Ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
LỜI MỞ ĐẦU
Máy vi tính, công nghệ thông tin, tin học hoá…. đã trở thành những cụm từ phổ
biến không chỉ riêng đối với những chuyên viên trong lĩnh vực công nghệ thông
tin, những người hiểu biết về máy tính và ngôn ngữ lập trình… Mà trong thời đại
ngày nay, có thể khẳng định rằng hầu hết mọi người đều biết đến.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, và công nghệ hiện đại kéo
theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông
tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát
triển trên thế giới. Và ở Việt Nam công nghệ thông tin thực sự đã và đang ngày
càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển, công
nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước.
Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành, nhiều
lĩnh vực, nhiều tổ chức và với những mức độ khác nhau. Ứng dụng công nghệ
thông tin ở các tổ chức không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy tính
với những ứng dụng tiện ích phổ biến như : soạn thảo văn bản, bảng tính, thiết kế
bản vẽ, xử lý hình ảnh… Mà hữu dụng hơn nữa đó là việc tin học hoá và xây
dựng các hệ thống thông tin với những phần mềm riêng phục vụ cho công tác
quản lý . Điển hình như công tác: Quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kinh
doanh, quản lý sản xuất…
Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận, bên cạnh các máy móc, thiết
bị hữu hình, thông tin được đánh giá như một nguồn tài nguyên quan trọng nhất.
Việc thu thập thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin và đưa ra các quyết định đúng
đắn kịp thời có ý nghĩa sống còn đối với các tổ chức, doanh nghiệp để có thể tồn
tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng với
một hệ thống thông tin được xây dựng đồng bộ, hiệu quả thì việc làm chủ nguồn
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
lực thông tin sẽ không còn là vấn đề quá khó. Nhất là khi khối lượng thông tin

cần được thu thập, lưu trữ, xử lý ngày càng nhiều và vượt xa khả năng thủ công
của con người thì việc xây dựng hệ thống thông tin riêng càng trở thành vấn đề
cấp bách của các doanh nghiệp và tổ chức. Có thể khẳng định rằng: Một hệ
thống thông tin tốt là mấu chốt để quản lý hiệu quả và đưa ra các quyết định
chính xác, đem lại thành công cho doanh nghiệp, tổ chức. Như vậy, công nghệ
thông tin và tin học hoá công tác quản lý có vai trò thật quan trọng đối với tổ
chức, doanh nghiệp trong thời đại ngày nay - thời đại kinh tế thông tin…
Là một sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế của trường Đại học kinh tế
quốc dân, em nhận thấy kỳ thực tập cuối khoá sẽ không chỉ là cơ hội tốt đề em
thực hành những gì đã học ở trường mà còn là cơ hội để em có thể tiếp cận, tìm
hiểu sâu hơn về những vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hoá quản lý
một doanh nghiệp - tổ chức thực tế.
Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty cổ phần tin học viễn thông
Petrolimex, được tiếp cận với nhiều phần mềm quản lý của công ty và được tìm
hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các
công ty thành viên, em quyết định lựa chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong công
tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành
viên” để làm chuyên đề tốt nghiệp.
Chuyên đề gồm 3 phần:
Chương 1 : Giới thiệu về đơn vị thực tập và bài toán quản lý nhân sự
Nội dung :
- Giới thiệu về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty cổ phần tin học
viễn thông Petrolimex trực thuộc.
- Giới thiệu về đề tài Quản lý nhân sự: mục đích, phương pháp, công cụ.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
Chương 2 : Phương pháp luận cơ sở được sử dụng để nghiên cứu đề tài
Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng để

