Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Ví dụ về Vinamilk

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
Môn: Hệ thống thông tin quản lý
Đề tài:
HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP)
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hồ Thị Linh

Sinh viên thực hiện: Bùi Ngọc Cát Tường
Mã số sinh viên: 050607190617
Lớp học phần: ITS304_202_7_L13

TP. Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 06 năm 2021


MỤC LỤC
Phần 1. Khái quát nội dung hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ..................................................... 1
1. Khái niệm về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ....................................1
2. Đặc điểm đặc trưng của hệ thống ERP ......................................................................1
3. Chức năng của hệ thống ERP ....................................................................................1
4. Quy trình triển khai hệ thống ERP.............................................................................2
Phần 2. Cách thức giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trong kinh doanh .......................................... 2
1. Thực trạng của doanh nghiệp trước khi áp dụng hệ thống ERP ................................2
2. Doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống ERP ...........................................................3
Phần 3. Chiến lược của doanh nghiệp sau khi có hệ thống ERP ...................................................................... 4
Phần 4. Khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống ERP ..................................................................... 5
Phần 5. Các vấn đề xã hội đối với hệ thống ERP ............................................................................................. 6
Phần 6. Tài liệu tham khảo................................................................................................................................ 7

MỤC LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1. Quy trình triển khai hệ thống ERP ..........................................................................2
Hình 2. Hệ thống sản xuất sữa Vinamlik .............................................................................3
Hình 3. Hệ thống ERP trong doanh nghiệp .........................................................................4
Hình 4. Sản phẩm mới của Vinamilk ...................................................................................5
Hình 5. Triển khai ERP trong doanh nghiệp Vinamilk .......................................................6


Phần 1. Khái quát nội dung hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
1. Khái niệm về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( hay còn gọi là ERP) do một phần mềm đa chức năng của
máy tính hỗ trợ, thực hiện các quy trình xử lý cơng việc trong doanh nghiệp một cách tự động hóa giúp
doanh nghiệp quản lý cơng việc ở các phịng ban như phân tích kế tốn tài chính, quản lý nguồn nhân sự,
quản lý hàng tồn kho và các nghiệp vụ quan trọng khác. Bên cạnh đó, hệ thống cịn nhằm nâng cao khả
năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Ngoài ra, ERP
giúp các nhà doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và giảm năng suất hoạt động thủ công nên được ứng dụng
rộng rãi trên toàn thế giới.
2. Đặc điểm đặc trưng của hệ thống ERP
Bản chất hệ thống này vô cùng nổi trội và tiện ích với các doanh nghiệp bởi hệ thống này có thể trải rộng
và phát triển vượt bậc theo từng loại lĩnh vực doanh nghiệp và theo từng khoảng thời gian mà không làm
ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống này. Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có những đặc
điểm nổi bật như sau:
 Kết hợp tất cả các chức năng gói gọn trong một phần mềm
 Hoạt động đúng theo tiến độ đề ra
 Tất cả hệ thống của các phòng ban chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất
 Tăng chiến lược cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực khác
 Một nền tảng của các cơ sở dữ liệu có thể hỗ trợ cho các ứng dụng khác
3. Chức năng của hệ thống ERP
Bên cạnh đó, hệ thống này trở nên rộng rãi và nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những chức năng đa năng

của chúng trên mọi khâu của hoạt động kinh doanh:
 Đối với tài chính và kế tốn, hệ thống giúp quản lý các tài sản cố định, quản lý và thống kê sổ sách.
 Trong quá trình sản xuất thì hệ thống giúp theo dõi tiến độ, lập hóa đơn, quản lý nguồn sản phẩm
một cách chất lượng.
 Trong quá trình bán hàng thì hệ thống giúp lọc các đơn đặt hàng, xử lý đơn, kiểm tra hàng tồn kho,
vận chuyển hàng hóa và cuối cùng là báo cáo phân tích kết quả.
 Đối với quản trị chuỗi cung ứng thì hệ thống giúp quản lý các khâu xử lý đơn hàng, kiểm kê và
quản lý lại hàng tồn.
 Trong quản trị dự án thì hệ thống cũng giúp lên kế hoạch dự án, phân chia cụ thể công việc đồng
thời giám sát các đơn vị thực hiện và thời gian hoàn thành.


