Thủ tục hành chính Tư pháp (Tập 5)

chỉ đạo biên soạn:
- TS. Uông Chu Lưu

Uỷ viên trung ương Đảng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp

- TS. Vũ Đức Khiển

Chủ nhiệm Uỷ ban Pháp luật Quốc hội

- Ông Trần Đại Hưng

Nguyên Phó trưởng ban thường trực Ban Nội chính
trung ương

- Ông Trần Ngát

Phó Bí thư thường trực Tỉnh uỷ Lạng Sơn.

biên soạn:
- TS. Nguyễn Đình đặng Lục

Vụ trưởng Vụ Pháp luật, Ban Nội chính trung ương (chủ biên)

- Ông Nguyễn Huy Ngát

Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tư pháp

- ThS. Nguyễn Hải Ninh

Phó Vụ trưởng Vụ Pháp luật, Ban Nội chính trung ương

- TS. Lê Thành Long

Phó Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tư pháp

4


- ThS. Đồng Thị Kim Thoa

Học viện Tư pháp

- ThS. Phạm Trọng Cường

Văn phòng Quốc hội

- ThS. Đặng Hoàng Oanh
Bộ Tư pháp

- ThS. Nguyễn Minh Phương
Bộ Tư pháp

Tham gia biên soạn:

- TS. Trần Thất

- PGS.TS. Đinh Văn Mậu
- TS. Lưu KiÕm Thanh

- ThS. Ngun Hoµng Anh.

5


Tài liệu này là sản phẩm của Tiểu dự án Tăng cường năng lực pháp

luật cho cán bộ, công chức cấp xà của tỉnh Lạng Sơn do Ban Nội
chính trung ương chủ trì thực hiện. Tiểu dự án là một hợp phần của Dự
án VIE/02/015 về hỗ trợ thực thi chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ
thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020 do
UNDP/Sida/DANIDA/Nauy/Ailen tài trợ.
Tài liệu này sử dụng cho các lớp tập huấn nâng cao năng lực pháp luật
cán bộ, công chức cấp xà ở tỉnh Lạng Sơn do Dự án VIE/02/015 tổ chức
và không phải là tài liệu giảng dạy chính thức của bất kỳ cá nhân, tổ
chức nào.

6


Lời giới thiệu
Cán bộ, công chức cấp cơ sở (xÃ, phường, thị trấn) là những
người gần dân nhất, sát dân nhất. Trong phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của mình, cán bộ, công chức cấp cơ sở chính là những
người trực tiếp truyền tải pháp luật đến với nhân dân thông qua
giải quyết các công việc liên quan tới quyền và lợi ích của nhân
dân, đồng thời cũng là người thấu hiểu nhất những tâm tư, nguyện
vọng của nhân dân, những vướng mắc, bất cập của chính sách,
pháp luật khi áp dụng chúng trong thực tế. Chủ trương, chính
sách, pháp luật dù có đúng đắn đến mấy nhưng sẽ khó có được hiệu
lực, hiệu quả cao nếu như không được triển khai thực hiện bởi một
đội ngũ cán bộ, công chức cơ sở có năng lực pháp luật tốt. Tuy

nhiên, trên thực tế, do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách
quan, năng lực pháp luật của cán bộ, công chức cơ sở nhìn chung
còn hạn chế; một số cán bộ, công chức chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu
của nhiệm vụ, nhất là trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá,
hiện đại hoá, mở rộng dân chủ và xây dựng Nhà nước pháp quyền
xà hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân.

Do vậy, nâng cao năng lực pháp luật cho cán bộ, công chức cơ
sở là một yêu cầu bức thiết nhằm góp phần xây dựng đội ngũ cán
bộ, công chức cơ sở trong sạch, vững mạnh, đủ khả năng thực thi
chức năng, nhiệm vụ theo đúng pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích
hợp pháp của cá nhân, tổ chức trên địa bàn.
Nhận thức tầm quan trọng của vấn đề trên trong bối cảnh phát
triển hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến
năm 2020 và căn cứ vào khả năng của Dự án, Ban Chỉ đạo Dự án

7


VIE/02/015 đà chọn tỉnh Lạng Sơn là địa bàn để thực hiện thí
điểm việc tăng cường năng lực pháp luật cho cán bộ, công chức cơ
sở, giao cho Ban Nội chính trung ương là cơ quan chủ trì thực hiện
Tiểu dự án Tăng cường năng lực pháp luật cho cán bộ, công chức
cơ sở tỉnh Lạng Sơn.
Thực hiện kế hoạch hoạt động của Tiểu dự án, Công ty tư vấn
luật Vision & Associates được lựa chọn là đơn vị tư vấn độc lập
khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực pháp luật của cán bộ, công
chức cơ sở tỉnh Lạng Sơn. Trên cơ sở những phân tích, đánh giá
của đơn vị tư vấn và nhu cầu của tỉnh Lạng Sơn, các chuyên gia
pháp luật đà được Tiểu dự án của Ban Nội chính trung ương tập

hợp để xây dựng bộ tài liệu tập huấn cho cán bộ, công chức cơ sở
của tỉnh Lạng Sơn. Bộ tài liệu này gồm năm tập Kiến thức pháp
luật và bốn tập Tình huống pháp luật cho cán bộ, công chức cơ sở.

