Tài liệu Luận văn tốt nghiệp "Phân hệ quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp" pdf
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.2 MB, 298 trang )
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
PHÂN HỆ QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ
ÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Giảng viên hướng dẫn :
Sinh viên thực hiện :
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 1 / 297
MỤC LỤC
Danh mục các hình 4
Mở đầu 11
Đặt vấn đề 11
Mục đích yêu cầu của đề tài 13
Bố cục của luận văn 14
Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp 15
1.1 Tổng quan về quản lý dự án trong doanh nghiệp 15
1.1.1 Khái niệm dự án 15
1.1.2 Quản lý dự án 15
1.2 Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 17
1.2.1 Sơ đồ tổ chức 17
1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 19
1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án 23
1.2.2.1.1 Phân chia công việc 23
1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng công việc 25
1.2.2.1.3 Dự toán ngân sách 26
1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh toán 27
1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án 29
Chương 2: Phân tích và thiết kế 31
2.1 Phân tích yêu cầu 31
2.1.1 Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32
2.1.2 Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34
2.1.2.1 Sơ đồ usecase Quản lý dự án chính 35
2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37
2.1.2.3 Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42
2.1.2.4 Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 2 / 297
2.1.2.5 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán 49
2.1.2.6 Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52
2.1.2.7 Sơ đồ usecase Định giá công việc của dự án 54
2.1.2.8 Sơ đồ usecase Thiết lập tham số dự án 55
2.1.2.9 Sơ đồ usecase Tra cứu 55
2.1.2.10 Sơ đồ usecase Xem nhật ký hoá đơn 55
2.1.3 Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56
2.1.4 Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62
2.1.5 Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64
2.1.6 Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71
2.1.7 Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74
2.2 Sơ đồ lớp 75
2.2.1 Xác định lớp và quan hệ 75
2.2.2 Mô tả lớp 81
2.2.3 Mô tả các ràng buộc toàn vẹn 113
2.3 Sơ đồ trình tự thực hiện 123
Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm 179
3.1 Tổ chức dữ liệu 179
3.1.1 Mô tả các bảng 180
3.1.2 Mô tả thuộc tính các bảng 181
3.2 Tổ chức chương trình 210
3.2.1 Sơ đồ liên kết các màn hình 210
3.2.2 Mô tả các màn hình 219
3.2.3 Các hàm/ thủ tục chính 274
3.3 Kết quả thử nghiệm 284
Kết luận 293
Kết quả đạt được của luận văn 293
Hạn chế của luận văn 294
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 3 / 297
Hướng phát triển 295
Phụ lục 296
Tài liệu tham khảo 297
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 4 / 297
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án
nhỏ) 17
Hình 1.2: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án
lớn) 18
Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác 18
Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 20
Hình 1.5: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án 22
Hình 1.6: Ví dụ về phân chia công việc 23
Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát 31
Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32
Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34
Hình 2.4: Sơ đồ usecase quản lý dự án chính 35
Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37
Hình 2.6: Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42
Hình 2.7: Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45
Hình 2.8 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán ngân sách 49
Hình 2.9: Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52
Hình 2.10: Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56
Hình 2.11: Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62
