Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học minh đức số 1 – huyện việt yên – tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian tiếp thu, nghiên cứu kiến thức tại trường Đại học Công
nghệ Thông tin và Truyền thông và thời gian thực tập tại Trường Tiểu học
Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang; được sự quan tâm giúp đỡ hướng dẫn
thực tập của thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh
tế, cùng với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ
Thông tin và Truyền thông và các bác, cô, chú, anh, chị trong Trường Tiểu
học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang tạo điều kiện cho em hoàn thành
bản khóa luận tốt nghiệp này, em mong rằng đọc song bài khóa luận này
chúng ta sẽ hiểu được về công tác quản lý văn bản tại trường học và sẽ
giúp các bạn bổ sung thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau này. Em
xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Lê Triệu Tuấn giảng viên hướng dẫn thực
tập cùng các quý thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và các bác,
cô, chú, anh chị của Trường Tiểu học Minh Đức số 1- Việt Yên- Bắc Giang đã
giúp em hoàn thành bản khóa luận này.
Trong quá trình thực tập và làm khóa luận khó tránh khỏi sai sót, rất
mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi
những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để
em có thêm kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt
nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 9 tháng 8 năm 2016
SINH VIÊN

Hoàng Thị Thảo


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths Lê Triệu Tuấn. Các nội dung nghiên cứu, kết quả

trong đề tài này là trung thực. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho
việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác
nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung khóa luận của mình..
Bắc Giang, ngày 9 tháng 8 năm 2016
SINH VIÊN

Hoàng Thị Thảo


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC ..........................................................................................................3
DANH MỤC HÌNH ............................................................................................5
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN
BẢN....................................................................................................................3
1.1. Khái quát chung về văn bản..........................................................................3
1.1.1. Khái niệm về văn bản.............................................................................3
1.1.2. Phân loại văn bản ...................................................................................3
1.1.3. Chức năng của văn bản ..........................................................................4
1.2. Công tác quản lý văn bản..............................................................................5
1.2.1. Một số khái niệm ...................................................................................5
1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản..................7
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản...................................................................7

1.2.4. Quy trình quản lý văn bản:.....................................................................8
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG
TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG............................34
2.1. Giới thiệu Trường Tiều học Minh Đức số 1 ................................................34
2.1.1. Thành lập:............................................................................................34
2.1.2. Qúa trình xây dựng và phát triển:.........................................................34
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại trường...........................................35
2.2.1. Hoạt động quản lý văn bản tại Cơ quan ...............................................37
2.3. Vấn đề tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường............................41
2.4. Hướng giải quyết những tồn tại trong công tác Quản lý văn bản tại trường.......42
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG
DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TRƯỜNG..........................................................................................................43


3.1. Giới thiệu công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước .........................................................................................43
3.1.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng ..............................................................43
3.1.2. Nguyên tắc chung.................................................................................43
3.2.Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đi........................................................44
3.2.1. Soạn thảo văn bản đi ...........................................................................45
3.2.2. Kiểm tra thể thức văn bản....................................................................45
3.2.3. Duyệt, ký văn bản ...............................................................................45
3.2.4. Làm thủ tục ban hành .........................................................................45
3.2.5. Gửi văn bản đi....................................................................................45
3.3. Xây dựng Quy trình quản lý văn bản đến....................................................46
3.3.1. Tiếp nhận công văn đến.......................................................................46
3.3.2. Đăng ký công văn đến .........................................................................46
3.3.3. Trình văn bản đến.................................................................................48
3.3.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị .........................................48

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:......................................................................48
3.4. Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản. ......................................49
3.4.1. Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel . ............................................49
3.4.2.Chương trình ứng dụng MS Excel trong quản lý văn bản đi..................53
3.4.3. Chương trình ứng dụng MS Excel trong quản lý văn bản đến...............57
KẾT LUẬN.......................................................................................................62
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................64


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Bìa và trang đầu của sổ quản lý văn bản đi
Hình 1.2: Nội dung đăng ký văn bản đi.
Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi
Hình 1.4: Chuyển giao văn bản đi trong nội bộ cơ quan


BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

1.

TH

Tiểu học

2.

GD&ĐT

Giáo dục và đào tạo

3.

HC

Hành chính

4.