Do năng lực, thời gian hạn chế và khối lượng kiến thức, công
việc rất lớn nên bộ tài liệu có thể còn khiếm khuyết. Ban Quản lý
Dự án VIE/02/015 và Tiểu dự án Ban Nội chính trung ương cảm
ơn những ý kiến đóng góp và xin trân trọng tiếp thu để tiếp tục
hoàn thiện bộ tài liệu này.
Được sự đồng ý của Ban Quản lý Dự án VIE/02/015 và Tiểu
dự án Ban Nội chính trung ương, Nhà xuất bản Tư pháp xuất bản
tập 5 Thủ tục hành chính - tư pháp trong bộ sách Kiến thức
pháp luật dành cho cán bộ, công chức cơ sở của tỉnh Lạng Sơn.
Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc !

Tháng 3 năm 2007

Nhà xuất bản Tư ph¸p

8


preface
Officials and public servants at grassroots level (communes,
precincts, and towns) are the closest to ordinary people. Within
their scope of functions, and duties, they directly “bring” the laws
to the people through dealing with matters relating to the legitimate rights and benefits of the people, at the same time, official and
public servant at grassroots level understand the most expectations
and needs of the peoples, understand well problems and shortcomings of the State’s policies, laws and regulations in application in
the real life. Although policies and laws of the State are proper, its

implementation will be less effective if they are not applied by competent public servants. However, because of various objective and
subjective reasons, capacity of officials and public servants at
grassroots level are limited, there are a part of them are not capable to meet with requirement, especially in the context of industrialisation, modernisation and building of a socialist rule of law
State of the people, for the people and by the people.
Accordingly, improvement of legal capacity for official and
public servants at grassroots level is a pressing need to contribute
to strengthen local staff to be qualified and capable to fulfill implement and enforce their duties and tasks as provided for by laws
and to protect legitimate rights and benefits of individuals and
organisation in the local area.

Aware of importance of the issue in the context of development
of a legal system for Viet Nam until 2010 and orientation up to
2020, under the framework of Project VIE/02/015, Project
Steering Committee selected Lang Son province as the pilot site to
9


implement a sub-project on strengthening the legal capacity for
officials and public servants at grassroots level and assigned
Central Internal Affairs Committee to deploy the sub-project.

In accordance with sub-project work plan, Vision & Associatesan independent legal consultancy firm-was hired to conduct a
based-line survey and prepare an assessment report on current status of legal capacity of officials and public servants in Lang Son
province. Based on this assessment and based on needs officials at
Lang Son province, legal consultants of the sub-project develop a
set of training materials for officials and public servants at grassroot level of Lang Son province. These materials comprise of five
volumes named “Legal Knowledge for officials and public servants
at grassroots level” and the other four volumes named “Legal Case
Studies for officials and public servants at grassroots level”.
Because of limit of time and complexity of work, the materials

will certainly have errors or mistakes. Management Unit of Project
VIE/02/015 and Sub-project of the Central Internal Affairs
Committee sincerely thank for any comments and opinions from
the readers to improve the materials.

With permission of Management Unit of Project VIE/02/015
and Sub-project of the Central Internal Affairs Committee, Judicial
Publishing House publishes Volume 5 titled “Administrative Judicial Procedures” of the Legal Knowledge for Officials and
Public Servants at Grassroots Level of Lang Son Province.
We kindly introduce this book to the readers!

Hanoi, March 2007

The Judicial Publishing house

10


Lời giới thiệu

MụC LụC

Phần 1: Pháp luật về quản lý hộ tịch ở chính quyền cấp xÃ
Phần 2: Công tác quản lý hộ khẩu của chính quyền cấp xÃ

Phần 3: Pháp luật về công chứng, chứng thực và nhiệm vụ
của Uỷ ban nhân dân cấp xÃ
Phần 4: Công tác văn thư và hoạt động soạn thảo, ban
hành các văn bản hành chính cá biệt

Phần 5: Công tác thi hành án và trách nhiệm của chính
quyền cấp xà trong công tác thi hành án

Phần 6: Pháp luật về giải quyết khiếu kiện hành chính tại
Toà án và một số vấn đề liªn quan tíi chÝnh qun cÊp x·

7
13

108
156
201
262
333

11


12


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

Phần I
PHáP LUậT Về QUảN Lý Hộ TịCH ở CHíNH QUYềN CấP XÃ
I. NHữNG VấN Đề CHUNG
1. Các khái niệm cơ bản

1.1. Sự kiện hộ tịch

Sự kiện hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng
nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Trong cuộc
sống của mỗi cá nhân, các sự kiện hộ tịch xảy ra rất phong phú. Có
những sự kiện mang tính quy luật như sự ra đời và mất đi của một
người. Có những sự kiện xảy ra phỉ biÕn nh­ viƯc kÕt h«n, ly h«n,
nhËn nu«i con nuôi, nhận cha, mẹ, con, thay đổi quốc tịch, xác định
lại dân tộc, cải chính họ, tên, ngày, tháng, năm sinh. Nhìn chung,
sự kiện hộ tịch có các đặc điểm sau:
- Là những sự kiện quan trọng trong cuộc sống của mỗi cá nhân;

