Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề Lập trình máy tính)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số:
/QĐ-… ngày…….tháng….năm .........
của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình

Ninh Bình
1


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2


LỜI GIỚI THIỆU
Microsoft Office là chương trình mạnh với hàng trăm tính năng. Trong
phần tin học văn phịng căn bản chúng tôi đã giới thiệu khá đầy đủ với bạn đọc
về các tính năng của nó. Để có một khởi động tốt nhất cho bạn đọc là tìm hiểu
Office là gì và cách thức làm việc của nó, một khi bạn đã có một ý niệm chung
về các tính năng trong Office thì bạn sẽ hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng tính năng

trong một tổng thể.
Microsoft Office là một trong những chương trình cho phép ta có thể soạn
thảo, tính tốn, ... nhanh chóng. Đây khơng phải là một điều ngẫu nhiên vì
Office là chương trình kết hợp nhiều tính năng soạn thảo, định dạng, xuất bản
với một dao diện dễ sử dụng mà ngay cả một người mới bắt đầu cũng có thể học
cách sử dụng nó trong vài phút.
Trong tập tài liệu này chúng tôi muốn giới thiệu thêm về một số tính năng
nổi trội của Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm.
Ninh Bình, ngày…..........tháng…........... năm……
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên – Th.S Nguyễn Xn Khơi
2. Phạm Thị Thoa
3. Đồn Xn Luận

3


MỤC LỤC
Ý nghĩa vai trị: Đây là mơn học cơ sở ngành của các ngành liên quan đến
công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ bản về ứng dụng
tin học văn phòng..............................................................................................5
Bài 1. Làm việc với Microsoft Word.....................................................................6
4. Tạo một tham chiếu chéo và Hyperlink......................................................34
5. Trộn thư (Mail Merge) và các thao tác.......................................................37
1. Sử dụng các hàm cơ bản trên Excel...........................................................46
- Hàm Sum...................................................................................................46
* Trình tự thực hiện........................................................................................56
2. Tạo biểu đồ – Chart Wizard........................................................................57
3. Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel......................................................59
Bài 3. Bộ trình diễn văn phòng (PowerPoint).....................................................74

1. Tổng quan về Microsoft PowerPoint..........................................................75
2. Thiết kế với PowerPoint.............................................................................75
3. Thiết kế các hiệu ứng..................................................................................80
4. Lưu và đóng gói File..................................................................................81

4


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: Tin học văn phịng
Mã số mô đun: MĐ 09
Thời gian mô đun: 80 giờ.

(Lý thuyết:20 giờ; Thực hành: 60 giờ)

I. Vị trí, tính chất, vai trị của mơ đun
Vị trí: Mơ đun được bố trí sau các mơn học chung và có thể dạy song song các
mơn học kỹ thuật cơ sở.
Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề lập trình máy tính.
Ý nghĩa vai trị: Đây là mơn học cơ sở ngành của các ngành liên quan đến công
nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ bản về ứng dụng tin học
văn phịng.
II. Mục tiêu mơ đun
- Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word;
- Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Excel;
- Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc
trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chuyên đề một cách
chuyên nghiệp.
- Bố trí được vị trí làm việc khoa học, đảm bảo an toàn cho người và
phương tiện học tập.

III. NỘI DUNG MÔ ĐUN
1. Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:
Số
TT
1
2
3

Tên các bài trong mô đun
Bài 1: Làm việc với Microsoft Word
Bài 2: Làm việc với Microsoft Excel
Bài 3: Làm việc với Microsoft PowerPoint
Cộng

5

Thời gian
Lý
Tổng
Thực
Thuyế
số
hành
t
25
6
18
25
6
18

30
8
21
80
20
57

Kiể
m
Tra
1
1
1
3


Bài 1. Làm việc với Microsoft Word
Mã bài: MĐ09-B01
Giới thiệu: Trong bài học này chúng ta sẽ đi tìm hiểu và sử dụng ứng dụng
Microsoft Word như thế nào? Định dạng văn bản, thiết lập bảng biểu ra sao?
Cách làm việc với các chức năng nâng cao của Microsoft Word?
Mục tiêu:
Sau khi học xong bài này người học có khả năng.
- Nắm được các thao tác định dạng trong văn bản;
- Thiết lập được bảng biểu và các đối tượng trong văn bản;
- Hiểu được các kiến thức về tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư và các
thao tác nâng cao trên Microsoft Word;
- Trình bày được các thao tác tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư trên
Microsoft Word;
- Thao tác được các chức năng tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư trên

