì kết quả đạt được sẽ khơng có nhiều ý nghĩa.Tuy nhiên Công ty cũng không nên đạt
ra các muc tiêu q khó khăn đến mức khơng thể đạt được . Mục tiêu đề ra cần có tính khả
thi, thách thức vừa đủ với khả năng và nguồn lực hiện tại
Trong tình hình gian đoạn khủng hoảng như hiện nay khi thế giới cũng như cả nước
đang đương đầu với dịch bệnh .Công ty không thể đặt ra mục tiêu tăng trưởng là 200% .

Điều này sẽ làm cho đội ngũ nhân viên nản lòng , mất phương hướng . Thay vào đó Cơng ty
cần đặt ra mục tiêu tăng trưởng phù hợp như hòa vốn , mức tăng trưởng nhỏ phù hợp với
tình hình dịch bệnh hiện nay
R-Relevant (Tính liên quan)
Mục tiêu của cơng ty phải có tính liên quan đến các giá trị lâu dài , phù hợp với các
mục tiêu khác đang được thực hiện
Công ty đặt mục tiêu hết năm 2021 sẽ phổ rộng thị trường của mình lên cả 63 tỉnh
thành trong nước
T-Time-Bound (Giới hạn thời hạn)
Điều này sẽ gắn mục tiêu với thời gian cụ thể cần hoàn thành cũng giúp các nhân
viên trong cơng ty thể hiện rõ quyết tâm hồn thành mục tiêu
Cơng ty có thể đạt được tổng mức doanh thu lợi nhuận trong 3 tháng đầu khởi
nghiệp thị trường là 3 tỉ

8


2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tồn cơng ty theo phịng ban
GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHỊNG
TÀI CHÍNH- KẾ
TỐN

TRƯỞNG PHỊNG
KINH DOANH

CHUN VIÊN
PHÁT TRIỂN
KINH DOANH

TRƯỞNG BP
MARKETING

KẾ TỐN TIỀN
LƯƠNG, THUẾ

TRƯỞNG PHỊNG
NHẬP KHẨU

KẾ TỐN KHO,
VẬT TƯ HÀNG
HÓA

NHÂN VIÊN
KINH DOANH

DIGITAL
MARKETING

NHÂN VIÊN KHO

NHÂN VIÊN
CHĂM SÓC
KHÁCH HÀNG

CHUYÊN VIÊN
THIẾT KẾ ĐỒ HỌA

NHÂN VIÊN

ĐÓNG GÓI HÀNG
HÓA

NHÂN VIÊN MUA
HÀNG, THEO DÕI
ĐƠN HÀNG

CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG

NHÂN VIÊN
CHỨNG TỪ

CHUYÊN VIÊN
ĐÀO TẠO

CHUYÊN VIÊN PHÁT
TRIỂN NỘI DUNG

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
2.3.1 Phòng kinh doanh
a. Sơ đồ cơ cầu tổ chức của phòng (theo vị trị chức danh)

TRƯỞNG
PHÒNG KINH
DOANH

TRƯỞNG BỘ
PHẬN
MARKETING

CHUYÊN VIÊN
PHÁT TRIỂN
KINH DOANH

NHÂN VIÊN
KINH DOANH
01

NHÂN VIÊN
KINH DOANH
02

NHÂN VIÊN
CHĂM SÓC
KHÁCH HÀNG

CHUYÊN VIÊN
DIGITAL
MARKETING

b. Số lượng vị trí: 8
c. Số lượng nhân sự : 9
d. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh
9

CHUYÊN VIÊN
THIẾT KẾ ĐỒ
HỌA

TRƯỞNG PHÒNG
NHÂN SỰ

CHUYÊN VIÊN
PHÁT TRIỂN
NỘI DUNG

BẢO VỆ


CHỨC NĂNG

NHIỆM VỤ

1. Chức năng tham mưu: tham mưu,
đưa ra ý kiến, đề xuất cho Giám
đốc c về các vấn đề liên quan đến
hoạt động phân phối sản phẩm
của công ty ra thị trường sao cho
hiệu quả và nhanh chóng nhất. 

