Hoàn thiện công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học tam hiệp, xã tam hiệp, huyện yên thế, tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập tại trường Tiểu học Tam Hiệp được sự giúp đỡ tạo điều
kiện thuận lợi của Ban giám hiệu nhà trường và sự chỉ bảo tận tình của tổ Văn phòng
để em có cơ hội tiếp cận và thực hiện tốt nghiệp vụ công tác của mình.
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy giáo – TS.
Nguyễn Văn Huân cùng cô giáo – ThS. Đỗ Loan Anh đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình
cho em trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện khóa luận.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo đang công tác và
giảng dạy tại trường đại học Công nghệ thông tin và truyền thông – Đại học Thái
Nguyên, những người luôn nhiệt tình và tâm huyết với nghề để mang lại cho sinh viên
chúng em những kiến thức – một nền tảng và có cơ hội tìm hiểu thực tế về chuyên
môn nghiệp vụ của mình.
Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn tới toàn thể cán bộ giáo viên,
nhân viên trong nhà trường đã tận tình giúp đỡ chỉ bảo và cung cấp số liệu để em có
thể hoàn thành tốt khóa luận của mình.
Do thời gian thực tập còn hạn hẹp nên khóa luận khó tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong được sự chỉ dẫn và đóng ý kiến của các thầy cô giáo và toàn thể các
bạn sinh viên để khóa luận của em có thể đạt được kết quả tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thái Nguyên, ngày .....tháng......năm 2016
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Hường

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là khóa luận tốt nghiệp do tự bản thân em thực hiện. Các
nội dung nghiên cứu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là thực tế và không sao chép các
công trình nghiên cứu của người khác. Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được

chính bản thân em thu thập là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
trước Hội đồng bảo vệ khóa luận.
Thái Nguyên, ngày .....tháng ......năm 2016
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Hường

ii


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ...........................................................................................................1
Chương 1....................................................................................................................3
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN .................................................................3
1.1. Khái quát và giới thiệu chung về các loại văn bản............................................3
1.1.1. Khái niệm về văn bản ................................................................................ 3
1.1.2. Quản lý văn bản......................................................................................... 3
1.1.3. Quản lý văn bản đến .................................................................................. 4
1.1.4. Quản lý văn bản đi..................................................................................... 9
1.2. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel...................................................... 15
1.2.1. Phần mềm Microsoft Excel là gì? ............................................................ 15
1.2.2. Một số hình ảnh giao diện của Excel....................................................... 16
1.2.3. Sử dụng Excel ......................................................................................... 21
Chương 2.................................................................................................................. 22
THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN....................................... 22
TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TAM HIỆP ................................................................... 22
2.1. Khái quát chung và tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam
Hiệp ..................................................................................................................... 22

2.1.1. Giới thiệu khái quát về trường Tiểu học Tam Hiệp .................................. 22
2.1.2. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của trường Tiểu học Tam Hiệp........... 26
2.2. Thực trạng quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp ........................... 42
2.2.1. Thực trạng ............................................................................................... 42
2.2.2. Ưu điểm................................................................................................... 43
2.2.3. Nhược điểm............................................................................................. 44
2.2.4. Biện pháp ................................................................................................ 45
2.3. Quy trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp .............................. 46
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đến tại trường Tiểu học Tam Hiệp.................. 46
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi tại trường Tiểu học Tam Hiệp .................... 49
Chương 3.................................................................................................................. 51
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ......................................... 51

iii


TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TAM HIỆP ................................................................... 51
3.1. Đặt vấn đề ..................................................................................................... 51
3.2. Giải quyết vấn đề.......................................................................................... 51
3.3. Kết quả đạt được và các bước tạo lập chương trình....................................... 52
3.4. Quy trình quản lý văn bản đi bằng Excel........................................................ 58
3.5. Hiệu quả đạt được khi nghiên cứu ứng dụng excel vào quản lí văn bản tại
trường Tiểu học Tam Hiệp ................................................................................... 61
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 63
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 64

