CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG Tiểu luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC
KHOA BÁO CHÍ – TRUYỀN THƠNG

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ĐỀ TÀI:
CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Giảng viên hướng dẫn: Đinh Phương Oanh
Sinh viên thực hiện: Ma Văn Chuyên
Mã sinh viên: 19c6050541
Lớp: Báo chí K2019c Hà Nam

HÀ GIANG, THÁNG 10 NĂM 2021


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban chủ
nhiệm khoa và các thầy, cô giáo đã tạo điều kiện cho chúng em
được học tập theo đúng chương trình đào tạo của Nhà trường
trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp. Đặc biệt,
em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn – cô Đinh
Phương Oanh đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho
em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Em đã có thêm cho
mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm
túc. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang
để em có thể vững bước sau này.
Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng
tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ. Mặc dù em đã cố gắng hết sức
nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu
sót và nhiều chỗ cịn chưa chính xác, kính mong cơ xem xét và
góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!


A - MỞ ĐẦU
1. Sự kiện là gì?
Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý
nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện
truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng
hát truyền hình, thi hoa hậu hồn vũ Việt Nam,… mới được xem
là sự kiện.
Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt
động quy mơ lớn như trên mà nó cịn bao hàm cả những hoạt
động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã
hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu sự
kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị
và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội
thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn
ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập
trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định
nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng
tham gia. Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt
động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục,
quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu
trên thị trường.
2. Tổ chức sự kiện là gì?
1


Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần

việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành
trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực
xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao thơng qua các
hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,…
nhằm mục đích truyền đi những thơng điệp mà người làm sự kiện
muốn cơng chúng của mình nhận thức được.
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một
ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận
về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự
kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh
doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh
nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp,
đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Workshops: Bán hàng
2


– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và
xúc tiến thương mại…
B - NỘI DUNG
I. Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công
1. Yếu tớ con người qút định tất ca
Nếu chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao
tiếp trực diện hiệu quả, thì điều kiện để cuộc giao tiếp thành cơng
là sự tích cực tương tác của 2 phía.
Thành cơng của tổ chức sự kiện là phải tập trung vào chính
xác đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và
giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Khâu tuyển dụng nhân sự
sự kiện vô cùng quan trọng và còn phải chọn lựa, đào tạo để
tương tác hiệu quả với các khách hàng mục tiêu.
2. Tổ chức sự kiện gắn với Truyền thông
Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành cơng,
những hoạt động truyền thơng cho sự kiện có thể nói là một địn
bẩy lớn thúc đẩy sự thành cơng thay vì chỉ trông chờ vào ngày
diễn ra sự kiện. Hoạt động truyền thơng có thể thu hút sự tham
3


gia đơng đảo của khách hàng hoặc chí ít cũng thu hút được sự
chú ý.
3. Tổ chức sự kiện chính là sales- marketing
Tổ chức sự kiện đem đến rất nhiều lợi ích to lớn, nó có thể
đóng vai trị như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây
dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường,
nghiên cứu thị trường.
Trong số các hoạt động lớn về marketing, tổ chức sự kiện
thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và cũng có thể

gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch
PR và quảng cáo kèm theo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức,
nếu chỉ nghĩ nó đơn giản chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là
hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị cốt lõi
mà hoạt động này mang lại.
4. Tổ chức sự kiện thuộc mô hình marketing-mix.
Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện
kinh doanh-marketing trong suốt thời gian có mặt trên thị trường.
Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, tổ chức sự kiện
ngày nay được sử dụngrộng rãi, lập đi lập lại tại nhiều cơng ty,
doanh nghiệp vì đơn giản các sự kiện này đã dần quen thuộc. Do
đó, hãy sử dụng cơng cụ này hiệu quả, tránh lãng phí.
Và hàng năm cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện
kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị
4


