eBook tuyet dinh excel hướng dẫn học excel từ cơ bản đến nâng cao

Lời mở đầu
Quan niệm về Excel của bạn là gì?
Bạn có nghĩ rằng Excel chỉ là nơi để nhập các số liệu và thực hiện những phép tính tốn cơ bản như
cộng, trừ, nhân, chia mà không cần dùng tới máy tính cá nhân? Nếu vậy thì bạn chưa biết hết về Excel
rồi.
Excel dù đã có từ khá lâu, tới hơn 20 năm, nhưng hiện vẫn đang là phần mềm thông dụng và phổ biến
bậc nhất trên thế giới. Bạn có thể quản lý dữ liệu, xây dựng báo cáo, vẽ biểu đồ, phân tích dữ liệu, thậm
chí viết code để lập trình Excel giống như 1 phần mềm hồn chỉnh.
Hãy gạt bỏ những suy nghĩ trước đây của bạn để chúng ta cùng khám phá những điều thú vị về Excel
trong cuốn sách này, bạn nhé!
Học Excel như thế nào?
Trong quá trình giảng dạy Excel, tác giả đã gặp rất nhiều học viên, hầu hết họ đều có chung 1 thắc mắc:
Học Excel như thế nào?.
● Có người cho rằng học thật nhiều hàm, viết hàm thật giỏi là được.
● Có người cho rằng biết dùng các cơng cụ như Pivot Table là đủ, vì chỉ với vài thao tác kéo thả
là bạn đã làm ra báo cáo, không cần dùng tới hàm, cơng thức.
● Có người thì cố gắng học thật nhiều phím tắt.
● Có người đã học rất nhiều nhưng lại không biết khi áp dụng vào thực tế thì bắt đầu từ đâu.
● …
Vậy thì với bạn, bạn đã có phương hướng học Excel như thế nào chưa? Nên bắt đầu từ đâu, học những
gì, học như thế nào?... Hãy đọc những chia sẻ của tác giả trong cuốn sách này để giúp bạn trả lời những
câu hỏi đó.
Sử dụng sách này như thế nào?
Nội dung trong sách diễn tả từng bước của quá trình bạn sử dụng Excel: nhập dữ liệu, định dạng, quản
lý, thống kê, báo cáo, trích lọc… trong từng bước đó bạn sẽ thấy những lỗi hay sai sót mà bạn thường
gặp phải là gì, cách khắc phục những lỗi đó.
Kết hợp với các video bài giảng trong khóa học Tuyệt Đỉnh Excel - EXG01 của Gitiho, bạn sẽ vừa
được hệ thống kiến thức một cách bài bản, vừa có video hướng dẫn chi tiết từng thao tác. Điều đó giúp
bạn vừa dễ nhớ, vừa thuận tiện trong việc học: học bất cứ đâu, bất cứ khi nào, dù có Internet hay không.
Hãy bắt đầu học cùng Gitiho.com ngay bạn nhé!

1


Chương 1: Nhập dữ liệu trên Excel
Thường chúng ta hay bỏ qua (hoặc rất ít chú ý) tới việc nhập 1 nội dung vào Excel thì Excel hiểu nội
dung đó như thế nào. Do đó đơi khi bạn khơng hiểu tại sao mình nhập 1 đằng mà Excel trả về 1 nẻo.
Ví dụ như bạn nhập vào ơ A1 nội dung là 1-5

thì Excel lại cho bạn kết quả là:

Tại sao lại như vậy? Cùng tìm hiểu cơ chế tự động nhận dạng dữ liệu của Excel nhé.
Nhập dữ liệu là việc đặc biệt quan trọng trong Excel. Bởi không có dữ liệu đúng thì bạn khơng bao giờ
tính ra kết quả đúng. Vậy mà người ta thường lười biếng hoặc cẩu thả khi làm việc này. Dẫn tới không
biết mình đã nhập sai. Sửa lỗi nhập sai là việc làm thường xuyên nhất của những chuyên gia báo cáo
trên Excel.
Cơ chế tự động nhận dạng dữ liệu
Excel được thiết kế rất thơng minh để có thể đốn trước xem người dùng muốn làm gì. Điều này giúp
cho Excel có thể hiểu:
- Khi bạn nhập bắt đầu với 1 ký tự chữ cái, thì tồn bộ nội dung bạn nhập sẽ được coi là 1 đoạn
văn bản (Text)
- Khi bạn nhập chỉ có các con số liền nhau, Excel sẽ coi là dữ liệu kiểu số (Number)
- Khi bạn nhập số mà có dạng dấu trừ, dấu hai chấm hoặc dấu gạch chéo ( / ) xen kẽ giữa các con
số, đồng thời các con số lại thỏa mãn giá trị giới hạn theo Ngày trong tháng, Tháng trong năm
hoặc theo số giờ, số phút thì sẽ coi đó là dữ liệu Ngày tháng, thời gian (Date, Time)
Trong ví dụ trên, khi nhập 1-5 thì Excel hiểu rằng bạn nhập kiểu ngày tháng (có dấu - xen giữa số 1 với
số 5). Khi đó xảy ra 2 trường hợp:
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 1 tháng 5
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 5 tháng 1
Hầu hết chúng ta hay bị nhập sai dữ liệu ngày tháng mà không biết. Bởi vì bạn nghĩ 1 kiểu, Excel lại
tự hiểu theo 1 kiểu khác.

