Tài liệu Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán docx

N I DUNG
CHUN

1
¬

T NG QUAN V H TH NG
THƠNG TIN K TỐN

Các thành ph n c a H th ng
Thơng tin K tốn

¬
¬

Các mơ hình AIS

¬

Phát tri n AIS

¬

Accounting Information Systems
AIS

Vai trị c a AIS

Các cơng c mơ t AIS

1

H th ng

2

H th ng thông tin

Là m t t ng th bao g m các b ph n, thành ph n
có m i quan h v i nhau
th c hi n nh ng
m c tiêu chung nh t nh

¬

Là h th ng thu nh n các d li u u vào, x
lý các d li u và cung c p thông tin cho ng i
s d ng
L u tr

B
D li u
u vào

A
M c tiêu

C

Thơng tin
u ra

Ki m sốt - ph n h i

D
¬
3

Bùi Quang Hùng - Khoa K tốn - Ki m tốn, H
Kinh T TP.HCM

X lý

Thơng th ng, khái ni m HTTT g n li n v i
môi tr ng x lý h tr b i CNTT

4

1


H th ng thông tin qu n lý

Các h th ng con c a HTTT qu n lý
Các y u t
S n xu t,
u vào giá t ng giá tr

L u tr

Q

trình
SXKD

D li u
u vào

Thơng tin
u ra

X lý

HTTT
K tốn

Ki m sốt - ph n h i
¬

Là h th ng thơng tin ghi nh n, l u tr , x lý
d li u c a các quá trình s n xu t kinh doanh
nh m cung c p các thông tin h u ích cho các
nhà qu n tr DN

HTTT
Nhân s

HTTT
HTTT
Bán hàng
S n xu t

5

6

H th ng thơng tin k tốn

H th ng thơng tin k tốn
Ch c n ng
K tốn

AIS

Th c hi n các
ho t ng
cung c p hàng
hóa d ch v có
giá tr cho
khách hàng

Cung c p các
thơng tin h tr
ho ch nh,
th c hi n, ki m
soát, ánh giá
các ho t ng
c a DN

D

Là 1 h th ng

c thi t l p
nh m thu th p,
l u tr và cung
c p thơng tin k
tốn cho ng i
s d ng

Th t c ki m soát

M c tiêu
DN

L u tr

X

li u

lý

Thơng tin

7

Bùi Quang Hùng - Khoa K tốn - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

