Thủ Tục kiểm toán quy trình tiền lương - Kiếm sóat nội bộ.doc

Quy trình, thủ tục KTNB
Quy trình kiểm toán nội bộ là trình tự, thủ tục tiến hành công việc kiểm toán nội bộ; trình tự,
thủ tục này được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với diễn biến và yêu cầu khách quan của hoạt
động kiểm toán nội bộ.
Quy trình kiểm toán nội bộ bao gồm 4 bước chủ yếu sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán (Kiểm toán hàng năm và từng cuộc kiểm toán).
Bước 2: Thực hiện kiểm toán.
Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán nội bộ
Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của Kiểm toán nội bộ.
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán nội bộ được lập với hai cấp độ:
- Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm
- Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ
Bao gồm các công việc sau :
1. Chuẩn bị cuộc kiểm toán
Tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị cho công việc lập kế hoạch kiểm toán:
 Xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại
 Tính liêm chính của BGĐ
 Tìm hiểu chi tiết về lĩnh vực tiền lương nhân viên
• Về tổ chức công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp
• Về phương pháp tính lương được áp dụng
• Về hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp
• Về việc tuyển dụng và quản lý nhân viên
2. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một phần hết sức quan
trọng mà kiểm toán viên cần thực hiện trong một cuộc kiểm soát.
-Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra.
-Xem xét các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sót nghiêm trọng.
-Thiết kế phương pháp kiểm toán thích hợp
3. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát
Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp: để xác định các cơ chế, thủ tục kiểm soát phù hợp. Đây là

một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các kiểm toán nội bộ.
Việc đánh giá cần được thường xuyên xem xét lại.
Việc đánh giá cần được dựa trên hai yếu tố:
- Xác suất xảy ra rủi ro
- Mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra
Do sự giới hạn bởi chọn mẫu của các kiểm toán viên nội bộ và việc phát hiện ra các sai phạm
cùng với những gian lận đã được che giấu kĩ của các bộ phận là rất khó khăn nên các kiểm toán
viên không thể phát hiện ra tất cả các sai sót trọng yếu. Vì vậy luôn luôn có rủi ro kiểm toán
ngay cả khi kiểm toán viên tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán đã được chấp nhận chung. Việc
đưa ra mức rủi ro kiểm toán mong muốn có ý nghĩa quan trọng đối với giai đoạn lập kế hoạch
kiểm toán nói riêng và toàn bộ công tác tổ chức kiểm toán nói chung.
Cụ thể hơn trong quy trình tiền lương, có 4 nhóm rủi ro kiểm soát sau :
- Rủi ro về xác định mức lương
- Rủi ro về tính lương
- Rủi ro về chi trả lương
- Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
Trong đó, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác suất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này
xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất.
4. Chương trình kiểm toán
i. Thủ tục kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương
Thử nghiệm kiểm soát đối với tiền lương và được thực hiện theo các chức năng của chu trình.
(Các chức năng liên quan đến tiền lương gồm có tuyển dụng, thuê mướn nhân viên; phê duyệt
các mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương, bậc lương; theo dõi và tính toán
thời gian động, công việc lao vụ hoàn thành của nhân viên; tính toán tiền lương và lập bảng
thanh toán lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh toán tiền lương và đảm bảo số lương chưa
thanh toán)
Đối với chức năng tổ chức nhân sự: kiểm toán nội bộ tìm hiểu việc thực hiện các thủ tục tiếp
nhận lao động, hợp đồng thuê lao động, việc phê chuẩn mức lương và tính độc lập giữa các bộ
phận quản lí nhân sự với bộ phận theo dõi thời gian làm việc cũng như hạch toán, thanh toán
tiền lương cho người lao động. Để thực hiện những mục tiêu đó kiểm toán nội bộ sử dụng các

tài liệu thông tin về tuyển dụng, thuê mướn lao động, các văn bản, các quyết định phê chuẩn
mức lương và các quyết định khen thưởng nếu có.
Đối với việc cách li trách nhiệm giữa bộ phận quản lí lao động đối với bộ phận chấm công lao
động cũng như hạch toán kế toán kết quả lao động, kiểm toán nội bộ tiến hành quan sát và
kiểm tra thực tế để khẳng định sự tách biệt về trách nhiệm của các chức năng trên trong hoạt
động quản lí về nhân sự và quản lí tài chính kế toán trong doanh nghiệp.
Đối với công tác theo dõi thời gian lao động, khối lượng sản phẩm hoàn thành và lập bảng
tính lương và các khoản trích theo lương:
Chức năng này là chức năng quan trọng nhất trong chu trình tiền lương vì nó ảnh hưởng trực
tiếp đến việc hạch toán ghi sổ các chi phí về tiền lương cũng như việc hạch toán kế toán các
khoản trích trên tiền lương tại doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ cần đánh giá các quá trình kiểm
soát được thiết kế trước đó trong doanh nghiệp có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai
phạm trong chấm công, xác nhận công việc hoàn thành, hạch toán và ghi sổ các khoản thanh
toán về tiền lương. BHYT, BHXH, KPCĐ.
Để thực hiện các mục tiêu trên kiểm toán nội bộ cần:
Xem xét hệ thống tổ chức chấm công lao động hoặc kiểm nhận sản phẩm hoàn thành về
tính thường xuyên cũng như về độ tin cậy của những người được giao trách nhiệm.
Kiểm tra thiết kế các thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp đối với việc thanh toán kê khai,
chấm công tại từng đơn vị sản xuất (tổ, đội, phân xưởng).
Kiểm tra các thủ tục kiểm soát liên quan đến việc phê chuẩn, quyết định các mức lương,
tiền thưởng, thanh toán làm thêm giờ...
Đối với công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Kiểm toán nội bộ xem
xét tính độc lập trong việc phân công công việc giữa người tính lương, người chi trả lương và
người theo dõi chấm công và lập bảng tính lương. Bên cạnh đó kiểm toán nội bộ đánh giá việc
tổ chức chi trả tiền lương đặc biệt đối với các khoản tiền lương chưa thanh toán được theo dõi
trong sổ sách kế toán như thế nào trong khi nhân viên đi vắng.
ii. Thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương
So sánh số liệu các tài khoản chi phí về tiền lương với các niên độ khác: nhằm phát hiện những
biến động bất thường qua đó thu thập bằng chứng hoặc xác định phạm vi kiểm tra chi tiết đối
với các tài khoản chi phí tiền lương có biến động bất thường. Trong quá trình so sánh kiểm