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Mẫu dấu đến................................................................................................5
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến...................................................................6
Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến.............................................................7
Hình1.4. Sơ đồ phần trong workbook .......................................................................16
Hình 1.5. Giao diện chính của Excel .........................................................................16
Hình 1.6. Bảng mô tả một số thành phần giao diện căn bản .......................................17
trong cửa sổ ứng dụng Excel......................................................................................17
Hình 1.7. Các lệnh trong thực đơn Office .................................................................17
Hình 1.8. Bảng mô tả các tùy chọn trong thẻ file .......................................................18
Hình 1.9. Lựa chọn lệnh truy cập nhanh ....................................................................19
Hình 1.10. Hộp thoại để chế biến thành các lệnh truy cập nhanh...............................19
Hình 1.11. Thanh Ribbon..........................................................................................20
Hình 1.13. Thực đơn ngữ cảnh..................................................................................21
Hình 2.1. Bảng thống kê cán bộ viên chức tại trường TH Tam HiệpError! Bookmark
not defined.
Hình 2.2. Bảng thổng số học sinh năm học 2015 – 2016 ...........................................23
Hình 2.3. Kết quả điều tra thực trạng 3 năm...............................................................24
Hình 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Tam Hiệp .................................27
Hình 2.5. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến...........................................................46
Hình 2.6. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi .............................................................49
Hình 3.1:Thư mục quản lý văn bản tại ổ D ................................................................52
Hình 3.2: Thư mục Văn bản đi...................................................................................53
Hình 3.3: Giao diện chương trình chính quản lý văn bản đi, đến năm 2015................53
Hình 3.4: Giao diện quản lý văn bản đi năm 2015......................................................54
Hình 3.5: Giao diện quản lý văn bản đến năm 2015 ...................................................54
Hình 3.6: Các trường quản lý văn bản đi trong Excel.................................................55
Hình 3.7: Thiết lập chế độ siêu liên kết từ các mục tới từng trang tháng ....................56
Hình 3.8: Liên kết tới sheet Tháng 10 ........................................................................56
Hình 3.9: Thiết lập chế độ siêu liên kết từ sheet VĂN BẢN ĐI trở về ......................57
Hình 3.10: Liên kết trở về CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ..............................................58

v


Hình 3.11: Chương trình quản lý văn bản đi ..............................................................59
Hình 3.12: Giao diện trang chủ chương trình quản lý văn bản đến .............................59
Hình 3.13: Trang các tháng chương trình quản lý văn bản đến...................................60
Hình 3.14. Các trường quản lý văn bản đến trong Excel ............................................60