Microsoft Word;
- Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, đảm bảo an tồn cho người và trang
thiết bị.
Nội dung chính:
1. Định dạng văn bản
1.1. Nhập văn bản
* Lý thuyết liên quan.
- Sử dụng phần mềm gõ tiếng việt bằng phần mềm Vietkey hoặc Unikey.
+ Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey,...).
+ Chọn chế độ gõ tiếng Việt
+ Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã và bộ font
Unicode.
+ Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, ...)
- Chế độ gõ chèn và chế độ gõ đè.
Trong Word có hai chế độ nhập văn bản:
+ Chế độ viết chèn (Insert): chế độ mặc nhiên, khi bạn nhập vào thì
ký tự đó sẽ chèn vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua
phải.
+ Chế độ viết đè (Overtype): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè lên
ký tự bên phải con trỏ.

6


Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên thì nhấn phím Insert hoặc
D_Click vào ký hiệu OVR trên thanh trạng thái (Status bar).
- Cách nhập văn bản.
+ Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ
vượt q lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dịng tiếp
theo (chế độ tự động xuống dòng). Muốn kết thúc một đoạn thì gõ phím Enter

(ngắt đoạn).
+ Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới
(ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện
hành vẫn cịn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
+ Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím:
Trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 1 và
dấu !, phím 2 và dấu @, …) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một
phím ta nhấn và giữ thêm phím Shift rồi nhấn phím đó.
- Các phím xóa văn bản:
+ Phím Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xóa các đối tượng đã
chọn.
+ Phím Backspace: xóa ký tự tại phía trước (bên trái) con trỏ.
- Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
+ Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol.
+ Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 8.2:
+ Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để
chèn các ký tự đặc biệt.
+ Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các
font symbol như: Wingdings, Symbol, Webdings, ...
* Trình tự thực hiện.
B1. Khởi động chương trình gõ tiếng việt và cài đặt kiểu gõ.
B2. Khởi động chương trình Microsoft Word.
B3. Nhập văn bản theo yêu cầu bài toán.
1.2. Làm việc với các tập tin
* Lý thuyết liên quan.
- Mở tệp tin.
+ Mở tập tin mới
Chọn File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút
+ Mở tập tin đã có trên đĩa
Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút

hộp thoại sau:
7

, xuất hiện


Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đúng đường dẫn.
Files of type: kiểu tập tin cần mở.
- Lưu tệp tin.
+ Lưu tập tin lần đầu tiên
Chọn File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút
hộp thoại:

xuất hiện

Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo đúng quy tắc).
Files of type: kiểu tập tin cần lưu.
+ Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi
* Lưu vào cùng tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu
trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save
As).
* Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save As xuất hiện hộp thoại Save As
như trên và cho phép đặt tên tập tin mới.
+ Lưu tất cả các tập tin
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save all.
Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ
lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp
hội thoại Save As để đặt tên và chọn vị trí lưu.

- Đóng tệp tin.
+ Lệnh File/ Close
8


Dùng để đóng tập tin hiện hành, bạn phải lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập
tin có cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ hiện thơng báo nhắc nhở:



Yes: lưu dữ liệu và đóng tập tin hiện hành.



No: đóng tập tin hiện hành mà khơng lưu dữ liệu.



Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về tập tin hiện hành.
+ Lệnh File/ Close All

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All.
Dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì
Word sẽ đóng lại, những tập tin nào chưa lưu thì Word sẽ xuất hiện thơng báo
và chờ xác nhận có lưu lại hay khơng.
- Cài đặt các tùy chọn cho tệp tin.
Tools/ Options
Cho phép chọn thay đổi các tùy chọn khi làm việc với Word theo ý của
người sử dụng, theo nội dung của công việc cần thực hiện, …
Lớp View: Cho phép thay đổi các tùy chọn trình bày màn hình, cho hiện/

ẩn một số thành phần trên màn hình làm việc.


