Câu hỏi phỏng vấn nhân viên kế toán

Tóm tắt vị trí
Người ghi sổ kế tốn ghi lại các giao dịch tài chính cho một
doanh nghiệp và sau đó tạo các báo cáo tài chính từ thơng tin
đó. Các giao dịch được ghi lại trong nhật ký kế tốn hoặc trên
chương trình máy tính, tùy thuộc vào quy mô của công ty.
Các báo cáo mà người ghi sổ quản lý thường bao gồm biên lai
thu tiền, hóa đơn cho khách hàng và hóa đơn nhà cung
cấp. Một nhân viên kế toán cũng sẽ xem xét và đối chiếu tất
cả các tài khoản để đảm bảo chúng là chính xác.

Trách nhiệm
o
o

o

Trách nhiệm của người kế tốn có thể bao gồm:
Duy trì tiền mặt nhỏ
Duy trì ngân sách hàng năm và cung cấp báo cáo hàng
quý về ngân sách này
Lập biểu đồ tài khoản khi cần thiết


Gửi hóa đơn thanh tốn cho khách hàng
Tạo báo cáo tài chính hàng ngày bằng phần mềm kế

o
o

tốn
o

o

Đảm bảo rằng tất cả các khoản thuế và nợ được thanh
toán đầy đủ
Làm việc song song với các đánh giá viên bên ngồi khi
có nhu cầu

Kỹ năng

o
o

o

o

Sổ kế tốn là một phần khơng thể thiếu trong việc duy trì
hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Một nhân viên kế
tốn có tay nghề cao sẽ cần có khả năng:
Duy trì một hệ thống theo dõi các báo cáo tài chính
Quản lý thời gian của họ để ln hồn thành tốt các
nhiệm vụ của họ
Ln cập nhật các phương pháp ghi sổ kế tốn để tối đa
hóa hiệu suất
Có kiến thức làm việc về cơ sở dữ liệu và bảng tính trực
tuyến

Bằng cấp
Là một vị trí kế tốn cơ bản, nhân viên kế tốn chỉ cần có

bằng cấp 3 cho hầu hết các vị trí đầu vào. Tuy nhiên, do sự
cạnh tranh trong ngành, bằng cử nhân sẽ giúp ích rất nhiều
trong việc đảm bảo một công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng
hơn là phải có hồ sơ theo dõi tốt về các kỹ năng giao tiếp và
tổ chức cũng như kinh nghiệm trước đây trong việc ghi chép
báo cáo tài chính.


Câu hỏi phỏng vấn nhân viên kế toán
Câu hỏi : Tài khoản sổ cái là gì?
Giải thích : Đây là một câu hỏi kỹ thuật, nhằm xác định trình
độ chuyên môn của bạn với tư cách là một nhân viên kế
toán. Loại câu hỏi này thường được hỏi sớm trong cuộc phỏng
vấn, sau câu hỏi chung và câu hỏi mở đầu và trước câu hỏi
ứng xử. Cách tốt nhất để trả lời một câu hỏi kỹ thuật là trực
tiếp và ngắn gọn với ít tơ điểm hoặc chi tiết khác.
Ví dụ : "Tài khoản sổ cái là tài khoản cơ bản hoặc cơ bản được
sử dụng để ghi bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh. Chúng được chia thành các tài khoản tài
sản như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và các tài
khoản thiết bị và nợ phải trả, bao gồm các khoản phải trả, chi
phí phải trả, và tiền gửi trả trước. "

Câu hỏi : Sự khác biệt giữa tiền lương và tiền cơng là gì?
Giải thích : Đây là một câu hỏi kỹ thuật khác, nhưng ý định
của nó hơi khác một chút. Người phỏng vấn sẽ hỏi câu hỏi chi
tiết hơn này để xác định xem bạn có quen thuộc với các sắc
thái của sổ sách kế toán hay khơng. Nó cũng là một chỉ báo

về loại hệ thống kế toán mà tổ chức sử dụng, cung cấp cho
bạn manh mối về cách trả lời nó. Bạn nên trả lời bằng cả định
nghĩa của hai thuật ngữ cũng như tuyên bố về cách bạn sử
dụng thơng tin này khi hồn thành các bút tốn ghi sổ.
Ví dụ : “Tiền lương và tiền cơng thường được sử dụng thay
thế cho nhau trong việc ghi sổ kế tốn. Tuy nhiên, bạn có thể
phân biệt rằng tiền lương được áp dụng cho những nhân viên
không được miễn thuế theo giờ và tiền lương được sử dụng
cho những nhân viên được miễn, những người làm việc với
mức phí được xác định trước, không ràng buộc với thời gian
họ dành cho cơng việc. Tiền lương được tính bằng cách nhân
tỷ lệ trả lương theo giờ của nhân viên với số giờ họ làm việc
trong kỳ kế tốn. Tỷ lệ có thể được điều chỉnh cho làm thêm
giờ, lương ngày lễ và thời gian khác ngồi ngày làm việc bình
thường. Tiền lương được tính bằng cách chia tiền bồi thường
hàng năm của nhân viên cho kỳ kế toán thường là một tuần,
hai tuần hoặc hàng tháng. "

