Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý tuyển sinh đại học

Lời nói đầu
Ngày nay, công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển không ngừng
và ngày càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc đánh giá một xã hội
phát triển một xã hội mà con ngời đang đợc giải phóng khỏi những công cụ
thô sơ bằng tay sang làm bằng máy móc nhằm giải quyết công việc nhanh hơn
tiết kiệm thời gian và đẹp hơn. Vì lẽ đó, công nghệ tin học đang ngày càng đợc
đa vào mọi lĩnh vực, mọi nghành nghề, tiến tới tự động hoá toàn bộ mọi hoạt
động.
Và để phục vụ cho công việc, nghành giáo dục và đào tạo là một trong
các nghành nhất thiết phải tin học hoá trong các lĩnh vực nh quản lý, đào tạo
con ngời nhằm nâng cao hiệu quả của việc tiếp cận nhanh chóng với các
công nghệ mới và quản lý công tác đào tạo nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Sau khi đã học xong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhận
thức rõ đợc tầm quan trọng của nó trong bớc đầu lập trình bất cứ một chơng
trình nào, chúng em xin vận dụng những kiến thức đã học để thiết kế chơng
trình quản lý tuyển sinh đại học với đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống
quản lý tuyển sinh đại học".Vì thời gian có hạn, chắc chắn trong bài tập còn
có nhiều thiếu xót. Chúng em rất mong sự giúp đỡ và góp ý của cô để chơng
trình đợc hoàn thiện, cho chúng em đợc tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ sau
này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn cô.
1
Chơng I: Một vài khái niệm Về CSDL
1. Cơ sở dữ liệu(CSDL): Là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ độc lập
với nhau, đợc lu trữ trên máy theo một quy luật nhất định. CSDL đợc thành lập
từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ dàng khai thác và xử lý. Tác động thay đổi dữ
liệu gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
2. Cơ sở dữ liệu quan hệ: Gọi R = [A
1
A
n

] là tập hợp hữu hạn của
các thuộc tính, mỗi thuộc tính Ai vơi i = 1..n có miền giá trị tơng ứng là
dom(Ai). Quan hệ trên tập thuộc tính R = [A
i
A
n
] là tập con của tích Đề
Các.
r

dom(ai)x x dom (An).
Miền (domain): Là một tệp các giá trị.
Mỗi hàng của quan hệ gọi là bộ (tuples)
Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính.
3. Khoá (key): khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R=[ A
1
A
n
]
là tập con K

R sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t
1
,t
2


r luôn thoả
t
1

(K)

t
2
(K), bất kỳ tập con thực sự K

Knào đó đều không có tính chất đố.
Tập K là siêu khoá (superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ
r.
4.Thực thể: là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tợng hay một sự
kiện đáng quan tâm đối với tổ chức mà chúng ta có thể ghi lại các dữ liêụ về
chúng. Một thực thể tơng đơng với một dòng trong một bảng nào đó.
- Kiểu thực thể là nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một
loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. Kiểu thực thể t-
ơng đơng với bảng logic.
- Thuộc tính là các đặc trng của thực thể, biểu thị bằng các trờng
hoặc cột của bảng.
- Biểu đồ thực thể liên kết (Entity Relationship Diagram) là một mô
hình thông tin và dữ liệu trong một hệ thống, làm nhiệm vụ mô tả
quan hệ giữa các thực thể và xác định các thuộc tính của chúng.
* Mối quan hệ giữa các thực thể liên kết: Có 3 quan hệ chính:
Xét mô hình IE:
a) Quan hệ 1-1:
A B

Mỗi đại diện cho lớp thực thể A chỉ tơng ứng với một đại diện cho lớp
thực thể B và ngợc lại.
b) Quan hệ 1- nhiều:

