Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Lời nói đầu
Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin. Tin
học đã đi vào tất cả các ngõ ngách của đời sống xã hội, từ những công việc đơn
giản nh giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp nh việc áp dụng
tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều
lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông
tin, lên các báo cáo giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dể dàng
hơn.
Trong suốt thời gian thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin
quản lý nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối u hơn trong công tác quản lý nhân
viên của công ty. Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài Phân tích, thiết kế
hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh
nghiệp FAST
Đề tài gồm có các nội dung chủ yếu sau:
Chơng I: Giới thiệu về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu. Các nội dung chủ yếu
của chơng này bao gồm, trình bày về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ của cơ sở thực tập. Trình bày đại cơng về đề tài nghiên cứu.
Chơng II: Trình bày các vấn đề lý thuyết về hệ thông thông tin, hệ thống thông tin
quản lý nhân sự, các vấn đề lý thuyết về cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sử dữ liệu.
Chơng III: Trình bày về cách thức giải quyết bài toán, các sơ đồ luồng dữ liệu, sơ
đồ luồng thông tin , sơ đồ cấu trúc dữ liệu, sơ đồ quan hệ , các kết quả cụ thể đạt
đợc. Một số giao diện và thuật toán chính của chơng tình cũng đợc đa vào chơng
này.
Lê Xuân Việt 1
Chơng I :
Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
fast và đề tài nghiên cứu
1.1 Giới thiệu chung về công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp fast.

1.1.1 Vài nét về lịch sử thành lập Công ty:
- Ngời đa ra ý tởng thành lập Công ty FAST: Ông Nguyễn Thành
Nam.
- Các sáng lập viên :
+ Ông Trơng Đình Anh (rút khỏi cổ đông từ tháng 10-1998).
+ Ông Nguyễn Hồng Chơng, hiện là giám đốc Công ty đầu t kỹ nghệ
FINTEC .
+ Ông Phan Quốc Khánh.
+ Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc Công ty phần mềm Đan Phong.
+ Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu
DPT- FSOFT.
+ Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo FPT-
Aptech.
+ Ông Phan Đức Trung, hiện là trởng phòng ngoại hối ngân hàng
Techcombank.
- Thành viên hội đồng quản trị:
+ Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc
Công ty.
+ Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị.
- Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị :
+ Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khối phổ thông
chuyên trờng (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoa toán đại học tổng hợp
Lomonoxov (MGU. Liên Xô); học vị: tiến sỹ (chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt
động chính hiện nay : phần mềm tin học ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty
phần mềm xuất khẩu FPT- FSORT.
+ Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trờng chuyên
Hàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự động hoá đại học
Lê Xuân Việt 2

năng lợng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ (chuyên ngành điều khiển học
và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: phần mềm tin học;
công tác hiện nay: Giám đốc Công ty FAST.
+ Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trờng chuyên Hà
Nội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lợng đại học Bách Khoa Hà Nội;
học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trởng phòng ngoại hối ngân
hàng TECHCOMBANK.
- Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm
1996.
- Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận
Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
- Các nhân viên đầu tiên:
+ Phan Quốc Khánh : Giám đốc.
+ Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST).
+ Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST).
+ Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST).
- Tên Công ty:
+ Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.
+ Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company.
+ Tên viết tắt FAST.
+ Logo :
- Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố Hà Nội
cấp ngày 11/01/1997(ngày này đợc lấy là ngày thành lập Công ty).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu
T Hà Nội cấp ngày 18/06/1997.
- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu
trị gía 100.000 đ.
- Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, đợc chia thành
125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000).
- Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

+ Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính.
+ Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy
tính).
+ Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ.
+ Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ.
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Sản xuất, t vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế
toán và quản trị sản xuất kinh doanh.
Lê Xuân Việt 3
1.1.2 Tổ chức của Công ty :
- Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty:
+ Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ.
+ Phát triển sản phẩm và dịch vụ.
+ Quảng cáo và tiếp thị.
+ Bán hàng.
+ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : t vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi
sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo.
+ Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm.
+ Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1
- Tổ chức các phòng ban của FAST:
Stt Phòng ban, bộ
phận
Các công việc chính.
1 Hội đồng quản trị Xác định chiến lợc phát triển dài hạn của Công ty.
2 Giám đốc Công ty
- Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra
phát triển kinh doanh.
- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách
chung của Công ty .
- Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi

nhánh.
3
Các trợ lý giám
đốc (phòng tổng
hợp)
Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân
sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm
việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công
Lê Xuân Việt 4
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phòng nghiên cứu
và phát triển sản
Phòng tồng hợp
Câc chi nhánh
HN, HCM, ĐN
ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh.
4
Phòng nghiên cứu
và phát triển sản
phẩm
- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới .
- Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sản
phẩm theo các yêu cầu đặc thù.
5 Các chi nhánh bộ
phận kinh doanh
- Bán hàng và dịch vụ khách hàng.
- Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng.

- Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh :

Stt Phòng ban, bộ
phận
Các công việc chính .
1 Giám đốc chi
Nhánh
- Điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh
đặt ra.
- Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung
Của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế
toán.
- Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty
Lê Xuân Việt 5
Giám đốc chi nhánh
Phòng tổng hợp
Phòng lập trình ứng dụng
Phòng kinh doanh Phòng hổ trợ bảo hành
Phòng tư vấn thiết kế
Phong kế toán
Phòng triển khai Văn phòng
lập kế hoạch năm cho chi nhánh .
2
Các trợ lý giám
đốc(phòng tổng
hợp )
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng, tiếp thị,
tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
3 Phòng kinh
doanh
- Tìm kiếm khách hàng .
- Bán hàng.

4 Phòng t vấn
thiết kế
Hổ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công
việc sau:
+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định
bài toán, xác định khối lợng khối lợng công việc để
xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực
hiện.
+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các
bài toán cua khách hàng.
hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện
hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó.
5
Phòng t vấn
ứng dụng(triển
khai hợp đồng)
Trong phòng
này có thể có
các nhóm cố
định hoặc các
nhóm thành lập
theo dự án và
các nhân viên
dự án một ngời
triển khai.
Mổi chi nhánh
có thể có hơn
một phòng t
vấn ứng dụng
- Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng.

- T vấn về xây dựng hệ thống thông tin.
- Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test và tiếp
nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù
- Cài đặt và đào tạo.
- Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu.
- Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chơng trình khi cần
thiết .
6 Phòng lập trình
ứng dụng
- Tham gia vào xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ giải
quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo
sát- bán hàng.
- Hổ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong
việc lập trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù.
- Bảo hành chơng trình sữa đổi.
7 Phòng hổ trợ
bảo hành
- Hổ trợ khách hàng sữ dụng chơng trinh.
- Bảo hành sản phẩm.
8 Phòng kế toán Kế toán.
9 Văn phòng - Văn phòng, tổng đài, lễ tân.
Lê Xuân Việt 6
- Tạp vụ.
1.1.3 Sản phẩm dịch vụ và công nghệ của Công ty:
- Sản phẩm:
+ Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro.
+ Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server.
+ Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter
2003.w trên nền Web.
+ Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter

Systems Inc.
+ Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL
Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đã hoàn thành vào cuối
năm 2003).
- Dịch vụ:
+ Khảo sát yêu cầu và t vấn xây dựng hệ thống thông tin tài
chính kế toán và quản trị kinh doanh.
+ Sữa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của
khách hàng.
+ Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng.
+ Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông
tin.
+ Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
- Công nghệ:
+ Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP.
+ Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based.
+ Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro.
1.1.4 Hợp tác quốc tế.
Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn
diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại việt nam. Jupiter systems inc.
là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực. Đông Nam á trong lĩnh vực phần
mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERIC). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách
hàng với hơn 10,000 ngời sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình.
1.1.5 Khách hàng:
Hiện nay FAST có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh
vực: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều
hình thức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu t của nớc ngoài. Dới đây
là danh sách một số khách hàng trong hơn 800 khách hàng:
Lê Xuân Việt 7
Khách hàng là các tổng Công ty 90 và 91.

- Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam.
- Tổng Công ty dệt may- Vinatex.
- Tổng Công ty lắp máy- lilama.
- Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera.
- Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC.
- Tổng Công ty xây dựng số 1 .
Khách hàng là các Công ty lớn:
- Công ty giấy Bãi Bằng.
- Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn.
Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Bút Sơn.
- Công ty thơng mại dầu khí petechim, Công ty Intimex.
- Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu
- Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12.
- Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực
Khách hàng là các Công ty có vốn đầu t nớc ngoài:
- Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật).
- Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc).
- Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan).
- Công ty NEWHOPE (Trung Quốc).
- Công ty thức ăn gia súc Guyomach (Pháp).
- Công ty Crown workd wide (Hồng Kông).
* Biểu đồ phát triển số lợng khách hàng qua các năm
Lê Xuân Việt 8
100
200
300
450
600
800
0

100
200
300
400
500
600
700
800
900
1998 1999 2000 2001 2002 2003
1.1.6. Nh©n lùc:
- Ph©n bè nh©n viªn t¹i v¨n phßng C«ng ty vµ c¸c chi nh¸nh:
FCL
12%
FHN
48%
FDN
12%
FSG
28%

FHN Sè nh©n viªn ë Hµ Néi
FSG Sè nh©n viªn ë Sµi Gßn
FDN Sè nh©n viªn ë §µ N½ng
FCL Sè nh©n viªn ë c¸c chi nh¸nh nhá kh¸c
- Ph©n bè nh©n viªn theo c¸c phßng ban chøc n¨ng:
Lª Xu©n ViÖt 9
Quản lý
18%
Kinh daonh

11%
Hỗ trợ bảo hành
15%
Lập trình ứng
dụng
14%
Tư vấn triển khai
hợp đồng
31%
Nghiên cứu phát
triển sản phẩm
11%
- Biểu đồ phát triển số lợng nhân viên qua các năm :
17
21
30
35
53
80
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
1998 1999 2000 2001 2002 2003

1.1.7. Định hớng phát triển:
- Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng
kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự.
- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau-
doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.
Lê Xuân Việt 10
1.1.8. Mục tiêu của FAST
- Đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vực
cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp.
- Cùng khách hàng đi đến thành công ! là phơng châm hành động của
FAST nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân
và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng và
năng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công,
mang lại hiệu quả cho khách hàng.
1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trờng:
- Đạt 6 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 2002 tại Việt Nam
ComputerWorld Expo.
- Giải thởng sản phẩm công nghệ thông tin của hội tin học Việt Nam.
- Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc.
1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu:
1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài:
Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý và
sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty.
Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn:
- Công ty đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự, phần mềm này đã sử
dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), đợc viết trên ngôn ngữ Foxpro for
Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rất lâu, khả năng
chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao. Nhất là việc chạy trên
MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn.
- Cấu trúc cơ sở dữ liệu cha tối u, lợng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó

khăn cho ngời sử dụng và lu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu hoặc cha tự động
in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập.
- Phần mềm cha hổ trợ các phơng thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán
phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
Hiện nay số lợng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại đợc phân bố ở
các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp.
Chính vì thế việc có một phần mềm Quản lý nhân sự phù hợp hơn là rất
cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy
định về thời gian cũng nh khối lợng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên
em đã chọn đề tài : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.
Lê Xuân Việt 11
1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu:
+ Đáp ứng đợc đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệu
quả công việc quản lý.
+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chơng trình đợc viết
dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty .
+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chơng trình trong khác tơng lai
(nếu có đợc mã nguồn).
+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định.
+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay.
Để dể dàng xuất dữ liệu để đa lên Web.
+ Nâng cao tính bảo mật.
+ Dể sử dụng do chơng trình đợc xây dng theo yêu cầu của nhân viên trực
tiếp sử dụng chơng trình sau này.
1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài :
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công
của chơng trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố
khách quan, chủ quan nh khả năng của ngời sử dụng, thói quen của ngời sử dụng,
yều cầu về môi trờng phần cứng, phần mềm