Vậy làm thế nào để kiểm soát việc này? Hay nói cách khác làm thế nào để thống nhất về kiểu dữ liệu
khi chúng ta làm việc trên Excel?
2


Thiết lập chuẩn dữ liệu ngày tháng trên máy tính
Excel chỉ là 1 ứng dụng (thuộc bộ ứng dụng tin học văn phòng của Microsoft) nên bản thân Excel phải
phụ thuộc vào các thiết lập trên máy tính của bạn.
Các thiết lập về cách hiển thị cho dữ liệu Ngày tháng, Số… nằm trong mục Region tại Control Panel

Hình 1: Vị trí Region trong Control Panel
Khi mở mục Region, chúng ta sẽ thấy nội dung như sau:

3


Hình 2: cửa sổ Region
Trong hình trên, bạn có thể thấy ở mục Short date đang là M/d/yyyy. Các ký tự này được hiểu như sau:
● M có nghĩa là Month = Tháng
● D có nghĩa là Day = Ngày
● Y có nghĩa là Year = Năm
M/d/yyyy có nghĩa là máy tính của bạn đang quy định khi nhập dữ liệu về ngày tháng thì sẽ nhập theo
thứ tự Tháng trước, Ngày sau.
Khi bạn nhập 1-5 tức là Excel hiểu bạn nhập Tháng 1, ngày 5.
--Nhưng ở Việt Nam chúng ta quen với việc nhập thời gian theo thứ tự Ngày trước, tháng sau. Do vậy
rất dễ nhầm lẫn khi nhập dữ liệu ngày trong Excel.
Để thay đổi mặc định trong Region về dạng ngày trước tháng sau, chúng ta làm như sau:
- Bước 1: Bấm chọn mục Additional settings… trong cửa sổ Region. Khi đó xuất hiện thêm cửa
sổ Customize format

4


Hình 3: Cửa sổ Customize format khi chọn Additional setting…
-

Bước 2: bấm chọn thẻ Date để thay đổi thiết lập về Ngày tháng (1), tại mục Short date nhập là
dd/mm/yyyy (2)

5


Hình 4: thay đổi Short Date trong thẻ Date của Customize Format
Như vậy là chúng ta đã thiết lập xong. Bấm nút OK để hồn tất thao tác và đóng cửa sổ Region lại.
Lỗi hay gặp với dữ liệu kiểu Số
Tương tự với kiểu dữ liệu là ngày tháng, kiểu số cũng có 1 sự khơng thống nhất trong cách sử dụng dấu
ngăn cách phần nghìn và dấu ngăn cách phần thập phân.
Chúng ta thường hay sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy để ngăn cách phần thập
phân. Bởi vậy nên khi nghe câu: “Số A có 2 số sau dấu phẩy” thì chúng ta tự hiểu là Số đó có 2 chữ số
phần thập phân.
Nhưng Excel có thể hiểu khác. Nếu nhìn trong bảng Customize format của Region, chúng ta sẽ thấy:

6


Hình 5: thẻ Number trong Region
● Dấu ngăn cách phần thập phân là Decimal symbol thường mặc định sẵn là dấu chấm.
● Dấu ngăn cách phần nghìn là Digit grouping symbol thường mặc định sẵn là dấu phẩy.
Như vậy ngược lại so với cách sử dụng thông thường của người Việt Nam. Điều đó dẫn tới khi bạn cố
gắng thêm trực tiếp dấu ngăn cách vào dãy số thì khiến dãy số đó bị sai.

Nguyên nhân sâu xa của việc này là Việt Nam chịu ảnh hưởng của hệ viết của Pháp, còn Excel lại sử
dụng hệ viết Anh-Mỹ. Hai hệ này ngược nhau trong cách thể hiện ngày tháng và các dấu ngăn cách
trong dãy số.
Vậy khắc phục điều này thế nào? Rất đơn giản, bạn có 2 lựa chọn:
- Lựa chọn 1: Chấp nhận thay đổi thói quen và sử dụng hệ viết số theo Anh-Mỹ (mặc định sẵn
trong Region > thẻ Number)
- Lựa chọn 2: Sửa lại dấu trong Region > thẻ Number theo ý muốn.
Chú ý:
Khi bạn thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:
● Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol)
● Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol)
7