Lớp Edit :Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi nhập, chỉnh sửa
văn bản.


Lớp Save: Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi lưu tập tin.

Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra chính tả và văn
phạm nội dung văn bản.




Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc của các tập tin

Word.

Lớp View

Lớp Edit

9


Lớp Save

Lớp Spelling & Grammar

- Thiết lập màn hình in ấn văn bản.
+ Trình bày màn hình (View)
Word cung cấp nhiều chế độ khác nhau để trình bày văn bản trên màn hình:
Chế độ Normal
Vào menu View/Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong
một định dạng cơ bản, cho việc định dạng và hiệu chỉnh có hiệu quả. Không
hiển thị các lề, các tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).
Chế độ Web Layout
Vào menu View/Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất
dễ đọc trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay
cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thơng thường. Văn bản được hiển
thị khơng có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ. Các dịng văn bản được
chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã
gán cho văn bản đều được nhìn thấy.
Chế độ Print Layout
Vào menu View/Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản và
đồ họa một cách chính xác như khi chúng sẽ xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất
cả các lề, các tiêu đề đầu và cuối trang. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định
dạng đều có hiệu lực, nhưng Word chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị
Normal, và việc cuộn màn hình cũng khơng thật trôi chảy.
Chế độ Outline
Vào menu View/Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản.
Cho phép bạn xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách
nhanh chóng.
Chế độ Print Preview
Vào menu File/Print Preview hoặc chọn nút lệnh
trên thanh công cụ chuẩn.
Hiển thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) tồn bộ trang in và cho phép bạn
điều chỉnh cấu tạo trang.
Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Control)

10


Ta có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn
thảo văn bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control
.
+ Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup)
Khi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ
giấy, hướng in, các lề, ... Tuy nhiên ta có thể thay đổi các giá trị này cho phù
hợp.
Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại:

* Định lề cho trang in

Gutter: dùng khi đóng thành sách, là khoảng cách dùng để đóng gáy sách.
Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Header và Footer (khoảng cách từ
Top/ Bottom đến Header/ Footer )
* Định khổ giấy in và hướng trang in (Lớp Paper size)
Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).
11


Orientation: định hướng trang in:
Portrait: hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
Landscape: hướng in ngang.
Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (Whole Document) hay
phần
đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This point forward).
Chọn:
OK nếu muốn áp dụng các lựa chọn này cho văn bản hiện hành.

Default, sau đó chọn Yes nếu muốn các lựa chọn này trở thành mặc nhiên,
nghĩa là sẽ áp dụng vào tất cả các văn bản được tạo ở các lần sau.

Hướng in đứng

* Trình tự thực hiện.
B1. Khởi động chương trình Microsoft Word.
B2. Mở văn bản theo yêu cầu.
+ Mở văn bản mới (File/New hoặc Ctr +N)
+ Mở văn bản có sẵn trên ổ đĩa (File/Open … hoặc Ctr + O)
B3. Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.
B4. Cài đặt tùy chọn theo yêu cầu.
B5. Lưu văn bản.
B6. In văn bản theo yêu cầu.

12


2. Làm việc với các đối tượng văn bản
2.1. Làm việc với khối văn bản.
a. Tạo khối văn bản.
Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn và giữ
phím Shift kết hợp với các phím di chuyển để mở rộng khối cần chọn.
Dùng chuột: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn giữ
chuột trái và kéo đến vị trí cuối (đầu) khối.
Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn
bản cần chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển chuột đến vị trí cuối (đầu) khối,
Click chọn.
-

Chọn từ: D_Click lên từ cần chọn.

-

Chọn dòng: đưa trỏ chuột vào đầu dịng cần chọn, khi có dạng thì
Click chọn.

-

Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu cần
chọn.

-

Chọn đoạn: D_Click vào khoảng trống bên trái của đoạn.

Chọn toàn bộ văn bản: dùng tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn giữ phím
Ctrl rồi Click chọn lên đầu dịng bất kỳ hoặc chọn lệnh Edit/ Select All.
b. Xóa khối văn bản.
-

-

Chọn khối văn bản cần xóa.

Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.
Cắt (Cut), sao chép (Copy), dán (Paste)
-

Cắt, sao chép đối tượng vào Clipboard

c. Làm việc với các khối văn bản.
-

+ Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ...) muốn cắt (Cut), sao chép (Copy).
-

Cắt (Cut): Thực hiện một trong các cách:
Chọn menu Edit/Cut.
R_Click/Cut.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

-

Click vào nút
trên thanh công cụ Standard.
Sao chép (Copy): Thực hiện một trong các cách:
Chọn menu Edit/Copy.

-

R_Click/Copy.

-

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

-

Click vào nút

-

trên thanh công cụ Standard.

+ Đối tượng sau khi được cắt/ sao chép sẽ được đưa vào lưu trữ trong
Clipboard. Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/ sao chép sau cùng.
13


Dán đối tượng được lưu trữ trong Clipboard vào tài liệu Di chuyển dấu
nháy đến vị trí cần dán. Thực hiện một trong các cách:
Chọn menu Edit/ Paste.
R_Click/ Paste.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Hoặc chọn nút
trên thanh cơng cụ Standard.
Ghi chú: Có thể dán nhiều lần cùng một đối tượng.
+ Thao tác Undo, Redo và Repeat
Undo: cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo
nhiều lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình
tự lệnh vừa được thực hiện. Muốn thực hiện Undo, bạn chọn một trong các
thao tác sau: chọn lệnh Edit/Undo, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, hoặc
Click vào nút
Redo: cho phép hủy bỏ thao tác Undo vừa được thực hiện. Muốn thực hiện
Redo, bạn chọn một trong các thao tác sau: chọn lệnh Edit/Redo, hoặc nhấn
tổ hợp phím Ctrl + Y, hoặc Click vào nút
Repeat: cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh
Repeat cùng chia sẻ một vị trí trên menu Edit. Muốn thực hiện Repeat, bạn
chọn lệnh Edit/Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.
+ Nhập văn bản tự động

* Sử dụng tính năng AutoText
AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong
trường hợp có khối văn bản hay đồ họa được lặp lại thường xuyên. AutoText
được thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên tắt.
Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt
bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay tại vị trí đó.
- Tạo một mục AutoText
Chọn phần văn bản (hình ảnh) cần tạo thành một mục AutoText.
Vào menu Insert/ AutoText/AutoText hoặc Tools/ AutoCorrect/AutoText,
xuất hiện hộp thoại:

• Gõ tên tắt vào ơ Enter AutoText Entries here.
14


• Click vào nút Add.
• Click vào nút OK.
Chèn một mục AutoText vào tài liệu
Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn.
Gõ tên tắt.
Nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Alt + V.
Xóa một mục AutoText
Vào lại cửa sổ AutoText.
Chọn mục cần xóa tại ơ Enter AutoText Entries here.
Click vào nút Delete.
* Sử dụng tính năng AutoCorrect
Chức năng AutoCorrect giúp bạn tự động sửa những lỗi sai thường xuyên
xảy ra trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối
văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng. AutoCorrect tương tự như
AutoText nhưng nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà khơng cần

phải nhấn phím F3.
Tạo một mục AutoCorrect
Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect.
Vào menu Tools/AutoCorrect/AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại:

Gõ tên tắt vào ô Replace.
Sau đó Click vào nút Add. Click vào nút OK.
Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu
Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng
trắng, phím Tab hoặc Enter.
Xóa một mục AutoCorrrect
Vào lại cửa sổ AutoCorrect.
Chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click vào nút Delete.
Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find and Replace)
15


Chức năng tìm và thay thế cho phép tìm một từ hoặc nhóm từ và thay
thế bằng một một từ hoặc nhóm từ khác.
Cách thực hiện:
Vào menu Edit/Find (Ctrl+ F) hoặc Edit/Replace (Ctrl+ H), xuất hiện hộp
thoại:

- Nếu chỉ muốn tìm kiếm, Click chọn mục Find. Nếu muốn tìm kiếm và thay
thế, Click chọn mục Replace.
- Nhập phần văn bản cần tìm vào ơ Find What.
- Nhập phần văn bản cần thay thế vào ô Replace With.
- Chọn phạm vi tìm kiếm tại mục Search: All (tìm tồn bộ tài liệu), Down (tìm
từ vị trí dấu nháy đến cuối tài liệu), Up (tìm từ vị trí dấu nháy đến đầu tài liệu).
- Match Case: nếu chọn thì khi tìm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.