- Là những sự kiện có ý nghĩa xác định đặc điểm riêng biệt về
tình trạng dân sự của mỗi cá nhân;

- Các sự kiện hộ tịch gắn liền với sự ra đời, quá trình tồn tại
và mất đi của mỗi con người, gắn liền với các quyền và lợi ích hợp
pháp của cá nhân.
1.2. Đăng ký hộ tịch

Đăng ký hộ tịch là hành vi hành chính của các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đăng ký hộ tịch, nhằm:

- Xác nhận các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám
13


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ

tịch; xác định lại giới tính; xác định lại dân tộc;

- Căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
ghi vào sổ đăng ký hộ tịch các việc: xác định cha, mẹ, con; thay đổi
quốc tịch; ly hôn; huỷ việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi
con nuôi.
Như vậy, đăng ký hộ tịch là một hoạt động hành chính của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Hoạt động đăng ký
hộ tịch được phân biệt thành hai nhóm hành vi có tính chất nghiệp
vụ khác nhau rõ ràng.

- Thứ nhất, nhóm hành vi xác nhận các sự kiện hộ tịch: sinh;
kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi họ,
tên, chữ đệm; cải chính họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh;
xác định lại dân tộc; đăng ký quá hạn các việc sinh, tử; đăng ký lại
các việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi. Đối với các sự kiện hộ tịch
nói trên, cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận bằng cách đăng ký vào
sổ dành riêng cho từng loại việc, đồng thời cấp cho đương sự giấy
chứng nhận về việc đó (như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết
hôn...). Hành vi xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch đà làm phát
sinh hiệu lực pháp lý của các sự kiện được đăng ký. Chỉ sau khi
được đăng ký, các sự kiện đó mới làm phát sinh, thay đổi hoặc
chấm dứt các quyền và nghĩa vụ của cá nhân.

- Thứ hai, nhóm hành vi ghi vào sổ hộ tịch những sự thay đổi
về hộ tịch của cá nhân đà được công nhận bởi quyết định có hiệu
lực pháp lý của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Phạm vi các
việc có thể ghi vào Sổ hộ tịch chỉ bao gồm 5 việc: việc xác định cha,
mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; huỷ việc kết hôn trái pháp luật;
chấm dứt nuôi con nuôi. Khác với nhóm hành vi thứ nhất, đối với

các loại việc hộ tịch này, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ đơn thuần căn
cứ vào quyết định (bằng văn bản) đà có hiệu lực pháp lý cđa c¬
14


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính qun cÊp x·

quan nhµ n­íc cã thÈm qun (vÝ dơ: bản án hoặc quyết định của
Tòa án giải quyết việc ly hôn, quyết định của Chủ tịch nước cho
một người thôi quốc tịch Việt Nam...) để ghi chú việc đó vào Sổ hộ
tịch. Điểm phân biệt cơ bản giữa nhóm hµnh vi nµy víi nhãm hµnh
vi thø nhÊt lµ hµnh vi ghi vào Sổ hộ tịch không làm phát sinh hiệu
lực pháp lý. Bởi vì bản thân các quyết định của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền đà làm phát sinh hiệu lực pháp lý cho các việc đó.
Ví dụ: một bản án xử ly hôn của Toà án bản thân nó đà có hiệu lực
pháp lý chứ không phải chờ đến khi được ghi chú vào Sổ hộ tịch
mới cã hiƯu lùc ph¸p lý.
L­u ý: So víi c¸c quy định tương ứng của Nghị định số
83/1998/NĐ-CP, thì phạm vi các việc đăng ký hộ tịch theo Nghị
định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng
ký và quản lý hộ tịch (Nghị định số 158/2005/Nđ-CP) vừa có sự
mở rộng, vừa thu hẹp một số loại việc hộ tịch. Cụ thể là:

- Đối với nhóm hành vi thứ nhất: phạm vi đăng ký hộ tịch đÃ
mở rộng thêm với các hành vi bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch;
xác định lại giới tính;

- Đối với nhóm hành vi thứ hai: đà giới hạn phạm vi các việc
ghi vào Sổ hộ tịch chỉ gồm 5 loại việc đà nêu ở trên. Các sự kiện như:

mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân
sự, hạn chế quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên không
còn thuộc phạm vi ghi vào Sổ hộ tịch nữa.
1.3. Quản lý hộ tịch

Quản lý hộ tịch là hoạt động do các cơ quan hành chính có
thẩm quyền thực hiện nhằm theo dõi thực trạng và những biến
15


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

động về hộ tịch trong đời sống xà hội, bảo đảm quyền và lợi ích hợp
pháp của công dân, tạo cơ sở xây dựng, phát triển kinh tế, xà hội,
an ninh, quốc phòng...
Quản lý hộ tịch có phạm vi, đối tượng quản lý rất rộng, phức
tạp, đồng thời cũng là hoạt động quản lý tác động trực tiếp đến
từng người dân.