 Đối với khu vực giám sát quan hệ khách hàng, thì hệ thống sẽ quản lý các quan hệ với khách hàng,
tiếp thị và bán hàng sản phẩm đồng thời theo dõi các hoạt động với khách hàng.
4. Quy trình triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai hệ thống giúp nâng cao năng suất của doanh nghiệp đồng thời cũng yêu cầu ban quản lý
cấp cao của doanh nghiệp phải hiểu biết chi tiết về quy trình làm việc của các đơn vị cấp dưới để tránh các
tình trạng mất nhiều thời gian trong quá trình triển khai. Những bước triển khai hệ thống bao gồm:
 Tìm hiểu tình trạng thực tế của doanh nghiệp về ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức
 Báo cáo và phân tích hiện trạng của doanh nghiệp
 Đưa ra các giải pháp ERP phù hợp
 Bắt đầu triển khai hệ thống ERP đó với doanh nghiệp

Hình 1. Quy trình triển khai hệ thống ERP

Phần 2. Cách thức giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trong kinh doanh
1. Thực trạng của doanh nghiệp trước khi áp dụng hệ thống ERP
Các doanh nghiệp trước đây gặp rất nhiều khó khăn trong các bước xử lý thơng tin bởi có nhiều lý do khác
nhau chẳng hạn như :


Cùng một lúc lại có quá nhiều các hệ thống của nhiều phòng ban hoạt động gây sự chồng chéo lên
nhau trong quá trình xử lý dữ liệu.



Mất nhiều thời gian trong quá trình báo cáo và tổng hợp dữ liệu.



Bị hạn chế và gián đoạn trong khâu hạch toán sổ sách




Gây mất tương tác với khách hàng, nếu như sai sót khi kiểm kê hàng tồn, báo hàng sai cho khách
hàng dẫn đến mất uy tín của doanh nghiệp.

Điển hình trong gian đoạn cuối của thế kỷ XX, công ty cổ phần sữa Vinamilk – chuỗi phân phối và cung
ứng sữa hàng đầu Việt Nam, quá trình hoạt động kinh doanh và sản xuất vẫn còn sử dụng những phần
mềm ứng dụng cũ hoặc những công cụ thủ công để phục vụ quản lý công việc của tổ chức. Tất cả các quy
trình hoạt động, sản xuất đầu ra và đầu vào của Vinamilk đều bằng thủ cơng, điều đó làm cản trở hoạt
động xuất bán cũng như gây khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho, bên cạnh đó làm cho cơng nhân
viên và máy móc chưa hoạt động đủ công suất làm việc. Như vậy, không chỉ những khó khăn trên làm trực
tiếp ảnh hưởng đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinamilk mà nếu doanh nghiệp vẫn giữ
các hệ thống phòng ban rời rạc thì việc kinh doanh sẽ đi xuống và làm việc khơng hiệu quả.

Hình 2. Hệ thống sản xuất sữa Vinamlik

Ngồi ra, trong q trình ln chuyển dữ liệu giữa các phịng thì người sử dụng hệ thống phải thao tác

bằng thủ công dẫn đến năng suất giải quyết vấn đề thấp, dữ liệu đồng bộ không thống nhất đồng thời gây
nên khó kiểm sốt dữ liệu và bị thất thốt trong q trình xử lý. Với những khó khăn và bất trắc như trên,
các nhà lãnh đạo của Vinamilk nhanh chóng đưa ra phương án bằng cách triển khai hệ thống ERP.
2. Doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống ERP
Ưu điểm tuyệt đối của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chính là hỗ trợ ra quyết định chính
xác và nhanh chóng. Ngồi ra, một số khó khăn sẽ được giải quyết khi áp dụng hệ thống này.
Thứ nhất, chúng ta có thể quản lý và truy cập dữ liệu bất cứ ở đâu và khi nào.
Thứ hai, hệ thống sẽ hạn chế gặp lỗi trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu, cả quá trình vận chuyển thơng
tin giữa các phịng ban trong tổ chức, giúp doanh nghiệp gắn kết và hoạt động linh hoạt hơn.


