Giáo trình mô đun Thực hành kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp Trình độ cao đẳng)

BM/QT10/P.ĐTSV/04/04
Ban hành lần: 3

UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: THỰC HÀNH KẾ TỐN
NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:

/QĐ-CĐKTCN, ngày

tháng

năm của

Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR – VT)

BÀ RỊA-VŨNG TÀU


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình Thực hành kế tốn được xây dựng và biên soạn trên cơ sở
chương trình khung đào tạo nghề Kế toán doanh nghiệp đã được trường Cao
đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ BR-VT phê duyệt.
Giáo trình Thực hành kế tốn dùng để giảng dạy ở trình độ Cao đẳng được
biên soạn theo nguyên tắc quan tâm đến: tính hệ thống và khoa học, tính ổn
định và linh hoạt, hướng tới liên thông, chuẩn đào tạo của nghề; nhằm cung cấp
cho các học sinh, sinh viên nghề Kế toán doanh nghiệp các nghiệp vụ liên quan
đến các công việc thực hành thực tế trên các sổ sách kế toán của kế tốn.
Nội dung giáo trình gồm 5 bài:
Bài 1: Chứng từ kế tốn.
Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký - sổ cái.
Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.
Áp dụng việc đổi mới trong phương pháp dạy và học, giáo trình đã biên
soạn cả phần lý thuyết và thực hành.
Trong quá trình biên soạn giáo trình, tác giả đã cố gắng cập nhật thơng tin
mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác, nhưng chắc chắn sẽ không
tránh khỏi những hạn chế nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
các nhà chuyên môn, các anh chị đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo trình được
hồn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn.
Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày

tháng

năm

Biên soạn

Bùi Thị Thu Ngà

1


MỤC LỤC
TRANG
LỜI GIỚI THIỆU..................................................................................................1
MỤC LỤC.............................................................................................................2
Bài 1: Chứng từ kế toán......................................................................................6
1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán..........................................................6
1.1. Khái niệm chứng từ kế toán...........................................................................6
1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán ........................................................................7
1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế toán..................................................8
1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán................................................................8
2. Các loại chứng từ kế toán..................................................................................9
2.1. Phân loại theo cơng dụng của chứng từ..........................................................9
2.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ.............................................................10
2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ.....................................................10
2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ...........................................................11
2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ.....11
2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ..........................11
2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ.......12
3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán..............................................................12
Bài 2: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung....................................................20
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng............................................................20
1.1. Điều kiện áp dụng.........................................................................................20
1.2. Sổ sách sử dụng............................................................................................20
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................21
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung..............................................23

Bài 3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký - sổ cái..................................................36
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng............................................................36
1.1. Điều kiện áp dụng.........................................................................................36
1.2. Sổ sách sử dụng............................................................................................36
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................38
2


3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái...........................................40
Bài 4: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ..................................................44
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng............................................................44
1.1. Điều kiện áp dụng.........................................................................................44
1.2. Sổ sách sử dụng............................................................................................45
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................46
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ...........................................47
Bài 5: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ...............................................52
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng............................................................52
1.1. Điều kiện áp dụng.........................................................................................52
1.2. Sổ sách sử dụng............................................................................................52
2. Quy trình ghi sổ...............................................................................................55
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.........................................56
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................60

3


GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH KẾ TỐN
Tên mơ đun: Thực hành kế tốn
Mã mơ đun: MĐ 21
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun:

- Vị trí: Mơ đun thực hành kế tốn là mơ đun được học sau mơ đun: Kế tốn
kho, Kế tốn tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, Kế tốn tiền lương, Kế tốn giá
thành, Kế tốn bán hàng; được học trước mơ đun: Báo cáo tài chính.
- Tính chất: Mơ đun thực hành kế tốn là mơ đun tổng hợp chun ngành, tích
hợp.
- Vai trị của mơ đun: cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ kế toán tổng hợp
trong doanh nghiệp, xâu chuỗi các phần hành kế tốn và là mơn cơ sở để học
mơn báo cáo tài chính. Thơng qua kiến thức chuyên môn của mô đun này, người
học thực hiện được các nội dung về nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các loại chứng từ kế tốn, quy trình ln chuyển chứng từ kế
tốn.
+ Xác định được các hình thức kế tốn và các chứng từ, sổ sách theo từng hình
thức.
+ Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ sách sử dụng trong từng hình
thức.
+ Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế tốn trong Doanh nghiệp.
- Về kỹ năng:
+ Hạch toán được số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư cuối
kỳ.
+ Lập được các loại sổ theo từng hình thức kế tốn.
+ Sử dụng được chứng từ kế toán trong ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp;
+ Đối chiếu được sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết để phát hiện sai sót.
+ Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế toán, thực hiện trên Excel.
+ Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.
4


- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Tự kiểm tra đánh giá được cơng tác kế tốn tài chính trong doanh nghiệp.
+ Phối hợp với các bộ phận khác khi thực hiện các chứng từ, nghiệp vụ.
+ Tuân thủ các chế độ kế tốn tài chính do Nhà nước ban hành.
+ Tổ chức và điều hành một nhóm, có khả năng đánh giá được các thành viên
trong nhóm.
Nội dung của mô đun:

5


BÀI 1
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Mã bài: MĐ 21-01
Giới thiệu:
. .Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm, giảm tài
sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế. Vì có rất nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế
đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được
từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế tốn đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu
đó gọi là phương pháp chứng từ.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán.
- Phân loại được chứng từ kế tốn.
- Xác định được trình tự ln chuyển chứng từ kế toán trong Doanh nghiệp.
- Luân chuyển chứng từ kế tốn trong Doanh nghiệp theo đúng trình tự.
- Lập được các chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Trung thực, cẩn thận, tuân thủ chế độ kế tốn doanh nghiệp;
Nội dung chính:
1. Khái niệm, ý nghĩa của chứng từ kế toán
1.1. Khái niệm chứng từ kế toán:

Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang
tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ
ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế tốn có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống
chứng từ. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế
toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng
từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý
chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước
tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp
6


dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Hệ thống
chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử  dụng trong nội bộ
đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu  đặc trưng để các ngành, các thành
phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các
ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu
và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và
có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay
chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế tốn phải có đầy đủ các yếu tố
sau đây:
 - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).
 - Số hiệu của chứng từ.
 - Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
 - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
 - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
 - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
 - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.
 - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan
đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì

phải có chữ ký của người kiểm tra (kế tốn trưởng) và người phê duyệt (thủ
trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan  đến việc
bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngồi những yếu tố đã quy định nêu trên cịn phải
có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực
tiếp để ghi sổ kế tốn phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế tốn.
1.2. Ý nghĩa của chứng từ kế toán
- Lập chứng từ kế tốn giúp thực hiện kế tốn ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ
chức cơng tác kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu
thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ
cơng tác kế toán
- Lập chứng từ kế toán là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã
hồn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ
7


- Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát
sinh
- Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước
pháp luật về nghiệp vụ phát sinh, tính chất pháp lý.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện
trên các tài liệu kế tốn
- Chứng từ kế tốn là căn cứ cho cơng tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện sản
xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành
vi lãng phí tài sản của đơn vị
- Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố
- Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước
của đơn vị
- Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị
1.3. Một số quy định chung về chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng

từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu tố gạch bỏ phần để trống. Không
được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé
rời ra khỏi cuốn.
- Thủ trưởng và kế tốn trưởng đơn vị tuyệt đối khơng được ký trên chứng từ
trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung, yếu tố phát sinh.
- Chứng từ kế tốn có ý nghĩa rất lớn trong cơng tác lãnh đạo kinh tế cũng như
trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Ngồi việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế
tốn cịn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa
những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do
Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra
việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi
sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.
1.4. Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
1.4.1. Kiểm tra chứng từ
8


Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoà vào, đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là  đúng
thì mới  được dùng  để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế tốn bao
gồm:
 - Kiểm tra tính chính xác của số liệu thơng tin trên chứng từ
 - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
 - Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
 - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với
từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ,
quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải
báo ngay cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo

đúng quy định pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng
đúng thủ tục, nội dung và con số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm
tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ
tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
1.4.2. Chỉnh lý chứng từ
Chỉnh lý chứng từ là cơng việc chuẩn bị để hồn thiện đầy đủ các yếu tố
trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Chỉnh lý
chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu
cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế toán và phân loại chứng
từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp).
2. Các loại chứng từ kế toán
Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán,
người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau
như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh
tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ...
2.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh;
chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.
9


- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh
lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như:
Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ hồn thành của nghiệp
vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán.
- Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ
kinh tế nào đó đã thực sự hồn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt,
phiếu xuất kho... Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều
kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận
lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ trung
gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính
hợp pháp của nghiệp vụ.
- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại
chứng từ nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn
mức...
2.2. Phân loại theo trình tự lập chứngtừ
Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: chứng
từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được
lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban
đầu gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt...
- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các
nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ cơng tác kế tốn và đơn giản trong
việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ
gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm
theo.
2.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ
10


Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và
chứng từ nhiều lần.
- Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế
phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế tốn. 
- Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp
diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã
được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

2.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng
từ bên ngoài.
- Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những chứng từ được
lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải
quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố
định, biên bản kiểm kê nội bộ.
- Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan
đến đơn vị  kế tốn nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán
hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ...
2.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các nội
dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:
 - Chỉ tiêu lao động và tiền lương
 - Chỉ tiêu hàng tồn kho
 - Chỉ tiêu bán hàng
 - Chỉ tiêu tiền tệ
 - Chỉ tiêu tài sản cố định
2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và
chứng từ báo động:

11


- Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thơng tin trong đó mang
tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù
hợp với hoạt động của đơn vị.
- Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể
hiện mức độ diễn biến khơng bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử

dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp...
2.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thơng tin của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường
và chứng từ điện tử:
- Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để
chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải
thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
- Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử,
được mã hố mà khơng bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính
hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán...
3. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đó nó được
chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử
dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết
thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây
chính là bốn bước trong qui trình ln chuyển chứng từ được thể hiện dưới hình
sau:

12


* Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ  nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập
1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán
phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xố, khơng
viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ  hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các

liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ  ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội
dung quy định cho chứng từ kế tốn.
Thứ tư, mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định
trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký
điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký
trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký
13


đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau
phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cử người
phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán
trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị đó. Người
phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định
cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc
hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và
dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng
ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã
đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ
quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ
quyền lại cho người khác.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho,
các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám
đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng
dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện
kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, khơng được
ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách
nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)
doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm
sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
* Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên
ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận
14


kế tốn kiểm tra những chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.  
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã
ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có
liên quan;
(3) Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn.  
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm
chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước,
phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để
xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi

phát hiện có vi phạm chế độ, kế tốn khơng xuất quỹ.
* Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội
dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi
sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế tốn thực hiện việc tính giá trên
chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
* Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an
tồn trong q trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu
kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác
nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp
hoặc xác nhận.
15


Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể
từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm
tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a)  Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế tốn và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác;

c)  Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch
thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ
quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và
ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số
lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập
biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký
tên, đóng dấu.
Ngồi ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng
từ kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng
từ kế toán quy định trong chế độ kế tốn này. Trong q trình thực hiện, các
doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để
hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị
được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát
hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng
16


được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về
quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn, các doanh
nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội
dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế tốn.
Ví dụ: giới thiệu qui trình ln chuyển chứng từ trong kế tốn thu tiền mặt:

Giải thích:
A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1)  Kế tốn tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2)  Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)
(3)  Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1)
(4)  Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5)  Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)
17