Trên cơ sở phân cấp rõ ràng trách nhiệm quản lý nhà nước về
hộ tịch, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đồng thời cũng quy định rõ
trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan quản lý hộ tịch, trước
hết là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp. Khoản 3 §iỊu 77, kho¶n
3 §iỊu 78, kho¶n 3 §iỊu 79 thĨ hiện rõ tinh thần: Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân các cấp chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản
lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản
lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức
trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương thuộc thẩm quyền
quản lý của mình, thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp phải chịu

trách nhiệm.

Đối với Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách
nhiệm nếu buông lỏng quản lý để xảy ra sai phạm, tiêu cực của cán
bộ, công chức thuộc Sở Tư pháp trong đăng ký và quản lý hộ tịch.
1.4. Một số thuật ngữ liên quan

- Thay đổi hộ tịch: Là việc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm
quyền công nhận việc cho phép cá nhân được thay đổi họ, tên, chữ
đệm đà được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy
khai sinh theo yêu cầu của cá nhân đó khi có lý do chính đáng được
quy định tại Điều 27 Bộ luật Dân sự năm 2005.

- Cải chính hộ tịch: Là việc cơ quan đăng ký hộ tịch sửa chữa
những nội dung đà được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh vµ
16


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính qun cÊp x·

b¶n chÝnh GiÊy khai sinh, nh­ng cã sai sót khi đăng ký hộ tịch.
Bản chất của việc cải chính hộ tịch là hành vi sửa chữa thông tin
sai thành thông tin đúng và chỉ thực hiện đối với các nội dung
đà được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy
khai sinh chứ không thực hiện đối với các giấy tờ hộ tịch và Sổ
hộ tịch khác.

- Điều chỉnh hộ tịch: Là việc cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ
vào bản chính Giấy khai sinh để điều chỉnh các nội dung đà được

đăng ký trong Sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (không phải là
Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh) cho phù hợp với các nội
dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh.

Trong trường hợp yêu cầu điều chỉnh nội dung của Sổ hộ tịch
và giấy tờ hộ tịch không liên quan đến nội dung trong Giấy khai
sinh thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải căn cứ vào những giấy tờ
liên quan do đương sự xuất trình để thực hiện việc điều chỉnh hộ
tịch (Ví dụ: thông tin về ngày, giờ chết trong Giấy chứng tử là
nội dung không có trong Giấy khai sinh, do đó, trong trường hợp
Giấy chứng tử ghi sai thời điểm chết của một người mà thân
nhân của người đó có yêu cầu điều chỉnh cho đúng thì cơ quan
đăng ký hộ tịch phải căn cứ vào Giấy báo tử để điều chỉnh Giấy
chứng tử cho đúng).
Lưu ý:

* Phân biệt hành vi cải chính hộ tịch với hành vi điều
chỉnh hộ tịch:
Cải chính hộ tịch và điều chỉnh hộ tịch đều là hành vi đăng ký
hộ tịch có tính chất chung là sửa chữa thông tin trên giấy tờ hộ tịch
cho đúng. Để vận dụng đúng vào thực tiễn, cần nắm vững các điểm
phân biệt cơ bản giữa hai loại việc này:
17


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp
Tiêu chí phân
biệt

Về t í n h c h ấ t c ủ a
hành vi

Cải chính hộ tịch

Điều chỉnh hộ tịch
Không sửa chữa các thông tin

Là việc sửa chữa thông tin trong Giấy
khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh .

trong bản chính Giấy khai sinh và

Sổ đăng ký khai sinh, mà lấy bản

chính Giấy khai sinh làm căn cứ

gốc để sửa chữa, điều chỉnh
thông tin trên các giấy tờ hộ tịch
khác.

Cơ s ở l à m p h ¸ t
s in h h µ n h v i

VỊ t r × n h t ù,t h đ t ụ c

Do sai sót trong quá trình đăng ký
khai sinh .

Thực hiện theo trình tự, thủ tục , thời

hạn quy định tại Điều 38 Nghị định
số 158/2005/NĐ -CP.

Có thể do sai sót trong việc thực

hiện nghiệp vụ đăng ký hộ tịch

hoặc do sự thay đổi hộ tịch, cải
chính hộ tịch, xác định lại dân tộc,
xác định lại giới tính

Pháp luật không quy định thủ tục,

trình tự, thời hạn. Khi cá nhân có
yêu cầu xác đáng, cơ quan hộ tịch

có trách nhiệm phải giải quyết
ngay việc điều chỉnh.

* Phân biệt điều chỉnh hộ tịch với việc điều chỉnh các
giấy tờ khác của cá nhân theo Giấy khai sinh:
Điều 39 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP chỉ quy định về việc
điều chỉnh nội dung trong Sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác.
Quy định này không bao gồm hành vi điều chỉnh các loại giấy tờ
khác của cá nhân như Chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu, hộ
chiếu, học bạ, văn bằng... theo Giấy khai sinh. Hai hành vi này đều
có điểm chung là căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh để sửa chữa
những thông tin sai lệch trên các giấy tờ khác, nhưng có các điểm
phân biệt sau đây:
18

Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

T iê u c h í
p h â n b iƯ t

§iỊ u c h Ø n h h é t Þ c h

T Ýn h c h ấ t c ủ a
hành vi

Là việc điều chỉnh các loại giấy t ờ
hộ tịch và Sổ hộ tịch khác ( ví dụ:
Giấy chứng nhận kết hôn, Quyết
định công nhận nuôi con nuôi,)
theo bản ch ính Giấy khai sinh .