Thứ ba, đưa đến cho doanh nghiệp cái nhìn tồn diện hơn đồng thời cung cấp kịp thời dữ liệu để đưa ra
quyết định chính xác hơn.
Thứ tư, đặc biệt là chất lượng sản phẩm được nâng cao đồng thời hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Vinamilk đã chi hơn 4 triệu USD để đưa hệ thống ERP vào doanh nghiệp của họ và cuối cùng Vinamilk
cũng đã từng bước thành cơng trong việc kết nối hệ thống của mình. Doanh nghiệp này áp dụng hệ thống
ERP bằng biện pháp Oracle E Business Suite do Pythis triển khai gồm các chế độ tài chính với kế tốn,
quản lý bán hàng với quản lý mua sắm, sản xuất và cuối cùng là phân tích kết quả. Hệ thống đã giúp các
khu vực giao hàng, điều hành, phân phối và các khu vực khác quản lý tốt hơn, nguy cơ trì trệ hoạt động đã
giảm đáng kể. Bên cạnh đó, trình độ công nhân viên công nghệ thông tin được củng cố hơn trước dẫn đến
cơ sở hạ tầng của hệ thống cũng được đảm bảo, đồng bộ. Đồng thời, Vinamilk có thể quản lý dữ liệu toàn
bộ nhân viên, tinh gọn nguồn lực và lựa chọn các nhân tài giỏi. Về cơ cấu của tổ chức, hệ thống đã đáp
ứng và thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng, cung ứng kịp thời cho người tiêu dùng. Nhờ vậy mà mối
quan hệ giữa phân phối hàng hóa và hoạt động kinh doanh trở nên nhịp nhàng, uyển chuyển hơn. Việc
quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và đúng lúc. Ngồi ra, thanh tốn trở nên tối ưu
hơn cụ thể hơn là việc thanh toán giữa các nhà phân phối linh hoạt hơn, tức là được giao dịch bằng các ví
điện tử liên kết với ngân hàng.

Hình 3. Hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Phần 3. Chiến lược của doanh nghiệp sau khi có hệ thống ERP
Từ khi áp dụng hệ thống ERP, Vinamilk đã có hệ thống phân phối sâu rộng và quy mơ hơn. Xem đó là
chiến lược vững chắc cho việc kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp. Với sự trợ giúp từ hệ thống hoạch


định cho tới nay, Vinamilk đã và đang có hơn 180 đại lý phân phối, trên 80.000 nhà bán lẻ trên nước Việt
Nam đồng thời Vinamilk mong muốn trở thành một doanh nghiệp có cơ chế điều hành chuyên nghiệp
được cả nước cơng nhận.
Bên cạnh đó, với nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng, Vinamilk có chiến lược xây dựng thêm
nhiều nhà máy và cho ra mắt nhiều sản phẩm từ sữa phong phú hơn. Doanh nghiệp này đã có bước quản
lý chất lượng sản phẩm và điều quan trọng nhất đối với người tiêu dùng chính là chất lượng sản phẩm, cho
nên việc này đã giúp Vinamilk có lịng tin và tạo uy tín trên thị trường tiêu dùng. Điển hình là qua sự kiện
vừa rồi, Vinamilk đã thành công cho ra mắt sữa tiệt trùng chứa tổ yến được xuất nhập vào thị trường tiêu
dùng Singapore. Thị trường này được đánh giá là khó tính trong Đơng Nam Á vì các tiêu chuẩn khắt khe
từ quy định nhập khẩu, chất lượng sản phẩm đến cá thị hiếu người tiêu dùng. Tuy nhiên, sản phẩm mới
của Vinamilk đã đạt tiêu chuẩn cao về thực phẩm ở đảo quốc sư tử, đây cũng là yếu tố giúp Vinamilk vươn
ra thế giới và phát triển ở thị trường nước bạn. Việc liên tục cho ra mắt các sản phẩm dinh dưỡng tiến bộ,
có tính đột phá góp phần khẳng định vị trí dẫn đầu của Vinamilk trong phân khúc sữa tươi tại thị trường
trong nước trong nhiều năm qua (theo kết quả nghiên cứu thị trường của Công ty Nielsen năm 2020 theo
doanh thu và sản lượng trong ngành hàng Sữa nước).

Hình 4. Sản phẩm mới của Vinamilk

Phần 4. Khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống ERP
Bên cạnh những thành tựu cũng như thành công mà hệ thống ERP đem lại cho doanh nghiệp thì cũng có
hạn chế và khó khăn khi áp dụng hệ thống này.
 Thiếu hụt nguồn nhân lực: hầu như doanh nghiệp sẽ không hiểu biết nhiều về mặt chuyên môn của
hệ thống ERP. Vì thế, sẽ mất nhiều thời gian trong quá trình cử nhân viên đi huấn luyện và đào tạo.
 Chi phí đầu tư cao: Hệ thống ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền so với các hệ thống khác mặc dù
Vinamilk là một doanh nghiệp đứng đầu trong ngành cung ứng sữa của Việt Nam.