Cung c p
SP, DV

XCh ng t
XTài kho n
X i t ng chi ti t
XB máy
XQuy trình
XPh ng th c

XBáo cáo tài chính
XS k tốn
XBáo cáo qu n tr
8

2


Các c p

thông tin cung c p

h tr d
báo

AIS và Qu n Tr Doanh Nghi p
Nhà qu n
lý c p cao

Chi n l

Qu n tr doanh nghi p

c

xu t thay
h tr ra
quy t nh

x lý
nghi p v

Nhà qu n lý
b c trung

Qu n lý, i u
hành

Ho t

Ho ch
nh
Xác l p

Ng i
th c hi n

ng

S n Xu t Bán Hàng K tốn Tài chính Nhân s

i

T ch c,
th c hi n

Thơng tin
o l ng

i u khi n

Ho t ng
kinh doanh

Ki m sốt,
ánh giá

D
li u

AIS

9

10

Vai trị c a AIS trong qu n tr DN

CHU I GIÁ TR C A K TỐN

¬ Ghi

nh n, l u tr d li u c a các ho t

ng kinh doanh

Thi t l p, ki m soát các giao d ch bên ngoài

Ghi nh n
các ho t
ng

Phân tích
thơng tin

¬ Cung

Chi n l c
kinh doanh

̌Các báo cáo cho

Chu i giá tr c a doanh nghi p

IT th c hi n

¬ Ki

m sốt các ho t

¬H

Giá tr cao

ng bên ngoài

tr ho ch

ng c a DN

nh

IT h tr
11

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

it

̌Các báo cáo cho qu n tr DN

Thi t k , cung c p thông tin tin c y

Giá tr th p

c p thông tin

12

3


H n ch c a AIS

hi n t i

AIS hi n t i c a Pacioli’s

Quá
trình
SXKD

S ki n nh
h ng n
báo cáo tài
chính

N i dung c a ho t
ng kinh doanh

X Ch n l c nghi p v
Ch ng t

Ghi s
nh t
ký

S nh t
ký

AIS

X Không k p th i
X Gi i h n n i dung

Báo
cáo tài
chính

L p
báo
cáo

S cái,
S chi
ti t

Chuy n
s

X Trùng l p
X Thông tin h n ch

13

X Tách r i ho t
c a DN

ng

Thơng tin
14

Mơ hình t ch c AIS theo s ki n-REAL

Phân lo i
nh th
nào
S ki n
c a quá
trình kinh
doanh

Kho d
li u

H th ng
truy
xu t báo
cáo

i t ng
(Agent)

Ng i s
d ng thông
tin

Ngu n l c
(Resources)

S ki n
(Event)
N i ch n
(Location)

X Thu th p d li u theo s
ki n DN quan tâm

X G n AIS v i các ho t
kinh doanh c a DN

X H p nh t d li u tồn DN

X Thơng tin cung c p linh ho t

Bùi Quang Hùng - Khoa K tốn - Ki m tốn, H
Kinh T TP.HCM

Mơ hình REAL

ng

D li u thu th p
15

16

4


Chu trình kinh doanh

M i liên h gi a các chu trình k tốn

M i chu i các s ki n cùng liên quan n 1
n i dung c a q trình SXKD å Chu trình kinh
doanh hay cịn g i là chu trình k tốn

¬

S n ph m

Chu trình s n xu t

Chu trình doanh thu

NVL, NC -> SP hoàn thành

Bán hàng –> Thu ti n

D li u

D li u

Bao g m:

NVL

̌ Chu trình doanh thu

H th ng ghi s l p báo cáo

̌ Chu trình chi phí
Chu trình chi phí

̌ Chu trình s n xu t

Ti n

D li u

Mua hàng – tr ti n

Chu trình tài chính
Nh n ti n – Chi ti n

Ti n

̌ Chu trình nhân s

Ti n
Chu trình nhân s

̌ Chu trình tài chính

Tuy n d ng – Tr l

Nhân công

ng

17

Phát tri n h th ng thơng tin k tốn

¬

Là 1 q trình bao g m các công vi c
c
th c hi n theo 1 trình t và theo 1 chu kì nh t
nh -> Chu kì phát tri n c a HTTT k tốn

¬

Vi c t ch c HTTT k tốn ph i

Chu kì phát tri n c a HTTT k tốn

Là q trình thi t l p t t c các thành ph n
c a 1 h th ng thơng tin k tốn

¬

trên c s các m c tiêu
¬

18

u
V

c th c hi n

n

ra

h

Vi c t ch c 1 h th ng thông tin k tốn
khơng ph i là cơng vi c n i b c a b ph n k
toán å liên quan và nh h ng
n toàn

doanh nghi p
Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

h
19

20

5


V n

t ra

i v i AIS

Các công c mô t AIS
¬

Ph m vi c a h th ng

¬

¬ Mơ hình, q trình t ch c
AIS

Mơ t các thành ph n c a AIS

¬ Vai trị c a AIS trong ho t
ng c a DN

– D li u

¬ ng d ng cơng ngh thơng
tin vào AIS

Mơ t ?

– L u tr

¬ ….