nghiên cứu đề tài.
Chương 3 : Phân tích - thiết kế chương trình quản lý nhân sự Petrolimex
Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý nhân sự
Petrolimex theo tài liệu khảo sát thu thập được về quản lý nhân sự tại Công ty
xăng dầu Khu vực I.
Do thời gian có hạn và khả năng tìm hiểu - phân tích - lập trình phần mềm
của bản thân còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất
mong được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn và tất cả mọi
người để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi hơn trong
thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN
SỰ
1.1.Tổng quan về Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam và Công ty cổ phần tin
học viễn thông Petrolimex.
1.1.1. Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam
Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam là tổ chức kinh doanh thương mại xăng
dầu và các sản phẩm hóa dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam. Tổng công
ty Xăng dầu Việt Nam hiện có 43 Công ty thành viên, 25 Chi nhánh và 09 Xí
nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước; Có 20 Công ty
cổ phần có vốn góp chi phối của Tổng công ty; Có 03 Công ty Liên doanh với
nước ngoài. Ngoài ra, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có 01 Chi nhánh tại
Singapore.
Tổng công ty có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho
việc kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu. Mọi hoạt động quản lý, điều

hành kinh doanh trong nội bộ ngành đều được thực hiện thông qua hệ thống
mạng Petronet kết hợp với mạng Internet.
Ngoài trung tâm hóa nghiệm của toàn Tổng công ty đặt tại số 1 Khâm Thiên, Hà
nội, Petrolimex còn có các phòng hóa nghiệm hiện đại đặt tại các kho xăng dầu,
cảng để kiểm tra chất lượng xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu từ khi nhập khẩu
đến khi bán cho khách hàng theo đúng tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.
Hàng năm Tổng công ty đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình
đầu tư phát triển mở rộng và hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra năng lực
sản xuất mới và khả năng cạnh tranh; đầu tư vào các công trình trọng điểm tạo
điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh như: mua thêm tàu viễn dương chở dầu,
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
chở gas, nâng cấp và xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới và mở rộng cải tạo
hệ thống kho xăng dầu, nâng cấp tuyến ống, phát triển thêm cửa hàng xăng dầu
và cửa hàng kinh doanh dầu mỡ nhờn, gas hoá lỏng,…
Petrolimex luôn chú trọng tìm hướng phát triển mới, mở rộng loại hình kinh
doanh và lĩnh vực kinh doanh. Petrolimex đang bước đầu thử sức trong kinh
doanh kho xăng dầu ngoại quan, kinh doanh bất động sản, kinh doanh trong lĩnh
vực tài chính- ngân hàng, tham gia thị trường chứng khoán…
1.1.2.Cán bộ lãnh đạo
►Hội đồng quản trị
• Ông Vũ Ngọc Hải - Chủ tịch hội đồng quản trị.
• Ông Trần Văn Đức - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Tổng giám đốc.
• Ông Bùi Ngọc Bảo - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Phó Tổng giám đốc.
• Ông Phan Quang Hưởng - Ủy viên chuyên trách Hội đồng quản trị.
• Ông Trần Long An - Ủy viên Hội đồng quản trị, kiêm Trưởng ban Kiểm
soát.
►Ban giám đốc điều hành

• Ông Trần Văn Đức - Tổng giám đốc (kiêm Ủy viên Hội đồng quản trị).
• Ông Bùi Ngọc Bảo - Phó Tổng giám đốc (kiêm Ủy viên Hội đồng quản
trị), phụ trách lĩnh vực Kinh doanh, Xuất nhập khẩu, Tiêu chuẩn chất
lượng, Liên doanh.
• Ông Nguyễn Quang Kiên - Phó Tổng giám đốc, phụ trách lĩnh vực Đầu tư
phát triển, Công nghệ, Kỹ thuật, An toàn, Môi trường.
• Ông Vương Thái Dũng - Phó Tổng giám đốc, phụ trách lĩnh vực Cổ phần
hóa, Nội chính, Đoàn thể.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
►Phương trâm lãnh đạo: ” Khơi dậy và khai thác mạnh mẽ nguồn lực con
người ”
Petrolimex nhận thức sâu sắc rằng: Sức mạnh của doanh nghiệp trong cơ
chế thị trường hiện nay nằm ở nhân tố con người; Chính vì vậy, việc khơi dậy và
khai thác mạnh mẽ nguồn lực con người đã được xác định là nhiệm vụ trọng
tâm, cần được ưu tiên đầu tư cao nhất.
Giáo dục truyền thống 50 năm Anh hùng trong chiến đấu với các phong
trào “mở đường máu” để nhập khẩu xăng dầu, “Vì miền Nam sẵn sàng đổi máu
lấy xăng dầu”, “Tất cả chạy đi, mình phải chạy về” bám trụ để bảo vệ các kho
xăng dầu bị Mỹ đánh phá, “Con đường xăng dầu” để duy trì dòng xăng dầu
không ngừng chảy ra chiến trường… đã khơi dậy lòng tự hào, khát vọng của mỗi
CBCNV, tạo động lực tinh thần mạnh mẽ cho sự phát triển của Petrolimex hôm
nay.
Đặt con người vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phương tiện để
con người phát huy tài năng, sáng tạo; tin tưởng cộng sự, xây dựng đội hình làm
việc có hiệu quả là chủ thuyết và phương châm hành động của Tổng công ty
trong giai đoạn phát triển và hội nhập hiện nay theo đường lối đổi mới của Đảng.
Theo đó, Tổng công ty đã tập trung mọi nguồn lực để phát triển thành tập đoàn