vi


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

TS

Tiến sĩ

2

Th.S

Thạc sĩ

3

QĐ

Quyết định

4

UBND

Ủy ban nhân dân

5

THCS

Trung học cơ sở

6

PGD&ĐT

Phòng Giáo dục và đào tạo

7

CB – GV – CNV

Cán bộ - Giáo viên – Công nhân viên

8

TSHS

Tổng số học sinh

9

DT

Dân tộc

10

KT

Khuyết tật

11

HĐ

Hội đồng

12

TPT

Tổng phụ trách

13

ĐTN

Đoàn thanh niên

14

HS

Học sinh

15

CSVC

Cơ sở vật chất

16

GVCN

Giáo viên chủ nhiệm

17

TH

Tiểu học

18

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

19

BCH

Ban chấp hành

20

CNTT

Công nghệ thông tin

vii


21

PPCT

Phân phối chương trình

22

TN

Thiếu niên

23

BHXH

Bảo hiểm xã hội

24

BHYT

Bảo hiểm Y tế

25

GVBM

Giáo viên bộ môn

26

THCN

Trung học chuyên nghiệp

27

VB

Văn bản

28

UBND

Ủy ban nhân dân

29

VTLTNN – NVTW

Văn thư lưu trữ nhà nước – Nội vụ trung ương

viii


LỜI MỞ ĐẦU
* Lý do chọn đề tài
Xã hội loài người luôn vận động và phát triển, trải qua nhiều giai đoạn khác
nhau của lịch sử, thông tin là những cái không thể thiếu được đối với sự phát triển và
đi lên của con người và của cả xã hội. Trong quá trình hoạt động của con người, việc
trao đổi thông tin diễn ra như một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin, ngoài
việc trao đổi trực tiếp của con người có nhiều phương tiện và cách thể hiện khác nhau,
trong đó văn bản được coi là quan trọng nhất, văn bản đã trở thành phương tiện trong
quá trình hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
hoạt động quản lý và giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các lực lượng vũ trang, các doanh nghiệp. Làm tốt
công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, hiệu quả công việc cao.
Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa hiện nay, việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong việc quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc
diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và đạt kết quả cao. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công việc chiếm phần lớn là các sản phẩm phần mềm về tin học, đặc
biệt là bảng tính excel có rất nhiều tiện ích mà chúng ta chưa áp dụng hết.
Để quản lý một cách hiệu quả công văn trong công tác văn thư, việc áp dụng
công nghệ thông tin là cần thiết, tạo thuận lợi cho việc tra tìm, thống kê văn bản nhanh
chóng, chính xác, giảm bớt gánh nặng cho người làm công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý công văn, em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác quản lý văn
bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp, xã Tam Hiệp, huyện Yên Thế, Tỉnh Bắc Giang”.
Chương trình này sẽ giúp cho cán bộ văn thư nhà trường quản lý công văn một cách dễ
dàng, khoa học, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý văn bản của cán
bộ văn thư nhà trường. Từ đó, thiết kế chương trình quản lý văn bản bằng Excel nhằm tin
học hóa công tác quản lý.

1


* Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích của đề tài là xây dựng chương trình quản lý văn bản bằng Excel, giúp
cán bộ làm công tác văn thư tìm kiếm và cập nhật văn bản một cách nhanh chóng,
chính xác, giảm bớt chi phí văn phòng phẩm. Mặt khác, ứng dụng Excel để viết
chương trình quản lý văn bản cho đơn vị với chi phí thấp, lợi ích mang lại cao một
phần tiết kiệm nguồn chi phí cho đơn vị.

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng Excel để viết chương trình quản lý văn bản đi, đến tại trường
Tiểu học Tam Hiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư.
Giúp cán bộ văn thư quản lý tập trung và thiết lập trật tự lưu các văn bản, theo
dõi công văn đi, đến một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, quản lý và tra cứu
văn bản khi cần thiết.
Để có được những kinh nghiệm bổ ích và quý báu, em xin bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Văn Huân, cô giáo Đỗ Loan Anh người đã tận tình
hướng dẫn em trong suốt thời gian vừa qua đã giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế, khả năng áp dụng kiến thức
vào thực tiễn chưa cao, do đó trong quá trình xây dựng đề tài không tránh khỏi những
thiếu sót và những hạn chế. Em kính mong các thầy cô giáo trong khoa chỉ bảo, góp ý
để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
* Kết luận:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được chia làm
3 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng và quy trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp.
Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản tại trường Tiểu học Tam Hiệp.

2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát và giới thiệu chung về các loại văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực
khác nhau. Vì vậy, tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều
định nghĩa về văn bản. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là một phương tiện để ghi

tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc
ngôn ngữ nhất định. Theo cách định nghĩa này, từ các loại giấy tờ, tài liệu sách đến các
loại bìa, hoành phí, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, bản vẽ...đều được coi là
văn bản.
Văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các chủ trương,
chính sách, quyết định lãnh đạo, quản lý là các hình thức cụ thể hóa pháp luật; là công
cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Văn bản là phương tiện quản lý,
điều hành không thể thiếu, đồng thời là sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh
đạo, quản lý trong mọi cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, theo nghĩa hẹp thì văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử
dụng trong hoạt động của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Trên thực tế,
văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến. Văn bản nói chung là phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Tùy theo lĩnh vực
hoạt động quản lý, đối với các mặt xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.
1.1.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan.
Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp
nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung

3


cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại
và tương lai lâu dài.

Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản:
*Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm
thủ tục nhận và đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật.
*Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
*Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “ Thượng khẩn ” chỉ mức độ khẩn phải
được đăng ký, trình và chuyển giao ngay.
*Văn bản, tài liệu mang nội dung bí mật của nhà nước được đăng ký và quản lý
theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.1.3. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, các nhân khác gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công việc.
Các bước quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản.
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn
thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tính trang bị,
dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách
nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra
số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết.
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và
loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá
nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận, nếu

4


văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản phải
có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí. Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo yêu
cầu: Ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.
Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì....
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện
có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của
văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Bước 2: Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
+ Đóng dấu đến: Vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới
văn thư cơ quan và nhận được ngày nào. Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ
nhật, kích thước 35mm x 50mm.
50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
35mm

Số: ……………………………….
ĐẾN
Ngày: ………..………………….
Chuyển: ……………………………………....
Lưu hồ sơ số: …………………………………
Hình 1.1. Mẫu dấu đến

Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày đến: là
thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ
cơ quan.