- Find whole words only: chỉ tìm từ trọn vẹn, nghĩa là khơng tìm từ nằm
trong từ khác.
- Use wildcards: sử dụng các ký tự đại diện (dấu ? hay dấu *).
- Sounds like: tìm những từ có phát âm giống nhau (chỉ sử dụng được cho
tiếng Anh).
- Find all word forms: tìm những từ cùng loại.
- Chọn nút Find Next. Word sẽ dừng lại ở từ đầu tiên tìm thấy.
- Chọn nút:
+ Replace nếu muốn thay thế một từ và tìm tiếp.
+ Replace All nếu muốn tự động thay thế tất cả các từ được tìm thấy.
Chèn các dấu ngắt
* Khái niệm section
Một văn bản có thể có nhiều trang, giữa các trang được phân cách bởi dấu ngắt
trang (Page Break). Thông thường các trang trong văn bản có thể định dạng
giống nhau như: khổ giấy, lề trang, tiêu đề và hạ mục, …
16


Nếu muốn trong văn bản có những định dạng khác nhau thì cần phải chia văn
bản đó thành nhiều phần (Section) khác nhau.
Ở chế độ hiển thị Normal, các dấu ngắt trang được ký hiệu như sau:
.........................................................Page Break ...............................................
Còn dấu ngắt phần được ký hiệu như sau:
Section Break (Next Page)
* Chèn các dấu ngắt
- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn dấu ngắt.
- Vào menu Insert/ Break, hộp thoại xuất hiện:
- Chọn loại ngắt cần chèn
- Page break: ngắt trang tại vị trí con trỏ.
- Column break: ngắt cột tại vị trí con trỏ.

- Next page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang kế.
- Continuous: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới nằm liên tục với phần cũ.
- Even page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang chẵn kế
đó.
- Odd page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang lẻ kế đó.
- Click chọn OK để hồn thành.

2.2. Định dạng văn bản.
Mục tiêu:
Sau khi học xong bài này người học có khả năng:
- Trình bày được cách định dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản;
- Định dạng được các ký tự;
- Định dạng được đoạn văn bản theo yêu cầu;
2.2.1. Định dạng ký tự.
* Lý thuyết liên quan
Định dạng ký tự tức là nói về các đặc tính cho từng ký tự riêng lẻ trong
một tài liệu. Các đặc tính này là: Font chữ (Font), kiểu chữ (Font style: gạch
dưới, in nghiêng, in đậm), cỡ chữ (Font size), màu chữ (Font Color), ...
Ghi chú: muốn định dạng cho nhiều ký tự thì phải đánh dấu khối chọn tất cả
các ký tự này trước khi định dạng.
* Trình tự thực hiện
Chọn phần văn bản muốn định dạng.
Cách 1: Vào menu Format/Font xuất hiện hộp thoại sau:
17


Chọn: - OK nếu muốn áp dụng các xác lập này cho tài liệu hiện hành.
- Default, sau đó chọn Yes nếu nuốn các xác lập này trở thành mặc
nhiên, nghĩa là sẽ áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo từ đó về sau.
Cách 2: Dùng thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar)