– Ho t

ng x lý

– Thơng tin
¬

Th o lu n

it

ng tham gia vào AIS

21

22

S
DÒNG D LI U
(Data Flow Diagram - DFD)

Ví d minh h a: Q trình thu ti n bán ch u
¬

KH g p KT thanh tốn kèm theo thông báo tr ti n c a cty. NV này
l p Pthu 2 liên và ghi s ti n thanh tốn, s Pthu vào thơng báo tr
ti n kèm theo. Sau ó chuy n Pthu cho th qu , chuy n thông báo
tr ti n cho KT ph i thu. Th qu nh n ti n, ki m tra s ti n trên
Pthu và óng d u xác nh n. Sau ó chuy n 1 Pthu cho k tốn ph i
thu, phi u còn l i dùng
ghi vào s qu và l u theo s th t

¬

KT ph i thu nh n gi y báo tr ti n do KT thanh toán chuy n n. l u
l i theo h s KH. Sau khi nh n Pthu t th qu , KT ph i thu ki m
tra, i chi u v i gi y báo tr ti n, sau ó nh p vào ph n m m k

toán. PMKT ki m tra mã KH, s hóa n cịn ch a tr . N u úng, PM
s cho phép ghi nh n nghi p v thanh toán làm gi m n ph i thu c a
KH theo t ng hóa n. nh kì, PM s in s cái TK ti n, ph i thu, s
chi ti t KH, b ng t ng h p thanh toán và chuy n cho KT t ng h p.
23

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m tốn, H
Kinh T TP.HCM

¬

DFD mơ t b ng hình nh các thành ph n; các
dịng l u chuy n d li u gi a các thành ph n,
i m kh i u, i m n và n i l u tr d li u
c a m t h th ng thụng tin

ơ

DFD cú nhi u c p
ặDFD

khỏi qt (c p 0)

ỈDFD

c p1

ỈDFD

c p2

Ỉ….
24

6


S
¬

DỊNG D LI U

i m

C p0

Phân c p DFD
i m

S

u

¬

A
u

DỊNG D LI U

Các kí hi u:
– Có 4 kí hi u bi u di n

H th ng

L u tr
D

1.0

3.1
H I

D

3.2

B

2.0

C

A

B
L u tr

i m cu i

3.0

Ho t ng
x lý

B

C p2

Dòng d
li u

i t ng
bên ngoài
h th ng
( i m u,
k t thúc)

i m cu i

C p1

L u tr d
li u

25

26

DFD c p 0 (khái qt)

¬

¬

¬

Là s
dung c
dịng d
gi a h
th ng.

DFD c p 0 (khái quát)

c p cao nh t mô t 1 cách khái quát n i
a h th ng b i 1 hình trịn, bi u di n
li u i vào (inflow) và i ra (outflow)
th ng và các
i t ng bên ngồi h

Khách hàng

Thanh tốn

H th ng
thu ti n
bán ch u

i t ng: Ng i ho c v t (máy tính) th c hi n
ho c i u khi n các ho t ng

¬

i t ng bên ngồi h th ng: ch cho ho c
nh n d li u c a h th ng (ko x lý d li u) å Có
vai trị là các i m u, i m cu i c a h th ng

K toán
t ng h p

– Ch c n ng c a h th ng
– Ph m vi c a h th ng
27

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

DFD khái quát cho bi t:

T ng h p
thanh toán

28

7


DFD c p 1, c p 2
¬

DFD c p 1

Bi u di n h th ng b ng hình v các c p ho t
ng x lý, dòng d li u i vào, i ra các c p
ho t ng x lý ó.

¬

Mơ t ch c n ng c a các ho t

¬

Khơng quan tâm n i t
hình th c mang d li u

ng x lý

Ghi nh n
thanh
toán
3.0

ng, BP th c hi n,

Thông tin
t ng h p

S qu

Phi u thu
ã xác nh n

Ti n s thu

S ti n ã
xác nh n

Xác nh n
thanh
tốn
2.0

K tốn
t ng h p

29

V S

Ghi nh n
thơng tin
1.0

Thơng tin
thanh tốn

N i dung c a các dịng d li u

¬

Thơng tin

thanh tốn

Khách
hàng

DỊNG D LI U c p 0

V S

30

DỊNG D LI U c p 0

¬

B c 1: Mơ t h th ng hi n hành b ng các
o n v n mơ t

¬

B c 3: ánh d u các ho t
ng x
trong các ho t ng trong b ng mơ t

¬

B c 2: L p b ng i t ng và các ho t
liên quan n các i t ng ó

¬

Ho t ng x lý d li u bao g m: truy xu t,
chuy n hóa. Các ho t ng nh p li u, s p x p,
xác nh n, tính tốn, t ng h p…

