Tài liệu Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng docx

Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng
Nguồn: vietbao.vn
Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và
ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm
công việc tổ chức sự kiện (event).
Nghề này - đang thu hút khá nhiều bạn trẻ - hiểu một cách nôm na là tổ chức các
hoạt động, sự kiện mang tính tiếp thị cho một đơn vị nào đó.
“Làm dâu trăm họ”
“Ý tưởng là ưu tiên số 1” - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ
hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất
ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. Và bạn chợt trầm trồ: “Ồ, công ty này sao mà nghĩ
ra nhiều “chiêu độc” thế nhỉ?”. Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp
người tổ chức các sự kiện “ăn tiền” bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để
“dụ” khách hàng.
Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức tham quan nhà
máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo suông thì đơn
điệu, kém hiệu quả. Muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải
qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề
ngoài.
Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định
ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó, họ phải tự đặt
cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế
hoạch “tác chiến”.
Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm nghề event như làm dâu trăm họ. Một
thành viên trong khâu tổ chức “Những chiếc túi tài năng” của một công ty nước
ngoài cho biết: “Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá
hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình “lồng” tên của công ty lên từng sản phẩm
mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được “sống” trong sự chiêm ngưỡng của khách
hàng ”
Áp lực công việc
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty

cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách mà còn liên hệ với các khách
mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu
đến cuối.
N.C - một nhân viên event thổ lộ: “Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng
thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh
chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng
của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0”. N.C còn nói vui: “Thời tiết có thể
nói là bạn mà cũng có thể trở thành kẻ thù của những event”.
Chị Yến - một khách hàng cho biết: “Quả thật cách thức làm việc của họ mình
không chê vào đâu được. Các bạn ấy còn rất trẻ nhưng lại rất am hiểu, năng động,
thay đổi tình thế nhanh đến không ngờ. Đặc biệt là cách phục vụ của họ thật dễ
thương và làm hài lòng mọi người. Tôi còn được biết có bạn vì quá lo lắng cho
tour của mình mà không dám ăn uống nữa”.
Ngoài ảnh hưởng của thời tiết, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết
chương trình. Th.H - một nhân viên tổ chức event ở Hà Nội cho biết: “Bọn mình
vừa tổ chức trao giải “Những chuyện lạ Việt Nam”. Do không thống nhất về giấy
tờ, giờ giấc biểu diễn nên suýt tí nữa là “bể” chương trình”.
Còn K.Chi thì tỏ ra kinh nghiệm: "”Dù có việc gì xảy ra thì cũng đừng nên hốt
hoảng. Khâu tiền trạm là rất quan trọng, nó giúp cho mình chuẩn bị tư tưởng tốt,
không bị choáng ngợp trước những tình huống xấu, rủi ro. Dù đã giữ bản kế hoạch
trong tay song đó chỉ là "nháp", mọi việc còn có sự thay đổi vào giờ chót. Bởi việc
bạn xử lý thụ động sẽ không thể nào tạo đủ độ tin cậy cho khách hàng”.
Bên cạnh đó, event còn là nghề “đi trước về sau”. Bạn phải là người đến sân bãi
đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là
nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại “chiến trường” thu
gom những cái “sáng tạo” của mọi người.
Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian
sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các
event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói “được”, tuyệt đối không có từ
“không” khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự
quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề
được giới trẻ “săn đón” bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng
có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều
người