1.Nhiệm vụ tổng quát:
 Nghiên cứu và triển khai thực
hiện việc tiếp cận thị trường mục
tiêu và khách hàng.
 Xây dựng các chiến lược về việc
giới thiệu sản phẩm và mở rộng
thị trường nhằm thu hút sự quan
tâm của khách hàng.
 Lập kế hoạch và thực hiện các

hoạt động kinh doanh cũng như
tính tốn và lập báo cáo về giá
thành sản phẩm
 Theo dõi, giám sát tiến độ thực
hiện các kế hoạch, chiến lược
kinh doanh của các bộ phận khác.
 Đề xuất các chiến lược marketing
cũng như các giải pháp để nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh theo từng giai đoạn cụ thể.
 Lập kế hoạch triển khai hoạt động
phát triển thị trường và việc
nghiên cứu, phát triển sản phẩm. 
 Xây dựng và phát triển các mối
quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ
và mở rộng mối quan hệ với
khách hàng mới.
 Chịu trách nhiệm trước Ban Giám
đốc về tất cả các hoạt động phát
triển kinh doanh của doanh
nghiệp theo đúng quyền hạn và
nhiệm vụ đã được giao.

2. Chức năng chỉ đạo hướng dẫn:
Chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận
bán hàng, marketing để đưa ra
những chiến lược tốt nhất nhằm
phân phối được nhiều hàng hóa
nhất ra thị trường.

2.Nhiệm vụ trong hoạt động quan hệ
khách hàng.
 Nghiên cứu, xây dựng chính sách
bán hàng (bao gồm chính sách
giá, khuyến mãi, chiết khấu và
quảng bá, tiếp thị).
10


 Xây dựng các chính sách riêng
theo từng nhóm khách hàng, trình
Ban Giám đốc phê duyệt và thực
hiện theo đúng chính sách đã
được duyệt.

 Xác định mục tiêu, xây dựng kế
hoạch bán hàng cụ thể theo từng
giai đoạn, trình Ban Giám đốc phê
duyệt và thực hiện việc bán các
sản phẩm, dịch vụ theo đúng kế
hoạch để đạt được mục tiêu đã đặt
ra.

3. Chức năng xây dựng và phát triển
nguồn khách hàng: Đưa ra
phương án phát hiện nguồn khách
hàng tiềm năng mới, chăm sóc
khách hàng hiện tại.

 Tìm kiếm, kết nối và phát triển

mạng lưới khách hàng mục tiêu
cho công ty. Duy trì và chăm sóc
các khách hàng hiện tại của cơng
ty theo đúng chính sách đã đặt ra.
 Tiến hành thu thập và quản lý một
cách khoa học, hiệu quả các thông
tin và hồ sơ của khách hàng, đảm
bảo tuân theo đúng quy định của
công ty.

4. Chức năng theo dõi, kiểm soát và
báo cáo: lập báo cáo theo đúng
quy định của doanh nghiệp. Báo
cáo cần thể hiện tất cả các hoạt
động kinh doanh của công ty cũng
như thể hiện các nhiệm vụ và
quyền hạn được giao của phòng
kinh doanh.

3. Nhiệm vụ trong việc phát triển
sản phẩm:


Định kỳ cần thu thập, nghiên cứu
và phân tích thơng tin ngành, nhu
cầu thị trường để tư vấn cho Giám
đốc định hướng phát triển, xác
định vị thế trên thị trường, định vị
sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu
của thị trường.

 Định kỳ thực hiện việc đánh giá
hiệu quả kinh doanh của các sản
phẩm, dịch vụ hiện có. Từ đó tìm
ra biện pháp cải tiến và nâng cao
chất lượng sản phẩm.

5. Chức năng thúc đẩy, tiêu thụ sản
phẩm: hỗ trợ cho Giám đốc cơng
ty tồn bộ các vấn đề liên quan
đến việc thúc đẩy quá trình tiêu
thụ sản phẩm, hàng hóa.