¬

Các ho t ng chuy n và nh n d li u gi a các
i t ng không ph i là ho t x lý d li u

i t ng
Ho t ng
Khách hàng
Chuy n TB tr ti n
K toán thanh toán L p phi u thu
Ghi s ti n, s hóa n, s
phi u thu vào TB tr ti n
……
……..
….

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

ng

31

lý d li u
b c2

32

8


V S
¬

DỊNG D LI U c p 0

c 4: Nh n di n các

B

it

ng bên ngoài h th ng

– Là các i t ng không th c hi n các ho t
li u nào trong h th ng
¬

B

V S

B c 7: Nhóm các ho t
cách sau:

it

– V các dịng d li u n i vịng trịn và các
ngồi h th ng
t tên cho các dòng d li u theo các
ng nh n và g i d li u

V S

it

ng x

ng t ch hành

cho DFD d
c, ch nên s d ng t 5
trong m i s
,m ic p
B

34

¬

c 10: B sung các n i l u tr d li u n u th y h p lý
¬

Phân c p DFD
p t c nhóm nh các ho t trong m i nhóm b c

7 M i nhóm nh trong 1 nhóm l n là các hình trịn
x lý c p con cho hình trịn l n.
c hi n các b

ng th i mơ t

– Các

Ỉ Ti

ng th c truy n d li u
it

ng, BP liên quan

– Ph

35

ng th c x lý

– Ph

c 8,9,10

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m tốn, H
Kinh T TP.HCM

(Flowchart)

L u
mơ t h th ng b ng hình v các quá
trình x lý d li u (các ho t ng, u vào, u
ra, l u tr )

– Ph

c 11:

Ỉ Th

n 7 hình trịn

c 8: V hình trịn và t tên chung cho m i nhóm ho t
ng theo 1 ng t nêu b t n i dung chính các ho t ng
trong nhóm

L U

B c 9:. c l i b ng mô t h th ng và n i các hình trịn
v i nhau theo m i liên h h p lý
B

¬

33

DỊNG D LI U c p 1

¬

ng x y ra cùng th i i m nh ng khác

¬

ng bên

¬

ng x y ra cùng 1 n i và cùng th i i m

– Nhóm các ho t
n i x y ra

ng bên ngồi

– V 1 vịng trịn bi u di n n i dung chính trong ho t
lý c a h th ng hi n hành.

B

ng x lý d li u trên theo các

– Nhóm các ho t

– V các hình ch nh t bi u di n các

¬

B c 6: li t kê các ho t ng x lý d li u theo trình t

di n ra các ho t ng ó.

¬

ng x lý d

¬

c 5:

–

DÒNG D LI U c p 1

ng th c và tính ch t l u tr
36

9


L U
¬

¬

¬

CH NG T - L U

L U

H TH NG

K tốn ti n

L u
ch ng t mơ t trình t luân chuy n
c a ch ng t , s liên ch ng t , ng i l p,
ng i nh n, n i l u tr , tính ch t l u
tr …trong x lý th công

KH

Phi u
thu
A

37

T p tin
HTKho

H TH NG (System Flowchart)

T p tin
KH

Nh p
vào PM

Phi u
thu

¬

Kí hi u

Phi u thu

Phi u
thu
N

C p nh t
hóa n

Phi u
thu

S
qu
K tốn
cơng n

KH

38

u vào

Hóa

Nh p li u
n
Th l u tr
N
39

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

NK
Thu ti n

Quá trình thu ti n

Hi n th
khi nh p

T p tin
bán hàng

Xác nh n
ghi s

KÍ HI U C A L U

Nh p hóa
nc a
khách hàng

Hố

Phi u
thu

Ghi
nh t kí

L p
phi u
thu

K th pl u
ch ng t và l u
h th ng
trong mô t h th ng s th y
c các ho t
ng x lý h u hình và vơ hình trong h th ng.