2.2.2. Định dạng đoạn văn bản.
* Lý thuyết liên quan.
+ Một số khái niệm
Trong Word, khái niệm đoạn (paragraph) được định nghĩa là một phần văn bản
(có thể chỉ là một dịng trống) được kết thúc bởi một ký hiệu cuối đoạn
(paragraph mark). Dấu cuối đoạn được đưa vào bằng cách nhấn phím Enter.
Khi gõ văn bản vào, văn bản sẽ được trình bày từ lề trái sang phải, khi đến lề
phải sẽ tự động xuống dòng mới. Tuy nhiên, trong trường hợp tuy văn bản
chưa đến lề phải nhưng bạn muốn xuống dòng mới (nhưng khơng muốn
sang đoạn mới) thì nhấn tổ hợp phím Shift + Enter.
Có thể thực hiện định dạng đoạn trước hoặc sau khi gõ văn bản. Trường hợp:
Trước khi gõ văn bản: khi gõ Enter, định dạng của đoạn trước sẽ được áp
dụng cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi.
Sau khi gõ văn bản:
Nếu định dạng một đoạn: chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng.
Nếu định dạng nhiều đoạn: phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng.
- Canh lề đoạn văn bản
Có 4 cách canh lề đoạn văn bản như sau:
Left (canh trái): canh thẳng lề trái nhưng lề phải sẽ so le nhau.
Center (canh giữa): canh thẳng ở giữa so với lề trái, phải của đoạn văn bản.
Right (canh phải): canh thẳng lề phải nhưng lề trái sẽ so le nhau.
Justify (canh đều): canh thẳng 2 lề trái, phải của văn bản.
* Trình tự thực hiện:
Chọn các đoạn văn bản cần định dạng
Sử dụng thanh công cụ Formatting.
18


+ Tạo độ lệch các dòng trong đoạn so với lề
* Lý thuyết liên quan.

Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang
phải của đoạn. Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn như
sau:
First line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn.
Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản.
Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản.
Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với
dịng đầu tiên.
* Trình tự thực hiện.
- Định dạng đoạn văn bản bằng cách sử dụng thước ngang (Ruler)
Chọn các đoạn văn bản cần định dạng.
Chọn canh lề bằng các nút công cụ trên thước ngang
- Định dạng đoạn văn bản bằng cách sử dụng menu Format/Paragraph
Chọn các đoạn văn bản cần định dạng.
Vào menu Format/Paragraph, xuất hiện hộp thoại:

 Alignment: Canh lề cho đoạn, gồm có các mục: Left, Centered, Right,
Justified.
 Indentation: Tạo độ lệch các dòng trong đoạn so với lề:
o Left : Độ lệch trái.
o Right : Độ lệch phải.
o Special : Có các lựa chọn sau:
 None: lề theo qui định của Left và Right indent.
 First Line: Đặt độ lệch cho dòng đầu tiên của đoạn (được xác định
19


trong mục By).
 Hanging: Đặt độ lệch cho các dòng khơng phải là dịng đầu tiên của
đoạn (được xác định trong mục By).

 Spacing: Định khoảng cách giữa các đoạn, bao gồm:
o Before:khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên(mặc nhiên 0).
o After:khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên 0).
o Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph.

 Widows/ Orphan Control: chọn đặt cho phép có hoặc khơng có dịng
quả phụ/ cơ nhi. Dịng quả phụ là dịng đứng lẻ loi ở đầu trang tiếp
theo, các dòng khác nằm ở trang trước. Dịng cơ nhi là dịng nằm ở
trang cuối trang trước, các dòng khác nằm ở đầu trang sau.
 Keep lines together: chọn đặt tránh ngắt trang ở giữa đoạn.
 Keep with next: chọn đặt tránh ngắt trang ở đoạn hiện hành và đoạn tiếp
theo.
 Page break before: đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hiện hành.
 Suppress line number: chọn đặt khơng in con số chỉ dịng trong đoạn.
 Don’t hyphenate: chọn đặt không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong
đoạn.
+ Sao chép định dạng (Format Painter)
* Lý thuyết liên quan.
Nếu vừa định dạng xong một khối văn bản và bạn muốn gán cùng định dạng
đó cho một hay nhiều hơn các khối văn bản khác, bạn có thể tiết kiệm thời
gian hơn bằng cách sử dụng chức năng sao chép định dạng (Format Painter).
* Trình tự thực hiện
20