Việc này đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm của Excel: Thay vì mặc định
là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động chuyển sang dấu chấm phẩy. Bạn phải rất chú ý vấn đề này
khi viết hàm, công thức trong Excel.
Lời khuyên:
Hãy dùng Lựa chọn 1 nếu có thể. Bạn sẽ nhanh chóng thích nghi với cách viết số dạng Anh-Mỹ hơn so
với những thay đổi do Lựa chọn 2 gây ra.
Lỗi nhập sai chính tả và cách khắc phục
Khác với dữ liệu dạng Số hay ngày tháng, việc nhập các ký tự Text (văn bản, chữ cái) thường khó tránh
khỏi sai sót. Ngồi những lỗi sai cơ bản như sai chính tả, viết thiếu dấu tiếng việt… thì cịn có những
lỗi sai mà chúng ta khó nhận ra như thêm dấu cách vào phía sau từ cuối cùng trong đoạn văn bản. Nếu
chỉ nhìn bằng mắt thường bạn sẽ khơng nhận ra, nhưng lỗi đó khiến Excel tính tốn sai.
Hãy xem ví dụ dưới đây:

Hình 6: Kiểm tra 2 ơ có nội dung giống nhau hay không với hàm EXACT
Tại ô A1 và A3 đều nhập chữ Hà Nội, nhìn bằng mắt thường thì giống hệt nhau. Nhưng khi kiểm tra
bằng hàm EXACT (hàm so sánh 2 nội dung có giống nhau hay khơng) thì ra kết quả là FALSE, tức là

khơng giống nhau.
Việc kiểm sốt nhập đúng chính tả thường chỉ áp dụng được với trường hợp bạn nhập nội dung theo 1
danh sách có sẵn. Ví dụ như nhập tên các tỉnh, thành phố của Việt Nam thì bạn buộc phải nhập chính
xác, khơng được nhập sai chính tả và giới hạn trong 63 tỉnh thành.
Dưới đây là ví dụ về việc thiết lập danh sách chọn khi nhập dữ liệu:

8


Hình 7: Tạo danh sách chọn tỉnh, thành phố
Để làm được việc này thực ra rất đơn giản thôi. Excel đã cung cấp cho bạn 1 tính năng là Data
Validation (hay được hiểu là Điều kiện nhập dữ liệu). Bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: chuẩn bị sẵn danh sách

Hình 8: Danh sách tỉnh thành phố chuẩn bị sẵn
-

Bước 2: trong thẻ Data, bạn chọn Data Validation

Hình 9: vị trí Data Validation trên thẻ Data
-

Bước 3: trong cửa sổ Data Validation, bạn chọn List
9


Hình 10: Thiết lập tạo danh sách chọn trong Data Validation
-

Bước 4: chọn Source là vùng danh sách đã chuẩn bị ở Bước 1

Hình 11: Tạo nguồn dữ liệu cho danh sách chọn
Khi thiết lập danh sách chọn bằng Data Validation rồi, bạn có thể:
● Nhập dữ liệu bằng cách chọn 1 nội dung trong danh sách; hoặc
● Nhập thủ cơng như bình thường, nhưng phải đảm bảo nhập đúng. Nếu nhập sai Excel sẽ tự đưa
ra 1 cảnh báo.
Như vậy chỉ với 4 bước đơn giản bạn đã có thể tạo ra 1 danh sách chọn giúp ích cho việc nhập dữ liệu
nhanh hơn, hạn chế được sai sót trong quá trình nhập.

10


Bài học rút ra
1.
2.
3.

Hãy nhập dữ liệu cẩn thận, hạn chế sai chính tả.
Hiểu rõ nội dung bạn vừa nhập vào Excel.
Đặc biệt chú ý khi nhập ngày tháng.

11


Chương 2: Định dạng dữ liệu
Tại sao cần định dạng dữ liệu?
Sau khi nhập dữ liệu vào Excel, thao tác tiếp theo bạn thường làm là định dạng. Định dạng tức là việc
bạn thiết lập cách thức thể hiện của dữ liệu. Mục đích giúp dễ nhìn hơn, dễ phân biệt hơn.
Ví dụ khi bạn nhập 1 dãy số trong Excel là 4526300 tại ô A1 và ô C1, sau khi định dạng cho ô C1 là
Number, chúng ta sẽ thấy dãy số có dạng 4,526,300 (trong đó đã tự thêm dấu ngăn cách phần nghìn là

dấu phẩy)

Hình 12: Số được định dạng trở nên dễ nhìn hơn
Cách định dạng dữ liệu
Bạn có thể định dạng cho 1 ơ riêng lẻ, 1 vùng nhiều ơ hoặc là cả 1 dịng, 1 cột. Chỉ cần bạn chọn đối
tượng muốn định dạng, sau đó mở Format Cells. Mở Format cells thì có nhiều cách:
- Cách 1: Bấm chuột phải vào đối tượng bạn đã chọn và chọn mục Format cells
- Cách 2: Bấm phím tắt Ctrl + 1
- Cách 3: bấm vào vị trí ơ vng ở góc dưới trên thanh cơng cụ, tại thẻ Home