Hố
n
BH

Th qu
A

L u
h th ng mơ t trình t x lý d li u,
cách th c x lý, cách th c l u tr trong ho t

ng x lý c a máy tính

L U

CH NG T (Document Flowchart)

n BH

Ch ng t
u vào
(ho c ch ng t , báo
cáo u ra) b ng gi y
Nh p ch ng t vào
máy tính (nh p b ng
tay)
a d li u vào h
th ng b ng th l u
tr
40

10


KÍ HI U C A L U
¬

KÍ HI U C A L U

Kí hi u x lý

¬

Tính giá HTK

Kí hi u l u tr
T p tin hàng
t n kho

L u tr trong máy tính

X lý b ng máy tính

L u tr th cơng
L p
phi u thu
¬

Kí hi u

N: L u tr theo s th t

X lý th công

N

A: L u tr theo Alphabet

u ra

D: L u tr theo ngày

Baùo caùo bán
hàng

¬

Hi n th trên màn hình

Kí hi u k t n i
B t

S , báo
cáo

D li u

u vào/ra
41

B t

V L U
B c 1: Xác nh các i t ng bên trong và bên
ngoài c a h th ng (xem l i ph n DFD)

¬

B

c 2: Chia l u
it

– Các c t
các ho t
¬

B

c 3: Xác

¬

i m n i trong cùng i m n i sang trang
1 trang (A, B, C…) sau (S trang: 1,2,3…)
42

– Ch ng t

ng x lý

i vào ph i i ra ho t

ng x lý

– Các ch ng t không th là i m b t
thúc

ng
ub
43

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

:

– Các ho t ng x lý liên ti p nhau có th g p chung
thành 1 ho t ng x lý (n u c n)

nh các thành ph n c a t ng c t

Nguyên t c Sandwich: B t kì kí hi u x lý nào
k p gi a 2 kí hi u u vào và u ra.

c 4: Hoàn thành l u

– S d ng các d u n i khi dịng thơng tin chuy n qua c t
khác
tránh v nhi u các
ng k ngang/d c

c s p x p sao cho dòng l u chuy n c a
ng t trái sang ph i

– Dòng d li u vào, ra c a t ng ho t

B

– N i các kí hi u thành ph n b ng các dịng thơng tin

thành các c t

ng bên trong là m t c t trên l u

– Mô t các ho t

¬

u/k t thúc

V L U

¬

–M i

2

A

u

u và i m k t

– Cách duy nh t
có l y d li u ho c l u tr d li u
trong thi t b máy tính là thơng qua ho t ng x lý
máy (hình ch nh t)

44

11


Ý NGH A
¬

V n d ng s

Mơ t h th ng b ng DFD s giúp:

¬

ánh giá ho t

và l u
ng c a h th ng hi n hành

– Xác nh n i dung, ch c n ng, trình t c a các ho t
ng x lý trong h th ng

ánh giá dòng d li u i vào các ho t
giá c s th c hi n các ho t ng

– Nh n bi t
c n i dung các dòng d li u c n thi t
cho các ho t ng x lý
¬

–
–

ánh giá dịng d li u i ra ->
hi n ch c n ng c a ho t ng

Mô t h th ng b ng l u

– Nh n bi t và phân tích
c các ho t
theo các i t ng, b ph n liên quan
– Ph

ng th c th c hi n các ho t

– Ph

¬

s giúp:
ng x lý

ng th c chuy n d li u

– Xác
45

nh các b ph n và ph

–V l u

mô t h th ng m i

ánh

ánh giá vi c th c
ng cho h th ng

– Phác th o quy trình x lý các ho t
nh t b ng s

ng x lý

Bùi Quang Hùng - Khoa K toán - Ki m toán, H
Kinh T TP.HCM

T ch c th c hi n các ho t
m i

ng ->

ng c p chi ti t

ng th c x lý
46

12