Cơ q u a n t h ùc
h iÖ n v iệ c đ iề u
c h ỉn h

Là Uỷ ban nhân dân cấp xà nơi đÃ
thực hiện việc đ ăng ký và cấp giấy
tờ hộ tịch cần điều chỉnh .

Cơ s ở p h á p l ý

Điều 39 Nghị định số 158/2005/NĐ -CP.

Điề u c h ỉ n h c ¸ c g i Ê y t ê k h ¸ c
t h e o GiÊ y k h a i s i n h

Là việc điều chỉnh các loại giấy tờ
khác của cá nhân ( Chứng minh
nhân dân, Sổ hộ khẩu, thẻ đảng
viên, thẻ bảo hiểm y tế) theo bản
chính Giấy khai sinh

Là cơ quan, tổ chức đà cấp các loại
giấy tờ đó cho cá nhân, ví dụ: Công
an cấp quận, huyện nơi đà cấp Sổ
hộ khẩu, trường học ,

Việc điều chỉnh các giấy tờ k hác của cá
nhân theo Giấy khai sinh được thực hiện
theo nguyên tắc ghi nhận tại khoản 2,
Điều 5 Nghị định số 158/2005/NĐ -CP:
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của
mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá
nhân có ghi nội dung về họ, tên, chữ
đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính;
dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ
cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai
sinh của người đó.

- Bổ sung hộ tịch: Là việc cơ quan đà đăng ký và cấp Giấy khai
sinh cho cá nhân thực hiện việc ghi thêm những nội dung chưa
được đăng ký vào Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai

sinh. VÝ dơ: viƯc ghi bỉ sung th«ng tin vỊ người cha vào Giấy khai
sinh của con trước đây được đăng ký khai sinh theo diện khai sinh
cho con ngoài giá thú, sau khi làm thủ tục nhận cha, mẹ, con.

- Xác định lại dân tộc: Là việc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm
quyền công nhận việc cho phép một người xác định lại dân tộc của
người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ
theo quy định tại Điều 28 Bộ luật Dân sự năm 2005.
19


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

- Xác định lại giới tính: Là việc cơ quan đăng ký hộ tịch có
thẩm quyền công nhận việc xác định lại giới tính của một người
trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh
hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học
nhằm xác định rõ về giới tính.
2. Vai trò, ý nghĩa của công tác quản lý hộ tịch

Quản lý hộ tịch là một công tác trọng tâm trong toàn bộ lĩnh
vực hoạt động quản lý dân cư. Vai trò quan trọng của công tác
quản lý hộ tịch đối với nhà nước cũng như đối với mỗi công dân thể
hiện trên các khía cạnh cơ bản sau:

Thứ nhất, hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch đầy đủ, chính xác,
được cập nhật kịp thời, thường xuyên sẽ là nguồn thông tin quý giá,
hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các chính sách xà hội một cách
chính xác, cã tÝnh kh¶ thi, tiÕt kiƯm chi phÝ x· héi cũng như tạo

điều kiện cho việc triển khai các chính sách đó đạt hiệu quả cao;

Thứ hai, những thông tin định lượng chính xác về tình hình
dân cư có được qua quản lý hộ tịch rất cần thiết đối với việc xây
dựng chiến lược con người, bảo vệ, phát triển và nâng cao mọi mặt
đời sống của đồng bào dân tộc ít người, tổ chức thực hiện tốt chính
sách định canh, định cư, hỗ trợ đầu tư phát triển kinh tế, xà hội có
hiệu quả;

Thứ ba, hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch thể hiện tập
trung, sinh động sự tôn trọng của Nhà nước đối với việc thực hiện
một số quyền nhân thân cơ bản của công dân. Đối với người dân,
đăng ký hộ tịch là cách thức để người dân thực hiện, hưởng thụ các
quyền nhân thân đó. Các dữ liệu về căn cước của mỗi cá nhân thể
hiện trên giấy tờ hộ tịch (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết
hôn...) là sự khẳng định có giá trị pháp lý về đặc điểm nhân thân
của mỗi người, mà qua đó các cơ quan, tổ chức, cá nhân kh¸c cã thĨ
20


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

đánh giá người đó có khả năng, điều kiện để tham gia vào các quan
hệ pháp luật nhất định hay không;

