CÔNG tác QUẢN lý văn bản của TRƯỜNG TIỂU học MAI THỊ NON, HUYỆN bến lức, TỈNH LONG AN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP. HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN CUỐI KHĨA
Lớp bồi dưỡng CBQL Mầm non-Tiểu học
Long An, năm 2021

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU
HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG
AN

Học viên: NGUYỄN THỊ SEN Đơn vị công tác: Trường Tiểu
học Mai Thị Non Huyện Bến Lức, tỉnh Long An

Long An, Tháng 10/2021


MỤC LỤC
1.

LÝ

DO

CHỌN

ĐỀ

TÀI……………………………………………………….. 1 1.1. Lý do pháp
lý………………………………………………………………1

1.2. Lý do lý luận……………………………………………………………… 1
1.3. Lý do thực tiễn……………………………………………………………. 3
2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA
TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN.
…………………………...………………...………………………………… 3
2.1. Giới thiệu khái quát về nhà trường……………………………………...… 3
2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non,
huyện Bến Lức, tỉnh Long An…………………………………………….……… 5
2.2.1. Về soạn thảo và ban hành văn bản………………………………….. 6
2.3.2. Quản lý văn bản đi………………………………………………….. 6
2.3.3. Quản lý văn bản đến..………....…………………………………..... 7
2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu………………………………………... 7
2.3.5. Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ...………………………………………... 7

2.3. Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để đổi mới công tác quản
lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long
An……………………………………………………………………………….... 8
2.3.1. Điểm mạnh………………………………………………………….. 8
2.3.2. Điểm yếu……………………………………………………………. 8
2.3.3. Cơ hội……………………………………………………………….. 9
2.3.4. Thách thức.………………………………………………………….. 9
2.4. Kinh nghiệm thực tế về công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai
Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An……………………………………….... 10
3. KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG
AN ....……………………….………………………….………………………... 11
4.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ………………….………………………..
…… 18
4.1 Kết luận…………………………………………………………………… 18

4.2. Kiến nghị…………………………………………………………………. 18


TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………….. 20


1.
1.1.

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Lý do pháp lý

Công tác quản lý văn bản ở cơ quan được thực hiện trên cơ sở các văn bản
pháp lý quy định và hướng dẫn cụ thể: Tại Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính phủ quy định chi tiết về thi hành một số
điểm của Luật lưu trữ tại khoản 2 điều 13 Nghị định này nêu rõ: Người đứng đầu
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử theo quy định của pháp luật.
Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Tại
khoản 1 điều 3 của thông tư quy định: Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,
tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Nghị định số: 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về
quản lý sử dụng con dấu. Khoản 1 điều 24 của Nghị định này nêu rõ: Chức danh
nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị
định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban
hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức mình.
Quyết định số: 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Chính phủ
về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nước.

Ngồi ra, Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư quy định tại khoản 1 điều 6: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực
hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa
học và công nghệ vào công tác văn thư.
1.2. Lý do về lý luận
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung, quản lý giáo dục
nói riêng, hầu hết các cơng việc chỉ đạo, hướng dẫn, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản.

1


Văn bản là sản phẩm, là phương tiện của hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin
và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký tự) nhất định (Nguyễn Văn Thâm Soạn thảo và xử lý VBQLNN, NXBCTQG, 2006, tr32).
Tổ chức quản lý văn bản là việc nghiên cứu, tổ chức sắp xếp, giải quyết và
lưu giữ văn bản một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị của từng loại văn
bản và phục vụ hiệu quả công tác quản lý của cơ quan, tổ chức.
Nội dung của công tác quản lý văn bản bao gồm: Soạn thảo và ban hành văn
bản; Quản lý văn bản đi, đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và Lưu trữ hồ
sơ.
Quản lý văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: để có một văn bản mang tính
chính xác, địi hỏi người phụ trách phải có kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm
được các phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức
của mỗi loại văn bản cụ thể do nhà nước quy định. Quản lý văn bản là đảm bảo sự
chính xác trong từng khâu cơng việc, từ việc trình bày nội dung thể thức văn bản
trong quá trình soạn thảo cũng như việc đóng dấu đăng ký phát hành văn bản đi và
chuyển văn bản đến các cơ quan cá nhân để giải quyết.
Tổ chức quản lý văn bản cần phải được cải tiến theo xu hướng ngày càng
hiện đại, thường xuyên tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm, cải tiến về quy trình cách