11


e. Mơ tả cơng việc chi tiết từng vị trí.
- Trưởng phòng kinh doanh ( Sales Manager) ( SL: 01)
 Chịu trách nhiệm quản trị đội ngũ kinh doanh.
 Trực tiếp tham gia và hỗ trợ đội ngũ bán hàng phát triển khu vực được giao phụ
trách.
 Lập kế hoạch phát triển thị trường, kiểm soát phân khúc được giao để đảm bảo
mức khoán doanh số/Doanh thu theo chiến lược phát triển của Công ty và phân
phối công việc cho nhân viên trong bộ phận.
 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng,
chăm sóc và duy trì mối quan hệ kinh doanh có sẵn từ cơng ty hoặc khách hàng
tự tìm kiếm.
 Phân loại tiêu chí khách hàng, thiết lập những khả năng tiếp cận khách hàng và
đào tạo cho nhân viên.
 Hiểu rõ đặc điểm, tính năng, giá cả, ưu nhược điểm các sản phẩm của Công ty,

sản phẩm tương tự của đối thủ, tư vấn và thuyết phục giải pháp kỹ thuật cho
khách hàng.
 Thực hiện và kiểm soát mọi bước trong quy trình bán hàng, đảm bảo hiệu quả
kinh doanh: tiếp xúc, chăm sóc khách hàng, lên đơn hàng, giao hàng, hồ sơ
thanh tốn, thu hồi cơng nợ, chăm sóc sau bán hàng.
 Tham gia các cuộc họp, hội thảo, buổi đào tạo kinh doanh, thường xuyên cập
nhật những xu hướng kinh doanh mới trên thị trường.
 Lập kế hoạch bán hàng và báo cáo công việc hàng tuần, tháng, quý năm.
- Chuyên viên phát triển kinh doanh ( SL: 01)
 Xây dựng mối quan hệ tốt với đại lý
 Nhận chỉ tiêu kinh doanh, lên kế hoạch hoàn thành chỉ tiêu hàng
tháng/quý/năm.
 Theo dõi quá trình ký kết hợp đồng, giao hàng, xuất hóa đơn, theo dõi q trình
thực hiện các chính sách hậu mãi, chính sách bảo hành.
 Theo dõi công nợ đại lý, thu hồi công nợ đến hạn thanh tốn.
 Theo dõi tính hình sell out, tồn kho của đại lý. Lên kế hoạch hỗ trợ đại lý xử lý
các model tồn kho lâu.
 Tìm hiểu thông tin sản phầm, giá bán của đối thủ cạnh tranh.
 Đề xuất các chương trình bán hàng để đạt chỉ tiêu doanh số.
 Lên kế hoạch bán hàng, hàng tháng/q để Cơng ty có kế hoạch nhập hàng.

- Trưởng phòng marketing ( SL: 01)
 Xây dựng chiến lược Marketing tổng thể của các nhãn hàng phù hợp với chiến
lược kinh doanh của công ty
12


 Lập kế hoạch Marketing bao gồm kế hoạch sản phẩm kế hoạch giá định hướng
kênh phân phối và truyền thông cho nhãn hàng.
 Chịu trách nhiệm quản lý tổ chức hoạt động tiếp thị quảng bá hình ảnh và sản

phẩm của công ty ra công chúng và trong nội bộ nhằm thúc đẩy và đạt được
mục tiêu của công ty.
 Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý thương hiệu (nhận diện định vị hình ảnh
…)
 Phối hợp cùng với Phòng kinh doanh và các phòng ban để xây dựng và triển
khai kế hoạch Marketing.
 Thu thập tổng hợp phân tích đánh giá thơng tin thị trường thị hiếu khách hàng
thông tin về đối thủ cạnh tranh và đưa ra đề xuất kiến nghị về các hoạt động cần
thết để tăng cường năng lực cạnh tranh cho từng sản phẩm.
 Quản lý công việc in ấn tờ rơi catalogue nội dung Website
 Xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến truyền thông các phản hồi và khiếu
nại của người tiêu dùng.
 Tổ chức và thực hiện các hoạt động marketing các sự kiện truyền thông hội
nghị khách hàng và các sự kiện trong công ty.
 Thiết lập và quản lý đội ngũ phòng Marketing và huấn luyện đội ngũ nhân viên.
 Xây dựng chỉ tiêu tháng quý năm cho từng nhân viên.
 Theo dõi tiến độ thức hiện của nhân viên để kịp thời thực hiên mục tiêu được
giao đúng hạn
 Quan sát vận hành & có đề xuất điều chỉnh luân chuyển thăng chức phù hợp với
từng nhân sự trong bộ phận.
 Tổ chức hoặc đề xuất chương trình đào tạo huấn luyện bổ sung nhằm tăng
cường năng lực cho nhân sự bộ phận
 Tổ chức theo dõi phân tích đánh giá và báo cáo tổng kết của từng chương trình
thực hiện.
- Nhân viên kinh doanh. ( SL: 02)
 Thực hiện các hoạt động bán hàng trực tiếp , sắp xếp hàng hóa tại cửa hàng, gia
tăng doanh số cơng ty.
 Quản lí doanh thu hàng ngày tại cửa hàng, nộp về cho trưởng phòng kinh
doanh.
 Tìm kiếm, tiếp cận thị trường, phát triển khách hàng.