2

A < B
Mỗi đại diện trong lớp thực thể A có thể tơng ứng với một hoặc nhiều
đại diện của lớp thực thể B, ngợc lại mỗi một đại diện trong lớp thực thể B chỉ
có thể tơng ứng với một đại diện trong lớp thực thể A.
c) Quan hệ nhiều- nhiều:
A > < B
Mỗi đại diện trong lớp thực thể A tơng ứng với nhiều đại diện của lớp
thực thể B và ngợc lại.
5.Mô hình quan hệ: là tập con tích đề các của các miền dữ liệu.
r (A
1
,A
2
,A
3
A
n
)
r(A)= (A
1
ì A
2
ì A
3
ì A
n
)
* Chuẩn hoá: là một thủ tục hình thức hoá qua đó các thuộc tính dữ liệu
đợc gom nhóm thành các bảng và các bảng đợc gom nhóm thành các cơ sở dữ
liệu nhằm mục tiêu:

+ Loại bỏ thông tin trùng lặp, tránh d thừa dữ liệu trong bảng.
+ Điều chỉnh các thay đổi tơng lai trong cấu trúc của các bảng.
+ Giảm thiểu mức ảnh hởng của sự thay đổi về cấu trúc trong cơ sở dữ
liệu đối với các ứng dụng ngời dùng truy xuất dữ liệu.
Quá trình chuẩn hoá dựa trên các phụ thuộc hàm, mô hình đợc chuẩn hoá
đầy đủ, lý tởng là mô hình mà ở đấy mỗi thuộc tính trong mỗi bảng thực thể
đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào các thuộc tính khoá của bảng.
* Phụ thuộc hàm: nghĩa là với mọi giá trị của khoá tại mọi thời điểm đ-
ợc xét chỉ có một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng.
Ta có thể định nghĩa phụ thuộc hàm là một cách thức nh sau:
Cho R(U) là một lợc đồ quan hệ với U(A
1
A
n
) là tập thuộc tính, X và Y
là tập con của U.
Nói rằng X

Y (đọc là X xác định hàm Y hoặc Y phụ thuộc hàm vào X)
nếu r chỉ là một quan hệ xác định trên R(U) sao cho bất kỳ hai bộ t
1
và t
2


r
mà:
t
1
[X]= t

2
[X] thì t
1
[Y] =t
2
[Y]
Quă trình chuẩn hoá bao gồm 3 dạng chuẩn hoá chính sau:
- 1 NF (first Normal Forms): Quan hệ chỉ chứa các thuộc tính đơn
(không chia nhỏ đợc).
- 2 NF(Second Normal Forms): nếu và chỉ nếu:+ QH phải ở 1NF
+ Các thuộc tính
không khoá phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính.
- 3NF: + QH phải ở 2 NF
3
+ Mọi thuộc tính không khoá không phụ thuộc bắc cầu vào
khoá
Tìm ra đợc tập phụ thuộc hàm tối thiểu(tách không mất mát thông
tin).
ChơngII. Khảo sát hiện trạng
I. Giới thiệu đề tài quản lý công tác tuyển sinh .
Công tác tuyển sinh là một vấn đề mang tính thực tế sâu sắc. Xuất phát
từ những yêu cầu thực tế về công tác tuyển sinh trong những năm qua ta thấy:
có nhiều thành phần và thông tin cần quản lý. Thực sự có khối lợng công việt
rất lớn rất cần đến sự trợ giúp của máy tính .
Các chơng trình đang sử dụng đã hỗ trợ phần nào nhữnh khó khăn trong
việc tuyển sinh nhng nói chung vẫn cha thoả mãn đợc nhu cầu rất cần thiết
trong khi công tác tuyển sinh ngày càng có nhiều vấn đề phức tạp nảy sinh
nh hiện nay. Vì vậy trong đồ án này chúng em muốn đa ra một cách tiếp cận
mới và giải quyết vấn đề này với mục tiêu tự động hoá công việc tính toán, xử
lí tài liệu, cách thức truy xuất thông tin giảm thiểu công tác xử lý thủ công .