thức quản lý văn bản phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính, phục vụ kịp thời,
thiết thực cho hoạt động của cơ quan. Mặt khác cần xây dựng ứng dụng các chương
trình phần mềm quản lý, xử lý, tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, chính xác.
Từ đó cho thấy công tác quản lý văn bản trong nhà trường hiện nay có một ý
nghĩa vơ cùng quan trọng. Cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ
chức, quản lý và điều hành trong nhà trường. Là công cụ giúp hiệu trưởng thực hiện
nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. Giải quyết mọi cơng việc của nhà trường
nhanh chóng chính xác và có hiệu quả. Tránh gây phiền hà cho tổ chức, cá nhân khi
liên hệ công việc.

2


1.3. Lý do thực tiễn
Tại trường Tiểu học Mai Thị Non, Hiệu trưởng là người trực tiếp lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý toàn diện mọi hoạt động trong nhà trường. Trong quá trình lãnh đạo
và quản lý của mình, Hiệu trưởng đã xây dựng kế hoạch và chỉ đạo thực hiện. Thời
gian qua, công tác quản lý văn bản trong nhà trường có nhiều chuyển biến tích cực,
dần đi vào nề nếp, góp phần tích cực vào việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động
chỉ đạo, điều hành, nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường. Tuy nhiên, việc
quản lý văn bản tại trường hiện nay nhất là khi đại dịch covid bùng phát vẫn chưa
đáp ứng được yêu cầu. Một trong những lý do đó là Hiệu trưởng chưa thật sự quan
tâm chỉ đạo sâu sát, lõng lẻo trong khâu kiểm tra quản lý văn bản, dẫn đến quy trình
thực hiện quản lý văn bản chưa đúng quy định; các văn bản lưu trữ chưa thật sự
khoa học. Bên cạnh đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý văn bản
của nhà trường chưa mang lại hiệu quả thiết thực.
Sau khi được tham gia lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý, đặc biệt là sau khi học
tập, nghiên cứu chuyên đề “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước
trong giáo dục”, bản thân đã nhận thức sâu sắc hơn về cơng tác quản lý nhà trường

trong đó cơng tác quản lý văn bản là rất quan trọng và cấp thiết. Vì vậy, tơi chọn đề
tài “Cơng tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến
Lức, tỉnh Long An” để nghiên cứu nhằm phát huy tốt nhất hiệu quả quản lý, từng
bước xây dựng và phát triển nhà trường trong tương lai.
2.

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA

TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN.
2.1.

Giới thiệu khái quát về nhà trường.

Trường Tiểu học Mai Thị Non tiền thân là Trường Tiểu học cộng đồng Bến
Lức thành lập trước năm 1975. Đến năm 1993 thì đổi tên thành Trường Tiểu học
Mai Thị Non, tọa lạc ở khu phố 3, Thị trấn Bến Lức.
Truyền thống anh hùng của liệt sĩ Mai Thị Non đã thấm đẫm trong đội ngũ
cán bộ, giáo viên, nhân viên và hàng ngàn em học sinh đã làm nên bề dày thành
tích “Dạy tốt – Học tốt” của trường. Năm 1998 trường được Bộ Giáo dục công
nhận là trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia đầu tiên tại đồng bằng sông Cửu Long.
Năm 2004, Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Ba. Năm
3


2005, trường được tặng thưởng “Cờ thi đua của Chính Phủ” và Nhà nước phong
tặng cho trường danh hiệu “Anh hùng Lao động trong thời kì đổi mới”. Và từ đó,
trường ln giữ vững danh hiệu “Trường Tiên tiến Xuất sắc”, được Bộ Giáo dục và
Đào tạo tặng là đơn vị đi đầu trong phong trào “Xây dựng trường học thân thiện,
học sinh tích cực”. Năm học 2010 - 2011 trường được nhận Cờ thi đua xuất sắc của
UBND tỉnh Long An. Năm học 2015-2016 trường tiếp tục được công nhận là