Thứ tư, quản lý hộ tịch có vai trò to lớn đối với việc bảo đảm trật
tự xà héi. HƯ thèng Sỉ hé tÞch cã thĨ gióp viƯc xác định nguồn gốc
của cá nhân một cách dễ dàng. Trong lĩnh vực hoạt động tư pháp,
khi cần đánh giá năng lực chủ thể của một cá nhân, các cơ quan tiến

hành tố tụng luôn cần đến Giấy khai sinh của cá nhân đó. Giấy khai
sinh chứa đựng các dữ liệu gốc về nhân thân của cá nhân như ngày,
tháng, năm sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha, mẹ..., do
đó, khi được sử dụng với tính cách là chứng cứ, các thông tin thể hiện
trên Giấy khai sinh có thể giúp cơ quan tiến hành tố tụng đánh giá
nhiều vấn đề trong các vụ án hình sự, dân sự, lao động,...
Từ những ý nghĩa nêu trên, trong sự phát triển của đất nước
cũng như của từng địa phương, tầm quan trọng của công tác xây
dựng hệ thống quản lý hộ tịch và khai thác hiệu quả của nó phục
vụ cho công tác quản lý nhà nước cần được nhận thức đầy đủ và
quan tâm, đầu tư đúng mức.
3. Các yêu cầu đối với quản lý nhà nước về hộ tịch

3.1. Yêu cầu về tính kịp thời

Mọi sự kiện hộ tịch phải được cán bộ hộ tịch đăng ký và quản
lý trong thời hạn pháp luật quy định đối với từng loại việc, hạn chế
tối đa tình trạng đăng ký quá hạn hoặc không đăng ký hộ tịch. Tuy
nhiên, tính kịp thời của công tác quản lý hộ tịch chỉ có thể đạt được
khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và chấp
hành nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, đồng thời cán bộ tư pháp - hộ tịch
và Uỷ ban nhân dân cấp xà phải có ý thức trách nhiệm trong việc
chủ động theo dõi, nắm vững các sự kiện hộ tịch phát sinh tại địa
bàn và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân đăng ký hộ tịch.
21


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

3.2. Yêu cầu về tính đầy đủ

Việc quản lý nhà nước trên từng loại việc hộ tịch: khai sinh,
khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi..., dù ở đô thị hay nông thôn, đồng
bằng hay miền núi, vùng kinh tế - xà hội phát triển hay nơi dân
trí còn thấp cũng phải đạt hiệu quả đồng đều.

Trong nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, yêu cầu về tính đầy đủ còn
đòi hỏi cán bộ tư pháp - hộ tịch khi thực hiện việc đăng ký bất kỳ
sự kiện hộ tịch nào cũng phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết
vào các cột mục tương ứng trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, làm
cơ sở phục vụ cho việc tra cứu sau này được chính xác, thuận tiện;
đồng thời phải chấp hành nghiêm túc chế độ đăng ký, quản lý hộ
tịch bằng sổ kép, theo đó mỗi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký
cùng lúc vào hai bộ sổ.
3.3. Yêu cầu về tính chính xác, khách quan

Việc đăng ký hộ tịch phải phản ánh chính xác, trung thực sự
kiện hộ tịch xảy ra trên thực tế, hạn chế tối đa tình trạng sai sót
khi đăng ký hộ tịch do lỗi vô ý của cán bộ tư pháp - hộ tịch hoặc
người đi đăng ký hộ tịch. Nghiêm cấm việc cố ý đăng ký hộ tịch
hoặc cấp giấy tờ hộ tịch không đúng sự thật.
Những hiện tượng vi phạm tính chính xác, khách quan trong
đăng ký hộ tịch có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau, ví dụ,
trường hợp học bạ, hộ khẩu... của cá nhân có những thông tin sai
lệch so với Giấy khai sinh. Do đó, tính chính xác, khách quan là
một trong những yêu cầu đặt ra cần được nghiêm túc thực hiện.
3.4. Yêu cầu về tính chủ động của cơ quan quản lý và đăng ký
hộ tịch

Cơ quan quản lý hộ tịch các cấp cần nhận thức quản lý hộ tịch
là nhiệm vụ quan trọng và phải thường xuyên nắm vững tình h×nh
22


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

hộ tịch tại địa bàn mình quản lý, từ đó chủ động áp dụng các biện
pháp cần thiết nhằm bảo đảm hiệu quả quản lý hộ tịch.

Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xÃ, cán bộ tư pháp - hộ tịch cần
chủ động theo dõi tình hình phát sinh các sự kiện hộ tịch trong địa
bàn để thực hiện việc đăng ký kịp thời, đầy đủ. Đối với các xà vùng
sâu, vùng xa, địa bàn đi lại khó khăn hoặc các xà ý thức chấp hành
nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của người dân chưa tốt thì cán bộ tư pháp
- hộ tịch phải chủ động thực hiện việc định kỳ xuống địa bàn dân
dân để thực hiện việc đăng ký hộ tịch.
3.5 Yêu cầu về pháp chế

Việc đăng ký hộ tịch phải thực hiện đúng thẩm quyền, thủ tục,
trình tự theo quy định tại các văn bản pháp luật về hộ tịch. Cơ
quan đăng ký hộ tịch phải nắm vững và vận dụng chính xác các
quy định pháp luật đúng đối tượng đăng ký hộ tịch, đúng loại việc
hộ tịch (ví dụ: việc đăng ký kết hôn đối với đồng bào dân tộc thiểu
số cư trú ở địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa cần áp dụng theo
quy định tại Nghị định số 32/2002/NĐ-CP ngày 27/3/2002 của
Chính phủ quy định việc áp dụng Luật Hôn nhân và gia đình đối
với các dân tộc thiểu số).