 Công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
- Nhân viên chăm sóc khách hàng ( SL: 01)
 Chăm sóc - Quản lý khách hàng: hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng và giải đáp các thắc
mắc về thông tin sản phẩm sau khi khách đã mua
 Admin fanpage, website, cửa hàng trên sàn thương mại điện tử của công ty,
thường xuyên online để check tin nhắn khách hàng, hỗ trợ thông tin cho khách
hàng.
13


 Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao.
- Chuyên viên digital marketing
 Lập kế hoạch Ads, biết cách SEO, SEM, tính ROI. Biết và hiểu rõ các cơng cụ
quảng cáo như Facebook Ads và các Tools dùng để phân tích hiệu quả chương
trình digital marketing. Tối ưu hóa đối tượng khách hàng để giảm chi phí chạy
quảng cáo.
 Đề xuất các giải pháp, triển khai các chiến dịch online quảng bá sản phẩm
 Định vị, phát triển thương hiệu và sản phẩm trên các Website, Forum,
Facebook, và các mạng xã hội khác.
 Thu thập, phân tích thơng tin thị trường, thông tin về sản phẩm, thông tin về các
chương trình Digital Marketing, Social Media của đối thủ cạnh tranh.
 Thiết kế ý tưởng truyền thông Marketing.
 Sáng tạo nội dung truyền thông Marketing.
 Quản trị kênh và hoạt động Marketing.
- Chuyên viên thiết kế đồ họa – graphic desiger ( SL: 01)
 Thiết kế phục vụ việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu công ty.
 Nhận brief, lên ý tưởng và thiết kế banner (tĩnh, ảnh động GIF…) cho tất cả các
kênh Media của công ty như: Facebook, Instagram, Youtube, Website, App.
 Nhận brief, lên ý tưởng và thiết kế POSM (poster, standee, leaflet, sticker…)
cho cửa hàng của cơng ty

 Dựng phim/video, xử lý hình ảnh sản phẩm.
 Theo dõi tiến độ in ấn các vật phẩm marketing và bán hàng.
 Thực hiện các báo cáo định kỳ cho quản lý trực tiếp.
 Thực hiện các yêu cầu thiết kế phát sinh khác do cấp quản lý trực tiếp giao.
- Chuyên viên phát triển nội dung- content excutive
 Sáng tạo và viết lời quảng cáo cho website, bài viết Facebook, …
 Sáng tạo và đặt tên cho các chương trình lớn trong bán hàng của cơng ty.
 Thực hiện các công việc phối hợp khác trong phạm vi trách nhiệm của Phòng
Marketing.
 Viết bài PR giới thiệu sản phẩm mới.
 Viết kịch bản sự kiện
 Các cơng việc khác theo chỉ đạo của cấp trên
2.3.2 Phịng tài chính kế tốn
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phịng theo vị trí chức danh.