Hình 13: Vị trí mở cửa sổ Format cells trên thẻ Home

12


Đặc điểm của việc định dạng
Đặc điểm thứ 1 (quan trọng nhất): Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị, không thay đổi bản chất dữ
liệu.
Nhiều người nghĩ rằng khi định dạng Number thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Text sang Number, hoặc
định dạng Text thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Number sang Text. Suy nghĩ này là sai lầm.
Bản chất dữ liệu là cái hình thành khi bạn nhập dữ liệu. Do đó việc nhập cái gì, nhập đúng hay khơng
là điều quan trọng nhất. Phần này đã nói ngay ở chương 1 rồi. Bản chất này không bị thay đổi thông
qua việc định dạng.
Xin nhắc lại: Mục đích của định dạng chỉ là giúp dễ nhìn, dễ phân biệt hơn mà thơi.
Đặc điểm thứ 2: Định dạng giúp thống nhất về cách trình bày, thể hiện dữ liệu.
Vì dữ liệu được nhập vào Excel thường không phải từng ô riêng lẻ, mà ở dạng bảng. Do đó dữ liệu trên
cùng 1 hàng hoặc trên cùng 1 cột thường cùng 1 loại dữ liệu (Ngày / Số / Văn bản). Để tránh trường
hợp mỗi ô trên 1 cột thể hiện 1 dạng khác nhau, chúng ta sẽ cần định dạng cho cả cột đó về cùng 1 kiểu.

Hình 14: Thống nhất định dạng ngày tháng về dạng dd/MM/yyyy

Đặc điểm thứ 3: Định dạng chỉ làm thay đổi cách thể hiện với dữ liệu dạng Số hoặc Ngày tháng, thời
gian.
● Với dạng Số, bạn có thể định dạng để thêm dấu ngăn cách phần nghìn, phần thập phân, thêm
dấu %, thêm số 0 ở phía trước...
● Với dạng Ngày tháng, thời gian bạn có thể thay đổi thứ tự thể hiện là Ngày trước tháng sau,
hoặc ghi Tháng theo tên tiếng anh…
● Riêng với dữ liệu Text (văn bản) khơng bị thay đổi dù bạn có định dạng thế nào đi nữa.
Do đó bạn cần hiểu rõ dữ liệu bạn nhập vào là dạng nào: Số, Ngày hoặc Văn bản.
Tại sao cần phân biệt các kiểu dữ liệu
Vì nếu chỉ nhìn bằng mắt thường, bạn sẽ có thể khơng xác định đúng kiểu dữ liệu. Điều đó dẫn tới việc
dữ liệu khơng định dạng được, khơng tính tốn đúng. Bạn sẽ khơng biết ngun nhân tại sao bạn tính
nhẩm ra 1 kết quả, trong khi Excel tính ra 1 kết quả khác.
Ví dụ:

13


Hình 15: Hàm Vlookup khơng tìm được kết quả dù viết đúng cú pháp
Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy bằng mắt thường là số điện thoại cần tìm ở ơ E2 là của Bình (tại dịng
A3:B3). Tuy nhiên hàm VLOOKUP lại không ra kết quả dù đã viết đúng cú pháp.
Nguyên nhân là dữ liệu trong ô E2 và A3 khác nhau về kiểu dữ liệu, dù mắt thường nhìn thấy khơng
khác nhau.
Cách phân biệt kiểu dữ liệu
Khi bạn nhập nội dung (hay còn gọi là dữ liệu) vào Excel thì thường dữ liệu đó thuộc 1 trong 2 kiểu
sau đây:
- Kiểu Number: Gồm dữ liệu là dạng số (chỉ toàn các con số) hoặc dạng Ngày tháng, thời gian.
- Kiểu Text: Là dữ liệu có chứa ký tự là chữ cái, hoặc được bắt đầu với dấu nháy đơn (dấu ‘ )
Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ơ có phải là kiểu Number hay khơng, chúng ta dùng hàm ISNUMBER như
sau:
=ISNUMBER(ô_cần_kiểm_tra)

● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Number
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ơ đó khơng phải kiểu Number.
Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Text hay khơng, chúng ta dùng hàm ISTEXT như sau:
=ISTEXT(ô_cần_kiểm_tra)
● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Text
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ơ đó khơng phải kiểu Text.