Hình 2.12: Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64
Hình 2.13: Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71
Hình 2.14: Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74
Hình 2.15: Sơ đồ lớp tổng quát 78
Hình 2.16: Sơ đồ lớp quản lý hồ sơ dự án 79
Hình 2.17: Sơ đồ lớp quá trình thực hiện dự án 80
Hình 2.18: Sơ đồ tuần tự nhập dự án chính 123
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 5 / 297
Hình 2.19 : Sơ đồ Cộng tác nhập dự án chính 124
Hình 2.20: Sơ đồ tuần tự Xoá dự án chính 125
Hình 2.21: Sơ đồ Cộng tác xoá dự án chính 126
Hình 2.22: Sơ đồ tuần tự nhập dự án 127
Hình 2.23: Sơ đồ cộng tác nhập dự án 128
Hình 2.24: Sơ đồ tuần tự chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 129
Hình 2.25 :Sơ đồ Cộng tác chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 130
Hình 2.26 :Sơ đồ tuần tự xoá dự án 131
Hình 2.27: Sơ đồ Cộng tác xoá dự án 132
Hình 2.28 : Sơ đồ tuần tự đóng dự án 133
Hình 2.29: Sơ đồ Cộng tác đóng dự án 134
Hình 2.30: Sơ đồ tuần tự nhập hạng mục 135
Hình 2.31: Sơ đồ Cộng tác nhập hạng mục 136
Hình 2.32: Sơ đồ tuần tự xoá hạng mục 137
Hình 2.33: Sơ đồ Cộng tác xoá hạng mục 138
Hình 2.34: Sơ đồ tuần tự đóng hạng mục 139
Hình 2.35 : Sơ đồ Cộng tác đóng hạng mục 140
Hình 2.36: Sơ đồ tuần tự nhập công việc 141
Hình 2.37 : Sơ đồ Cộng tác nhập công việc 142
Hình 2.38: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch tài nguyên 143
Hình 2.39: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch tài nguyên 144
Hình 2.40: Sơ đồ tuần tự lập đơn hàng nguyên vật liệu 145
Hình 2.41: Sơ đồ Cộng tác lập đơn hàng nguyên vật liệu 146
Hình 2.42: Sơ đồ tuần tự xoá công việc 147
Hình 2.43: Sơ đồ Cộng tác xoá công việc 148
Hình 2.44: Sơ đồ tuần tự đóng công việc 149
Hình 2.45: Sơ đồ Cộng tác đóng công việc 150
Hình 2.46: Sơ đồ tuần tự định giá dự án 151
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 6 / 297
Hình 2.47: Sơ đồ Cộng tác định giá dự án 152
Hình 2.48: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 153
Hình 2.49: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 154
Hình 2.50: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 155
Hình 2.51: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 156
Hình 2.52: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 157
Hình 2.53: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 158
Hình 2.54: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 159
Hình 2.55: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 160
Hình 2.56: Sơ đồ tuần tự lập KHTT theo định kỳ 161
Hình 2.57: Sơ đồ Cộng tác lập KHTT theo định kỳ 162
Hình 2.58: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 163
Hình 2.59: Sơ đồ Cộng tác nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 164
Hình 2.60: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 165
Hình 2.61: Sơ đồ cộng tác nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 166
Hình 2.62: Sơ đồ tuần tự phân phối nguyên vật liệu 167
Hình 2.63: Sơ đồ Cộng tác phân phối nguyên vật liệu 168
Hình 2.64: Sơ đồ tuần tự hiệu chỉnh nhật ký bút toán 169
Hình 2.65: Sơ đồ Cộng tác hiệu chỉnh nhật ký bút toán 170
Hình 2.66: Sơ đồ tuần tự Tạo hoá đơn đề xuất 171
Hình 2.67: Sơ đồ Cộng tác Tạo hoá đơn đề xuất 172
Hình 2.68: Sơ đồ tuần tự In hoá đơn 173
Hình 2.69: Sơ đồ Cộng tác In hoá đơn 174
Hình 2.70: Sơ đồ tuần tự Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 175
Hình 2.71: Sơ đồ Cộng tác Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 176
Hình 2.72: Sơ đồ tuần tự Đóng hoá đơn 177
Hình 2.73: Sơ đồ Cộng tác Đóng hoá đơn 178
Hình 3.1: Màn hình chính 219
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 7 / 297
Hình 3.2: Màn hình đăng nhập hệ thống 220
Hình 3.3: Màn hình nhập dự án chính 220
Hình 3.4: Màn hình nhập thông tin dự án 221
Hình 3.5: Màn hình chọn chức năng thực hiện sau khi nhập dự án 222
Hình 3.6: Màn hình nhập hạng mục 222
Hình 3.7: Màn hình nhập thông tin chi tiết cho hạng mục 223
Hình 3.8: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập hạng mục 223