Giảm thiểu nhiệm vụ của con ngời trong hệ thống tạo nên sự thống nhất các
chức năng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt chẽ.
II. Nhận xét u khuyết điểm của hệ thống cũ và chuyển sang hệ
thống mới .
Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu về công tác tuyển sinh vào các trờng
đại học chúng em thấy hệ thống lúc này còn nhiều vấn đề yếu kém, hệ thống
tuyển sinh đại học bây giờ chỉ đơn thuần là sắp xếp dữ liệu trên máy tính , in
các giấy báo thi cho từng thí sinh.ở hệ thống này còn quá nhiều khâu mà phải
tính thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn về điểm số giữa các thí sinh. Vấn đề tìm
kiếm thông tin ở hệ thống này có nhiều khó khăn mất nhiều thời gian .
Với những yếu kém trên ban tuyển sinh quyết định cải tiến hệ thống
tuyển sinh nhằm rút ngắn thời gian xử lý tránh cho thí sinh phải đợi kết quả thi
trong thời gian dài.
Đảm bảo cho xử lý dữ liệu nhanh chóng ,công tác xử lý thông tin diễn
ra nhanh chóng. Cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận
của hệ thống.
Hệ thống cho phép tra cứu nhanh chóng các thông tin, điểm số in danh
sách, giấy báo thi, báo điểm.
III.Nhiệm vụ của hệ thống mới
4
Qua những vấn đề mang nhiều tính khái quát trên ta đã có tể xác định đ-
ợc nhiệm vụ cơ bản của hệ thống quản lý công tác tuyển sinh vào các trờng đại
học.
Mục tiêu cơ bản của hệ thống mới là phát huy những điểm tích cực của
hệ thống đã có, khắc phục những vấn đề còn thiếu xót để tạo nên hệ thống mới
hoàn thiện hơn đáp ứng đợc những nhu cầu cấp thiết của thực tế. Các máy tính
trong hệ thống có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ tuyển sinh của cá thí sinh phải
phân loại theo từng khu vực tuyển sinh, đối tợng dự tuyển và các mức u tiên
cho thí sinh .Toàn bộ thông tin về thí sinh đăng kí dự thi sẽ đợc lu trong cơ sở
dữ liệu tại máy chủ khi đã kiểm tra về thông tin dự thi hợp lệ hệ thống tuyển

sinh sẽ lên danh sách phòng thi , số báo danh địa điểm dự thi đồng thời in ra
giấy báo thi (tài liệu xuất ) và gửi cho từng thí sinh đăng kí dự thi .Khi thí sinh
đã nộp bài thi thì ban tuyển sinh sẽ rọc phách và chuyển bài cho cán bộ chấm
thi . Còn thông tin về số báo danh ,số phách sẽ đợc lu lại để thuận lợi cho việc
khớp điểm sau này.
Khi cán bộ chấm thi trả bài cho ban tuyển sinh thì hệ thông thực hiện
nhiệm vụ lên điểm theo phách (ghép phách ) của từng môn thi .Dựa vào
những thông tin nh số báo danh, số phách để thực hiện viẹc ghép phách và lên
kết quả .Sau khi tính toán hệ thống đa ra và thông báo về kết quả tuyển sinh
của các thí sinh ở dạng sau :
SBD Họ và tên Hộ khẩu Môn 1 Môn 2 Môn 3 Tổng
điểm
3452 Nguyễn văn A KV1 7 9 1 25
1873 Bùi thị X KV2 6 10 2 27
. .. .. . .. .. .
Sau khi đã có toàn bộ điểm của bài thi từng thí sinh, dựa vào chỉ tiêu xét
tuyển và quy chế tuyển sinh hệ thống xác định đợc điểm xét tuyển của trờng.
Đến đây hệ thống có thể in giấy báo điểm cho thí sinh.
Sau khi đã gửi giấy báo điểm cho thí sinh dự thi. Nếu thí sinh nào có đơn
phúc tra bài thi thì hệ thống dựa vào số báo danh, môn thi để tìm lại bài thi để
có thể giải đáp thắc của thí sinh hoặc sửa đổi về điểm số(trờng hợp giáo viên
chấm thi nhầm lẫn) dựa theo kết quả phúc tra đồng thời in kết quả gửu đến
cho thí sinh.
Vậy, hệ thống mới đảm bảo cho công tác tìm kiếm kết quả thuận lợi, cụ
thể là các tiêu chí nh: tìm kiếm theo số báo danh, tên, trờng.
Chơng III. Phân tích hệ thống
5
Trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính, phân tích là công
việc đầu tiên không thể thiếu. Không thể đa tin học hoá vào công tác quản lý
mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại phụ thuộc vào độ nông