kinh doanh đa ngành, đa sở hữu nhằm tạo ra môi trường thuận lợi để cán bộ quản
lý phát huy năng lực, CBCNV có đầy đủ việc làm. Phát hiện và sử dụng đúng
cán bộ trẻ, cán bộ giỏi, tạo mọi điều kiện thuận lợi để cán bộ thể hiện tài năng
sáng tạo; đầu tư mạnh mẽ cho đào tạo để trang bị kiến thức, rèn luyện kỹ năng
cho từng thành viên trong đó đặc biệt quan tâm đào tạo người đứng đầu và đội
ngũ cán bộ quản lý chủ chốt. Đồng thời, quan tâm giải quyết hài hoà mối quan
hệ lợi ích giữa việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Nhà nước giao với đầu tư phát
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
triển bền vững doanh nghiệp và không ngừng cải thiện đời sống vật chất tinh
thần của người lao động; Các phong trào thi đua thiết thực; văn hoá văn nghệ,
thể dục thể thao sôi nổi được duy trì và phát triển ngày càng mạnh mẽ, tạo cơ hội
bình đẳng để mỗi cán bộ công nhân viên phát triển toàn diện trong đại gia đình
Petrolimex đoàn kết chặt chẽ vì mục tiêu phát triển chung trong kỷ nguyên mới.
1.1.3. Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex
• Tên công ty : Công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex
• Tên viết tắt: PIACOM ., JSC( Petrolimex Information Technology and
Telecommunication Joint - Stock Company)
• Địa chỉ: Trụ sở chính : Số1, phố Khâm Thiên, Hà Nội
• Cơ sở : 412 Trần Khát Chân, Hà Nội
• Website : http:\\www.Piacom.com.vn
• Thành phần kinh tế : Thành phần kinh tế Nhà nước .
• Quyết định thành lập: Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các đơn vị trong
ngành, đồng thời phù hợp với xu thế thời đại, năm 1996, Tổng Cty Xăng
Dầu Việt Nam có Quyết định số 049/XD-QĐ ban hành ngày 24/10/1996
thành lập Trung tâm Tin học và Tự động hoá Petrolimex (PIAC) kế
thừa đội ngũ cán bộ và sản phầm của phòng Tin học ứng dụng Tổng Công
ty Xăng dầu Việt Nam.

• Cán bộ lãnh đạo: Giám đốc Piacom – Ngô Quang Toàn
• Sơ đồ tổ chức của Piacom
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
►Chức năng, nghĩa vụ của PIACOM
Trung tâm Tin học và Tự động hóa Petrolimex (tiền thân của Piacom) ra
đời với sứ mệnh ban đầu là nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông
tin, Tự động hoá vào trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị
trong toàn ngành xăng dầu và xã hội.
Việc thành lập Trung tâm đã tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng
dụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong hệ thống Petrolimex, đã góp phần
rất lớn vào những tiến bộ trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình
sản xuất kinh doanh của các công ty trong ngành. Việc ứng dụng công nghệ tiên
tiến đã giúp cho công việc sản xuất kinh doanh của các đơn vị ngày càng được
thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giúp tinh giản bộ máy hoạt
động, mang lại nhiều lợi ích cho toàn ngành.
Thời kỳ đầu hoạt động, Trung tâm có nhiệm vụ triển khai hệ thống công
nghệ thông tin tổng thể cho toàn bộ các đơn vị trong ngành, cụ thể là các hệ
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