Hình 3.9: Màn hình nhập công việc 224
Hình 3.10: Màn hình nhập thông tin công việc chi phí 225
Hình 3.11: Màn hình nhập thông tin công việc thời gian 225
Hình 3.12: Màn hình danh sách các tài nguyên được lập kế hoạch làm việc 226
Hình 3.13: Màn hình lập kế hoạch làm việc cho từng tài nguyên 227
Hình 3.14: Màn hình nhập thông tin công việc nguyên vật liệu 228
Hình 3.15: Màn hình nhập nguyên vật liệu cần thiết cho công việc 229
Hình 3.16: Đơn đặt hàng 230
Hình 3.17: Màn hình chọn chức năng định tham số cho dự án 230
Hình 3.18: Màn hình nhập tham số dự án 231
Hình 3.19: Màn hình xem các dự toán đã lập cho dự án 231
Hình 3.20: Màn hình định mức dự toán 232
Hình 3.21: Màn hình dự toán theo năm 232
Hình 3.22: Màn hình dự toán theo thời kỳ 233
Hình 3.23: Màn hình dự toán không theo năm 233
Hình 3.24: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 234
Hình 3.25: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 234
Hình 3.26: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo định kỳ 235
Hình 2.27: Màn hình nhập các sự kiện xuất hoá đơn 235
Hình 3.28: Màn hình xem các hoá đơn đã lập 236
Hình 3.29: Màn hình định giá cho dự án 236
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 8 / 297
Hình 3.30: Màn hình tra cứu thông tin dự án chính 237
Hình 3.31: Màn hình tra cứu thông tin dự án 238
Hình 3.32: Màn hình tra cứu thông tin hạng mục 239
Hình 3.33: Màn hình chọn chức năng tra cứu chi phí dự án 239
Hình 3.34: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu dự án 240
Hình 3.35: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu chi tiết 241
Hình 3.36: Màn hình tra cứu danh sách bút toán 242
Hình 3.37: Màn hình tra cứu dự toán 242
Hình 3.38: Màn hình chọn chức năng tra cứu tổng quát 243
Hình 3.39: Màn hình tra cứu dự án theo giai đoạn 243
Hình 3.40: Màn hình tra cứu dự án theo chi phí 244
Hình 3.41: Màn hình tra cứu dự án theo thời gian thực hiện 244
Hình 3.42: Màn hình kết thúc dự án 245
Hình 3.43: Màn hình chọn chức năng xoá dự án 245
Hình 3.44: Màn hình nhập bút toán thời gian 246
Hình 3.45 : Màn hình nhập bút toán chi phí 247
Hình 3.46: Màn hình phân phối nguyên vật liệu 248
Hình 3.47: Danh sách bút toán trong nhật ký bút toán 249
Hình 3.48: Màn hình hiệu chỉnh bút toán 249
Hình 3.49: Màn hình cập nhật kế toán tổng hợp 250
Hình 3.50: Màn hình tạo hoá đơn đề xuất 250
Hình 3.51: Hoá đơn 251
Hình 3.52: Màn hình hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 252
Hình 3.53: Màn hình công nợ khách hàng 253
Hình 3.54: Màn hình nhập danh mục công việc 254
Hình 3.55: Màn hình định giá công việc 254
Hình 3.56: Màn hình nhập dự án mẫu 255
Hình 3.57: Màn hình nhập hạng mục mẫu 255
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 9 / 297
Hình 3.58: Màn hình chọn danh mục cần nhập 256
Hình 3.59: Màn hình nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên 256
Hình 3.60: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên.257
Hình 3.61: Màn hình nhập thời gian làm việc cho tài nguyên 257
Hình 3.62: Màn hình chọn chức năng tra cứu tài nguyên 258
Hình 3.63: Màn hình nhập thời gian biểu 258
Hình 3.64: Màn hình nhập thời gian nghỉ 259
Hình 3.65: Màn hình nhập thông tin khách hàng 259
Hình 3.66: Màn hình nhập thông tin nguyên vật liệu 260
Hình 3.67: Màn hình nhập danh mục hệ thống 260
Hình 3.68: Màn hình nhập tham số hệ thống 261
Hình 3.69: Báo cáo tiến độ thực hiện dự án 262
Hình 3.70: Báo cáo tiến độ thực hiện từng công việc 264
Hình 3.71: Báo cáo chi phí thực hiện toàn dự án 265
Hình 3.72: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 266
Hình 3.73: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 267
Hình 3.74: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 268
Hình 3.75: Báo cáo chi phí thực hiện từng công việc 269
Hình 3.76: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 270
Hình 3.77: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 271
Hình 3.78: Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên tham gia dự án 272
Hình 3.79: Báo cáo các nguyên vật liệu dùng cho dự án 273