trường hiện tại để sự kiện kinh doanh trở thành là công cụ tốt
nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
5. Tìm hiểu nhu cầu
Để tổ chức một sự kiện, trước hết ta phải khai thác và nắm
rõ các yêu cầu cơ bản của sự kiện. Loại hình sự kiện có thể là hội
nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,… Với từng loại
hình sự kiện, có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng, đòi
hỏi người tổ chức phải hiểu rõ. Cần xem xét nhu cầu về số lượng
người tham gia, khách mời để lựa chọn địa điểm tổ chức, ngân
sách dự kiến, những sản phẩm và dịch vụ trong sự kiện. Từ nhu
cầu này sẽ lên một bản tóm lược để lên ý tưởng cho sự kiện.
6. Lên ý tưởng
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một

nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự
kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược,
đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ
chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể
hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm
event trên giấy tờ. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai
đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ
chức sự kiện với nhau. Sự kết hợp của nhu cầu và ý tưởng tổ
chức sẽ giúp bạn có thể bắt đầu bước thiết kế chương trình.
7. Thiết kế sự kiện

5


Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng, thiết kế các vấn
đề liên quan đến địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra chường trình.
Quá trình thiết kế phải xác định được chủ đề của chương trình,
thơng qua đó thiết kế logo, hình ảnh cho chương trình và bắt đầu
cho chương trình truyền thơng về sự kiện. Việc thiết kế phải đầy
đủ các vấn đề cơ bản để lên kế hoạch của chương trình một cách
chi tiết.
8. Lên kế hoạch
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện cụ thể hóa chi tiết nhất
trước khi tiến hành thực thi. Dựa vào bản thiết kế đã thống nhất
chia ra các mục cụ thể của chương trình để tính tốn ngân sách
của chương trình theo các mục cụ thể, nguồn nhân lực thực hiện,
nhà cung cấp thiết bị,… Trong kế hoạch đặt ra cũng cần phải
đánh giá những rủi ro có thể xảy ra và phương án khắc phục. Một
kết hoạch hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện
chương trình.

9. Thực hiện kế hoạch
Một sự kiện thường mất hơn 2 tuần để thực hiện. Bao gồm
các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee,
thuê người, liên lạc các bên liên quan. Quá trình dàn dựng chuẩn
bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Đối với một sự kiện lớn
cần được dàn dựng trước 1 đến 2 ngày để tránh rủi ro. Nên có
một bảng những cơng việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và
khơng bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển.
6


Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo cơng việc đã được
phân cơng. Trong q trình diễn ra sự kiện, các bộ phận dựa vào
kế hoạch đã đề ra để phối hợp thực hiện, khi có phát sinh ngoài
dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
II. Một số nguyên tắc phụ nhưng khơng kém phần quan
trọng:
1. Tổ chức sự kiện chính xác đối tượng mục tiêu
Tổ chức sự kiện đạt giá trị nhất khi tiếp cận được với những
người mà nó muốn thu hút- khách hàng thân thiện hoặc khách
hàng tiềm năng. Do đó phải cho thấy những đối tượng khách
hàng này trước khi bắt tay tổ chức sự kiện.
2. Tổ chức sự kiện theo mục tiêu cụ thể
Hãy tạo một thước đo chi tiết để khơng chỉ đánh giá chính
xác mà còn nhằm đưa sự kiện đi đúng hướng.
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: timeline, agenda,..
- Lên ngân sách tổ chức sự kiện
- Triển khai tổ chức sự kiện
- Đo lường và đánh giá được hiệu quả sự kiện
3. Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh

doanh
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là
một hoạt động vô cùng phức tạp. Vừa phải trưng bày đẹp, vừa
phải tạo không khí vui vẻ, sơi động, cơng tác hậu cần phải chu
7


đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hồn
hảo khác.
Tổ chức sự kiện dần góp mình vào hoạt động của doanh
nghiệp, chuyển mình từng ngày để cùng marketing phát triển nói
riêng và kinh doanh tại các cơng ty, doanh nghiệp nói chung.
III. Các yếu tố sáng giá làm nên thành công của một sự
kiện
1. Ý tưởng sáng tạo, phù hợp nhưng không kém phần
"độc lạ"
Khi nhận lời tổ chức sự kiện, ngay từ khâu lên ý tưởng đã là
một thức thách cho các nhà tổ chức sự kiện và nó quyết định
thành cơng đầu tiên trong mắt đối tác của các công ty tổ chức sự
kiện.
Một ý tưởng hay là một ý tưởng vừa đáp ứng yêu cầu của
khách hàng vừa khiến khách hàng hài lịng với “cơn gió lạ” trong
ý tưởng. Và “Mind map” là công cụ đắc lực cho các nhà tổ chức
sự kiện.
Một ý tưởng chỉ thật sự tỏa sáng khi người tổ chức sự kiện
làm chung với đồng đội. Bởi lẽ, khi một cá nhân suy nghĩ chắc
hẳn chưa hoàn hảo như khi người tổ chức sự kiện có đồng đội
góp sức hoàn thiện ý tưởng. Vậy nên đừng ngần ngại chia sẻ ý
tưởng và kêu gọi hỗ trợ từ những đồng đội thân u của mình
góp sức lên ý tưởng tổ chức sự kiện.

2. Khoanh khắc ấn tượng
8


Dân số thế giới hiện nay có gần 7,5 tỉ người nhưng bạn chỉ
có thể đi qua vài người trong đời và người khiến bạn yêu thương
cả đời có lẽ chỉ có một người. Và trong ngành tổ chức sự kiện
cũng vậy, xuyên suốt cả một chương trình tổ chức sự kiện thì
chắc hẳn người tham dự chỉ ấn tượng với một hoặc một số điểm
nổi bật của chương trình. Vậy người tổ chức sự kiện sẽ coi
“khoảnh khắc ấn tượng” là chìa khóa thành cơng vì nếu một
chương trình khơng có một khoảnh khắc ấn tượng, thu hút khán
giả tạo bất ngờ thì sự kiện đó sẽ khơng có gì nổi bật.
Tuy nhiên nó chỉ thành cơng khi người tổ chức sự kiện khéo
léo lồng ghép vào trong chương trình. Cịn nếu khi bạn lại cố
gắng làm mọi thứ trở nên đặc sắc thì lạị khiến mọi thứ dung
hịa,khơng có điểm nhấn nổi bật.
3. Kịch ban hấp dẫn
Bên cạnh một ý tưởng hay, khoảnh khắc ấn tượng, thì kịch
bản hấp dẫn, đầy thú vị cũng thu hút người tham dự không kém.
Nội dung được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ gây ấn tượng đặc biệt với
những người tham dự. Tổ chức sự kiện có nội dung mới thành
cơng và nó địi hỏi phải có khả năng dẫn dắt tốt, nội dung thực sự
nổi bật không gây nhàm chán gần gũi với tâm lý của khách mời.
4. Địa điểm phù hợp
Đối với ngành tổ chức sự kiện cũng như các ngành dịch vụ
khác, sự hài lịng và thoải mái ln được đặt lên hàng đầu. Chính
vì vậy, để một tổ chức sự kiện thành cơng tốt đẹp thì hãy lắng
9

nghe nhu cầu của khách hàng thật tốt và tìm ra địa điểm phù hợp
nhất cho chương trình.
C – KẾT LUẬN
Sự kiện là thành quả của quá trình từ việc lập kế hoạch,
chuẩn bị cho sự kiện cho đến lúc sự kiện diễn ra và kết thúc. Đó
là một quá trình lao động miệt mài, tìm tịi, sáng tạo để tạo ra
những sự kiện có được hiệu quả tốt, gây ấn tượng mạnh cho
những người xem. Nhưng không phải sự kiện nào diễn ra cũng
thuận lợi và đúng như những gì mà người tổ chức mong muốn.
Để một sự kiện diễn ra thành cơng cần có nhiều yếu tố. Ngồi
những yếu tố chủ quan, thì sự kiện cịn chịu ảnh hưởng của
những yếu tố khách quan khác như luật pháp, phong tục tập quán
của nơi tổ chức sự kiện, thời tiết... Mặt khác, sự thành công của
sự kiện không những phụ thuộc vào bên tổ chức sự kiện mà còn
được đánh giá bởi chính những người tham gia và chứng kiến sự
kiện. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là gửi đến cơng
chúng nhận tin một thơng điệp nào đó từ sự kiện. Và để họ có thể
hiểu và tiếp nhận thơng điệp đó một cách chính xác cũng như lưu
lại trong tâm trí họ lâu dài là thành cơng của một sự kiện.

10