CHECKLIST TỔ CHỨC BUỔI RA MẮT SẢN PHẨM MỚI – MẶT NẠ YẾN

SINH VIÊN THỰC HIỆN: ĐÀO MINH HIẾU
MSSV: 3118330097
MÔN THI: QUAN HỆ CƠNG CHÚNG
PHỊNG THI: 833317_2003

I/ Bắt buộc:
Câu 1:
Cách thiết lập mối quan hệ với giới truyền thông:
1. Khoanh vùng các cơ quan báo chí: tiếp xúc với những tồn soạn có văn phong, chủ để của
báo liên quan đến lĩnh vực cần quan hệ cơng chúng
2. Nhận biết phóng viên phụ trách: tìm hiểu kỹ giọng điệu, phong cách viết, chuẩn bị chiến
thuật khi tiếp xúc từng phóng viên và nhà báo nhằm gây thiện cảm. Hãy chắc chắn rằng bạn
đọc tạp chí, hay lắng nghe/ xem chương trình mà người bạn liên lạc có tham gia hay xây
dựng
3. Chọn thời điểm tiếp cận phù hợp: hỏi họ về lịch trình làm việc, khi nào họ phải nộp bài cho
ban biên tập hay lúc nào họ mong muốn được liên lạc
4. Hãy chắc rằng bạn có số điện thoại hay những thông tin liên lạc trực tiếp. Hỏi họ muốn nhận
thơng tin qua hình thức nào: thư tín, email, fax…Tìm hiểu xem họ quan tâm đến những tin
tức gì
5. Hãy ghi chú những yêu cầu và mong muốn của phóng viên mỗi khi 2 bên có buổi trị
chuyện. Khi gặp lại phóngviên, bạn có thể nhắc lại nội dung lần gặp trước. Luôn cố gắng
xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Đừng tỏ thái độ bực dọc nếu yêu cầu của bạn khơng được
đăng.
Các thu thập thơng tin phóng viên, nhà báo: Tập trung vào những tờ báo, truyền hình, trạm phát
thanh có tác động đến đối tượng cơng chúng mục tiêu của tổ chức:
- Gọi điện thoại đến phòng thơng tin của báo/đài để có được tên, chức danh, số điện thoại, Email
của người cần liên lạc
- Sử dụng các mối quan hệ để có được thơng tin của các đơn vị báo chí: Thơngqua bạn bè/người
thân

1

- Tham gia hội thảo do các toà soạn tổ chức: Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về lĩnh vực
của tổ chức
- Tham dự lễ trao giải báo chí
- Tìm kiếm trên mạng
Cách tiếp cận phóng viên, nhà báo:
- Điện thoại: Gọi điện thoại đến và tự giới thiệu về mình:
+ Thời gian gọi thích hợp
+ Nội dung câu chuyện uyển chuyển
+ Nên dùng điện thoại cá nhân
- Email:
+ Dùng kính ngữ
+ Có thơng tin liên lạc
+ Khơng gửi đồng loạt nhiều email
- Gặp trực tiếp:
+ Đưa thư mời tham dự sự kiện
+ Gặp cảm ơn phóng viên đã dự sự kiện
+ Mời ăn nhậu
II/ Tự chọn:
Câu 2B:
I/ Mở bài:
Để hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện thì các nhà tổ chức sự kiện cần lập checklist để công
tác chuẩn bị trước sự kiện tốt hơn và sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Một số công việc bên cạnh
checklist:
- Xác định mục đích sự kiện: Tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới – mặt nạ yến
- Xác định đối tượng khách mời: Phóng viên báo đài, các nhà phân phối, đối tác

2

- Xác định tiêu cần đạt được: Tăng doanh số, mở rộng thị trường
- Xác định ngân sách: 200.000.000 VNĐ
II/ Thân bài:
Checklist các công việc chuẩn bị:
1. Thời gian và thời lượng:
 Thời gian: 16g00 ngày 22/09/2021
 Thời lượng: 1 tiếng
2. Địa điểm:
 Địa điểm và khảo sát: Trường Đại Học Sài Gịn, 4 Đ. Tơn Đức Thắng, Bến Nghé, Quận 1,
Thành phố Hồ Chí Minh
 Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia: 100 người
 Ký hợp đồng địa điểm
3. Trang trí:
 Hoa trang trí tại địa điểm: hoa giả
 Hoa cài áo cho khách mời.
 Thẻ đeo của ban tổ chức.
 Backdrop, standee giới thiệu mặt nạ yến
 Bàn tiếp tân.
 Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường.
5. Chuẩn bị nhân sự:
 Người dẫn chương trình: 1
 Kịch bản chương trình
 Tiếp tân tại bàn, chào mừng, hướng dẫn khách mời: 2
 Ca sĩ, nhóm nhảy: Chipu
 Quay phim, chụp hình: 3
 Hỗ trợ công tác hậu cần: 11
3

6. Cơng tác in ấn:


In ấn backdrop, standee

 Bong bóng bay
 Thư mời.
7. Trang phục:
 Trang phục cho MC: áo trắng, quần đen
 Trang phục, Bangron cho tiếp tân.
8. Hệ thống âm thanh-ánh sáng:


Máy chiếu



Màn hình LED



Micro: Có dây, khơng dây, dự phòng.



Loa, ampli



Ánh sáng, điều hòa.

9. Quà tặng:
 Quà cho đại biểu: hoa
 Quà bốc thăm trúng thưởng: Voucher, máy rửa mặt
10. Đồ ăn:
 Nước uống: nước suối
 Thức ăn: bánh kẹo.
11. Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:


Cứu thương.



Cứu hỏa.



Cơng an.



Tổ chức biểu diễn.

4


III/ Kết luận:
Việc tổ chức họp báo sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một phương thức để doanh nghiệp
giới thiệu sản phẩm của mình ra trước cơng chúng và nhờ truyền thơng quảng cáo sản phẩm của

mình đến mọi đối tượng xã hội. Đây cũng là một thời điểm đánh dấu một bước trưởng thành hơn
của doanh nghiệp trong sự nghiệp của mình. Vậy để tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới ấn tượng
thì những gì trên đây là một số nội dung cần được chuẩn bị cẩn thận. Ngồi ra doanh nghiệp có thể
liên hệ một bên thứ ba là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng nhiều năm kinh nghiệm
trong lĩnh vực này để nhận được sự tư vấn cùng gói dịch vụ tổ chức buổi họp báo sự kiện ra mắt sản
phẩm mới với giá thành ưu đãi nhất.

5