Hình 3.80: Xem thông tin dự án 284
Hình 3.81: Biểu đồ thời gian dự kiến thực hiện các hạng mục của dự án 285
Hình 3.82: Xem thông tin hạng mục 286
Hình 3.83: Tiến độ thực hiện dự án so với thời gian dự kiến ban đầu 287
Hình 3.84: Tiến độ từng công việc trong dự án 288
Hình 3.85: Thống kê chi phí thực hiện ở mức dự án chính 289
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 10 / 297
Hình 3.86: Thống kê tài nguyên tham gia thực hiện dự án 290
Hình 3.87: Thống kê thời gian làm việc của từng tài nguyên khi tham gia dự án 291
Hình 3.88: Thống kê nguyên vật liệu đã sử dụng 292
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 11 / 297
MỞ ĐẦU
ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, cùng với việc phát triển nền kinh tế thị trường, có sự tham gia của nhiều
thành phần kinh tế khác nhau, nhất là cùng với việc gọi vốn đầu tư nước ngoài, nhu cầu
về lập, thẩm định và quản lý quá trình thực hiện các dự án đã tăng lên gấp bội và phát
triển rộng khắp từ trung ương đến các địa phương. Trong đó dự án xây dựng cơ sở vật
chất, kỹ thuật của xã hội, dự án mở rộng sản xuất trong các doanh nghiệp cũng ngày
càng gia tăng. Các dự án với vốn đầu tư đáng kể đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ,
hoàn thành đúng hạn và đạt yêu cầu chất lượng đã được đặt ra.
Tuy nhiên việc quản lý dự án hiện nay chủ yếu là do con người quản lý. Với những
dự án lớn, nhiều công việc, thực hiện trong một khoảng thời gian dài, số người tham
gia nhiều thì việc quản lý trở nên phức tạp, khó quản lý tiến độ thực hiện cũng như
nhân công. Điều đó dẫn đến dự án bị chậm trễ, sử dụng nguồn nhân lực không có hiệu
quả, chi phí vượt kế hoạch ban đầu…
Ngày nay, cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, công tác tin học
hoá trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao. Các
phần mềm ra đời như: phầm mềm giáo dục nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, phần
mềm quản lý doanh nghiệp nhằm tin học hoá quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hành
doanh nghiệp, phần mềm kế toán để xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu kế toán,…
Đặc biệt, với việc hệ thống hoá thông tin trong hệ thống quản lý dự án giúp cho ban
quản lý dự án giảm được tối đa những thao tác thủ công, đồng thời nắm bắt, theo dõi
được kịp thời thông tin đầu vào và đầu ra một cách chi tiết nhất đối với từng dự án cụ
thể.
Hiện nay trên thị trường đã có những phần mềm như Microsoft Project, @Risk,
Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp quản lý dự án. Tuy nhiên các
phần mềm trên chỉ là một phần mềm riêng lẻ, không đáp ứng được nhu cầu quản lý
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 12 / 297
tổng thể trong doanh nghiệp như quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho,
quản lý sản xuất, kế toán tổng hợp,… kết hợp với quản lý dự án trong một phần mềm.
Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z là một công ty chuyên về các phần
mềm trong lĩnh vực quản lý như: nhân sự, kế toán, sản xuất…Hiện nay, công ty đang
thực hiện giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn
tài nguyên doanh nghiệp vào trong quản lý doanh nghiệp với phần mềm IRP
(Intelligent Resource Planning).
Xuất phát từ nhu cầu xã hội và yêu cầu đặt ra của công ty, đề tài xây dựng “Phân hệ
quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp” được hình thành. Đây là một phân hệ
trong hệ thống tích hợp IRP về quản lý quá trình thực hiện dự án.
Luận văn tốt nghiệp này hướng đến mục tiêu hỗ trợ cho việc quản lý thông tin của
dự án, quản lý thời gian, chi phí của dự án, đồng thời quản lý nguồn nhân lực cũng như
tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp sau khi đã được phê duyệt và đưa vào
giai đoạn thực hiện.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 13 / 297
MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI
Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML vào việc xây dựng
một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp.