trường đạt chuẩn quốc gia mức độ 2.
Trải qua q trình xây dựng và phát triển, trường khơng ngừng lớn mạnh về
quy mô và chất lượng giáo dục. Trường có diện tích 13.086m2, kiến trúc gồm 2 dãy
1 trệt, 1 lầu kiên cố gồm 31 phòng học, 06 phòng chức năng, một khu nhà ăn và
đang xây dựng thêm 09 phòng chức năng để chuẩn bị cho năm học mới.
Năm học 2020-2021, trường có 100% học sinh (HS) hồn thành chương
trình tiểu học, 518/1.242 HS hồn thành xuất sắc nhiệm vụ học tập và rèn luyện; 7
HS giỏi cấp huyện; 4 HS giỏi cấp tỉnh; 99,8% HS lên lớp thẳng. Nhà trường vinh
dự đạt danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc, có 02 giáo viên được cơng nhận Nhà
giáo ưu tú, 09 giáo viên giỏi cấp huyện.
Có được kết quả như vậy là nhờ vào đội ngũ cán bộ, giáo viên giỏi về
chuyên môn và tâm huyết với nghề. 100% giáo viên đều đạt chuẩn, tổng số là 49,
trong đó cán bộ quản lý: 02 (nữ: 01); giáo viên: 44 (nữ: 36), 30 giáo viên chủ
nhiệm, 09 giáo viên bộ môn, 01 tổng phụ trách; nhân viên: 03 (nữ: 03) 01 kế toán,
01 y tế va 01 thư viện. Trong đó trình độ: Đại học: 38 ; Cao đẳng: 07; Trung cấp:
3. Trường có 07 tổ chun mơn và có 01 Chi bộ Đảng với 19 Đảng viên. Tập thể
nhà trường ổn định, chấp hành kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm, năng động, đồn
kết nhất trí và gắn bó trong mọi nhiệm vụ.
Thuận lợi:
-

Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương của

ngành giáo dục.
-

Lớp học khang trang, điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị đáp ứng được

yêu cầu dạy và học cũng như tổ chức bán trú.

4


-

Đội ngũ giáo viên đều có trình độ chuẩn ln đổi mới hình thức, phương

pháp, kĩ thuật dạy học và kiểm tra, đánh giá theo định hướng phát triển năng lực
học sinh. Chi bộ, cơng đồn, đồn thanh niên là những tập thể vững mạnh.
Khó khăn:
-

Trường có số lượng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh đông

nên việc nắm bắt thông tin đôi lúc chưa kịp thời.
-

Trường nằm trên địa bàn thị trấn, có nhiều khu dân cư, khu cơng nghiệp, dân

nhập cư nhiều nên cịn gặp khó khăn cho việc tuyển sinh đầu cấp và một bộ phận
nhỏ phụ huynh ít quan tâm đến việc học của con em mình, phần lớn đều khống
trắng cho nhà trường.
-

Sĩ số học sinh của một lớp học cao hơn so với chuẩn quy định.

Nhiều giáo viên lớn tuổi cịn ngại đổi mới ứng dụng cơng nghệ thơng tin và

phương pháp dạy học.
2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản của Trường Tiểu học Mai Thị

Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An.
Công tác quản lý văn bản trong nhà trường thời gian qua đã giúp Hiệu
trưởng quản lý, điều hành các hoạt động của nhà trường, việc triển khai các văn bản
của cấp trên đảm bảo và kịp thời. Đối với công tác này Hiệu trưởng đã nhận thức
được tầm quan trọng và cũng đã triển khai các văn bản của nhà nước, của ngành có
liên quan. Hiệu trưởng đã xây dựng kế hoạch lồng ghép vào kế hoạch năm học.
Hiệu trưởng đã phân công các cá nhân phụ trách công tác này. Tuy nhiên, Hiệu
trưởng chưa thật sự quan tâm chỉ đạo sâu sát và chưa kịp thời đôn đốc, nhắc nhở
các cá nhân kiêm nhiệm làm trịn chức trách, nhiệm vụ của mình trong hoạt động
chung của nhà trường, dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản cũng
như việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và công tác sắp xếp lưu trữ văn bản, gây
khơng ít khó khăn trong q trình thu thập minh chứng phục vụ cơng tác tái kiểm
định chất lượng giáo dục, xây dựng trường chuẩn quốc gia, việc tra cứu các tài liệu
quá khứ phục vụ công tác quản lý, điều hành của đơn vị.