VB

Văn bản


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa
học – kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị
thế vô cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy,
công tác Văn thư Lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Quản
lý văn bản tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ
thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn
bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Do đó, công tác Văn thư Lưu trữ và nhất là công tác quản lý văn bản đang ngày
càng phát triển theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động
quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, góp phần

to lớn đối với sự phát triển chung của đất nước.
Với ý nghĩa và vị trí to lớn đó, Khoa hệ thống thông tin kinh tế thuộc
Trường Đại học CNTT& TT là cái nôi đào tạo ra một đội ngũ đông đảo những
sinh viên có năng lực và trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công
tác quản lý văn bản, đã đáp ứng yêu cầu to lớn của phần lớn các cơ quan hiện
nay. Với phương châm: “Học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”, lấy lí
luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung nhưng kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lí luận.
Nên bản thân em đã chọn: ‘‘Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại trường
tiểu học Minh Đức số 1 – Huyện Việt Yên – Tỉnh Bắc Giang’’ là đề tài nghiên
cứu cho đợt khóa luận tốt nghiệp này của mình.
Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu đề tài
Đề tài tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý văn
bản của cán bộ văn thư nhà trường. Từ đó ứng dụng Microsoft Excel vào công
tác quản lý văn bản tại trường được thuận lợi hơn.
Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát thực tế về công tác văn thư tại trường Tiểu học Minh Đức số 1.
Trên cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng Microsoft
Excel vào công tác quản lý văn bản.

1


Mục đích nghiên cứu
Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp cán bộ làm công tác văn thư có thể
quản lý văn bản một cách nhanh chóng, chính xác hơn, tránh thất lạc văn bản, ngoài
ra còn giúp lãnh đạo tra tìm văn bản một cách nhanh chóng. Mặt khác ứng dụng
Microsoft Excel vào công tác quản lý văn bản sẽ giúp nâng cao kỹ năng tin học và
đổi mới phương pháp làm việc của các cán bộ trong trường chuyên nghiệp hơn.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng, hỗ trợ cán bộ văn
thư trong việc quản lý văn bản.
Giúp cán bộ văn thư có giải pháp mới trong công tác quản lý văn bản.
Cấu trúc của khóa luận
Nội dung khóa luận được chia thành 3 chương
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TRƯỜNG TIỂU HỌC MINH ĐỨC SỐ 1 – VIỆT YÊN – BẮC GIANG
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

2


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng
lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.
1.1.2. Phân loại văn bản
a) Văn bản quản lý Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành
văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý
nhà nước.
b) Văn bản quản lý hành chính Nhà nước

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn
bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan
hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp
hành và điều hành.
c) Văn bản quy phạm pháp luận
Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo
thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy
tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội.
d) Văn bản cá biệt
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể.

3


e) Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản
ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức
1.1.3. Chức năng của văn bản
a) Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức
năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan
trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động
do Nhà nước đặt ra.

- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời.
b) Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho
các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ
quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ
thể quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
c) Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường
quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào
tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội

4


hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy
văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.
d) Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng
làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao
động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có
chức nâng văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản

phải làm cho văn bản có tính văn hóa.
- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa
của văn bản càng cao bấy nhiêu.
e) Các chức năng khác
- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động
giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người,
cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại.
- Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử
của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
1.2. Công tác quản lý văn bản
1.2.1. Một số khái niệm
- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công
văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
cơ quan/doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử
dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
- Văn bản đi: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành
để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

5


được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Hay nói cách khác:
Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ
quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình.

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị
quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định,
Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND... cũng như các văn bản thông thường
khác như: Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi
đường.... Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ
quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải
quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại
và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính
sau đây:
Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật.
Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
- Văn bản đến : Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con
đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về
hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác:
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Căn
cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau:
Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,
Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,
Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

6


Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để

gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản
- Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng
minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản
- Văn bản đi: Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký và giữ bản lưu. Cán
bộ văn thư không đóng dấu vào những văn bản sau:
+) Không đúng thể thức
+) Văn bản mẫu chưa có nội dung cụ thể
+) Chưa có chữ ký
+) Ký không đúng thẩm quyền
Khi không đóng dấu, cán bộ văn thư cần giải thích rõ lý do để cán bộ
chuyên môn hiểu và làm lại. Khi cần thiết, phải báo cáo lãnh đạo.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức
văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà
nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác
dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được
quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành
chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi
của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
- Văn bản đến: dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương
tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ
quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải

7


xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy
định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “ Hỏa tốc” ,
dấu “ Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc
gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế
độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
+) Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư
để làm các thủ tục đăng ký cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có
liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý
thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
+) Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ
quan và Chánh văn phòng xem xét.
1.2.4. Quy trình quản lý văn bản:
- Văn bản đi: gồm 06 bước
Bước 1: Soạn thảo văn bản đi
+) Đối với văn bản thường
Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm
về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+) Đối với văn bản mật
Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo
nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm
về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
Bước 2:Duyệt văn bản thảo Trưởng phòng/ Phụ trách phòng thực hiện
soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của
người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.
Bước 3: Duyệt, ký văn bản

+) LĐCC xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không đạt yêu
cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.