14


TRƯỞNG PHỊNG
TÀI CHÍNH - KẾ
TỐN

KẾ TỐN TIỀN
LƯƠNG, THUẾ

KẾ TỐN KHO, VẬT
TƯ HÀNG HĨA

b. Số lượng vị trí: 03
c. Số lượng nhân viên: 03

d. Chức năng nhiệm vụ:

Chức năng

Nhiệm vụ

– Thực hiện các cơng việc liên quan

– Hoạch tốn các nghiệp vụ về kinh tế

đến nghiệp vụ chun mơn tài chính

nảy sinh tại đơn vị nhanh chóng và đầy

kế tốn theo chuẩn mực và nguyên

đủ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh

tắc kế toán do Nhà nước quy định;

của tại đơn vị. Bao gồm các nghiệp vụ
sau:
+ Kế toán vốn bằng tiền;
+ Kế tốn doanh thu;
+ Kế tốn chi phí;
+ Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ,
dụng cụ, ngun nhiên vật liệu,…;
+ Kế tốn cơng nợ;
+ Và các hoạt động kế toán khác.

– Tiến hành hoạch toán kế toán một
cách đầy đủ và kịp thời toàn bộ tài
sản bao gồm vốn chủ sở hữu, nợ phải
trả. Hoạch toán các hoạt động thu chi
tài chính và kết quả kinh doanh theo
15

 Thực hiện, tham gia thực hiện và trực
tiếp quản lý các cơng tác cho vay, đầu
tư tài chính tại đơn vị.
+ Đảm bảo các kế hoạch chi tiêu đúng
về định mức chi tiêu của Nhà nước và
của đơn vị đảm bảo hoạt động kinh


chính sách của nội bộ Cơng ty, phục

doanh có hiệu quả;

vụ cho hoạt động kinh doanh của

+ Xây dựng các quy định nội bộ về các

cơng ty;

vấn đề tài chính như là: quy trình thu,

– Tham mưu cho Ban giám đốc về
chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, quản lý,
giám sát việc thực hiện và chấp hành

chế độ tài chính kế toán của nội bộ
đơn vị cũng như của nhà nước;

chi kinh doanh; quản lý công nợ, tiền
vốn; các loại định mức tiền lương, hàng
tồn kho;… và các chính sách về việc
kiểm tra việc chấp hành các quy định
này;

– Theo dõi, phản ánh sự vận động
vốn của đơn vị dưới mọi hình thức
và tham mưu, cố vấn cho Ban lãnh
đạo về các vấn đề liên quan

– Chủ trì và phối hợp với các phịng

-Thực hiện cơng tác kế tốn hàng
hóa ở kho, thống kê số lượng hàng
hóa xuất nhập.

hạn và dài hạn cho đơn vị mình. Thực

ban có liên quan khác để lập kế hoạch
tài chính, kế hoạch kinh doanh ngắn
hiện đầy đủ các cơng tác lập báo cáo tài
chính, thống kê kế hoạch tài chính theo
quy định của Cơng ty.

e. Mơ tả chi tiết vị trí từng cơng việc
- Trưởng phịng tài chính kế tốn. ( SL: 01)

 Kiểm tra các chứng từ và cơng tác hạch tốn kế tốn của cơng ty.
 Kiểm sốt chi phí trên cơ sở kế hoạch ngân sách đã được Giám đốc đưa ra.
 Lập báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh từng thời kỳ, theo quy định
của pháp luật và của Công ty.
 Lập báo cáo quản trị của công ty.
 Quản lý, lưu trữ sổ sách, chứng từ kế tốn theo quy định chung và của Cơng ty.
 Quản trị cơ cấu sở hữu vốn của công ty
 Chịu trách nhiệm trong công tác tư vấn, tối ưu các loại thuế trong toàn tập đoàn
và đảm bảo đúng quy định pháp luật VN
- Kế toán tiền lương, thuế
 Theo dõi, chấm cơng cán bộ cơng nhân viên
 Tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ cơng nhân viên
 Hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
 Xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm

16


 Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động
tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí cơng
đồn (KPCĐ). Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT,
KPCĐ.
 Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản
trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
 Lập báo cáo về lao động, tiền lương , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộcphạm vi
trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền
lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
 Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh
 Lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kì hoặc đột xuất
 Theo dõi tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách và hồn thuế cơng ty

