Tài liệu CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VỀ CHẾ ĐỘ HỌP TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC pdf

CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VỀ CHẾ ĐỘ HỌP
TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRẦN HOÀNG VŨ
Đại học Quốc gia Hà Nội
ọp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, là một cách thức để giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước
(CQHCNN) trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc
giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy
định của pháp luật. Theo đó, họp được phân thành nhiều loại khác nhau như họp tổng
kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp tập huấn, triển khai chính sách, họp
làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham mưu, tư vấn, họp trao đổi,
phối hợp công tác Như vậy, họp là một công việc rất quan trọng và luôn gắn bó mật
thiết với các hoạt động thực tiễn của CQHCNN.
H
Quy định về chế độ họp
Ngày 25/5/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg
ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các CQQLHCNN. Theo đó, đối
tượng áp dụng của quy định này là các cá nhân, các cơ quan hành chính nhà nước có
liên quan bao gồm Thủ tướng Chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan tổ chức
thuộc, trực thuộc Chính phủ, thủ trưởng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước,
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, UBND các địa phương và các cơ quan
chức năng hữu quan. Với mục tiêu nhằm làm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng
các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các
ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần
tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của thủ
trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công cuộc cải cách hành chính,
Quy định nói trên đã cụ thể hoá các nội dung cuộc họp và chỉ đạo những vấn đề có
liên quan nhằm hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thực hiện nghiêm quy chế hội họp
theo quy định hiện hành. Thực tế đối với một cơ quan hành chính nhà nước, hàng năm
diễn ra rất nhiều các cuộc họp với những tính chất và mục đích khác nhau. Về nguyên
tắc các cuộc họp này bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách

nhiệm được phân công và chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ công tác chỉ
đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các
nhiệm vụ công tác quan trọng. Các cuộc họp đã xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội
dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm chế độ trách nhiệm cá nhân
trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác
chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính
nhà nước. Các cuộc họp đã thực hiện đúng theo chương trình, kế hoạch, thực hiện cải
tiến, đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng,
hiệu quả, cuộc họp được tiến hành lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử
lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. Bên
cạnh những vấn đề liên quan đến công tác hiệu quả và chất lượng các cuộc họp, rõ
ràng vấn đề nội dung các cuộc họp cũng được đặt lên hàng đầu. Thông thường để
ngăn chặn ngay từ đầu các cuộc họp hoặc chất lượng kém hoặc trái với quy định hiện
hành người đứng đầu cơ quan quản lý hành chính nhà nước yêu cầu cá nhân, đơn vị có
trách nhiệm tổ chức họp phải trình bày những vấn đề chủ yếu về hình thức và nội
dung của cuộc họp. Sau đó, căn cứ vào các quy định hiện hành sẽ đưa ra các quyết
định cụ thể về việc có hay không nên tổ chức họp và nếu họp thì cách thức, nội dung
tiến hành ra sao cho phù hợp. Việc quản lý chặt chẽ như vậy sẽ làm cho nội dung các
cuộc họp sinh động hơn, chất lượng được nâng cao và các thành viên tham dự họp sẽ
không bị động. Hơn thế nữa, qua công tác cải cách hành chính người đứng đầu
CQHCNN sẽ có điều kiện để sàng lọc những cuộc họp trù bị tiến hành không đúng
với nhiệm vụ, nội dung chuyên môn ra ngoài chương trình công tác qua đó sẽ làm
giảm thời gian tổ chức họp cũng như cơ cấu thành phần mà có thể ban tổ chức đã dự
tính qua khâu chuẩn bị.
Những nội dung cần cải cách trong việc họp
Trong Quyết định số114 /2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ đã chỉ ra 9
trường hợp cụ thể không được tổ chức cuộc họp. Đó là: Phổ biến, quán triệt và triển
khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên; việc
sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế
hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm của các bộ, ngành, chính quyền địa phương, cơ sở;

giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch hoạ hoặc
tình trạng khẩn cấp; những nhiệm vụ cụ thể đã được uỷ quyền hoặc phân công, phân
cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết; tổ
chức lấy ý kiến lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng,
hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn quan trọng liên
quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan
đơn vị; cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các
nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi
công tác địa phương, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định; trao đổi thông
tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị; giải quyết những nội
dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công
việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp
lớn, quan trọng; những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức
khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp. Các CQHCNN có thẩm quyền ở các
cấp phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộ máy nhà nước, cơ
quan của Đảng, cơ quan lãnh đạo của các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp trong
việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp có liên quan một cách
khoa học và hiệu quả.
Như vậy, với những trường hợp không tổ chức cuộc họp nêu trên, các
CQHCNN căn cứ vào đó để loại trừ việc tiến hành các cuộc họp tại cơ quan đơn vị
mình, qua đó có kế hoạch cụ thể về các hoạt động liên quan đến hội họp thường niên.
Tuy nhiên, qua quan sát việc họp tại một số cơ quan, đơn vị thì các trường hợp nói
trên vẫn còn bị CQHCNN "lạm dụng" để tiến hành họp. Hơn thế nữa, không ít nơi đã
lạm dụng quyền hạn của đơn vị mình mở rộng các hoạt động hội họp vừa vi phạm chủ
trương của Chính phủ, quy định của pháp luật vừa gây lãng phí tiền bạc, thời giờ của
công chức. Thực chất đây cũng là một hành vi tham nhũng, thậm chí tham nhũng với
số tài sản lớn nhất là khi các cuộc họp đó chỉ tiến hành mang tính hình thức, phô
trương, không đạt hiệu quả cụ thể nào. Hiện nay, ngay từ đầu năm một số cơ quan,
đơn vị đã được các trung tâm hội nghị, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, các doanh nghiệp
kinh doanh dịch vụ hội nghị gửi công văn mời tổ chức tiến hành hội họp tại cơ quan

mình. Đây chính là một trong những nguyên nhân khiến việc họp được thực hiện
nhiều, dẫn đến vi phạm chỉ đạo của Thủ tướng. Tại các đơn vị hành chính, việc họp
của không ít nơi cũng diễn ra thường xuyên, nội dung cuộc họp nghèo nàn, nặng về
hình thức đôi khi vi phạm quy định hiện hành. Chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ cũng
đề cập đến những vấn đề nội dung trái với quy định hiện hành không được tiến hành
họp. Theo đó, các cơ quan đơn vị phải xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp
lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp.Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy
định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ
đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan
mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng,
năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành
chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật
cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc
họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công
việc của cá nhân, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực
tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các
cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp
nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật. Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ
tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để
chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp. Thủ tướng chỉ đạo: cấm kết hợp tổ chức cuộc họp
với việc tham quan, nghỉ mát. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham
quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công
chức, viên chức. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ
chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xảy ra tình trạng
sai phạm của cơ quan, đơn vị mình. Phải thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải
quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới
đế giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh. Thủ trưởng các cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên không được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối

với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở
các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế hoạch cụ thể
để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động của các cơ quan, đơn vị cấp
dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực
tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.
Với vai trò là thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, người đứng đầu phải
chịu mọi trách nhiệm về hành vi cá nhân nếu để xảy ra các vi phạm trong việc họp tại
đơn vị mình và có trách nhiệm đôn đốc, quản lý đơn vị thực hiện đúng chỉ đạo của
Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực này. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn có những cơ quan
hành chính nhà nước vi phạm vấn đề nói trên, thậm chí không ít thủ trưởng các đơn vị
còn "nghiện" việc họp tại công sở, gây lãng phí tiền của, thời giờ của cán bộ, công
chức, đi ngược lại với chủ trương cải cách hành chính mà toàn Đảng, toàn quân và
nhân dân đang nỗ lực tiến hành nhằm thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển. Đây thực sự
trở thành một vấn đề nóng khiến các ngành, các cấp quan tâm thoả đáng để góp phần
tích cực vào công cuộc đổi mới trong đó có việc nâng cao hiệu quả hoạt động hành
chính, thực hiện nghiêm chỉnh chỉ đạo của Chính phủ để vấn đề họp nói riêng, cải
cách hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung đạt được hiệu quả
cao, thúc đẩy năng lực hoạt động hiệu quả từ các cơ quan công quyền, tạo ra những
bước đi mạnh mẽ, vững chắc trong hội nhập quốc tế để phát triển./.