Môi trường thực hiện đề tài: VB 6.0 kèm theo bộ User Control của công ty AZ có
hổ trợ font Unicode kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, các báo cáo
dùng Crystal Report 9.0 để có thể hiển thị được font Unicode, soạn thảo hướng dẫn sử
dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML Help WorkShop để dịch
thành tập tin Trợ Giúp (Help).
Hệ thống quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp thông qua hệ thống tham số
giúp chương trình linh động, nguời sử dụng có thể chủ động điều khiển chương trình
theo ý muốn. Cho phép theo dõi dự án với nhiều loại tiền tệ khác nhau thông qua loại
tiền tệ cơ bản là tiền VND. Hổ trợ việc phân chia dự án thành các hạng mục, công việc
cụ thể và lập kế hoạch tài nguyên tham gia từng công việc, lập kế hoạch nguyên vật
liệu sử dụng cho dự án. Bên cạnh đó chương trình còn hổ trợ lập dự toán cho dự án hay
cho từng hạng mục, công việc thuộc dự án đó, lập kế hoạch thanh toán cho toàn bộ dự
án hay từng hạng mục. Trong quá trình dự án đang thực hiện, quản lý các bút toán phát
sinh cũng như các hoá đơn thanh toán, đồng thời lập các báo cáo tiến độ thực hiện dự
án, so sánh chi phí thực với chi phí dự kiến và các báo cáo khác.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 14 / 297
BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
Luận văn bao gồm các phần sau:
Mở đầu
Phần này giới thiệu tổng quan về đề tài, mục đích yêu cầu của đề tài.
Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp
Phần này trình bày tổng quan về quản lý dự án, nghiệp vụ và quy trình quản
lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và thiết kế
Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML để phân tích
và thiết kế một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản lý thực hiện dự án trong
doanh nghiệp.
Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm
Từ kết quả phân tích và thiết kế, phần này trình bày về cách tổ chức dữ liệu
trong môi trường cụ thể, tổ chức menu chương trình, giao diện chương trình
và kết quả thử nghiệm chương trình.
Kết luận
Kết quả đạt được của luận văn, hạn chế và hướng phát triển trong tương lai.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 15 / 297
CHƯƠNG 1: BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm dự án
Dự án là một nhóm các công việc được thực hiện theo một quy trình nhất định để
đạt được mục tiêu đề ra, có thời điểm bắt đầu và kết thúc được ấn định trước, và sử
dụng tài nguyên có giới hạn.
Dự án được phân loại như sau:
Dự án xây dựng, hoá dầu, khai thác mỏ
Dự án sản xuất
Dự án đào tạo và quản lý
Dự án nghiên cứu
1.1.2 Quản lý dự án
Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học phối hợp con người, thiết bị, vật tư,
kinh phí và thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi kinh phí được
duyệt.
Ngoài ra ta còn có thể hiểu quản lý dự án như sau:
Nhóm các
công việc
Quy trình
xác định
Mục tiêu nhất định
Có thời điểm bắt đầu
Có thời điểm kết
thúc
Sử dụng tài nguyên
có giới hạn
DỰ ÁN
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 16 / 297
Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, phân công, hướng dẫn thực
hiện và kiểm tra công việc để hoàn thành các mục tiêu đã định của dự án.
Mục tiêu của quản lý dự án :
• Quản lý dự án hoàn thành đúng hạn
• Quản lý dự án hoàn thành trong chi phí đã dự trù
• Quản lý dự án hoàn thành đạt yêu cầu đã đặt ra
• Quản lý sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả
Nội dung chính trong Quản lý dự án :
• Quản lý thời gian của dự án
- Xác định các công tác
- Trình tự các công tác
- Ước lượng thời gian hoàn thành công tác
- Lập tiến độ/kế hoạch
- Kiểm soát thời gian
• Quản lý chi phí của dự án
- Hoạch định tài nguyên
- Ước lượng chi phí
- Thiết lập ngân sách cho dự án
- Kiểm soát chi phí
• Quản lý nguồn nhân lực dự án
- Hoạch định tổ chức
- Tìm kiếm / tuyển dụng nhân viên
- Thành lập và duy trì Ban Quản lý dự án
• Quản lý thông tin của dự án
- Hoạch định thông tin
- Báo cáo tiến trình
- Kết thúc quản lý
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 17 / 297
1.2 QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Sơ đồ tổ chức
Bất kỳ một doanh nghiệp nào đều có những dự án lớn nhỏ khác nhau. Để quản lý
các dự án đó một cách có hiệu quả nhất, kinh tế nhất thì doanh nghiệp cần phải có một bộ
phận quản lý việc hình thành và theo dõi thực hiện các công việc trong dự án (bộ phận đó
được gọi là Ban quản lý dự án). Tuỳ theo phạm vi của dự án, ban quản lý dự án sẽ có
những vị trí khác nhau trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.