Hình 16: Kiểm tra kiểu dữ liệu trong ơ A3 và ô E2 với hàm ISNUMBER
Khi kiểm tra bằng hàm ISNUMBER cho 2 ô A3 và E2, chúng ta thấy kết quả khác nhau (A3 là TRUE,
E2 là FALSE). Như vậy đúng là kiểu dữ liệu khác nhau, dẫn tới hàm VLOOKUP khơng ra kết quả.
Chú ý:
Bạn có biết tại sao ở cột A lại vừa viết số điện thoại có số 0 ở trước, vừa có dấu cách xen giữa mà vẫn
giữ được kiểu dữ liệu là Number không?
14


Hình 17: Định dạng số điện thoại bằng Custom Format
Giải thích ý nghĩa các nội dung trong thẻ Number của Format cells
Hiểu được ý nghĩa của các mục trong thẻ Number giúp bạn nhanh chóng chọn được cách định dạng
phù hợp với mục đích:
Tiêu chí

Dạng
liệu

dữ Nội dung

General

Tự động, Dạng mặc định trong Excel. Excel tự quy định, tự hiểu.

mặc định
Với dữ liệu dạng Date khi để dạng General sẽ cho ra 1 con số

Number

Number

Định dạng dữ liệu dạng số thông thường

Currency

Number

Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ, có thể thêm ký tự tiền tệ kèm theo

Accounting

Number

Định dạng dữ liệu dạng kế tốn. Dữ liệu dạng này có đặc điểm:
Có thể kèm theo ký hiệu tiền tệ
Phần số luôn nằm bên phải trong ô
Phần ký hiệu tiền tệ luôn nằm bên trái trong ô
Luôn cách lề bên phải 1 khoảng nhất định
Số 0 được hiển thị dưới dạng dấu -

Date

Number

Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Ngày, tháng, năm

Time

Number

Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Giờ, phút, giây

Percentage

Number

Dữ liệu dạng %, ln có ký hiệu % ở phía sau các con số

Fraction

Number

Dữ liệu dạng phân số

Scientific

Number

Dữ liệu dạng khoa học: biểu thị số lớn dưới dạng số mũ

Text

Text

Khi nhập bất kỳ dữ liệu nào sẽ chuyển về dạng text

Special

Text

Dạng đặc biệt: các dạng số đặc biệt thường dùng: số điện thoại, mã
vùng…
15


Custom

Tùy chọn

Người dùng có thể tự thiết lập định dạng theo ý muốn

Bài học rút ra
1. Dữ liệu dạng Số và Ngày tháng cần phải định dạng lại để thống nhất cách thể hiện.
2. Khi định dạng cho dữ liệu là các con số hoặc ngày tháng mà không thay đổi cách thể hiện thì
dữ liệu đó có thể là kiểu Text. Hãy kiểm tra lại kiểu dữ liệu để chắc chắn.
3. Việc định dạng thường xuyên sử dụng, do vậy cần luyện tập nhiều để thao tác nhanh và chính
xác.

16


Chương 3: Tầm quan trọng của cấu trúc dữ liệu
Chúng ta đang cấu trúc dữ liệu như thế nào?
Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy yêu cầu cần phải biết “cấu trúc dữ liệu” khi làm việc trên

Excel. Bởi từ trước tới giờ chúng ta đều khá thoải mái trong việc nhập và tổ chức 1 bảng dữ liệu.
Thông thường mục tiêu của chúng ta là nhập thật nhanh và nhập ít nội dung nhất (nếu có thể), vậy nên
các cấu trúc thường thấy là:

Hình 18: Cấu trúc bảng dữ liệu 3 chiều
Trong cấu trúc này, khi nhập 1 nội dung về Số tiền, bạn sẽ:
- Có sẵn Chi nhánh là Chi nhánh 1
- Có sẵn Ngày trong cột Ngày
- Có sẵn Nhóm trong dịng tiêu đề
- Có sẵn cột Số tiền thuộc các nhóm, chỉ cần nhập đúng số tiền vào Nhóm tương ứng với yêu cầu
nhập dữ liệu.
Nhưng với cách làm này, bạn sẽ gặp 1 số vấn đề như sau:
- Nếu có tới 20, 30 nhóm (có thể nhiều hơn nữa) thì bảng dữ liệu của bạn sẽ cần rất nhiều cột,
mỗi nhóm lặp lại với 2 cột Tên chi phí và Số tiền. Khi đó bảng dữ liệu khó kiểm sốt khi vừa
tăng về dịng (theo ngày), vừa tăng về cột (theo nhóm).
- Nếu có nhiều chi nhánh, bạn sẽ cần làm nhiều bảng tại nhiều Sheet, mỗi bảng tương ứng với 1
chi nhánh. Điều đó làm dữ liệu phân tán ở nhiều nơi. Khi cần tập hợp lại để báo cáo sẽ rất khó
khăn.
Như vậy với cách cấu trúc dữ liệu ở trên chỉ thuận lợi khi nhập mới dữ liệu, nhưng lại không tốt cho
việc báo cáo.
Mục tiêu cuối cùng của chúng ta khi làm việc trên Excel là:
1. Quản lý dữ liệu cho tốt, dễ dàng kiểm tra, tìm lại khi cần.
2. Dễ dàng báo cáo, tính tốn theo bất kỳ yêu cầu nào.
3. Hiểu được ý nghĩa của các con số trong báo cáo để ra quyết định.
Để đáp ứng được mục tiêu này, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về cách tổ chức 1 bảng dữ liệu theo đúng
tiêu chuẩn.