Tuy nhiên, cần nhận thức một cách đầy đủ rằng, yêu cầu về
pháp chế trong công tác đăng ký hộ tịch không mâu thuẫn và hoàn
toàn không loại trừ khả năng cho phép người có thẩm quyền đăng
ký hộ tịch được vận dụng linh hoạt khi tác nghiệp. Nghị định số
158/2005/NĐ-CP (Điều 9) cho phép cán bộ tư pháp - hộ tịch khi
thực hiện đăng ký hộ tịch, nếu biết chắc chắn về nhân thân của
người đăng ký hộ tịch thì không nhất thiết phải buộc người đó phải
xuất trình các loại giấy tờ như Chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu
để chứng minh về nhân thân mình nữa; hoặc trong trường hợp
người có yêu cầu sử dụng bản sao giấy tờ hộ tịch đang ở xa, không
23


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

có điều kiện trực tiếp đến Uỷ ban nhân dân cấp xà xin cấp bản sao,
thì cán bộ tư pháp - hộ tịch có thể linh hoạt vận dụng giải quyết
việc cấp và gửi bản sao qua đường bưu điện theo quy định tại Điều
60. Đối với các quy định tuỳ nghi đà nêu ở trên, cơ quan đăng ký
hộ tịch cần vận dụng theo hướng có lợi cho người dân.
3.6. Yêu cầu về cải cách hành chính

Yêu cầu về cải cách hành chính trong hoạt động đăng ký hộ
tịch đòi hỏi cán bộ có trách nhiệm đăng ký hộ tịch phải tạo điều
kiện để người dân có thể dễ dàng, thuận lợi trong việc đến đăng ký
hộ tịch, bảo đảm thời hạn giải quyết theo đúng quy định và tuyệt
đối không được yêu cầu người dân phải nộp hoặc xuất trình các loại
giấy tờ không có trong quy định của pháp luật.
Yêu cầu về cải cách hành chính đồng thời cũng đòi hỏi cán bộ

tư pháp - hộ tịch phải rèn luyện, nâng cao ý thức trách nhiệm,
năng lực chuyên môn nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hoá.
II. NHữNG QUY ĐịNH PHáP LUậT Về QUảN Lý Hộ

TịCH ở CHíNH QUYềN CấP XÃ

1. Những quy định chung về cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch;

chế độ quản lý, sử dụng, lưu trữ, khai thác sổ sách, biểu mẫu hộ tịch

1.1. Hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch; phân định

thẩm quyền đăng ký hộ tịch

a) Hệ thống cơ quan quản lý hộ tịch

Hiện nay, hệ thống cơ quan quản lý hộ tịch ở nước ta được tổ
chức theo nguyên tắc kết hợp quản lý theo ngành và theo lÃnh thổ.
Theo đó, tương ứng với mỗi cơ quan quản lý có thẩm quyền chung
của một cấp hành chính (Uỷ ban nhân dân các cấp) có một c¬ quan
24


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

chuyên môn cùng cấp có nhiệm vụ giúp cơ quan quản lý có thẩm
quyền chung đó thực hiện nhiệm vụ quản lý hộ tịch. Hệ thống cơ
quan quản lý hé tÞch hiƯn nay cã thĨ thĨ hiƯn b»ng mô hình sau:
Hệ thống cơ quan quản lý hộ tịch

Chính phủ

Bộ Tư pháp

ubnd

cấp tỉnh

ubnd

cấp huyện

ubnd

cấp xÃ

Sở Tư pháp

Phòng Tư pháp

Ban Tư pháp
(CB tư pháp - hộ tịch)

Bộ Ngoại giao
Cơ quan đại diện ngoại
giao, lÃnh sự

của VN ở nước ngoài

Chú thích:

Quan hệ chỉ đạo, chấp hành
Quan hệ phối hợp
Cơ quan chỉ có chức năng
quản lý hộ tịch, tham mưu
Cơ quan có cả chức
năng quản lý và đăng ký
hộ tịch

b) Cơ quan đăng ký hộ tịch, phân định thẩm quyền đăng ký hộ tịch

Trong toàn bộ hệ thống quản lý hộ tịch có 5 cơ quan có thẩm
quyền đăng ký hộ tịch là Uỷ ban nhân dân cấp xÃ, Uỷ ban nhân
dân cÊp hun, ban nh©n d©n cÊp tØnh, Së T­ pháp và cơ quan
25


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

đại diện ngoại giao, lÃnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Uỷ ban nhân dân cấp xà có thẩm quyền đăng ký các loại việc
hộ tịch phát sinh trên địa bàn cấp xÃ, bao gồm:

+ Đăng ký khai sinh; kết hôn; khai tử; nuôi con nuôi; giám hộ;
nhận cha, mẹ, con cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước;
đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký lại việc sinh, tử, kết
hôn, nhận nuôi con nuôi;
+ Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho ng­êi d­íi 14

ti vµ thùc hiƯn viƯc bỉ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không
phân biệt độ tuổi;

+ Căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
ghi vào Sổ đăng ký hộ tịch các việc về xác định cha, mẹ, con (trường
hợp do Toà án xác định); thay đổi quốc tịch, ly hôn, huỷ việc kết
hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi con nuôi;
+ Uỷ ban nhân dân các xà thuộc khu vực biên giới còn được
phân cấp thẩm quyền đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con
nuôi giữa công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với
công dân nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt
Nam (theo Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hôn nhân và gia
đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài gọi tắt
là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP).
Người thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch ở Uỷ ban nhân
dân cấp xà là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân được
giao phụ trách công tác tư pháp.