Câu hỏi : Tại sao khấu hao lũy kế là một tài khoản tài sản?
Giải thích : Đây là một ví dụ khác về câu hỏi kỹ thuật. Tuy
nhiên, người phỏng vấn sẽ hỏi một câu hỏi “tại sao” để tìm
hiểu thêm về hiểu biết của bạn về mục đích của việc ghi sổ
và thực hành kế toán. Biết được cơ sở lý luận đằng sau việc


ghi sổ kế toán chỉ ra rằng bạn sẽ biết cách nhập một giao
dịch cụ thể và có khả năng xác định các vấn đề liên quan đến
sổ sách và các lỗi tiềm ẩn.
Ví dụ : “Việc tạo một tài khoản tài sản như khấu hao lũy kế
cho phép tổ chức theo dõi cả nguyên giá của tài sản cũng như

giá trị hiện tại của nó. Loại tài khoản này được gọi là tài
khoản trái ngược vì nó tăng lên khi tài khoản tài sản giảm và
là tài khoản tín dụng. Nó cũng có thể được sử dụng để giảm
trách nhiệm thuế của tổ chức ”.

Câu hỏi : Tại sao khấu hao trên báo cáo thu nhập khác với
khấu hao trên bảng cân đối kế tốn?
Giải thích : Đây là một câu hỏi kỹ thuật tiếp theo mà người
phỏng vấn sử dụng để xác nhận kiến thức của bạn và đào sâu
hơn vào một chủ đề cụ thể. Điều này có thể chỉ ra rằng tổ
chức có thể đã gặp vấn đề trong lĩnh vực này. Bạn có thể
nâng cao trình độ nhận thức của mình cho cơng việc bằng
cách cung cấp câu trả lời chi tiết cho các câu hỏi tiếp theo.
Ví dụ : “Sự khác biệt giữa khấu hao được báo cáo trên báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh và khấu hao trên bảng cân
đối kế toán dựa trên thời gian. Báo cáo thu nhập báo cáo hoạt
động trong một khoảng thời gian cụ thể như hàng tháng,


hàng quý hoặc hàng năm. Bảng cân đối kế toán có tính chất
tích lũy và kéo dài sau một thời kỳ báo cáo cụ thể. Khấu hao
trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường là một
phần của khấu hao tổng thể của tài sản được báo cáo trên
bảng cân đối kế toán. "

Câu hỏi : Thế nào là trận đấu ba phương?
Giải thích : Một trong những dịch vụ chính mà người kế tốn
cung cấp là đảm bảo rằng các tổ chức thanh tốn hóa đơn
đúng hạn, thanh tốn đúng số tiền và khơng thanh tốn các
hóa đơn gian lận hoặc trùng lặp. Người phỏng vấn sẽ hỏi câu

hỏi này để đảm bảo rằng bạn hiểu điều này và có phương
pháp để thanh tốn hóa đơn một cách chính xác. Câu hỏi kỹ
thuật này sẽ giúp thiết lập uy tín và trình độ của bạn cho vị
trí.
Ví dụ : “Khi xử lý hóa đơn để thanh tốn, tơi sử dụng phương
pháp đối sánh ba chiều để đảm bảo hóa đơn hợp pháp và
được thanh tốn bằng đúng số tiền trước ngày đến hạn. Điều
này bảo vệ công ty và giúp duy trì xếp hạng tín dụng của
cơng ty. Hệ thống đề cập đến ba tài liệu tôi sử dụng. Đây là
hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc ủy quyền cho mặt hàng hoặc
dịch vụ, và báo cáo nhận hoặc xác nhận các dịch vụ đã được
thực hiện. Bằng cách so sánh những điều này, tơi có thể xác


minh số tiền là chính xác và mặt hàng hoặc dịch vụ đã được
nhận. Sau khi điều này được xác nhận, tơi có thể thực hiện
các mục liên quan đến giao dịch này và ủy quyền thanh toán.
”