toán viên phải tính đến số lao động thay đổi trong kỳ kế toán, khối lượng công việc hoặc sản
phẩm hoàn thành hoặc sự thay đổi trong định mức chi trả lương.
So sánh tỉ lệ chi phí về tiền lương trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ
trước: nhằm khẳng định tính hợp lí về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế toán. Tuy nhiên khi so
sánh đối chiếu tỉ lệ này kiểm toán viên cũng phải tính đến điều kiện thực tế trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiêu
thụ sản phẩm thì doanh thu có thể giảm nhưng chi phí về tiền lương vẫn có thể vẫn giữ nguyên
như các kỳ trước hoặc những biến động về nguyên vật liệu, về chi phí khấu hao TSCĐ mới đưa
vào sử dụng cũng có thể làm thay đổi cơ cấu chi phí về tiền lương trong giá thành sản phẩm
của sản phẩm hoàn thành giữa các kỳ kế toán.
So sánh số dư các tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ kế toán nhằm phát hiện ra các
sai sót trong hạch toán các khoản trích theo lương. Sự biến động về các khoản trích theo lương
thường rất ít xảy ra do phụ thuộc vào số lượng nhân viên trong doanh nghiệp, phụ thuộc vào
mức lương cơ bản, phụ thuộc vào các văn bản qui định của Nhà nước. Những biến động và
việc kiểm tra phát hiện các biến động liên quan đến các khoản trích theo lương là dấu hiệu để
phát hiện ra các phát sinh tăng hoặc giảm của TK BHXH, BHYT, KPCĐ.
iii. Thủ tục chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
4.3.1. Kiểm tra tiền lương khống: thông qua kiểm tra số lượng nhân viên khống và thời gian
hay khối lượng sản phẩm hoàn thành.
4.3.2. Khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương: Việc tính và phân bổ chi phí tiền lương cho
các đối tượng sử dụng lao động không đúng sẽ dẫn đến việc đánh giá lệch giá trị tài sản trên
Bảng cân đối kế toán, sai lệch trên bảng Kết quả kinh doanh (sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu sản
phẩm dở dang, giá trị thành phẩm, giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng,
chi phí quản lí doanh nghiệp...).
4.3.3. Kiểm tra số dư các tài khoản trong chu trình
Tài khoản 334: được kiểm tra thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải thanh
toán khác cho công nhân viên.
Tài khoản 338: kiểm toán viên nội bộ có thể khảo sát các khoản trích theo lương như BHXH
(3383), BHYT (3384) và KPCĐ (3382) bằng cách so sánh số dư trên tài khoản chi tiết với số
liệu trên bảng tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ và với số liệu trên bảng kê khai các khoản phải

nộp về BHXH và KPCĐ và đối chiếu các khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên các phiếu chi.
Ngoài ra cần kiểm tra thời hạn tính và trích các khoản theo lương và thời hạn thanh quyết toán
các khoản đó.
Và các tài khoản chi phí liên quan đến tiền lương như 622 - Chi phí nhân công trực tiếp, 627 -
Chi phí sản xuất chung, 641 - Chi phí bán hàng, 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bước 2: Thực hiện kiểm toán
Có 2 phương pháp kiểm toán: kiểm toán cơ bản và kiểm toán tuân thủ. Kiểm toán quy trình tiền
lương thuộc loại kiểm toán số liệu, nên sử dụng phương pháp kiểm toán cơ bản, gồm các
phương pháp sau:
- Phương pháp phân tích đánh giá tổng quát
- Phương pháp cân đối
- Phương pháp kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và các số dư tài khoản
Nội dung thực hiện kiểm toán
1. Tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với kiểm toán tiền lương, KTV tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, các phê
duyệt về thay đổi mức lương bậc lương, thưởng, các khoản phúc lợi, chính sách tuyển dụng,
các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động …cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng
ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động và phòng kế toán.
Các loại hình kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được thiết lập nhằm
thực hiện các chức năng của chu trình.