8


+) Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút chì,
mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 4: Làm thủ tục ban hành
+) Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển
qua Văn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản
đi, làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức qui định.
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư
của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:
+ Quốc hiệu;
+ Tác giả;
+ Số, ký hiệu;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;
+ Tên loại, Trích yếu nội dung;
+ Nội dung;
+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận văn bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật,
Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi…
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,
cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…
Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ

hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong
cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát
hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải
quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi
chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

9


 Ghi số và ngày tháng của văn bản
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất
định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng
năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều
phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11,
tháng 02 thành tháng 12...
 Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:
Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành
Ví dụ:
- Số: 58/2001/NĐ-CP.
- Số: 34/2001/PL-UBTVQH11.
- Số 20/2002/QĐ-BTNMT.
- Số: 110/2004/QĐ-UB.
 Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ quan
Ví dụ:
- Số: 112/TB-VP.
- Số: 234/BC-BKHCN.
- Số: 345/KH-STM.
- Số: 346/CKN ĐA-ĐT.

Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi
riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo
số Ả rập (0, 1, 2, 3 …)
Ví dụ:
- Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP.

10


- Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP.
Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo cách
đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ
thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng.
Ví dụ:
- Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB.
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và
tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho
công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản
với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít
văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại
văn bản do cơ quan ban hành:
Ví dụ:
- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.
- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA.

- Công văn số: 03/CKNĐA-TH.
Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên
nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp
xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản.
 Ghi ngày tháng của văn bản
Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực.
Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới
10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.

11


Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện

trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện

nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và
đăng ký bằng máy tính.
Đăng ký bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi
phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì

chỉ nên lập hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm
thì có thể lập các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt),
Chỉ thị (Cá biệt).
* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường.
* Sổ đăng ký văn bản Mật.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị.
* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể.
* Sổ đăng ký công văn.
* Sổ đăng ký văn bản mật.

12


Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản
mật của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không
nhất thiết phải lập sổ riêng.

13


- Đăng ký văn bản đi
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in
sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký
không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên

sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo...
Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
Bìa sổ:
…………….(1)……………..
……..............(2)……………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm : 20…..(3)

Từ ngày ………..đến ngày…………(4)
Từ số …………đến số……………..(5)

Quyển sổ :……(6)…

Hình 1.1: Bìa và trang đầu của sổ quản lý văn bản đi
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của
người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.

14


Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các
cột mục theo mẫu sau:

Ngày

Tên loại và

người ký Nơi nhận

tháng văn trích yếu nội

-1

bản

dung văn bản

(2)

(3)

văn bản

(4)

Đơn vị,

Số

Ghi

người nhận lượng Chú
bản lưu

bản

(6)

(7)

(5)

(8)

Hình 1.2: Nội dung đăng ký văn bản đi.
Hướng dẫn đăng ký:
Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản
Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng để đăng
ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được
dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký
một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng
hơn cột khác).
Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.
Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi
giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu
Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký
và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.
Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng
dấu “Mật”. Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng

ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở
cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo
quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước.

15


Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng
có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.
Đăng ký văn bản bằng máy vi tính
Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện
theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ.
Làm thủ tục phát hành văn bản
Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao
không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công
việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên
tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm
quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng
những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà
quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn
bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn
vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện
theo trình tự sau đây:
- Lựa chọn và trình bày bì
Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan
đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì

gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các
loại bì được quy định như sau:
+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.
+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.

16


+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.
+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.
Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ
quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để
chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể
xảy ra.
Mẫu bì được minh họa như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
ĐC: số XX phố….., quận….., ….. (2)
(8)

ĐT:0123 ………………Fax………….(3)
E-Mail: ………………………
Website:…………………(4)
Số:……………………………………(5)
Kính gửi: ………………………………………..(6)

……………………………………………

(7)

………………………………………………(7)

Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố
phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bě.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

17


Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn
bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực
dấu đỏ.
Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy
làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản
bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ
mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì

đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu
mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản.
Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:
+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật
+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật
- Vào bì và dán bì
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
+) Với những văn bản chuyển trong ngành Y tế tiến hành scan văn bản để
chuyển văn bản qua văn phòng điện tử
Bước 5: Gửi văn bản đi
+ Đối với văn bản thường
Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng
đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử
Sở Y tế (các đơn vị trong ngành Y tế hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử
với Chi cục)

18


- Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan
quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao.
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ

nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần
lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng:
“SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”
Phần đăng ký bên trong:
Ngày chuyển Số,

ký

hiệu Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(4)

(5)

văn bản
(1)

(2)

(3)

Hình 1.4: Chuyển giao văn bản đi trong nội bộ cơ quan
Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao
ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước.

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.
Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì...
+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ
Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận”
vào sau cột số 5. Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc
chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến
các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:

19