 Hàng tháng đóng chứng từ báo cáo thuế của tồn cơng ty.
- Kế tốn kho, vật tư hàng hóa
 Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hố đơn bán hàng và kê khai thuế
đầu vào đầu ra.
 Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.
 Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh cơng nợ theo định kỳ (hoăc khi có u
cầu), nộp về phịng tài chính- kế tốn.
 Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho
bộ phận liên quan.
 Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn
 Kiểm soát nhập xuất tồn kho
 Thường xuyên: kiểm tra kho hàng, việc sắp xếp kho hàng của nhân viên kho.
 Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng bên giao, bên
nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền
 Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên
bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế,
nộp về phịng tài chính kế tốn.
- Nhân viên kho (SL: 02)
 Theo dõi kế hoạch và nhập hàng về kho
 Lên kế hoạch nhập hàng theo layout kho, tối ưu hóa kho
 Kiểm tra chất lượng số lượng theo sự phân công của quản lý
 Phản ánh tình trạng hàng hóa được phân cơng, theo dõi hàng tồn kho,
 Chia hàng và giao hàng tới khách hàng theo sự phân công
 Tham vấn, đưa ra ý kiến về việc lưu kho
 Làm báo cáo gửi quản lý và khách hàng.
 Kiểm kê kho:
+ Nhận hàng về kho
+ Kiểm tra chất lượng số lượng theo sự phân cơng.
+ Phản ánh tình trạng hàng hóa được phân cơng.
+ Chia hàng và giao hàng tới khách hàng theo sự phân công

+ Vệ sinh dọn dẹp kho, sắp xếp hàng hóa đúng quy định
- Nhân viên đóng gói hàng hóa. (SL: 02)
17


 Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi đóng gói
 Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn
 Sắp xếp và phân loại hàng hóa: Sắp xếp hàng đã gói gọn gàng, khoa học sao
cho dễ tìm kiếm và mang đi
 Nhập thơng tin hàng đã gói, đơn hàng đã lên, số lượng tổng đã hoàn thành
vào sổ hoặc hệ thống
 Vệ sinh khu vực đóng gói trước và sau khi thực hiện công việc, đảm bảo
sạch sẽ, gọn gàng
 Vận chuyển hàng hóa đến nơi bốc xếp và vận chuyển hàng đi (nếu được
giao)
 Đề xuất mua hàng là các đồ dùng, thiết bị, dụng cụ hỗ trợ công việc đóng
gói lên cấp trên (khi cần)

2.3.3 Phịng nhập khẩu
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng theo vị trí chức danh

TRƯỞNG PHỊNG
NHẬP KHẨU

NHÂN VIÊN MUA
HÀNG, THEO DÕI
ĐƠN HÀNG

NHÂN VIÊN
CHỨNG TỪ

b. Số vị trí: 03
c. Số lượng nhân sự: 03
d. Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhập khẩu
CHỨC NĂNG

NHIỆM VỤ

1. Định hướng chiến lược
hoạt động nhập khẩu cho
công ty.

Điều phối và giám sát hoạt động của
chuỗi cung ứng hàng hóa.

2. Nghiên cứu và tìm kiếm thị
trường

Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và
đàm phán về các điều khoản hợp đồng.

18


3. Lập phương án kinh doanh

Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở
L/C, chuyển tiền..)

4. Tiếp cận, đàm phán và kí

kết hợp đồng

Quản lí sự vận chuyển hàng hóa từ
nước ngoài về kho.

5. Điều hành việc thực hiện
hợp đồng nhập khẩu

Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, chất
lượng để điều chỉnh hàng hóa cho cơng
ty.

e. Mơ tả nhiệm vụ chính của từng vị trí
- Trưởng phịng nhập khẩu
 Thực hiện, quản lý, phân công và hướng dẫn các nhân viên trong
phòng nhập khẩu về các việc:
 Kiểm tra bộ chứng từ hồn thiện cho lơ hàng xuất nhập khẩu theo
đúng luật, quy định: thuế suất, HS Code, thủ tục chuyên ngành,...
 Làm thủ tục hải quan và thông quan lô hàng
 Phối hợp với đơn vị vận chuyển, kho bãi để sắp xếp việc giao hàng
đúng tiến độ và yêu cầu
 Theo dõi tiến trình và cập nhật tình trạng hàng hóa từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc
 Nhận diện các rủi ro cho từng nhóm hàng đặc biệt.
 Dự báo các tình trạng bất thường về tải vận chuyển, tình trạng cảng
để có giải pháp chủ động
 Lưu trữ chứng từ xuất nhập khẩu và các chứng từ liên quan
 Cập nhật các thay đổi về quy trình,yêu cầu mới từ hãng vận chuyển,
cảng vụ, các cơ quan liên quan...
 Nghiên cứu, hướng dẫn tư vấn thủ tục nghiệp vụ