17

Bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Khái niệm về bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Là dạng bảng dữ liệu có cấu trúc phù hợp để quản lý, kiểm soát dữ liệu và từ đó làm được các báo cáo
một cách dễ dàng.
Các yếu tố của 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn:
1. Dòng tiêu đề: Chỉ có duy nhất 1 dịng làm dịng tiêu đề, khơng trộn ơ (merge cells) tại dịng
này.
2. Chiều dữ liệu phát sinh: Mỗi lần phát sinh dữ liệu mới sẽ ghi trên 1 dịng. Tại mỗi dịng đều có
đủ nội dung trong các cột.
3. Nguyên tắc định dạng dữ liệu trong bảng: Thống nhất về cách định dạng các dữ liệu trên cùng
1 cột
4. Kiểu dữ liệu: Thống nhất về kiểu dữ liệu trên cùng 1 cột (chỉ 1 trong 3 loại: Text/ \Date/Number)

Hình 19: Cách bố cục bảng dữ liệu tiêu chuẩn
Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn những ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng cách cấu trúc theo
bảng dữ liệu tiêu chuẩn:
Ưu điểm
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Dễ dàng sử dụng chức năng Filter để lọc, tìm dữ liệu
Phù hợp với cách dùng các hàm tính tốn như SUMIFS, COUNTIFS để làm báo cáo tổng hợp
Phù hợp với cách dùng Advanced Filter để trích lọc dữ liệu ra báo cáo chi tiết
Phù hợp với cách dùng Pivot Table để tạo ra báo cáo bằng Pivot, sử dụng Pivot Chart, Slicer
Tương đồng với cấu trúc dữ liệu bằng Table nên dễ dàng chuyển đổi qua lại

Phù hợp với tư duy lập trình, sử dụng VBA để tăng hiệu quả cơng việc
Dễ dàng kết nối tới các chương trình quản lý và phân tích dữ liệu nâng cao: SQL, Power BI.
18


Nhược điểm và cách khắc phục
1. Nhập dữ liệu khó hơn: các nội dung cần nhập nhiều hơn, tốn thời gian hơn, dễ nhập sai, nhập
thiếu.
Khắc phục: Sử dụng VBA để thay đổi phương pháp nhập (nhập theo form chứ khơng nhập trực
tiếp vào bảng), tự động hóa các thao tác lưu, sửa, xóa dữ liệu.
2. Khơng phổ biến: đã quen với kiểu cấu trúc khác => không muốn hoặc không thể thay đổi.
Khắc phục: Bạn vẫn nhập theo dạng bảng cũ nhưng dùng thêm Power Query để tái cấu trúc
bảng dữ liệu 1 cách tự động.
3. Phạm vi bảng quá lớn, khó theo dõi, quản lý, bởi số lượng dịng cần dùng tăng lên rất nhiều
(có thể lên tới hàng trăm nghìn, hàng triệu dịng dữ liệu).
Khắc phục: Sử dụng VBA hoặc Power Query, Power BI để tăng tốc độ báo cáo, tính tốn, xử
lý dữ liệu.
Thao tác định dạng bảng dữ liệu
Đối với bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn, bạn sẽ định dạng bảng tính như sau:
1. Tên bảng: Khơng bắt buộc (có thể khơng có). Nếu có thì trình bày như sau:
- Sử dụng định dạng Cell Style là Title (có thể đổi lại font chữ và cỡ chữ)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 22 đến 24
- Đặt tên ngắn gọn, đủ ý.
2. Dòng tiêu đề: Bắt buộc phải có. Dịng tiêu đề có đặc điểm:
- Đặt tên mỗi ơ trong dịng tiêu đề ngắn gọn, khơng trùng lặp
- Chỉ nên dùng 1 dịng tiêu đề. Trường hợp có nhiều dịng ở phần tiêu đề thì dịng dưới cùng
sẽ là dịng tiêu đề chính thức.
- Có thể sử dụng phong cách định dạng sau:
+ Màu nền đậm, chữ màu trắng, đường viền cùng màu với màu nền (Cell Styles là các
Accent từ 1 đến 5)