5


Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”.
Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu
“Đến”. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc
vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đăng ký văn bản đến
có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính.
Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong
ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc. Sổ đăng ký văn bản đến phải được
đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng
bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng.
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn. Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:
Từ ngày………. đến ngày……….
Từ số …………. đến số …………
Quyển số: ………

Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến
Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa“Từ số….. đến số….” và “Quyển số”.
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:

6


Ngày

Số

Tác

Số, ký Ngày

Tên loại Đơn vị Ký

đến

đến

giả

hiệu

tháng và trích hoặc
văn
yếu nội người
bản
dung
nhận
VB

nhận

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(8)

(9)

(6)

(7)

Ghi

Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số
cuối năm.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không
có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Bước 3: Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

7

Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã
đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Bước 4: Tổ chức giải quyết văn bản đến
+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân
văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
+ Hình thức giải quyết văn bản:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực
hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt
ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói. Còn hình thức gián tiếp
là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo
văn bản.

Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc,
yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó. Đối với văn bản cần có

8


sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ
cụ thể cho từng đơn vị, từng người.
Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải
trình bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký.
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả
văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và
chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc.
Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc nội
bộ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn
vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ quan
hoặc thư ký của mình. Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo lãnh
đạo cơ quan để xử lý.
Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì
việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn
vị hoặc cán bộ thừa hành. Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để
hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…
1.1.4. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về

văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để
quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ

9


sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản,
tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc
người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng
đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng
ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp
vào lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
sau khi văn bản được ký.
* Công tác quản lý văn bản đi:
Lập hồ sơ quản lý công văn đi
Mở sổ theo dõi công văn đi

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

10


+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đi trên máy vi tính.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a,
Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

11


Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận
của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

quản lý ngành.
c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).

Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất
từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.

12


- Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ
ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA).
 Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
* Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ
nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ
chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục IX.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký
nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
* Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển
giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

13


* Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ

lục X.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
* Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
* Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
* Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc.
* Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
* Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Lưu văn bản đi
* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

14

* Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung
bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
* Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
1.2. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel
1.2.1. Phần mềm Microsoft Excel là gì?
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft
Office, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính. Excel
đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán bằng công thức hay hàm với
các loại dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, Excel cho phép phân tích dữ liệu thông qua các
đối tượng trực quan như bảng biểu (tables) hay biểu đồ (charts).
Cũng như các chương trình bảng tính, bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều
ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trên Excel cũng có
những điểm tương tự tuy nhiên Excel có những tính năng ưu việt và có giao diện thân
thiện với người dùng.
Hiện nay Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm
phục vụ các công trình tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người
sử dụng không cần xây dựng chương trình.
 Các trợ giúp trong việc thực hiện các tác vụ như:
 Tính toán đại số phân tích dữ liệu.
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách.
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau.
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ.
 Tự động hóa các công việc bằng các macro.

 Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khác.
 Workbook và các thành phần:
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều
sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan

15


với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay
chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó
còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức
thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet
chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và
65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới
của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp
chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

Hình1.4. Sơ đồ phần trong workbook
1.2.2. Một số hình ảnh giao diện của Excel

Hình 1.5. Giao diện chính của Excel

16

Bảng 1.1. Mô tả một số thành phần giao diện căn bản
trong cửa sổ ứng dụng Excel
Các thành phần giao diện
The Quick Access toolbar

Mô tả
Đây là thanh công cụ giúp bạn truy xuất
nhanh vào những câu lệnh thường xuyên sử
dụng.

The Ribbon

Là thành phần giao diện chứa các nhóm câu
lệnh và câu lệnh để thực thi tập hợp các tác
vụ. Các câu lệnh này được tổ chức vào thẻ
(tab) khác nhau.

The Formula Bar

Thanh công thức hiển thị nội dung của một ô
dữ liệu được chọn bởi người dùng. Thanh này
cho phép bạn nhập công thức hay các hàm sử
lý số liệu.

The task pane

Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với một vài
tùy chọn khi bạn thao tác với một câu lệnh
trên thanh ribbon, bạn có thể di chuyển hay
thay đổi kích thước của vùng này.

The status bar

Là vùng hiển thị một số thông tin hữu ích cho
bạn như thanh trượt phóng to/thu nhỏ hay các
trạng thái tùy chỉnh.

Hình 1.6. Các lệnh trong thực đơn Office

17