Ban quản lý dự án tồn tại trong suốt quá trình làm dự án, từ khi bắt đầu nhận dạng
dự án, soạn thảo dự án cho đến khi có quyết định thành lập. Trong suốt quá trình thực
hiện dự án, ban quản lý vẫn có nhiều khả năng phải thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự cho
phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ, nhất là đối với các dự án có thời
gian tồn tại lâu dài. Khi dự án đã hoàn tất và đưa vào sử dụng thì ban quản lý dự án có thể
giải tán.
Nếu phạm vi dự án nhỏ, chẳng hạn như dự án nhằm tăng trang thiết bị, máy móc,
tăng doanh số bán hàng cho công ty…, ban quản lý dự án sẽ được tổ chức như sau:
Hình 1.1
: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án nhỏ)
Nếu phạm vi của dự án lớn hơn, chẳng hạn: xây dựng nhà máy, xưởng sản xuất,
thành lập công ty con,….hoặc những dự án có tầm vĩ mô, có liên quan tới tỉnh, Sở hay
Chính phủ xét duyệt, Ban quản lý sẽ có vị trí trong sơ đồ tổ chức như sau:
Ban giám đốc
Phòng
sản xuất
Phòng
kinh doanh
Phòng
kế toán
Ban quản l
ý
dự án
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 18 / 297
Hình 1.2
: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án lớn)
Trong doanh nghiệp, Ban quản lý dự án có quan hệ với nhiều phòng ban khác (được
cho bởi Hình 1.3).
Trong quá trình thực hiện dự án, nhân công tham gia dự án sẽ được Ban quản lý dự án
tính lương và chuyển về cho phòng Quản lý nhân sự. Phòng Quản lý nhân sự chịu trách
nhiệm trả lương và theo dõi chấm công hằng ngày cho nhân viên. Cuối cùng tiền lương
nhân viên sẽ được kết chuyển vào Kế toán tổng hợp.
Khi dự án cần nguyên vật liệu thì Ban quản lý dự án gởi danh sách các nguyên vật
liệu cần thiết cho bộ phận quản lý kho. Bộ phận này kiểm tra xem kho có đủ các nguyên
vật liệu cần thiết không, nếu không đủ sẽ yêu cầu mua nguyên vật liệu nhập kho.
Các hoá đơn cần thanh toán cho dự án được gởi cho Kế toán phải thu và cập nhật vào
kế toán tổng hợp.
Hình 1.3
: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác
Ban giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng sản xuất
Ban quản lý dự án
KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHÒNG NHÂN SỰ
QUẢN LÝ DỰ
ÁN
KẾ TOÁN PHẢI THU
KHO
Lương
kết chuyển
Hoá đơn
Cập nhật vào KTTH
Yêu cầu xuất
nguyên vật liệu
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 19 / 297
1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Dự án của công ty bao gồm hai loại. Một là dự án do công ty đưa ra nhằm phục vụ
cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hay mở rộng quy mô của công ty. Hai là dự án công ty
nhận thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Trong công ty, ban quản lý dự án là bộ phận
quản lý toàn bộ mọi hoạt động của dự án, từ khi dự án được hình thành cho đến khi dự án
kết thúc. Ban quản lý dự án bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý quá trình xúc tiến và
hình thành dự án, bộ phận quản lý quá trình thực hiện dự án. Bộ phận quản lý xúc tiến và
hình thành dự án quản lý từ khi dự án được đề ra, thông qua các giai đoạn xét duyệt và
thẩm định cho đến khi dự án có quyết định được hình thành. Bộ phận quản lý thực hiện
dự án quản lý từ lúc dự án được đưa vào thực hiện cho đến khi dự án kết thúc.