Nh đã biết, một vấn đề trong chơng trình quản lý nhân sự hiện tại của công
ty là do lập trình bằng ngôn ngữ Fox For Dos cho nên khả năng bảo mật thông tin
kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft
Visual FoxPro 6.0.
Microsoft Visual FoxPro 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các u điểm sau
đây:
+ Là một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng gần gũi với các ứng dụng về
Windows cho nên công việc lập trình tiến hành đợc dễ dàng hơn.
+ứng dụng đợc viết bằng chạy khá nhanh và nó đang đợc sử dụng rộng rãi.
+Ngôn ngữ cũng tạo ra đợc một giao diện đẹp, tiện lợi cho ngời sử dụng
chuột và bàn phím.
+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập
dữ liệu dễ dàng hơn.
+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo
cho phép, xem trớc và in các báo cáo trong Visual FoxPro
Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng. Để chạy tốt nó yêu
cầu cấu hình tối thiểu là:
- CPU 30486
- Màn hình SVGA
- 32 MB RAM
- Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống.
Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro 6.0 giúp ta có thể tạo
ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Microsoft Visual FoxPro 6.0
Lê Xuân Việt 12
ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra
mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích
rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác. Đây chính là mô hình hệ
thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau đợc
quản lý bởi một Database.
Ngoài ra, chơng trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các

mã chơng trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000.
Chơng II.
cơ sở phơng pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý
2.1.Thông tin
2.1.1.Khái niệm thông tin
Thông tin là sữ liệu đã đợc xử lý thành dàng dể hiểu, tiện dùng, có nghĩa và
có giá trị đối với đối tợng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá
trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác.
Lê Xuân Việt 13

Phản ánh
Tri thức hoá
Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một
đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một khuôn khổ, một
nhiệm vụ cụ thể.
Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho ngời
lãnh đạo đa ra đợc những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý.
Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có
khả năng đa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối t-
ợng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian.
2.1.2. Đặc trng của thông tin
Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu
các đặc trng cơ bản của thông tin nh sau:
Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tợng của thông tin. Thông
tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệ
thống ngày càng giảm.
Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng.
Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là thông tin chỉ có
ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài.

Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một
hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó.
Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao
đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các
bộ phận trong cùng một hệ thống.
Thông tin mang tính tơng đối. Thông tin đợc tạo ra và truyền đi và do
đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra. Các
nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các
bên đã làm cho thông tin chỉ phản ánh đ ợc một cách tơng đối về đối
tơng đối đợc phản ánh.
Lê Xuân Việt 14
Đối tượng đư
ợc phản ánh
Chủ thể nhận
phản ánh
2.1.3.Vai trò của thông tin trong quản lý
Trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phải hoạt
động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý đã đề ra.
Những nguồn tài nguyên , vật lực mà họ có để sử dụng là :con ngời, tiền bạc, tài
nguyên, năng lợng và thông tin.Mổi nguồn tài lực này, trừ thông tin, đều có thể
đếm hay đo đợc theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý.Thông tin thì khác: nó là
vô hình nên khó có thể đo đợc chính xác. Mặc dù vậy, nhiều cơ quan hiên nay
đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một trong những nguồn tài nguyên
quan trọng nhất của họ, cần thiết có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng một
cách có hiệu lực.
Hầu nh trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao. Trong chiến
tranh, ai nắm đợc thông tin thì đã chắc thắng một nữa. Nhng không chỉ trong chiến
tranh thông tin mới quan trọng. Ngay trong hoà bình , thông tin về các xu hớng
kinh tế, về thị trờng, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm năng của lực lợng lao
động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai trò quyết định trong thành