8
Phòng Dịch Vụ
Viễn Thông
Phòng Kế Toán
Tài chính
Phòng Thiết
Bị Mạng
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Tổ Chức
Hành Chính
Phòng Tự
Động Hoá
Phòng Tin Học
I
Phòng Tin Học
II
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
thống phần mềm kế toán, quản trị nhân sự, liên kết thông tin toàn ngành qua việc
triển khai xây dựng lắp đặt mạng LAN, WAN, kết nối Internet trong từng Công
ty và trong toàn ngành, đào tạo cán bộ quản lý, sử dụng Công nghệ thông tin…;
đồng thời triển khai tự động hoá tại các Tổng kho, Bến xuất, cửa hàng xăng dầu,
pha chế dầu nhờn ... Sau hơn 10 năm hoạt động, Phòng Tin học TCTY và sau
này Trung tâm PIAC đã triển khai thành công các hệ thống công nghệ thông tin
và tự động hóa đồng bộ cho các đơn vị trong toàn ngành.
Các sản phẩm tiêu biểu có thể kể đến, đó là:
• Sản phẩm PIS (Petrolimex Information System), PBM(Petrolimex
Business Management) được thiết kế cho loại hình doanh nghiệp kinh
doanh xăng dầu. PBM hiện nay vẫn còn được sử dụng như một phần
không thể thiếu tại tất cả các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex.
• Hệ thống kế toán bảo hiểm PIAS (Petrolimex Insurance Accounting
System) được cung cấp cho công ty PJICO, Công ty bảo hiểm dầu khí
(PVI) gồm VP công ty và hệ thống các chi nhánh trực thuộc công ty đóng
trên địa bàn cả nước.
• Hệ thống tự động hóa bến xuất xăng dầu cho xitec tại kho Hải Dương, Ðỗ
Xá, K135 Phủ Lý, Phủ Ðức Vĩnh Phú, Ðức Giang Hà Nội...
• Hệ thống tự động hóa cho dây chuyền pha chế dầu nhờn Công ty hóa dầu,
nhà máy dầu nhờn Hải Phòng...
• Hệ thống tự động hóa báo lẫn trên tuyến ống Tổng kho Ðức Giang, K135

Phủ Lý , Nam Phong - Hà Sơn Bình...
Năm 2003 là một năm đánh dấu bước chuyển biến quan trọng đối với lĩnh
vực công nghệ của Petrolimex, từ Trung tâm PIAC hoạt động dưới cơ chế bao
cấp đã chuyển sang Công ty CP PIACOM với cơ chế hạch toán kinh doanh độc
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
lập. Bước chuyển biến đột phá này đã tạo một động lực thúc đẩy mạnh mẽ cho
việc đổi mới, phát triển và nâng cao tính chủ động sáng tạo trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của PIACOM.
►Đội ngũ cán bộ khoa học – công nghệ.
Hiện nay PIACOM đã có gần 100 cán bộ công nhân viên. Hầu hết trong số
đó đã tốt nghiệp Đại học và trên Đại học, được đào tạo cả trong nước và ngoài
nước; có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống CNTT, tự
động hóa và viễn thông. Đặc biệt PIACOM là công ty có cơ cấu cán bộ trẻ nhất
trong toàn TCTY Xăng dầu VN , độ tuổi trung bình của cán bộ công nhân viên
trong công ty chỉ vào khoảng 30.
►Năng lực công nghệ và triển khai hệ thống công nghệ.
PIACOM đã sớm có định hướng chiến lược cho việc phát triển lâu dài,
từng bước đi lên trên con đường hội nhập và phát triển. Đó là phát huy tối đa
tiềm năng và thế mạnh của doanh nghiệp, trên cơ sở quan trọng nhất là phát huy
con người, tạo điều kiện tối đa cho người lao động phát huy tài năng, phát huy
tính tích cực chủ động sáng tạo, cùng nhau tạo dựng thương hiệu PIACOM ngày
càng uy tín và lớn mạnh.
PIACOM luôn đặt mục tiêu phục vụ khách hàng là nhiệm vụ trọng tâm
để phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của thị trường trong và ngoài Petrolimex.
►Piacom cung cấp các giải pháp tự động
Trong thời gian qua, PIACOM đã trở thành nhà cung cấp các giải pháp tự