5


2.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản.
Đối với văn bản điều hành hoạt động quản lý chung của nhà trường: Hiệu
trưởng chỉ đạo giao Phó hiệu trưởng, nhân viên phụ trách dự thảo hồn chỉnh trình
Hiệu trưởng ký ban hành.
Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn: căn cứ quy định hướng dẫn
chuyên môn chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng phụ trách soạn thảo trình
Hiệu trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp kí thay Hiệu trưởng theo nhiệm vụ và lĩnh
vực phân công phụ trách.
Công tác soạn văn bản của nhân viên phụ trách còn nhiều hạn chế chưa xác
định được vấn đề định viết rõ ràng, thu thập, lựa chọn xử lý thông tin cịn chậm, kỹ
thuật trình bày văn bản chưa đúng với hướng dẫn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về
công tác văn thư, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như:

kiểu trình bày, định dạng lề, kiểu chữ phơng chữ,... Vì thế đơi lúc việc soạn thảo
văn bản do ban giám hiệu làm thay.
Khi trình lãnh đạo ký duyệt nhân viên phụ trách chưa kiểm tra kĩ, chưa phát
hiện lỗi sai. Vì vậy, khi nộp về cấp trên thường bị sai sót nhiều. Nguyên nhân: văn
thư là nhân viên kế tốn làm cơng tác kiêm nhiệm nên chưa nắm vững các quy định
của pháp luật; chưa nắm được quy trình và sự nhận thức chưa đầy đủ về vai trò,
chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản.
2.2.2 Quản lý văn bản đi.
Đối với việc quản lý văn bản đi, nhân viên phụ trách bỏ qua công đoạn kiểm
tra thể thức văn bản trước khi trình Hiệu trưởng ký; thiếu chữ ký nháy cuối văn bản;
việc đăng ký số văn bản không theo số thứ tự quy định.
Việc nhân bản văn bản đi còn thiếu về số lượng nên khi gửi văn bản đi khơng
cịn bản lưu hay chuyển giao văn bản đến người thực hiện thì khơng lập sổ ký nhận,
chỉ đưa bản gốc, không thực hiện sao chép hay thu hồi văn bản gốc sau khi thực
hiện công việc.
Đối với văn bản “Mật” thì khơng được đăng ký số riêng; việc đóng các con
dấu “Khẩn”, “Mật” chưa thực hiện đúng quy định, chưa đảm bảo yếu tố nhanh và
mật.

6


Các văn bản đi chưa được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản theo quy định, dữ
liệu văn bản lưu trên máy tính sắp xếp chưa khoa học, đơi khi không lưu vào máy
các văn bản mà Hiệu trưởng đã ký.
Hiệu trưởng chưa kiểm tra sâu sát và chưa thường xuyên nhắc nhở trong việc
chuyển các văn bản đi đúng thời gian quy định.
2.2.3 Quản lý văn bản đến.
Khi có văn bản đến thì nhân viên phụ trách làm thủ tục đăng ký, phân loại
văn bản đến và kịp thời trình báo cho lãnh đạo. Nhưng khi có ý kiến phân phối chỉ

đạo giải quyết, văn bản được chuyển trở lại để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn
bản đến thì nhân viên phụ trách thực hiện đăng ký chưa đúng quy định. Khi cần thì
tìm lại rất khó khăn và tốn thời gian.
Hiệu trưởng cho ý kiến phân phối văn bản đến bằng cách ghi tên bộ phận, cá
nhân phía trên góc bên trái văn bản kèm theo chữ ký. Đôi khi việc chuyển giao văn
bản đến đến các bộ phận đôi lúc không kịp thời, gây khơng ít khó khăn trong q
trình giải quyết cơng việc.
Việc phối hợp tổ chức các hoạt động của nhân viên văn phịng chưa đạt hiệu
quả, hầu như cơng tác văn thư là nhiệm vụ của nhân viên phụ trách văn thư.
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu.
Hiệu trưởng chỉ đạo nhân viên phụ trách quản lý và sử dụng con dấu an toàn,
chặt chẽ đúng quy định theo nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Con dấu của nhà trường
do nhân viên phụ trách giữ và đóng dấu tại cơ quan nhà trường, nhân viên phụ trách
đã thực hiện các quy định như:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ quan
nhà trường; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền; Tuyệt đối khơng được đóng dấu không chỉ.
2.2.5. Lập hồ sơ và Lưu trữ hồ sơ
Hàng năm, nhà trường lập các loại hồ sơ như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ nhân sự. Các loại hồ sơ được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu
giữ. Hiệu trưởng đã quan tâm đến công tác này nên đã xây dựng và ban hành danh
mục hồ sơ, chỉ đạo nhân viên phụ trách hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao
7


nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đầu năm, nhân viên gởi danh mục hồ sơ cho các bộ
phận, cá nhân làm căn cứ lập hồ sơ. Trên danh mục hồ sơ, nhân viên chuẩn bị bìa
hồ sơ giao cho bộ phận, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ. Sau đó tiếp nhận, hồn
chỉnh hồ sơ: viết bìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, biên

mục văn bản trong hồ sơ và sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào kệ lưu trữ cơ quan. Nhân
viên phụ trách chịu trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu cầu khai
thác sử dụng theo quy định.
Tuy nhiên, một số cán bộ, giáo viên, nhân viên vẫn chưa hình thành được
thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao
nộp đúng thời hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan.
Nhân viên phụ trách khi tiếp nhận hồ sơ chưa lập biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu nên khó kiểm soát bộ phận, cá nhân chưa giao nộp để kịp thời bổ sung hoặc
báo cáo cho Hiệu trưởng giải quyết. Ngoài ra, nhân viên phụ trách chưa lập mục lục
hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng nên khó khăn
cho việc tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
2.3. Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để đổi mới công
tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh
Long An.
2.3.1. Điểm mạnh
Hiệu trưởng có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác quản lý, chỉ đạo, có tinh
thần trách nhiệm cao được các cấp lãnh đạo và phụ huynh tín nhiệm.
Hiệu trưởng có ý thức và nắm vững các quy định, quy trình thực hiện cơng
tác quản lý văn bản. Đầu năm học Hiệu trưởng lập kế hoạch và phân công công
việc, trách nhiệm cho từng thành viên làm công tác quản lý văn bản rõ ràng.
Nhân viên văn phịng có tinh thần học hỏi và sử dụng thành thạo máy tính,
thơng thạo các kỹ thuật excel, phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản.
Nhà trường bố trí các phương tiện cơ bản cần thiết phục vụ cho công tác quản lý
văn bản như: wifi, máy tính, sổ tiếp nhận, chuyển giao, phát hành văn bản,...

8


2.3.2. Điểm yếu

Phần lớn công việc của cán bộ quản lý nhà trường tập trung vào công tác
chuyên môn giảng dạy nên đôi lúc chưa tập trung đúng mức cho cơng tác quản lý
văn bản.
Hiệu trưởng nhà trường cịn nể nang trong việc nhắc nhở các thành viên
được phụ trách công tác quản lý văn bản.
Nhân viên phụ trách quản lý văn bản của nhà trường là kiêm nhiệm nên chưa
qua đào tạo về nghiệp vụ quản lý văn bản.
Một số giáo viên, nhân viên của nhà trường chỉ chú trọng đến chất lượng
giảng dạy, công việc nên chưa chú trọng công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản.
Bên cạnh đó, nguồn ngân sách của nhà trường cịn hạn chế nên việc mua
sắm, trang bị các điều kiện cần thiết cho việc quản lý văn bản chưa đáp ứng được
yêu cầu thực tế.
2.3.3. Cơ hội
Trong thực hiện công tác văn thư, nhân viên văn thư có hệ thống văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn thực hiện công tác quản lý văn bản trong ngành giáo dục của
Chính phủ, Bộ nội vụ hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.
Trong Điều lệ trường tiểu học quy định: Mỗi trường tiểu học có một tổ văn
phịng gồm nhân viên thực hiện các cơng tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường
học và các cơng tác khác. Vì vậy nhân viên văn phịng sẽ chịu trách nhiệm quản lý
văn bản theo yêu cầu của Hiệu trưởng đúng theo tinh thần của Điều lệ.
Được sự quan tâm của các cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương, cũng như
sự chỉ đạo của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Bến Lức.
Được sự quan tâm của Ban đại diện cha mẹ học sinh và các mạnh thường
quân.
2.3.4. Thách thức
Trong thời đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đất nước ngày
càng phát triển để đáp ứng u cầu đó địi hỏi nhân viên phụ trách văn thư khơng
ngừng học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu của
ngành nói chung và nhà trường nói riêng.