Câu hỏi : Bạn có thể kể cho tơi nghe về lần bạn gặp phải tình
huống khó xử về đạo đức trong cơng việc của mình
khơng? Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?
Giải thích : Đây là một câu hỏi hành vi nhằm cung cấp cho
người phỏng vấn một số hiểu biết sâu sắc về tính cách của
bạn. Mục đích của loại câu hỏi này là để xem cách bạn xử lý
tình huống thực tế mà bạn có thể gặp phải khi làm việc cho
tổ chức tuyển dụng. Cách tốt nhất để trả lời một câu hỏi về
hành vi là sử dụng định dạng “SAO” - Tình huống, Nhiệm vụ,
Hành động và Kết quả. Điều này giúp bạn sắp xếp câu trả lời
của mình và giải quyết thơng tin mà người phỏng vấn đang

tìm kiếm.
Ví dụ: "Trong cơng việc cuối cùng của tơi, một trưởng bộ
phận u cầu tơi thanh tốn hóa đơn, mặc dù họ khơng thể
cung cấp tài liệu về dịch vụ đã được thực hiện. (S) Tôi tin rằng
dịch vụ có thể đã được thực hiện và hóa đơn sẽ được thanh
tốn, nhưng khơng có tài liệu, tơi khơng thể ủy quyền thanh
tốn. (T) Tơi đã hỏi người quản lý xem có cách nào khác để họ


xác minh nhà cung cấp đã thực hiện dịch vụ hay không. (A)
Họ đã thu thập bằng chứng cho thấy hóa đơn là hợp pháp. Tơi
đã trình bày điều này với người quản lý đã đồng ý thanh tốn
hóa đơn mà tôi đã làm. Tôi đã ghi lại điều này và nhắc nhở
người quản lý rằng họ cần thu thập tài liệu thích hợp mỗi khi
hồn thành một dịch vụ. Cách tiếp cận này giúp cơng ty duy
trì mối quan hệ với nhà cung cấp và người quản lý tuân thủ
với các thủ tục của chúng tôi sẽ tiếp tục. (R) "

Câu hỏi : Bạn đã làm gì trong cơng việc cuối cùng của mình
để tăng doanh thu, giảm chi phí hoặc tiết kiệm thời gian?
Giải thích : Người sử dụng lao động thuê nhân viên vì một
trong ba lý do: để giúp họ kiếm tiền (bán hàng), tiết kiệm tiền
(chi phí), hoặc tiết kiệm thời gian, cũng giống như tiết kiệm
tiền. Mặc dù câu hỏi này giải quyết vấn đề này một cách trực
tiếp, nhưng mọi câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào bạn được
hỏi phải thể hiện cách bạn sẽ đạt được một trong những mục
tiêu này cho cơng ty. Bạn có thể sử dụng cấu trúc STAR để trả
lời câu hỏi này mặc dù nó khơng phải là câu hỏi về hành
vi. Ngồi ra, mặc dù câu trả lời của bạn là hồi tưởng, nhưng
nó cũng phải giải quyết một vấn đề mà công ty bạn đang

phỏng vấn có thể đang gặp phải, qua đó chứng minh giá trị
của bạn đối với họ.


Ví dụ : “Ở người chủ cuối cùng của tơi, các giám đốc điều
hành chủ chốt đã được công ty cấp thẻ tín dụng để thanh
tốn các chi phí liên quan đến kinh doanh. Mỗi tháng, tôi phải
nhập thủ công các giao dịch chi tiết trong bảng sao kê ngân
hàng cho thẻ. Điều này đôi khi mất đến cả ngày. Tôi đã gặp
ngân hàng phát hành thẻ và được biết rằng chúng tơi có thể
tích hợp hệ thống của họ với phần mềm kế tốn của chúng
tơi. Điều này cho phép các giao dịch được tự động nhập vào
các tài khoản thích hợp trong hệ thống của chúng tơi và cũng
được phân loại một cách chính xác. Sau đó, tơi có thể xem lại
các chi tiết đơn hàng để xác nhận chúng đúng và cho phép
tính phí. Điều này giúp giảm thời gian hồn thành cơng việc
này lên tới 70% và tăng độ chính xác lên gần 100%, tiết kiệm
cả thời gian và tiền bạc cho công ty ”.

Câu hỏi : Theo bạn, báo cáo dồn tích hay dựa trên tiền mặt là
lựa chọn tốt hơn cho việc quản lý doanh nghiệp?
Giải thích : Mục đích của câu hỏi này là để có được ý kiến
trung thực của bạn về hai hệ thống sổ sách kế toán này và để
khám phá kiến thức của bạn về chúng. Người phỏng vấn
mong bạn mơ tả những lợi ích của từng loại hệ thống và sau
đó chọn một hệ thống, cung cấp cơ sở lý do tại sao bạn thích
nó.