Tuy Pythis là một doanh nghiệp hàng đầu về ngành phát triển phần mềm ở Việt Nam nhưng vẫn chưa đáp
ứng đầy đủ nhất cho Vinamilk. Đối với Pythis chính là đối tác chiến lược đầy tiềm năng của Oracle nhưng
để thực hiện hết khả năng tại doanh nghiệp lớn như Vinamilk thì khơng khỏi tránh những sai sót. Khơng
chỉ vậy, nếu hệ thống chưa phát huy tốt thì điều này khiến cho Vinamilk tốn rất nhiều thời gian và chi phí
làm ảnh hưởng đến tiến độ đồng bộ hóa quá trình quản lý bị giảm đáng kể. Vì vậy, Vinamilk đã mua cả
phần mềm Oracle và SAP để đáp ứng nhu cầu quản lý cơng nghệ được tốt hơn.

Hình 5. Triển khai ERP trong doanh nghiệp Vinamilk

Phần 5. Các vấn đề xã hội đối với hệ thống ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được coi là giải pháp tối ưu dành cho quá trình quản
lý của các doanh nghiệp. Theo thơng tin thống kế của Phịng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI,
hiện Việt Nam chỉ có 11% doanh nghiệp đưa hệ thống ERP vào ứng dụng. Vốn dĩ ERP là một công cụ hội
nhập và cần thiết nhưng hiện nay hệ thống này vẫn chưa được thấu hiểu và đánh giá đúng cách.
Trên thế giới, vô vàn doanh nghiệp lớn đã áp dụng và triển khai ERP cho hoạt động kinh doanh sản xuất
và quản lý trên hai lĩnh vực chủ yếu là kinh doanh dịch vụ và chế tạo sản xuất. Ngoài ra, từ đánh giá của
các chun gia cơng ty SAP thì ưu điểm của hệ thống ERP là sự tích lũy kế thừa từ mơ hình nghiệp vụ tốt
nhất của các nghiên cứu và đã áp dụng thành công với nhiều tập đồn hàng đầu trong lĩnh vực viễn thơng
thế giới. Hàng loạt các thành tựu của ERP không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý tốt các nghiệp vụ trong công
ty mà cịn nhiều ưu điểm tích hợp khác như điều phối hàng hóa và giá cả cho những dự án lớn, khả năng
mua bán hàng hóa được phát triển qua các dịch vụ online,…
Bên cạnh đó, đối với nghiên cứu phía Meta Group, có tới 63 cơng ty đã lắp đặt hệ thống này gồm tư vấn,
phần mềm, nhân công và phần cứng với tổng chi phí trung bình là 15 triệu USD. Tuy là hệ thống này khá
phức tạp và đắt tiền nhưng nó sẽ đem lại lợi ích vô cùng lớn nếu như các doanh nghiệp triển khai và ứng
dụng. Tuy vậy nhưng ở Việt Nam các doanh nghiệp còn rất đang lúng túng khi triển khai hệ thống này vì


các công ty thường gặp hai bộ phận cần áp dụng ERP là bộ phận kế toán và bộ phận cơng nghệ thơng tin.

Nhưng kiến thức về ERP thì doanh nghiệp chưa nắm vững, còn tốn khá nhiều thời gian trong việc truyền
đạt cho nên ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp cần phải nhìn vào vấn đề tổng quát để triển khai một
cách bài bản và phối hợp chặt chẽ với phía triển khai ERP.

Phần 6. Tài liệu tham khảo
1. Hoàng Anh (2021), Báo VnExpress, Vinamilk ra mắt sản phẩm cao cấp mới tại Singapore.
2. Công ty TNHH Sky ERP, ERP là gì: Định nghĩa và các chức năng của hệ thống ERP?
3. Như Quỳnh, Phần mềm kế toán ERP, Thực Trạng Sử Dụng ERP Tại Việt Nam.
4. ERPViet, Công ty TNHH IZISolution, Tổng quan về hệ thống ERP – Phần mềm Quản trị doanh
nghiệp.
5. Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực DN và khả năng áp dụng trong Tập đồn Cơng nghiệp
Than -Khống sản VN (KS. Vũ Tuấn Sử, KS Bùi Thị Lê Na, KS Nguyễn Thị Khánh Ly - Viện Khoa
học Công nghệ Mỏ - Vinacomin)
6. Xây dựng mơ hình Hoạch định tài ngun trường đại học cho các trường đại học công lập ở Việt
Nam, Nguyễn Thanh Tuấn, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, Đại học Kinh tế quốc dân, 2014.
7. Các trang web liên quan khác.