công hay thất bại của công ty. Bởi vì thông tin là cơ sở cho những quyết đinh đúng
đắn , tránh đợc những sai lầm do bệnh thiếu thông tin gây ra, chúng làm tăng
khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng, tăng tốc độ phục vụ khách
hàng.
Giá trị của thông tin thờng đợc bàn đến trong bối cảnh của một quyết định.
Về lý thuyết, giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi chu đợc nhờ sự thay đổi
hành vi quyết định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhân đợc thông tin đó.
Ngoài bối cảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích lệ,
tăng kiến thức và kinh nghiệm của ngời nhận tin.
Qua những khảo sát trên, càng ngày ngời ta cành nhận rõ giá trị của thông
tin. Một nhà tài chính đã nhân xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc quan trọng
không kém gì tiền bạc. Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu, phải trả giá
bằng tiền cho nên phải đợc giữ gìn, quảnlý và sử dụng một cách có hiệu quả.
2.2. Hệ thốNG THÔNG TIN
2.2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập l u trữ, xữ lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tin
học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các
nguồn (sources) và đợc xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc
lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc
cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
Lê Xuân Việt 15
Nh mô hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:
Bộ phận đa dữ liệu vào
Bộ phận xử lý
Bộ phận kho dữ liệu
Bộ phận đa dữ liệu ra
Hệ thống thông tin gồm có :

Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức.
Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao gồm một tập hợp các quy tắc
và các phơng pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng đợc thiết lập
theo một truyền thống. Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng hoặc hệ thống quản lý tài
khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng
kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những
cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các
chẩn đoán tổ chức.
Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các hoạt
động xử lý thông tin nh gửi th và nhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện
điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên
báo chí, tạp chí.
2.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đợc dùng.
Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy
nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại.
2.2.2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
Lê Xuân Việt 16
Nguồn
Kho dữ liệu
Thu nhập Xử lý và lưu giữ Phân phát
Đích
Các hệ thống thông tin khác nhau có các phơng pháp tiếp cận vấn đề khác
nhau và có những mục đích khác nhau. Theo cách phân loại theo mục đích phục vụ
của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tin sau: Hệ thống
thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết
định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System).
Nh chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các
dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp,

những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài
liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có
nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.
Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc
loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng,
theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài
liệu cho một th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của ngời nộp
thuế
- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System).
Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao
dịch cũng nh các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo
cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lợc tình
hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thờng có tính so
sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc,
tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong
cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ
thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao
dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc
vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán
hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên
cứu về thị trờng là các hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System).
Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đ-
ợc tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án
giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết
định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rỏ tình hình mà
một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để

có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại
có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô
hình để biểu diển và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
Lê Xuân Việt 17
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc hình thành từ một cơ
sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là
mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh
một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trng
của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật
chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia
sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh TSCA (Information
System for Competitive Advantage).
Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Khi
nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài
đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng
đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ
thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cờng
khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ
chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức
khác của cùng ngành công nghiệp (trong khi ở 4 loại hệ thống trên ng ời sủ dụng
chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu nh những hệ thống đợc xác định trớc đây có
mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức
cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là hệ
thống thông tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu
với các lực lợng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh
nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong

cùng một ngành công nghiệp.
2.2.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mổi cấp
quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng đợc phục vụ. Có thể xem
bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu
cách phân chia này :
Lê Xuân Việt 18
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lợc
Tài chính
chiến thuật
Marketinh
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính tác
nghiệp
Marketing tác
nghiệp
Nhân lực tác

nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
Hệ thống thông
tin văn phòng
2.2.3. Mô hình biêu diển hệ thống thông tin .
Cùng môt hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của ngời mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phơng
pháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình cùng đợc đề
cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài
và mô hình vật lý trong.
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ở đâu? Khi nào?
Nh thế nào?
Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu và nó thu thập, xử lý mà nó
phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và để
làm gì?.Nó không quan tâm tới phơng tiện sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời
Lê Xuân Việt 19
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi
nhất
Mô hình lôgic
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn người
dùng)
Mô hình vật lý
trong

(Góc nhìn kỹ thuật)
điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ
khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này. Mô hình vật lý
ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ
liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện
để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong
hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện
xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc s dụng. Mô hình này cũng chú ý
tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý
dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai ? ở đâu? và khi nào? Một
khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng
theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tự
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng
hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ
thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu
trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải
đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở
quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kế
quả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, và mô
hình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình có độ ổn định khác nhau,
mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
2.3. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản
lý
2.3.1. Phơng pháp tổng hợp
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhng
phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng các mảng
cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
u điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theon

từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không cần
thiết.
2.3.2. Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logic
toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chơng trình đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc
một cách thủ công.
Lê Xuân Việt 20
Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này.
2.3.3. Phơng pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phơng pháp kết hợp đông thời cả hai phơng pháp trên. Tiến hành
đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụ càn
thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong
hệ thống.
2.4. Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực(Human Resource Management) liên quan đến hai vấn đề
cơ bản là quản trị và nguồn nhân lực. Quản trị là quá trình làm cho những hoạt
động đợc hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua ngời khác. Vấn đề quản
trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh đạo. Về phơng diện khoa
học, quản trị gia thành công là ngời nắm vững các kiến thức và kỹ năng quản trị.
Về phơng diện nghệ thuật, quản trị gia thành công là ngời có các năng lực bẩm
sinh nh thông minh, có tài thuyết phục, lôi cuốn ngời khác làm theo Nguồn nhân
lực của một tổ chức đợc hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau
và đợc liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định.
Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con ngời trong các tổ
chức và có hai mục tiêu cơ bản:
Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suât lao động và nâng

cao tính hiệu quả của tổ chức.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên
đợc phát huy tối đa các năng lực cá nhân, đợc kích thích, động viên nhiều nhất tại
nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp.
Để thực hiện đợc công tác quản trị nhân lực có hiệu quả thì trớc hết ngời
lãnh đạo phải biết phân công và tổ chức công việc một cách khoa học, đó là việc
phải hoạch định đợc những côngviệc trong ngắn hạn cũng nh dài hạn. Chính vì thế
hệ thống thông tin quản trị nhân lực đợc phân loại một cách khoa học và cụ thể
hơn giúp cho ngời lãnh đạo dể dàng hơn trong công tác quản trị nhân lực:
2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp
Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên
nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất
nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữ liệu
nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực của tổ
chức và thông tin về các quy định của chính phủ.
2.4.1.1 Hệ thống thông tin quản lý lơng
Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lơng thực hiện thu thập
và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lơng
Lê Xuân Việt 21
chứa một lợng lớn thông tin về ngời lao động, hệ số lơng của ngời lao động, các
nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của ngời lao động. Đó là những thông tin
rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ
liệu, ngời ta có thể thực hiện lu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì
vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lơng và hệ thống nhân
sự, nhng vẫn đảm bảo sự tơng thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo
cung cấp các báo cáo tầm sách lợc từ dữ liệu của hai hệ thống này.
2.4.1.2. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm
Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất đợc chia ra từ những hoạt động
của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc đợc thực hiện bởi một ng-
ời lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc là xác

định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân
sự đang đảm đơng vị trí đó.
Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh
mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung
công việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc còn
khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra
các quyết định tuyển ngời. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cung
cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các
vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lợc phù hợp.
2.4.1.3. Hệ thống thông tin quảnlý ngời lao động
Phòng tổ chc hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của
doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ
thống thông tin quản lý ngời lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ liệu về bản
thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức nh họ tên, giới tính, tình
trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp Một phần khác của hệ
thống thông tin quản lý ngời lao động là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin
về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả
năng đặc biệt khác của ngời lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị
viên nhân lực xác định đợc năng lực của ngời lao động và sắp xếp đúng ngời, đúng
việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng đợc sử
dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm
kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.
2.4.1.4. Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngời
Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình
thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo
mức lơng lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lợng
Lê Xuân Việt 22
sản phẩm Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn
hơn.
Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công

việc và con ngời cung cấp đợc gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ cho các
đánh giá biểu hiện đợc thu thập bằng các mẩu đánh giá ngời lao động phát tới cấp
trên trực tiếp của ngời lao động, hoặc phát tới ngời cùng làm việc, tới bản thân ngời
lao động và thậm chí là tới các khách hàng.
Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng đợc sử dụng để xác
định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không
bảo đảm chất lợng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát
triển một chơng trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhân
công lao động.
2.4.1.5. Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.
Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lơng, quản lý ngời lao động và hệ
thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể đợc sử dụng để lên
các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví dụ, luật quản
lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trì các thông
tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi ngời lao động, kể cả những thông tin về các tai
nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp.
Tổ chức doanh nghiệp có thể đợc thực hiện đợc nhiều cải tiến, bằng cách sử
dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông tin
về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an toàn
lao động, có thể tính toán đợc chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp. Thông tin
này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục ngời lao động và các
nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên các yếu tố gây ra
tai nạn hay bệnh nghề nghiệp.
Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn và
bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho
mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các bộ
phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhà phụ
trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; và cũng xác
định những ngời lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ
sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những ng-