động hóa đồng bộ trong nhiều lĩnh vực đặc biệt cho các kho xăng dầu, dây
truyền pha chế dầu nhờn, kết nối thu nhận tín hiệu cột bơm điện tử tại các cửa
hàng xăng dầu.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
Là một nhà tích hợp hệ thống chuyên nghiệp, Piacom có thế sử dụng các
sản phẩm đo lường điều khiển, các phần mềm công cụ chuyên nghiệp của nhiều
hãng trên thế giới như Allen Bradley, RockWell Automation, Siemens, Omron,
Oval…nhằm đáp ứng tối ưu các bài toán điều khiển do khách hàng đặt ra.
PIACOM đã tập hợp được một đội ngũ cán bộ, chuyên gia năng động, hoạt động
có tính chuyên nghiệp cao, có kinh nghiệm thực tiễn, có phòng thí nghiệm. Tự
động hóa hiện đại cho phép thử nghiệm và ứng dụng các lý thuyết điều khiển
tiến tiến vào thực tiễn phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mang lại
hiệu quả thiết thực, Piacom tự động hóa có khả năng thực hiện các dự án từ
những bứớc khảo sát thiết kế, quản lý dự án, thi công lắp đặt các trang thiết bị,
vận hành và đưa hệ thống vào phục vụ sản xuất kinh doanh
• Nghiên cứu thiết kế, tư vấn, lắp đặt và tích hợp các hệ thống tự động hóa
xăng dầu, các dây chuyền sản xuất.
• Hợp tác và trao đổi công nghệ và nhân lực, tập huấn và đào tạo kỹ thuật
viên.
• Khai thác đổi mới, thiết kế, nâng cấp và cải tạo các dây chuyền tự động cũ
lạc hậu theo hướng công nghệ tự động hóa tiên tiến.
• Thẩm định, tư vấn thiết kế hệ thống điều khiển tự động- quá trình sản
xuất, sử dụng các hệ DCS, SCADA từ chi tiết đến giải pháp tổng thể
• Cung cấp các giải pháp tự động hóa chuyển giao công nghệ.
• Cung cấp các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo trì hệ thống tự động hóa.
► Một số công trình tự động hóa
• Nhờ có sự ủng hộ về chủ trương hiện đại hóa công nghệ của các Công ty

xăng dầu trong ngành.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
• Nhờ có sự định hướng đầu tư có tính chiến lược và các bước chỉ đạo thực
hiện cụ thể của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Nhờ có sự cộng tác giúp đỡ nhiệt tình của lực lượng các bộ kỹ thuật chủ chốt tại
các công ty, ham muốn làm việc, cống hiến của lực lượng các bộ trẻ của
PIACOM.
1.2. Những vấn đề về nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu
Việt Nam và các công ty thành viên đã được tìm hiểu trong thời gian thực
tập.
1.2.1. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức
• Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công
tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia
đình và xã hội của cán bộ, công chức.
• Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản
• lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được
tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Nguyên tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
• Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
• Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện
thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của
tường cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức,
đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm
đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi
dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen

Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
thưởng kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công
chức.
• Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ
tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức dồng ý bừng
văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.
• Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và
chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do
mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải
được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có
thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận.
1.2.3. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:
• Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu chính và bắt buộc có trong
thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân,
các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do
cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
• Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu quan trọng phản ánh
tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã
hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai
hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển lý lịch cán bộ, công chức và
các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
• Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức “ là tài liệu do cán bộ, công chức
khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức. Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
• Bản “Tiểu sử tóm tắt “ là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức tòm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức để
phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
• Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp
huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ,
công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đoà tạo của cán bộ,
công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo
chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do
cơ quan có thẩm quyền chứng nhận… Trường hợp, văn bằng chứng chỉ
được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo
quy định của pháp luật.
• Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phải, luân
chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật…. của cán bộ,
công chức.
• Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ
hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
• Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
đối với cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ
nhiệm giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau
các đợt công tác, tổng kết học tập…)
• Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

14

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
• Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán
bộ công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư.
Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh : đơn, thư
chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
• Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan
hệ xã hội của cán bộ, công chức.
Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy
đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức
đó.
1.2.4. Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Sau đây là những chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đang được thực
hiện ở Tổng công ty Petrolimex và các công ty thành viên:
►Lập hồ sơ cán bộ, công chức
• Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn
cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc.
• Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có
trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí
thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ
quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý.
►Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức
• Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo
yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ

kê khai những thông tin phát sinh trong kỳ liên quan đến bản thân, quan hệ
gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức.
• Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ,
công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công
chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ
họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao,
nguồn gốc trích sao, ngày trích sao… và phải được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức xác nhận.
• Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới
thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức quyết định thực hiện.
• Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải
được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
quyết định sau khi có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của
pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức
không thống nhất giữa các tài liệu thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán
bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước
để xác định.
► Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức
• Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn
vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì hồ sơ
của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý. Cán bộ, công chức được biệt phái
đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác, thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ,

công chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới
theo dõi.
• Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức phải tuân thủ các quy định sau:
+ Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ
+ Niêm phong hồ sơ
+ Vào sổ giao, nhận hồ sơ
+ Lập biên bản giao hồ sơ
• Cán bộ, công chức không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, thì
việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:
+ Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ
luật buộc thôi việc, thì được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định
liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ.
+ Đối với cán bộ, công chức từ trần, gia đình cán bộ, công chức được nhận
một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ, công chức vẫn do cơ quan,
tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ.
+ Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của
Nhà nước được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ gốc
vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ,
công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức,
đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó yêu cầu bằng
văn bản.
+ Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ, công chức được phân công làm
công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ,
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
công chức thực hiện. Trường hợp khoảng cách quá xa nơi tiếp nhận, thì
hồ sơ cán bộ, công chức được chuyển theo đường bưu điện.

►Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
• Cách tiếp nhận hò sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:
+ Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ
thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán bộ,
công chức phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức
đó.
+ Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức mới yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ
của cán bộ, công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi.
• Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức có
quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ
quan, tổ chức, đơn vị khác.
• Hồ sơ tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác
nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả
phiếu này cho nơi giao hồ sơ.
+ Vào sổ nhận hồ sơ
+ Lập số hồ sơ
+ Phân loại tài liệu
+ Lập phiếu liệt kê tài liệu
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
+ Lập phiếu kiểm soát hồ sơ
+ Vào sổ đăng ký hồ sơ
+ Lập biên bản giao nhận

►Nghiên cứu sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
• Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
+ Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức được nghiên cứu,
khai thác hồ sơ cán bộ, công chức để phục vụ yêu cầu công tác.
+ Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của mình hoặc đề
nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cung cấp bản
sao sơ yếu lý lịch của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính
của bản than.
+ Người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền giao nhiệm vụ
nghiên cứu hồ sơ của cán bộ, công chức phải có mục đích cụ thể, rõ ràng
và bảo đảm các thủ tục theo quy định.
• Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức:
+ Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa
chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu
cầu phải được ghi cụ thể trong Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức
và phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý.
+ Chỉ được nghiên cứư tại nơi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên
quan đến nhiệm vụ, công vụ được giao.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
+ Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ cán bộ, công chức
như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ
cán bộ, công chức cho phép.
• Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức.

+ Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai
thác hồ sơ cán bộ, công chức theo Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công
chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.
+ Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn
và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức
+ Sao lưu hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo Phiếu
nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức đã được người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức phê duyệt.
►Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
• Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các
bước: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu
kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ, lập thư mục hồ sơ để phục vụ
công tác tra cứu.
• Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực tiếp bảo đảm
nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, để bảo quản và không bị nhàu nát
hoặc thất lạc hồ sơ
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

20
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
+ Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành
từng nhóm theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài
liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.
+ Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về cán bộ, công chức để phục vụ cho
công tác tìm kiếm, lưu giữ như họ và tên, các bí danh, quê quán, số hồ
sơ.
• Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:

+ Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ
sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.
+ Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản.
Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát…) thì phải có biện
pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.
+ Trường hợp cần huỷ tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức
phải thành lập Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức. Hội đồng huỷ hồ
sơ cán bộ, công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ, công
chức quyết định. Khi tiến hành tiêu huỷ phải lập biên bản ghi rõ lý do
huỷ, cơ quan có thẩm quyền cho phép huỷ hồ sơ cán bộ, công chức, danh
mục tài liệu huỷ, ngày và nơi huỷ… Biên bản huỷ phải lưu trong thành
phần hồ sơ cán bộ, công chức.
►Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức.
• Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức bao
gồm:
+ Khu vực bảo quản hồ sơ là nơi cất và lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức.
Khu vực bảo quản hồ sơ phải bảo đảm đủ diện tích theo quy định và đáp
ứng được các yêu cầu về môi trường, an ninh, an toàn, kho ráo, thoáng
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
khí. Khu vực bảo quản hồ sơ cần tách biệt và gắn với khu vực nghiên
cứu hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ gồm: tủ, két (bảo quản tài
liệu mật, tối mật) giá kệ hồ sơ…..
• Chế độ bảo quản định kỳ hồ sơ cán bộ, công chức thực hiện như sau:
+ Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra và làm vệ sinh toàn
diện khu vực lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Hàng quý báo cáo kiểm tra chất lượng, tình trạng hồ sơ và các vấn đề có

liên quan đến hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Hàng năm, phun thuốc chống mối, mọt, làm vệ sinh hồ sơ và bảo dưỡng
các phương tiện được trang bị để bảo quản hồ sơ.
►Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
• Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật
theo quy định của pháp luật.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức bảo đảm đúng các quy định về chế độ bảo mật tài liệu.
►Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
• Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định như
sau:
+ Định kỳ vào ngày 30 tháng 01 năm sau, cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của đơn vị mình với người đứng đầu cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý
cán bộ, công chức.
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
• Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức gồm:
+ Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức của cơ
quan, đơn vị và đánh giá kết quả nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho
công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ.
+ Số lượng, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Kinh phí bảo đảm thực hiện công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Kiến nghị và đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ trong những năm tiếp theo.
1.3. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự.
Thực trạng tin học hoá công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty
Petrolimex và các công ty thành viên. Giới thiệu về đề tài nghiên cứu.
1.3.1. Sự cần thiết của việc dụng tin học hoá công tác quản lý nhân sự .
Tin học hoá công tác quản lý trong thời đại ngày nay là xu thế chung và là
nhu cầu cấp bách của các doanh nghiệp, tổ chức. Đối với doanh nghiệp, tổ chức
thì thông tin quản lý là vô cùng quan trọng, là vấn đề sống còn để có thể tồn tại
trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Khi doanh nghiệp
mở rộng quy mô, nhu cầu lưu trữ, xử lý dữ liệu phát sinh cũng như tập hợp, phân
tich chúng thành các thông tin hữu ích để có những quyết định đúng đắn, kịp
thời sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và hơn nữa, sẽ vượt quá khả năng xử lý
của con người. Nhưng, với việc sự trợ giúp của máy tính và một hệ thống thông
tin đồng bộ, những vấn đề nêu trên sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng….
Việc tin học hoá công tác quản lý sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng
nhu cầu lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết những
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
bài toán có quy mô, cũng như độ phức tạp ngày càng tăng. Đồng thời khi thực
hiện tin học hoá, các nhà quản lý nhanh chóng có được thông tin phản ánh mọi
mặt về tổ chức cũng như có thể giảm thiểu số lượng nhân công cần thiết để thực
hiện công việc lưu trữ và xử lý dữ liệu…..
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, và những thành
tựu to lớn đã đạt được thì tin học hoá công tác quản lý không chỉ là nhu cầu của
riêng những tổ chức, tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếu
của các doanh nghiệp, tổ chức vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong quản lý.
Công tác quản lý nhân sự cũng không nằm ngoài xu thế đó và những lợi
ích từ việc tin học hoá công tác này ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của