Ví dụ : “Cả báo cáo dồn tích và dựa trên tiền mặt đều có giá

trị riêng và một trong hai báo cáo này có thể được sử dụng
một cách hiệu quả. Báo cáo dựa trên tiền mặt hữu ích hơn khi
hoàn thành tờ khai thuế và làm cho quá trình này dễ dàng
hơn nhiều. Tuy nhiên, báo cáo dồn tích là một hệ thống tốt
hơn để sử dụng trong suốt cả năm. Điều này là do nó cung
cấp cho nhóm quản lý một đánh giá chính xác và cập nhật về
tình trạng tài chính và kết quả hoạt động của tổ chức. Do đó,
tơi khun bạn nên báo cáo dồn tích cho hầu hết các cơng ty
”.

Câu hỏi : Bạn đã làm gì gần đây để phát triển chuyên nghiệp
với tư cách là một nhân viên kế tốn?
Giải thích : Nhà tuyển dụng tìm kiếm những nhân viên đủ tiêu
chuẩn cho vị trí và có kế hoạch phát triển nghề nghiệp của họ
và luôn cập nhật những xu hướng thay đổi của ngành. Bạn
nên có loại kế hoạch này và có thể thảo luận về những nỗ lực
gần đây cũng như kế hoạch phát triển trong tương lai của
bạn. Các thành phần của kế hoạch có thể bao gồm giáo dục
và đào tạo chính thức và khơng chính thức, tham dự các sự
kiện của ngành, tư cách thành viên trong các tổ chức nghề
nghiệp và đăng ký các bản tin và blog liên quan đến công
việc.


Ví dụ : “Tơi ln có kế hoạch phát triển nghề nghiệp để cập
nhật các kỹ năng của mình và bắt kịp các xu hướng và sự
phát triển trong ngành kế tốn. Tơi thường xun tham gia
các hội thảo, tham gia các khóa học trực tuyến và đọc blog
của các chuyên gia kế toán và sổ sách kế toán. Gần đây tôi
đã tham dự một hội nghị do Viện CPA Hoa Kỳ tài trợ. Khi ở đó,

tơi đã tham dự các hội thảo chuyên đề, lắng nghe một số diễn
giả tuyệt vời và kết nối với các chuyên gia kế tốn khác. Tơi
cũng có thể nhận được tín chỉ cho các yêu cầu giáo dục
thường xuyên của tôi. "

Câu hỏi : Bạn chịu trách nhiệm chuẩn bị loại báo cáo tài chính
nào ở các vị trí trước đây của mình?
Giải thích : Đây là một câu hỏi đủ điều kiện nhằm tìm hiểu
mức độ quen thuộc của bạn với các loại báo cáo tài chính
khác nhau và khả năng tạo chúng. Sẽ dễ dàng trả lời dựa trên
kiến thức và kinh nghiệm của bạn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận
đừng phóng đại khả năng của bạn. Người phỏng vấn có thể sẽ
hỏi một số câu hỏi chi tiết tiếp theo về các báo cáo cụ thể mà
tổ chức phụ thuộc vào để quản lý hoạt động của mình.
Ví dụ : “Ở vị trí gần đây của tơi, tơi đã chuẩn bị các báo cáo
tài chính thơng dụng và phổ biến nhất. Chúng bao gồm báo
cáo thu nhập, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu, bảng cân đối


kế toán. báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các thuyết minh kèm
theo các báo cáo. Tôi cũng chuẩn bị các báo cáo đột xuất
theo yêu cầu của quản lý. Ví dụ về những điều này là tóm tắt
ngân hàng, tóm tắt đầu tư, báo cáo giá trị rịng và tóm tắt
thuế ”.

Các câu hỏi phỏng vấn người kế tốn bổ sung
•

Bạn đã sử dụng QuickBooks trước đây chưa? Nếu vậy,
mức độ kinh nghiệm của bạn với chương trình là bao nhiêu?

•

Hãy kể cho tơi nghe về một lần bạn phát hiện có sai lệch
trong báo cáo tài chính?

•

Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian khi một đồng
nghiệp không thực hiện công việc hợp lý của họ. Bạn đã làm
gì, và kết quả ra sao?

•

Bạn sử dụng loại hệ thống nào để ln có tổ chức?

•

Bạn phải trải qua q trình nào để duy trì sự chính xác
về tài chính?

Một lời cảnh báo khi sử dụng danh sách câu hỏi.
Danh sách câu hỏi cung cấp một cách thuận tiện để bắt đầu
thực hành cho cuộc phỏng vấn của bạn. Thật không may, họ


làm rất ít để tạo ra áp lực phỏng vấn thực tế. Trong một cuộc
phỏng vấn thực sự, bạn sẽ khơng bao giờ biết điều gì sắp xảy
ra, và đó là điều khiến các cuộc phỏng vấn trở nên căng
thẳng.