ời đó cũng nh ngời phụ trách của họ.
Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận đợc theo
nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những
khảo sát trong tơng lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối
với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những
thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trờng làm việc.
2.4.1.6. Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Lê Xuân Việt 23
Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó,
sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa
chọn và sắp xếp những ngời lao động vào các vị trí lao động còn trống. Để chắc
chắn phù hợp với các luật định của nhà nớc, các thủ tục phải đợc lập hồ sơ và tiến
hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu đợc qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết
định phân công phải đợc thu thập và lu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật,
phục vụ mục đích phân tích sau này.
2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lợc.
Các hệ thống thông tin sách lợc cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ
trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh vực quản
trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển ngời lao động,
quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo hay các
quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho ngời lao động.
2.4.2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.
Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần
thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của ngời
công nhân để thực hiện các công việc đó. Mỗi mô tả công việc phải đặc tả đợc mục
đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn
mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô tả các
kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đối với ngời
lao động để có thể đợc sắp vào vị trí làm việc nh mô tả.
Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu

thu đợc qua các cuộc phỏng vấn những ngời phụ trách, những ngời lao động và các
bản hớng dẩn. Thông tin thu đợc từ môi trờng của tổ chức cũng là đầu vào của hệ
thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh
tranh hay từ các tổ chức chính phủ.
Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả và
đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra các
quyết định sách lợc nh việc xác định giá trị tơng đối của một công việc so với
những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thực hiện
nguyên tắc trả lơng công bằng cho ngời lao động trong nội bộ tổ chức doanh
nghiệp, tránh gây nên bất bình trong ngời lao động.
Thông tin thu đợc từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể đợc sử
dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chức
danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểm
chung nh nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúc
công việc trong doanh nghiệp cũng nh dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự
giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơn
giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm.
Lê Xuân Việt 24
Thông tin phân tích và thiết kế việc làm có thể đợc kết nối với hệ thống
thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đa ra dạnh mục các vị trí việc làm
còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình
độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó.
Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định
đợc các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển ai và sắp
xếp họ vào những công việc nao. Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ
sở để xác đinh mức chi trả cho ngời lao động, để thực hiện việc đánh giá,đề bạt
hay buộc thôi việc ngời lao động. Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kế công
việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. Vậy nên,
hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lợc liên quan đến việc phân

bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.
2.4.2.2. Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực.
Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân
lực có đào tạo, có khả năng đảm đơng các vị trí công việc còn trống, xác định đợc
từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống thông tin phân
tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng cần đảm bảo rằng
tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên chế lao động.
Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá
tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều
kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí
công việc còn trống, danh sách những ngời lao động dự kiến đến tuổi hu trí, thuyên
chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trờng của những
ngời lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và con ngời lao
động.
Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúp các
nhà quản lý kiểm soát đợc các hoạt động tuyển chọn.
2.4.2.3. Hệ thống thông tin quản lý lơng thởng và bảo hiểm, trợ cấp
Hệ thống thông tin quản lý lơng thởng và bảo hiểm, trợ cấp hổ trợ nhiều
quyết định quản trị nhân lực sách lợc khác nhau, đặc biệt khi thông tin về lơng th-
ởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thống thông
tin nhân lực khác. Các kế hoạch lơng thởng và trợ cấp có vai trò rất quan trọng
trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức. Bằng phúc lợi nguồn nhân lực, tinh
thần và đời sống vật chất của ngời lao động đợc nâng cao, tạo điều kiện tăng năng
suất lao động.
2.4.2.4. Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và
quản trị các chơng trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lợng ngời lao
Lê Xuân Việt 25