(6)  (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) – người nộp tiền
giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ
(8)  Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt
(9)  Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả
phiếu thu về cho kế toán tiền mặt
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu
B- Kết thúc
Câu hỏi và bài tập
Nghiệp vụ 1: Hạch tóan doanh thu bán vải cho cơng ty Thiên Nga: 3.520.900,
địa chỉ: 41 Nguyễn Du, Q.1, Tp.HCM, mã số thuế: 0301034611-1, thu bằng tiền
mặt, hoá đơn 846525, ký hiệu AA2007N, ngày 4/3/2017.
Chứng từ kế tóan
- Lập hóa đơn GTGT số 846525, ký hiệu AA2007N, 4/3/2017
 - Lập phiếu xuất kho số 01PX/03
 - Lập phiếu thu số 111
Nghiệp vụ 2: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 12 Phan Đình
Phùng, TP. Thái Bình, mã sớ thuế: 1000 123 789 -1, hoá đơn số 145672, ký hiệu
AS2007N, ngày 5/3/2017, PNK101, ngày 5/3/2017, đã trả bằng tiền mặt
44.000.000, Phiếu Chi 112, ngày 5/3/2017.

Chứng từ kế tóan
 Hóa đơn GTGT của người bán số 145672, ký hiệu AS2007N, 5/3/2017.
 Lập phiếu nhập kho số 101PN
Nghiệp vụ 3: Chi trả tiền thuê gian hàng hội chợ tại Công Viên Tao đàn, địa chỉ
số 12 Huỳnh Phúc Kháng, TPHCM Phiếu Chi 113, ngày 5/3/2017, thanh toán
theo hoá đơn GTGT số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017, mã số thuế
0100123400-1: Giá chưa thuế GTGT 2.000.000, thuế GTGT 10%: 200.000
Chứng từ kế tóan
 Lập Hóa đơn GTGT của người bán số 456123, ký hiệu BN2007N– 2/3/2017.
 Lập Phiếu chi số 113.
18


Nghiệp vụ 4: Phiếu thu số 112, ngày 8/3/2017 bán vải cho Công ty Hải Hạnh,
địa chỉ 12 Tây Sơn, Hà Nội thu bằng tiền mặt 11.000.000, hoáđơn số 846526,
8/3/2017, mã sớ th́ 01 007 456 00-1
Chứng từ kế tóan
 Lập hóa đơn GTGT số 846526, 8/3/2017.
 Lập phiếu xuất kho số 02PX/03.
 Lập phiếu thu số 112 .
Nghiệp vụ 5: Mua vải của Công ty Dệt Thành Công, địa chỉ số 14 Quang Trung,
TP. Thái Bình, mã sớ th́ 1000 123 789 -1, PNK 102, 11/3/2017, hoá đơn
GTGT số 423756 ký hiệu PL2007N, ngày 11/3/2017, chưa trả tiền người bán:
24.200.000
Chứng từ kế tóan
 Hóa đơn GTGT của người bán số 423756 ký hiệu PL2007N, 11/3/2007.
 Lập phiếu nhập kho số 102
Nghiệp vụ 6: Ngày 12/3/2017 bán vải cho Công ty 28, địa chỉ 200 Cầu Giấy, Hà
Nội, hoá đơn số 846527, mã số thuế 0156789456-1, ngày 12/3/2017, chưa thu
được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán 14.063.390

Chứng từ kế tóan
 Lập hóa đơn GTGT số 846527, 12/3/2007.
 Lập phiếu xuất kho số 03PX/03.
Nghiệp vụ 7: Phiếu Chi 114, ngày 14/3/2007, trả nợ tiền mua vải của Công ty
Dệt Thành Cơng 20.000.000 đ
Chứng từ kế tóan
 Lập phiếu chi 114.
 Có thể có: HĐ GTGT bản photo, giấy đề nghị thanh tóan.

19


BÀI 2
GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Mã bài: MĐ 21-02
Giới thiệu:
....Ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC) tức là: Tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các
chứng từ kế tốn: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy. Dựa vào những dữ liệu đã
ghi trên sổ NKC kế toán vào sổ cái cho từng đối tượng kế tốn theo trình tự thời
gian.
Mục tiêu:
- Trình bày được điều kiện áp dụng và các sổ sách sử dụng trong hình thức nhật
ký chung.
- Xác định được trình tự quy trình ghi sổ kế tốn trong doanh nghiệp.
- Hạch toán được số dư đầu kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư cuối kỳ.
- Ghi được sổ nhật ký chung.
- Ghi được các loại sổ chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký chung
- Đối chiếu được sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết để phát hiện sai sót.
- Xử lý được các sai sót khi ghi sổ kế tốn, thực hiện trên Excel.