sâu của quá trình phân tích ban đầu.
Để hệ thống mang tích thực tế đáp ứng đợc những nhu cầu của ngời
dùng dựa vào quá trình khảo sát hiện trạng và xác lập dự án chúng em xin đa
ra những luồng thông tin cơ bản có thể đáp ứng dợc nhu cầu của hệ thống:
Dữ liệu: hệ thống tuyển sinh chú trọng vào công tác xử lý, hồ sơ tuyển
sinh, xác định rõ các đối tợng u tiên, và cơ bản dựa vào điểm số của các bài
thi của từng thí sinh.
Luồng thông tin vào: những thông tin nhận đợc từ lãnh đạo,ban tuyển sinh,
quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Luồng thông tin ra là các loại văn bản, báo cáo: Giấy báo thi, giấy báo
điểm, thông báo phòng thi, số báo danh, địa điểm thi, kết quả phúc tra,
giấy dán phòng thi, sơ đồ phòng thi( nếu cần), và kết quả thi.
I.Phân tích hệ thống về xử lý:
1.Biểu đồ phân rã chức năng:
Chứng năng duy nhất của hệ thống mang tên quản lý tuyển sinh ĐH
Trong biểu đồ phân rã chức năng thì chức năng chung này đợc phân rã
thành các chức năng con:
- Xử lý học sinh
- Làm số báo danh, phòng thi
- Xử lý bài thi
- Khớp điểm
- Lên điểm theo phách
- Tìm kiếm thống kê
- Xử lý phúc tra
- In ấn.
Biểu đồ phân rã chức năng:
6
Quản lý công tác tuyển sinh đại học
Xử lý hồ
Sơ

- Nhận
hồ sơ
- Kiểm
tra số học
sinh
Làm SBD,
phòng thi
- Đánh SBD
- Kiểm tra
SBD
- Ghi nhận
SBD
#Ghi vào tệp
SBD/Thísinh/
phòng thi
Khớp điểm
- Nhập
điểm theo
phách
- Ghi nhận
điểm
- Kiểm tra
thông tin
phách
# Ghi vào
tệp Môn/Số
phách/SBD
Lên điểm
theo phách
- Ghép

phách
- Lên
điểm+SBD
- Đối chiếu
thông tin
- Xử lý u
tiên
- Xử lý
điểm chuẩn
Tìm kiếm,
thống kê
- Tìm theo
SBD
- Tìm theo
tên
- Thống kê
thí sinh đạt
- Thống kê
theo chế độ
u tiên
Xử lý phúc
tra
- Nhận yêu
cầu
- Xử lý
phúc tra
- Ghi nhận
phúc tra
- Trả lời
phúc tra

In ấn
- In giấy
báo thi
- In kết quả
thi
- Kết quả
tuyển sinh
Xử lý bài thi
- Làm phách
- Nhập số
phách
- Chuyển tới
cán bộ chấm
thi
# Ghi vào tệp
Số phách/
Môn thi/SBD
7
Tuy nhiên, biểu đồ trên chỉ thể hiện đợc sự phân cấp chức năng ở dạng
tĩnh. Để hình dung rõ hơn về hệ thống, ta cần xem xét các luồng thông tin từ
môi trờng ngoài, các kết quả mà hệ thống trả ra cho ngời sử dụng và luồng
thông tin truyền giữa các tiến trình. Yêu cầu đó sẽ đợc thể hiện trong biểu đồ
luồng dữ liệu của hệ thống.
2.Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động. Nó thể hiện sự trao
đổi thông tin giữa hệ thống với môi tròng bên ngoài và các luồng trao đổi
thông tin trong nội bộ hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm các tác nhân
bên trong và bên ngoài hệ thống, các tiến trình xử lý thông tin, các luồng
thông tin vào/ra mỗi tiến trình.Mối liên quan giữa biểu đò phân cấp chức năng
và biểu đồ luồng dữ liệu là các chức năng trong biểu đồ phân cấp chức năng t-