+ Màu nền nhạt (hoặc khơng màu), chữ đen đậm, có kẻ viền dưới nét đậm (Cell Styles là
các Heading 1, 2, 3)
- Căn lề theo loại dữ liệu trong cột (Số lề phải, Text lề trái, Ngày căn giữa) hoặc căn giữa
tồn bộ các ơ
- Độ rộng dịng (Row Height) từ 18-20.
- Là vị trí đặt dấu DropDown của bộ lọc Filter
3. Các dòng nội dung
- Định dạng Format Cells thống nhất theo từng cột (chọn cả cột rồi định dạng)
- Thiết lập Data Validation cho những cột nội dung quan trọng để đảm bảo dữ liệu nhập vào
là chính xác:
+ Cột chứa ngày tháng, thời gian: Data Validation > Date
+ Cột chứa số: Data Validation > Number (số nguyên = Whole Number, số có phần thập
phân = Decimal)
+ Cột chứa Text theo 1 danh sách hoặc có thể lặp lại: Data Validation > List
Tham khảo: Thiết lập chỉ được nhập ngày tháng trong Excel
- Đặt tên cho các cột dữ liệu quan trọng cần dùng để tính tốn trong báo cáo (công thức trong
báo cáo tham chiếu tới)
19


Độ rộng dòng (Row Height) từ 13-16.
Kẻ khung đường viền (Border) cho các ô theo đường kẻ nhạt màu (đồng màu với màu dòng
tiêu đề)
4. Tổng thể
- Đặt tên cho cả bảng tính
- Thiết lập bộ lọc Filter
-

Hình 20: Sử dụng chức năng Cell Styles tại thẻ Home để định dạng nhanh
Phần cố định (Freeze Pane) trong bảng dữ liệu

Freeze Pane là 1 chức năng rất hay được sử dụng trong Excel với mục đích cố định 1 phần của bảng
tính. Việc này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi các bảng tính lớn - khi phạm vi bảng vượt q 1 màn
hình máy tính. Bạn sẽ cần cố định vị trí các dịng tiêu đề (ở phía trên), các cột quan trọng (ở bên trái),
để khi kéo chuột xuống dưới (hoặc sang phải), bạn vừa theo dõi được các nội dung mới, vừa vẫn nhìn
thấy dịng tiêu đề.
Cách sử dụng Freeze Pane như sau:

20


Hình 21: Cách sử dụng Freeze Pane
Bước 1: Xác định vị trí nơi bạn muốn đặt cố định bảng.
+ Vị trí này thường là bên dưới dịng tiêu đề 1 dòng; hoặc
+ Cách cột cần cố định 1 cột về bên tay phải
Ví dụ trong hình trên, chúng ta đặt chuột tại vị trí ơ E4, mục đích là muốn cố định từ dòng 1 tới dòng
3 và từ cột A tới cột D.
Bước 2: Chọn thẻ View trên thanh công cụ Excel, bấm chọn Freeze Panes, chọn tiếp mục Freeze Panes.
Tuy nhiên đó là cách làm thơng thường mà hầu như ai cũng biết. Freeze Pane cịn có 1 bí mật nữa mà
khơng phải ai cũng biết. Hãy xem bí mật đó là gì nhé:

Hình 22: Thủ thuật với chức năng Freeze Pane
Trong hình trên, bạn có để ý thấy dòng 4 (là dòng dữ liệu đầu tiên trong bảng) được cố định cùng với
dịng tiêu đề khơng?
Thơng thường chúng ta chỉ hay cố định tới dòng tiêu đề (dịng 3). Vậy thì cố định thêm 1 dịng như trên
có tác dụng gì? Bạn sẽ bất ngờ khi nhận được câu trả lời đấy:
- Thứ 1: Các công thức trong bảng dữ liệu thường giống nhau trên cùng 1 cột và bắt đầu từ dịng
đầu tiên. Do đó bạn hay phải kéo cơng thức từ dịng đầu tiên tới dòng cuối cùng. Việc cố định
dòng đầu tiên giúp bạn kéo công thức dễ dàng hơn.
- Thứ 2: Khi làm công thức trong báo cáo thường tham chiếu tới hết cả cột dữ liệu, tính từ dịng
đầu tới dịng cuối. Việc cố định dòng đầu giúp bạn dễ dàng chọn được cột dữ liệu từ dòng đầu

tới dòng cuối (bằng thao tác chọn ơ đầu tiên rồi bấm phím tắt Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống).
Việc này sẽ giúp bạn thao tác nhanh và chính xác hơn rất nhiều khi làm việc với bảng dữ liệu lớn.
Bài học rút ra
1. Việc tổ chức 1 bảng dữ liệu tốt, khoa học và khơng có lỗi về nội dung sẽ giúp công việc báo cáo
trở nên rất dễ dàng. Hãy dành nhiều thời gian và sự quan tâm tới bảng dữ liệu.
21


2. Luyện tập định dạng nhiều để bảng dữ liệu của bạn trông đẹp và gọn gàng, khoa học. Khi làm
việc trên 1 bảng dữ liệu đẹp sẽ thú vị và dễ dàng hơn rất nhiều.