Đối với dự án của công ty, dự án đưa ra phải được xét duyệt, thẩm định từ phòng
ban cấp dưới đến phòng ban cấp trên. Sau khi đã được xét duyệt, dự án của công ty được
hình thành. Tùy vào quy mô của dự án, dự án có thể được chia thành nhiều gói thầu, mỗi
gói thầu được phân thành nhiều hạng mục. Công ty có thể trực tiếp thực hiện toàn bộ các
gói thầu hay chỉ một số gói thầu của dự án. Mỗi gói thầu của công ty khi chuyển sang bộ
phận quản lý thực hiện được xem như là một dự án. Phần còn lại có thể được đưa ra đấu
thầu và giao cho các công ty ngoài thực hiện.
Đối với dự án thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, Ban quản lý dự án lập bản báo
giá, kế hoạch thực hiện dự án và gửi cho khách hàng (khách hàng ở đây có thể là một
công ty hay một người). Nếu khách hàng đồng ý với bản báo giá, dự án sẽ được chuyển
sang giai đoạn thực hiện.
Quy trình quản lý thực hiện dự án được thể hiện ở hình 1.4
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 20 / 297
Bộ phận QL
Hình thành
dự án
Bộ phận QL thực hiện dự án Chủ đầu tư Đơn vị
thi công
Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Dự án
thực
hiện
theo yêu
cầu của
khách
hàng
Báo cáo
cho chủ
đầu tư
Xét
duyệt
Không đồng ý
Đồng ý
Dự án bắt đầu
thực hiện
Báo
cáo
tình
hình
thực
hiện
dự án
Báo cáo
cho chủ
đầu tư
Kết thúc dự án
Thống kê, báo cáo
Hồ sơ
báo cáo
Kết
thúc
Quản lý quá
trình thực hiện
dự án
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 21 / 297
Mọi dự án trước khi khởi công thực hiện phải được lập kế hoạch thực hiện trước (xem
nội dung lập kế hoạch thực hiện trong hình 1.5). Kế hoạch thực hiện này được đưa cho
chủ đầu tư (khách hàng hay công ty yêu cầu thực hiện dự án) xét duyệt. Nếu chủ đầu tư
không đồng ý thì Ban quản lý dự án lập lại kế hoạch thực hiện. Nếu chủ đầu tư đồng ý với
kế hoạch này thì dự án bắt đầu thực hiện.
Trong quá trình thực hiện dự án, đơn vị chịu trách nhiệm thi công dự án sẽ báo cáo
tình hình thực hiện dự án cho Ban quản lý dự án. Ban quản lý dự án dựa vào thông tin này
để quản lý quá trình thực hiện dự án.
Quản lý quá trình thực hiện dự án bao gồm quản lý chi phí, thời gian thực hiện dự án
cũng như tình hình tài nguyên tham gia dự án. Sau đó, ban quản lý dự án tính toán chi phí,
xem xét tiến độ thực hiện dự án. Nếu dự án có khả năng vượt chi phí dự kiến ban đầu hay
có thể hoàn thành không đúng tiến độ thì ban quản lý dự án sẽ hiệu chỉnh kế hoạch thực
hiện. Khi kế hoạch thực hiện dự án thay đổi thì Ban quản lý dự án phải báo cáo cho chủ
đầu tư biết.
Theo định kỳ Ban quản lý dự án cũng sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho chủ
đầu tư.
Khi dự án kết thúc, Ban quản lý dự án nghiệm thu công trình, thống kế báo cáo toàn
bộ dự án và gởi về cho chủ đầu tư.