 Đảm bảo cơng tác vận hành của phịng và quản trị rủi ro có thể xảy
ra
 Báo cáo định kỳ hàng ngày/tháng/quý/năm
 Xử lí các yêu cầu của Giám Đốc.
 Nhân viên mua hàng, theo dõi đơn hàng
 Tìm kiếm nhà cung cấp, sản phẩm phục vụ theo kế hoạch kinh doanh của
Cơng ty
 Kết hợp với Phịng Kinh doanh nghiên cứu thị trường phát triển sản phẩm
mới.
 Đàm phán giá cả, tiêu chuẩn chất lượng và điều khoản thương mại (phương
thức giao hàng, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán…)
 Thực hiện việc ký HĐ nguyên tắc và các hợp đồng dịch vụ khác cho Công
ty
19

















Chuyển giao hợp đồng cho Phòng NK và phối hợp trong việc theo dõi tiến
độ hàng về, các vấn đề liên quan đến chất lượng, dịch vụ sau bán hàng ...
 Thu thập thơng tin khiếu nại của Phịng Nhập khẩu và các Phòng ban liên
quan đến chất lượng, tiến độ giao hàng , làm việc trực tiếp với nhà cung cấp
để điều chỉnh (nếu có)
 Định kỳ đánh giá nhà cung cấp nước ngồi theo tiêu chuẩn của Cơng ty và
tiêu chuẩn Quốc tế, xem xét đàm phán lại hoặc thay thế khi cần thiết
 Tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế nhằm tạo cơ hội giao lưu, tìm
kiếm nhà cung cấp
 Cập nhật thơng tin liên hệ của các nhà cung cấp lên hệ thống theo quy định
Nhân viên chứng từ
Chuẩn bị chứng từ khai báo Hải Quan, hàng Nhập khẩu.
Phân loại mã thuế Hs code để thơng quan hàng hóa
Thao tác trên hệ thống Ecus5/Vnaccs để truyền nhập dữ liệu khai báo thông
quan
Check C/O loại form như Form E, Form AK, From VK…
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận phân cơng.
Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại bằng cách xác nhận tính tồn vẹn và chính
xác của dữ liệu.
Giao tiếp với khách hàng nội bộ/bên ngồi thích hợp, bao gồm bàn bạc giao
dịch, phương tiện bốc xếp, giao nhận vận chuyển, môi giới, nhà cung cấp và
khách hàng
Theo dõi các khoản phải trả và phải thu để đảm bảo thanh toán giao dịch được
thực hiện và thu thập kịp thời.
Tạo và xuất trình chứng từ xuất nhập khẩu được yêu cầu theo luật và quy định
xuất nhập khẩu,
Gửi hướng dẫn tài liệu kịp thời cho các nhà giao nhận vận tải và các nhà cung
cấp bên thứ ba khác.
Duy trì các chứng từ đã xuất trong hệ thống và phân loại chúng hợp lý.

Hỗ trợ chéo các bộ phận chức năng liên quan đến giao dịch kinh doanh quốc tế.

20


2.3.4 Phòng nhân sự
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo chức danh

TRƯỞNG PHÒNG
NHÂN SỰ

CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG

CHUYÊN VIÊN
ĐÀO TẠO

BẢO VỆ

b. Số vị trí: 04
c. Số lượng nhân sự: 04
d. Chức năng và nhiệm vụ:

CHỨC NĂNG

NHIỆM VỤ

1. Chức năng tuyển dụng

Lậ p kế hoạch và thực hiện việc tuyển

dụng nhân sự cho công ty

2. Chức năng đào tạo

Đào tạo và phát triển chất lượng
ng̀n nhân lực

3. Chức năng quản lí

Duy trì và quản lý hoạt độ ng của
nguồn nhân lực

4. Chức năng truyền thông

Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự
trong công ty

e. Mô tả công việc cụ thể của từng vị trí
- Trưởng phịng nhân sự
21