Cách 1. Dùng nút Format Painter
trên thanh công cụ Standard
Chọn khối văn bản có định dạng cần sao chép.
Click vào nút Format Painter
. Một chổi quét sơn nhỏ ngay cạnh con trỏ

chuột hình chữ I.
Để gán định dạng đã sao chép, chuyển con trỏ chuột đến văn bản muốn sao
chép, và quét khối văn bản.
Lưu ý: Để sao chép định dạng cho nhiều khối văn bản, bạn có thể tiết kiệm
thời gian bằng cách D_Click vào nút Format Painter
như bước 2. Sao đó
thực hiện bước 3 trên tất cả các khối văn bản cần định dạng. Khi kết thúc hãy
Click vào nút Format Painter
hoặc nhấn phím Escape.
Cách 2. Dùng tổ hợp phím
Cách thực hiện:
Chọn khối văn bản có định dạng cần sao chép.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + C.
Để gán định dạng đã sao chép, chọn văn bản cần định dạng và nhấn tổ hợp
phím Ctrl + Shift + V.
Nếu muốn gán định dạng cho nhiều khối văn bản, lặp lại bước 3 cho từng
khối.
Khi muốn ngưng định dạng, nhấn phím Esc.
2.2.3. Tạo DROP CAP.
* Lý thuyết liên quan.
Chức năng này cho phép phóng to ký tự đầu một đoạn nằm trên nhiều dịng
liên tiếp của đoạn đó.
* Trình tự thực hiện
Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap
Vào menu Format/Drop Cap, xuất hiện hộp thoại

Position: Định vị trí cho ký tự Drop Cap.
Options: Các tùy chọn:
Font: chọn Font cho ký tự Drop Cap
Lines to Drop: chọn chiều cao của ký tự Drop Cap nằm trên bao nhiêu

dòng (mặc nhiên là ba dòng)
Distance from text: khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn bản.
21


Chọn nút OK để kết thúc.
2.2.4. Kẻ đường viền cho văn bản.
+ Kẻ đường viền và tô nền bằng thanh công cụ Tables and Borders Bật/ Tắt
thanh công cụ Tables and Borders:
Vào menu View/Toolbar/Tables and Borders
- Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô nền.
- Sử dụng các nút trên thanh công cụ Tables and Borders như sau:
1
2
3 4 5
1.

Line Style: Chọn kiểu đường biên (hay khơng có đường biên)

2.

Line Weight: Chọn độ dày cho biên

3.

Border Color: Chọn màu cho biên

4.

Border: Gán hoặc xóa các biên từ một bảng sẵn có

5.

Shading Color: Gán màu nền

+ Kẻ đường viền và tô nền bằng hộp thoại Borders and Shading
Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô nền.
Vào menu Format/ Borders and Shading để bật hộp thoại Borders and
Shading.
+ Tạo đường viền đổ bóng hoặc hiệu ứng 3-D.
+ Qui định khoảng cách giữa đường viền và văn bản.
+ Áp dụng mẫu nền cũng như màu nền.
+ Tạo đường viền xung quanh các trang tài liệu. Chọn lớp Borders: Kẻ đường
viền cho khối/ các đoạn văn bản

Ý nghĩa:
- None: Không kẻ (Kẻ nét rỗng) - Style: Các kiểu đường kẻ.
- Box: Kẻ hộp bao quanh.
- Color: Chọn màu đường kẻ.
- Shadow: Đường kẻ có nét bóng - Width: Chọn độ rộng đường kẻ.
mờ
22


- 3-D: Đường kẻ không gian ba
chiều
- Custom: Đường kẻ tùy ý.

- Apply to: Vẽ cho đối tượng là: Text
(khối văn bản được chọn) hoặc

Paragraph (toàn bộ đoạn văn bản).