nó trong hệ thống thông tin quản lý của tổ chức. Việc tin học hoá công tác quản
lý nhân sự đã không là vấn đề quá mới trong những năm gần đây, tuy nhiên với
những đặc điểm cũng như nhu cầu quản lý riêng thì mỗi tổ chức, doanh nghiệp
lại chọn cho mình những giải pháp tin học hoá với những mức độ và cách thức
khác nhau (tin học hoá hoàn toàn, hoặc tin học hoá một phần, sử dụng phần mềm
mua sẵn, hay tự thiết kế…v.v) tuỳ nhu cầu quản lý và khả năng tài chính, công
nghệ…
1.3.2. Thực trạng tin học hoá tại Tổng công ty Petrolimex và các công ty thành
viên.
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên là tập đoàn
lớn trong thành phần kinh tế Quốc doanh. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự là vô
cùng quan trọng bởi quy mô tổ chức và số lượng cán bộ công nhân viên rất lớn,
mỗi công ty thành viên lại có đến hàng trăm người với nhiều loại hình, thành
phần lao động khác nhau. Như vậy, nếu quản lý một cách thủ công thì sẽ tốn chi
phí rất lớn, đặc biệt là thời gian xử lý, tổng hợp để có được những báo cáo theo
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

24
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: KS. Bùi Thế Ngũ
đúng quy định và các thông tin cần thiết khác.…. Bài toán quản lý nhân sự, tiền
lương được đặt ra cách đây 2- 3 năm. Và giải pháp là “Chương trình quản lý
nhân sự - tiền lương PMP” - hiện đã được triển khai ở Tổng công ty và một số
công ty thành viên.
Đây là phần mềm viết bằng ngôn ngữ lập trình ORACLE và được xây
dựng bởi PIACOM, phần mềm gồm 2 phân hệ quản lý thu nhập và quản lý nhân
sự. Phần mềm đã đáp ứng khá đầy đủ cho nhu cầu quản trị của Tổng công ty và
một số công ty thành viên. Tuy nhiên, phần mềm này chưa được áp dụng ở tất cả
các công ty thành viên trong cả nước là do các nguyên nhân :
• Một số đơn vị, công ty thành viên chưa có kinh phí để tin học hoá hoặc
chưa có nhu cầu, đặc biệt là các đơn vị ở xa trung tâm, thành phố.

• Một số đơn vị chỉ có yêu cầu quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và do
đó cần có 1 phần mềm chuyên biệt với 1 số nhu cầu riêng và với chi phí
triển khai thấp hơn.
• Trong thực tế, khi triển khai phần mềm, ngoài những báo cáo quy định của
Tổng công ty mỗi đơn vị lại có những yêu cầu báo cáo đặc thù riêng. Nhất
là những báo cáo thống kê lao động. Những báo cáo này phải được thiết
kế riêng theo đúng đặc trưng của đơn vị trong quá trình triển khai. Sự khác
biệt dễ thấy nhất đó là: Mỗi đơn vị có số phòng ban, số chức danh khác
nhau....
Qua quá trình thực tập ở Công ty cổ phần tin học - viễn thông Petrolimex,
được tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý nhân sự ở Tổng công ty Petrolimex, các
công ty thành viên và thực trạng tin học hoá ở đây. Em quyết định lựa chọn đề
tài “Ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự tại Tổng công ty xăng dầu
Lớp Tin Học Kinh Tế 45B SVTH: Nguyễn Tiến Đức

25