ơng ứng với các tiến trình của biều đồ luồng dữ liệu; mỗi mức của biểu đồ
phân cấp chức năng đợc mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tơng ứng.
Ta tiến hành xây dựng biẻu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống này dựa vào
biểu đồ phân cấp chức năng đã xây dựng ở trên nh sau:
2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Mức khung cảnh tong ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng. Ta
coi nó nh một hộp đen, mọi thông tin từ môi trờng ngoài đi vào hệ thống sẽ
là thông tin đầu vào; mọi thông tin từ hệ thống đa ra bên ngoài là các thông tin
đầu ra; nhiệm vụ của hệ thống là phải xử lý, biến đổi các thông tin đầu vào
thành kết quả đầu ra.
8
Hồ sơ Quy chế ts
Ban tuyển sinh
Yêu cầu
Bài thi
Báo cáo kq
Đơn phúc tra
Thí sinh Quản lý tuyển sinh
Giấy báo thi
Kết quả phúc tra Trờng ĐH

Điểm thi ts
Bài thi
Yêu cầu + chỉ tiêu
Cán bộ
chấm thi
Các tác nhân ngoài: -Thí sinh: ngời dự thi
-Ban tuyển sinh: Ban lãnh đạo công tác tuyển sinh
đa ra các quy chế xét tuyển.
-Trờng ĐH: Đa ra chỉ tiêu tuyển sinh .

2.2. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:
Mức đỉnh ứng với mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng. Hệ thống quản
lý tuyển sinh đại học đợc chia thành 5 chức năng. Trong biểu đồ này các thong
tin vào ra đợc xác lập dựa trên những yêu cầu và kết quả trả ra của từng chức
năng đó.
9
Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:
Hồ sơ
Thí sinh Hồ sơ


Bài đơn 2.Lên SBD,
thi phúc 1.Xử lý hs phòng thi
tra
SBD/phòng/thí sinh
3.Xử lý bài thi Đã làm phách

Cán bộ Bài
chấm thi thi đã
chấm
Môn thi/phách/ SBD 4.Khớp điểm

Môn/SBD/Điểm

Hồ sơ
đối tợng
u tiên
5. Lên điểm 6.In kết quả
Quy theo phách Hồ sơ
chế giấy báo

Ban tuyển điểm, kq
Sinh phúc tra
Điểm của thí sinh
Thí sinh
7.Lu trữ Kết quả ts
thống kê
Trờng ĐH

10
2.3. Biểu Đồ dữ Liệu Mức d ới Đỉnh:
a) Chức Năng 1: Tiếp nhận hồ sơ (thủ công)

1.1. Tiếp Kiểm tra
Thí sinh nhận hồ sơ hồ sơ
Hồ Sơ

Chức năng xử lý hồ sơ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký
dự tuyển của từng thí sinh. Hồ sơ hợp lệ đợc lu vào kho Hồ sơ.
b) Chức năng 2: Lên số báo danh và xếp phòng thi.
2.2.Nhập
SBD và
2.1. Đánh phòng
Hồ Sơ SBD xếp
phòng SBD/thí sinh/phòng
2.3.In thông
báo phòng
thi
Chức năng lên số báo danh phòng thi lấy thông tin từ kho hồ sơ, chức năng
dựa vào hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh từ đó lập số báo danh sắp sếp
phòng thi. Sau khi lên số báo danh và phòng thi thì lu số báo danh , phòng

thi của từng thí sinh vào kho Số Báo Danh/ Phòng/ Thí sinh
11
c) Chức năng 3: xử lý bài thi

Thí sinh Bài thi

3.1.Rọc 3.2.Nhập
phách số phách


Cán bộ Bài thi đã dọc phách Môn/phách/SBD.
chấm thi
Chức năng xử lý bài thi. Nhận bài thi của thí sinh thực hiện việc tạo
phách và lu vào kho Môn thi/ Phách/ Số báo danh . Đồng thời gửi bài thi
đã dọc phách cho cán bộ chấm thi.
d) Chức năng 4: Khớp điểm.
Cán bộ Bài thi đã chấm
Chấm thi
4.1.Lên 4.2.Nhập
Điểm điểm theo
phách
Ghi nhận
điểm Môn/phách/điểm.

Chức năng khớp điểm. Chức năng này dựa vào số phách sẽ tổng hợp tất cả
các môn thi và tổng hợp đợc điểm, sau đó lu thông tin vào kho Môn/
Phách/ Điểm.
12