- Uỷ ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết việc
thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên; xác định
lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với người đà đăng ký khai sinh
trong phạm vi địa hạt huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh;
bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đối với mọi trường hợp, không
26


Phần I. Pháp luật về quản lý hộ tịch
ở chính quyền cấp xÃ

phân biệt độ tuổi; cấp lại bản chính GiÊy khai sinh.

- Uû ban nh©n d©n cÊp tØnh cã thẩm quyền đăng ký 3 loại việc
hộ tịch có yếu tố nước ngoài, cụ thể là: đăng ký việc kết hôn, nhận
cha, mẹ, con, nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với người nước
ngoài, giữa người nước ngoài thường tró t¹i ViƯt Nam víi nhau.
Ng­êi thùc hiƯn thÈm qun đăng ký hộ tịch của Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch hoặc uỷ viên Uỷ ban
nhân dân (đối với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có cơ cấu uỷ viên) được
giao phụ trách công tác hộ tịch. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh không
thể uỷ quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp thực hiện thẩm quyền đăng
ký hộ tịch thay mình.

- Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm
quyền đăng ký khai sinh, khai tư, gi¸m hé cã u tè nước ngoài và
ghi chú vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đÃ
đăng ký trước cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; cấp lại bản
chính Giấy khai sinh cho người nước ngoài và người Việt Nam định
cư ở nước ngoài trước đây đà đăng ký khai sinh tại Việt Nam.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lÃnh sự của Việt Nam ở nước
ngoài có thẩm quyền đăng ký các sự kiện hộ tịch cho công dân Việt
Nam ở nước ngoài, cụ thể là:

+ Đăng ký khai sinh; kÕt h«n; khai tư; nu«i con nu«i; giám hộ;
nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung, điều chỉnh
hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài;

+ Căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
ghi vào sổ đăng ký hộ tịch các việc về ly hôn, xác định cha, mẹ, con,
thay đổi quốc tịch, huỷ hôn nhân trái pháp luật.

Người thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch của Cơ quan đại
diện ngoại giao, lÃnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là viên chức
ngoại giao/lÃnh sự được giao đảm nhiệm công tác hộ tịch.
27


Kiến thức pháp luật
Tập 5: Thủ tục hành chính - tư pháp

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân cấp xà và các
cán bộ của Uỷ ban nhân dân cấp xà trong quản lý hộ tịch

a) Chức năng, nhiƯm vơ cđa ban nh©n d©n cÊp x·

ban nhân dân cấp xà có vai trò then chốt trong bộ máy
quản lý hộ tịch. Hệ thống Uỷ ban nhân dân cấp xà là nơi đảm
nhiệm hầu hết khối lượng công việc quản lý hộ tịch, do đó, hiệu quả
hoạt động quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xà trực tiếp
quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống quản lý hộ tịch.
Ngoài hoạt động đăng ký hộ tịch, trong chức năng quản lý hộ tịch Uỷ
ban nhân dân cấp xà còn phải thực hiện một số nhiệm vụ khác, đó là:

- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành pháp
luật về hộ tịch: Để nâng cao hiệu quả quản lý hộ tịch trên địa bàn,
Uỷ ban nhân dân cấp xÃ, đặc biệt là các xà nông thôn, miền núi,
vùng đồng bào dân tộc thiểu số cần thường xuyên thực hiện việc
tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân thực hiện quyền và
nghĩa vụ đăng ký hộ tịch. Trong đó, cần chú trọng sử dụng phương
pháp tuyên truyền đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với dân trí địa
phương, đồng thời quan tâm lồng ghép việc tuyên truyền, phổ biến

pháp luật về hộ tịch với các vấn đề khác như dân số - kế hoạch hoá
gia đình, hôn nhân - gia đình, văn hoá cưới hỏi, tang ma, chăm sóc
sức khoẻ nhân dân. Cần lưu ý rằng, các quy định pháp luật về hộ
tịch phần lớn là quy định về thủ tục nên việc tuyên truyền cần
được thực hiện một cách kiên trì;
- Chấp hành chế độ thống kê, báo cáo tình hình đăng ký hộ
tịch, chế độ sử dụng, lưu trữ Sổ hộ tịch;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về đăng ký và
quản lý hộ tịch theo thẩm quyền: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
xà có trách nhiệm thụ lý và giải quyết khiếu nại về các quyết định
hành chính, hành vi hành chính của mình hoặc hành vi hµnh
28