9


Dưới tác động của nền kinh tế thị trường, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế,
kinh tế tri thức để đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, mục tiêu giáo dục địi
hỏi nhà quản lý phải có sự đổi mới trong công tác quản lý.
Ngân sách đầu tư cho giáo dục còn hạn chế nên việc mua sắm cơ sở vật chất
chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của nhà trường.
2.4. Kinh nghiệm thực tế về công tác quản lý văn bản của trường Tiểu
học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An.
Được tiếp thu kiến thức qua lớp học và tình hình thực tế bản thân tôi rút ra
những bài học kinh nghiệm như sau:
Lãnh đạo và tập thể nhà trường trước hết cần nhận thức đầy đủ về tầm quan
trọng của công tác quản lý văn bản.
Hiệu trưởng quản lý văn bản để đảm bảo các minh chứng trong công tác
kiểm định chất lượng giáo dục để tái công nhận trường chuẩn quốc gia là cơng việc
vơ cùng quan trọng. Từ đó hiệu trưởng rút kinh nghiệm, chỉ đạo xây dựng kế hoạch
cụ thể rõ ràng trong việc quản lý và triển khai việc thực hiện nhiệm vụ đối với nhân
viên phụ trách công tác văn thư trong nhà trường.
Hiệu trưởng phải nghiên cứu và triển khai kịp thời và đầy đủ các quy định và
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ đối với công tác quản lý văn bản như thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản Đảng, văn bản cơng đồn, quy
trình và nội dung cơng việc hồ sơ tài liệu cần thực hiện trong công tác văn thư, lưu
trữ tại cơ quan, tổ chức.
Cần ban hành và triển khai thực hiện quy chế công tác văn thư để tạo cơ sở
và căn cứ cho việc thực hiện công tác quản lý văn bản một cách bài bản, khoa học
đúng quy trình phù hợp với hoạt động của nhà trường.
Thường xuyên bám sát theo chỉ đạo hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà
nước về giáo dục nhất là phòng Giáo dục và Đào tạo để thực hiện nội dung công tác
quản lý văn bản phù hợp với đặc thù của ngành và của đơn vị.

Cập nhật thông tin thường xuyên qua hộp thư Gmail để Hiệu trưởng đôn đốc
nhắc nhở theo dõi các cá nhân bộ phận xử lý và quản lý văn bản đúng tiến độ, nộp
báo cáo đúng thời gian quy định của ngành đề ra.

10


Hiệu trưởng kiểm tra, nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, cách thức thực hiện
văn bản trước khi giao cho các bộ phận, phân cơng Phó hiệu trưởng giám sát việc
thực hiện và chịu trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận hoàn thành nhiệm vụ,
thường xuyên nhận xét, đánh giá công tác quản lý văn bản trong các cuộc họp Hội
đồng sư phạm nhà trường để kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh trong việc thực thi nhiệm
vụ của văn thư và giúp tập thể nhà trường nhận thấy tầm quan trọng của công tác
văn thư trong việc cung cấp các tài liệu, minh chứng xác thực phục vụ cho các hoạt
động giáo dục của nhà trường hiệu quả, giúp giáo dục ý thức chung cho các bộ
phận trong việc quản lý các văn bản, động viên, khen thưởng kịp thời bộ phận thực
hiện tốt công tác quản lý văn bản trong nhà trường.
Đồng thời Hiệu trưởng cần thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra nghiệp
vụ theo định kỳ và đột xuất để kịp thời phát hiện điểm yếu tư vấn tạo động lực cho
văn thư thực hiện công tác của nhà trường ngày càng tốt hơn.
3.

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ

VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC,
TỈNH LONG AN.
Từ thực trạng trên là người cán bộ quản lý giáo dục, tơi thấy cần phải có
những biện pháp cụ thể sát với tình hình thực tế của nhà trường, bản thân tôi tập
trung thực hiện một số nội dung công việc sau:
Tên công

việc

STT

Nghiên cứu
lý luận
Quản lý và
thực thi hệ
1

thống
bản quản
lý
nước trong
giáo dục.

11


Thành
Ban
2

đạo quản lý
văn
trong
trường.


12

Chỉ
triển
3

việc
dựng
chế văn thư
lưu trữ
trong
trường.


13


Tập
cơng
4

chun
mơn cho tổ
văn phịng.

Trang
phần
quản lý văn
5

bản
đựng hồ sơ.


14


Sơ
6

kiểm
lần 1


15


7

Cập
sổ quản lý
văn bản đi,
đến
(Từ
01/01/2021
đến
01/12/2021)

8

Sơ
kiểm
lần 2


16


9

Tổng kết