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 22 / 297
Bộ phận QL thực hiện dự án
Hình 1.5
: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án
Bắt
đầu
Lập kế hoạch thực
hiện dự án
Phân chia
dự án ra
thành từng
hạng mục,
công việc
c
ụ
thể
Lập kế
hoạch tài
nguyên
cho từng
công việc
Lập kế
hoạch
nguyên
vật liệu
cho từng
côn
g
vi
ệ
c
Lập kế
hoạch
thanh
toán cho
dự án hay
h
ạ
n
g
m
ụ
c
Lập dự
toán ngân
sách
Kết
thúc
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 23 / 297
1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án
1.2.2.1.1 Phân chia công việc
Dù là dự án lớn hay nhỏ thì cũng phải phân chia dự án ra thành những phần việc có
thể quản lý được. Mục đích của việc phân chia này là để xác định các công việc cần
phải thực hiện, nhằm giúp quản lý toàn bộ dự án một cách tốt nhất và là nền tảng cho
việc lập kế hoạch tài nguyên tham gia dự án hay kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho
dự án.
Sự phân chia các công việc sẽ tiếp tục mãi cho đến khi toàn bộ dự án được hiển thị
như là một hệ thống các công việc riêng biệt, không có sự chồng chéo nhau giữa các
công việc.
Thông thường, một dự án được chia làm 3 mức : dự án, hạng mục, công việc (xem
hình 1.6)
Hình 1.6
: Ví dụ về phân chia công việc
Thông tin một dự án bao gồm: mã dự án, nội dung thực hiện dự án, dự án thuộc
một dự án chính nào, thông tin khách hàng yêu cầu thực hiện dự án và khách hàng
thanh toán tiền cho dự án (dự án của công ty thì khách hàng là chính công ty), địa chỉ
giao nhận dự án (nơi sản phẩm của dự án được giao cho khách hàng ), người đại diện
Dự án giảng đường B4
Phần ngầm Phần khung Hệ thống điện nước
Công tác
mặt bằng
Thi công
nền móng
Thi công
lầu 1
Thi công
lầu 2
Thi công
mái
Công tác
điện
Công tác
nước
KHOA CNTT – ĐH KHTN
Phân hệ Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 24 / 297
liên hệ của khách hàng, người đại diện liên hệ của công ty với phía khách hàng, mã số
đơn đặt thực hiện dự án của khách hàng, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc dự án, ngày
thực tế bắt đầu và kết thúc dự án, tổng số vốn đựơc cấp cho dự án, người quản lý thực
hiện dự án.
Mỗi dự án được chia thành nhiều hạng mục. Mỗi hạng mục có các thông tin sau:
Mã hạng mục, nội dung hạng mục, người quản lý hạng mục (có thể người quản lý dự
án và người quản lý hạng mục khác nhau), giá của hạng mục, ngày dự kiến bắt đầu và
kết thúc hạng mục, ngày thực sự bắt đầu, kết thúc hạng mục. Giá của tất cả các hạng
mục phải nhỏ hơn bằng tổng số vốn được cấp cho dự án.
Mỗi hạng mục lại được chia thành nhiều công việc. Doanh thu của tất cả các công
việc thuộc một hạng mục không được lớn hơn giá hạng mục đó. Các công việc có thể
phân làm 3 loại như sau :
• Loại 1: công việc quản lý chi phí. Ví dụ: chi phí nhiên liệu, chi phí bao bì (nếu
có), chi phí thuê mướn nhà cửa, đất đai, chuyên chở bốc xếp, chi phí xây dựng cơ
bản, chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí quản lý hành chính
• Loại 2: công việc quản lý thời gian. Ví dụ: thời gian làm việc của nhân công,
các máy móc thiết bị, Nhân công, máy móc thiết bị được gọi chung là tài
nguyên.
• Loại 3: công việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu.
Một công việc có các thông tin sau: Mã công việc, nội dung công việc, người quản
lý công việc, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc công việc, ngày thực tế bắt đầu và kết
thúc công việc, loại thuế được áp dụng khi tính tiền hóa đơn, số giờ ước tính thực hiện
công việc (đối với công việc loại 2), số lần thực hiện công việc (đối với công việc loại
1), đơn giá được khách hàng thanh toán và chi phí ước tính thực hiện 1 giờ hay 1 lần
(đối với công việc loại 1 và loại 2), tổng doanh thu và tổng chi phí cho một đơn hàng
đặt mua nguyên vật liệu (đối với công việc loại 3).