22


Chương 4: Những chú ý khi dùng bộ lọc (Filter)
Tác dụng của bộ lọc
Bộ lọc (tên tiếng anh là Filter) giúp bạn có thể lọc, tìm, sắp xếp dữ liệu trong 1 bảng tính theo từng cột.
Ngồi ra bộ lọc còn giúp bạn xác định kiểu dữ liệu trong cột, phát hiện 1 số lỗi, sai sót về dữ liệu một
cách nhanh chóng
Bộ lọc là 1 cơng cụ rất phổ biến để giúp quản lý bảng dữ liệu. Hãy nắm vững cách sử dụng bộ lọc, bạn
sẽ dễ dàng kiểm soát được cả những bảng dữ liệu lớn tới hàng trăm nghìn dịng.

Hình 23: Biểu tượng bộ lọc trên bảng dữ liệu
Tạo bộ lọc như thế nào
Chú ý: Bộ lọc chỉ hoạt động tốt khi bảng dữ liệu của bạn đúng cấu trúc tiêu chuẩn
Có rất nhiều cách đơn giản để tạo bộ lọc nhưng cách đúng nhất là:
- Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu
- Bước 2: Chọn thẻ Data trên thanh cơng cụ, bấm chọn Filter

Hình 24: Cách tạo bộ lọc Filter

Trong việc tạo bộ lọc này có 1 số lỗi hay gặp như sau:
1. Bảng dữ liệu khơng đúng tiêu chuẩn, có nhiều hơn 1 dịng tiêu đề. Khi đó vị trí bộ lọc được tạo
ra không đặt đúng tại nơi bạn muốn.
2. Bạn không chọn tồn bộ cả bảng, mà chỉ chọn dịng nơi muốn đặt bộ lọc => Khi đó bộ lọc áp
dụng sai phạm vi, hoạt động khơng chính xác.
Do đó để bộ lọc hoạt động tốt, bạn cần có 1 bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn và thao tác tạo bộ lọc chính
xác.
23


Bộ lọc có đặc điểm gì
Khi bấm vào vị trí bộ lọc, chúng ta sẽ thấy có 1 đặc điểm rất thú vị là:

Hình 25: Giao diện cửa sổ bộ lọc
Bộ lọc sẽ tự động nhận dạng kiểu dữ liệu trong cột là Number / Date / Text.
Đến đây bạn sẽ thấy sự lặp lại thường xuyên của 3 kiểu dữ liệu trong các nội dung từ Chương 1 tới
Chương 4, trong Data Validation, Format cho tới Filter. Điều đó cho thấy Excel hoạt động xoay quanh
3 kiểu dữ liệu này. Nếu bạn hiểu nguyên tắc đó và quản lý tốt dữ liệu, bạn sẽ thấy các công việc về sau
trên Excel trở nên đơn giản hơn nhiều.
Với mỗi kiểu dữ liệu, bộ lọc sẽ có đặc điểm:
- Number: Các số được xếp theo thứ tự tăng dần từ nhỏ tới lớn, từ số âm tới số dương. Những
nội dung không phải là kiểu Number sẽ nằm ở dưới cùng trong danh sách lọc.
- Date: Các dữ liệu ngày tháng thường được tự động gộp nhóm theo Năm > Tháng > Ngày. Nếu
khơng được gộp nhóm có thể dữ liệu đó khơng phải dạng Date.
- Text: Khi nội dung trong cột lặp đi lặp lại theo 1 danh sách thì mỗi giá trị chỉ xuất hiện 1 lần.
Nếu bạn thấy có 2 nội dung giống nhau trong bộ lọc thì chắc chắn 1 nội dung là sai, khác.
Nắm rõ những đặc điểm này, bạn sẽ chỉ cần vài giây nhìn qua cấu trúc bảng dữ liệu, nhìn qua những gì
thể hiện khi bấm vào bộ lọc là đã có thể bao qt được tồn bộ bảng dữ liệu hàng nghìn dịng rồi. Gần
như ngay lập tức bạn có thể biết bảng dữ liệu đã đúng chưa, sai ở đâu, sai ở kiểu dữ liệu nào. Từ đó
bạn sẽ có được phương án xử lý, sửa lỗi sai cho phù hợp.

Thao tác lọc như thế nào
Khi bấm vào bộ lọc, bạn có thể thực hiện lọc theo nhiều cách. Dưới đây là một số cách thường được
sử dụng:

24


Cách 1: Chọn trực tiếp trên cửa sổ lọc.
Cách này chỉ áp dụng khi bạn muốn lọc với số ít đối tượng và lọc theo giá trị cụ thể (không phải theo
khoảng giá trị):
-

Chỉ lọc 1 số nội dung cụ thể:
+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc,
+ (2) Bỏ chọn tại mục Select All,
+ (3) Đánh dấu chọn nội dung muốn hiển thị.

-

Lọc tất cả nhưng bỏ đi 1 vài nội dung cụ thể:
+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc, Chọn Select All,
+ (3) Đánh dấu tại nội dung bạn không muốn hiển thị.

25