Chọn lớp Shading: tô màu nền

Ý nghĩa:
Fill: Chọn màu nền Patterns:
+ Style: Chọn mẫu nền.
+ Color: Chọn màu cho mẫu nền.
Chọn lớp Page Border: thêm đường viền cho trang văn bản, các chức năng
được lựa chọn tương tự lớp Borders

2.2.5. Định dạng nền văn bản
Lệnh Format/ Background dùng để chọn nền cho văn bản. Ngoài các
màu chuẩn do Word cung cấp, bạn có thể tự pha chế các màu khác qua
chức năng More Colors, hoặc chọn các mẫu nền để trang trí qua chức năng
Fill Effects.
2.2.6. Đánh dấu, đánh số thứ tự cho văn bản.
a. Đánh dấu (Bullets)
* Lý thuyết liên quan.
Để đánh dấu các dòng trong danh sách hay các đoạn liệt kê trong văn bản
Word, người ta có thể dùng các dấu hay ký tự gọi là Bullet. Chỉ việc đặt dấu trỏ
23


chuột vào vị trí muốn tạo bullet đầu tiên, rồi nhấn lên menu Bullet trên thanh
công cụ (Word 2003) hay thanh Ribbon (Word 2007) là bullet sẽ lập tức xuất
hiện. Sau đó, mỗi khi nhấn Enter để xuống dịng, một bullet mới sẽ được hình
thành.
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003, và 2007 cịn hỗ trợ tính năng tạo
bullet bằng bàn phím. Bạn chỉ cần đặt dấu trỏ vào nơi muốn tạo bullet đầu tiên

rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+L. Cịn nếu muốn gỡ bỏ bullet hay trở lại
phong cách bình thường, khơng dùng bullet nữa thì dùng tổ hợp phím
Ctrl+Shift+N.
Word cũng cho phép bạn tạo thêm kiểu bullet theo ý mình. Để làm việc
này, bạn nhấn nút Customize… trên màn hình Bullets and Numbering. Trên màn
hình Customize Bulleted List, bạn có thể tùy ý chọn thêm các kiểu bullet bằng
các font chữ (nút Font), các ký tự (nút Character…) và hình ảnh (nút Picture…).
Bạn có thể thiết đặt vị trí bullet và text.
* Trình tự thực hiện.
• Cách 1: Click vào nút Bullets
•

Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục
Bulleted, xuất hiện hộp thoại:

Chọn các dạng Bullet có sẵn. Nếu muốn có ký hiệu (Symbol) khác
hay muốn đặt lại các lề thì chọn Customize
+ Nút Bullet...: mở hộp thoại Symbol.
+ Bullet position: thiết lập First line indent cho Bullet.
+ Text position: thiết lập Hanging indent cho Bullet.

24


b. Đánh số thứ tự (Numbering)
* Lý thuyết liên quan.
Đánh số thứ tự (Numbering) thường được sử dụng để liệt kê các phần nội dung
có ý nghĩa giống hoặc khác nhau trong văn bản. Hầu hết các chương trình xử lý
văn bản thơng dụng đều có chức năng hỗ trợ tự động đánh số thứ tự.
Đánh số thứ tự cho một hoặc nhiều đoạn văn bản liện tục: Chọn một hoặc nhiều

đoạn văn bản muốn đánh số thứ tự và nhấn vào nút Numbering. Các đoạn đã
chọn sẽ được đánh số theo thứ tự liên tục với nhau.
Đánh số thứ tự các đoạn văn bản không liên tục: Chọn một đoạn văn bản đầu
tiên, nhấn và giữ phím Ctrl rồi tiếp tục chọn các đoạn văn bản còn lại. Sau khi
chọn xong nhấn vào nút Numbering để đánh số, chỉ có các đoạn được chọn mới
được đánh số thứ tự.
Đánh số tự động trong lúc soạn thảo văn bản: Đánh số 1 và dấu chấm (1.) hoặc
số 1 và dấu gạch ngang (1-) ở đầu dòng của đoạn muốn đánh số, tiếp theo là
khoảng cách và sau đó là phần nội dung của đoạn này. Sau khi nhập xong nhấn
phím Enter để kết thúc đoạn và xuống dòng. Lúc này số 1 sẽ được tự động đổi
thành số thứ tự và đầu dòng của đoạn kế tiếp sẽ là số 2.
* Trình tự thực hiện.
Chọn các đoạn văn bản cần tạo số thứ tự.
Cách 1: Click vào nút Numbering
Cách 2: Vào menu Format/Bullets and Numbering, chọn mục Numbered, xuất
hiện hộp thoại:

25