- Thành thạo các kỹ năng, ứng dụng các hàm, lệnh trên Exel.
- Trung thực, cẩn thận, tuân thủ chế độ kế tốn doanh nghiệp;
Nội dung chính:
1. Điều kiện áp dụng và sổ sách sử dụng
1.1. Điều kiện áp dụng
Ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký áp dụng cho mọi loại hình
doanh nghiệp: sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mơ vừa và nhỏ.
1.2. Sổ sách sử dụng
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
-  Sổ Nhật ký chung

- Sổ tài sản cố định

- Sổ theo dõi phân bổ

-  Sổ Nhật ký thu tiền

- Thẻ Tài sản cố định

các khoản chênh lệch
20


-  Sổ Nhật ký chi tiền
- Sổ Nhật ký mua hàng

- Sổ chi tiết thanh toán với phát sinh khi mua

- Sổ Nhật ký bán hàng

người mua (người bán)

- Sổ cái (dùng cho hình

- Sổ chi tiết thanh tốn với công ty liên kết

thức NKC)

người mua (người bán)

- Sổ chi tiết phát hành

- Bảng cân đối số phát

bằng ngoại tệ

cổ phiếu

sinh

- Sổ theo dõi thanh toán

- Sổ chi tiết cổ phiếu

- Sổ quỹ tiền mặt

bằng ngoại tệ

quỹ

- Sổ kế toán chi tiết quỹ

- Sổ chi tiết tiền vay

- Sổ chi tiết đầu tư

tiền mặt

- Sổ chi tiết bán hàng

chứng khoán

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi phí sản xuất, kinh - Sổ theo dõi chi tiết

- Sổ chi tiết vật liệu,

doanh

nguồn vốn

dụng cụ, sản phẩm,

- Thẻ tính giá thành sản

kinh doanh

hàng hóa

phẩm, dịch vụ

- Sổ theo dõi thuế

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Sổ chi tiết  các tài khoản GTGT

vật liệu, dụng cụ, sản

- Sổ kế toán chi tiết theo

- Sổ chi tiết thuế

phẩm, hàng hóa

dõi các khoản đầu tư vào

GTGT được hồn lại

- Thẻ kho (Sổ kho)

cơng ty liên kết

- Sổ chi tiết thuế

-  Sổ theo dõi TSCĐ và

 - Sổ chi phí đầu tư xây

GTGT được miễn

cơng cụ, dụng cụ tại nơi

dựng

giảm

khoản đầu tư vào

sử dụng
  2. Quy trình ghi sổ

21


 - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số
liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn
phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì sau khi ghi sổ NKC kế
toán ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký
đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp
vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và
bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập

các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh
Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số
22


phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký
đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3. Thực hành ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi sổ bằng hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
đều phải được ghi vào sổ sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và
theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu
trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Căn cứ để ghi sổ chính là các hóa đơn chứng từ kế tốn.
 Đây là mẫu sổ hình thức Nhật ký chung:

Nhìn vào mẫu sổ Nhật ký chung trên các bạn cần quan tâm đến các cột sau:
- Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định
phải bằng hoặc sau ngày chứng từ.
- Cột chứng từ:
+ Số hiệu: Nếu là hóa đơn các bạn ghi số hóa đơn, còn các chứng từ khác các
bạn ghi số hiệu của chứng từ: ví dụ Phiếu thu ghi: PT001, hay giấy báo nợ ghi
GBN...Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác khơng có chứng từ kế tốn ghi
PKT... (là phiếu kế tốn). ví dụ như các bút tốn kết chuyển cuối kỳ.
+ Ngày tháng: Ghi ngày tháng trên chứng từ.
- Cột diễn giải: ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhưng
phải đầy đủ để người sử dụng không phải là người lập sổ NKC vẫn hiểu được.
- Cột TK Nợ - TK Có: Ghi các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, TK Nợ ghi trước, TK có ghi sau.
23