Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

Chuyên đề thực tập
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Giải thích Chữ viết tắt Giải thích
HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu
DMHH Danh mục hang hoá
CSDL Cơ sở dữ liệu DMKH Danh mục khách hang
Y Yes DMNCC Danh mục nhà cung
cấp
N No CPNCC Chi phí nhà cung cấp
QTDA Quản trị dự án BCTH Báo cáo tổng hợp
PM Phần mềm BCDT Báo cáo doanh thu
MĐ Mở đầu BC Báo cáo
KT Kết thúc HTTT Hệ thống thông tin
ĐVT Đơn vị tính SL Số lượng
BĐ Bắt đầu TT Thành tiền
NCC Nhà cung cấp DM Danh mục
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đạt được những
thành tựu quan trọng. Quá trình toàn cầu hoá và tốc độ phát triển như vũ bão
của công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc
truyền thống.
1
Chuyên đề thực tập
Nền kinh tế thị trường đã tồn tại ở nước ta nhiều năm nay. Nhiều doanh
nghiệp thương mại đã được hình thành và phát triển tạo ra một thực tế sôi
động cho sự phát triển của nền kinh tế. Chúng ta không thể phủ nhận vai trò
của các doanh nghiệp trong sự phát triển này. Các doanh nghiệp tạo ra công ăn
việc làm cho hàng triệu người, các doanh nghiệp đóng thuế cho nhà nước, các
doanh nghiệp tạo ra vị thế của Việt nam trên trường quốc tế. Các doanh nghiệp
hỗ trợ lẫn nhau cùng phát triển tạo nên cuộc sống đầy đủ hơn cho mọi tầng lớp

nhân dân. Vậy nên nếu các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì đất nước sẽ
phát triển và chúng ta tiến lên.
Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hoá, việc áp dụng tin học
trong trong doanh nghiệp nói chung và trong quy trình quản lý bán hàng nói
riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất được các doanh nghiệp đặt
lên hàng đầu.
Quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp:
Thị trường, Sản phẩm, Nhân lực, Tri thức, Trí tuệ... nhưng người ta hay nói:
Doanh nghiệp được quản lý điều hành tốt thì hoạt động sẽ hiệu quả. Một trong
những yếu tố quan trọng đối với các giám đốc điều hành doanh nghiệp là
thông tin. Thông tin là cái giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhìn ra
được thực trạng của doanh nghiệp mình và có những quyết sách hợp lý để
khắc phục những điểm yếu và phát huy những điểm mạnh trong hoạt động của
doanh nghiệp.
Vậy làm sao để có được thông tin? Thời đại công nghệ thông tin bùng
nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt
của cuộc sống, của nền kinh tế. Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy
nhất trong việc áp dụng công nghệ thông tin để phục vụ công việc của mình.
Một trong những quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó
2
Chuyên đề thực tập
là lựa chọn được một phần mềm bán hàng tốt. Một phầm mềm bán hàng tốt có
thể nói nó sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp
doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về háng hoá, vật tư, thông tin khách
hàng, và trạng thái các đơn đặt hàng, hay tình hình công nợ… của doanh
nghiệp một cách chính xác và kịp thời. Từ đó người quản lý có thể đưa ra các
kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh
tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp nào nhanh chóng đưa việc áp
dụng phần mềm vào công việc thì hầu như phát triển tốt. Giám đốc các doanh

nghiệp đó đã ý thức được tầm quan trọng của việc “Đo lường hiệu quả kinh
doanh”. Họ sẵn sàng đầu tư những khoản tiền đáng kể cho việc mua sắm một
Phần mềm tốt. Họ biết rằng việc đầu tư này sẽ có lợi và tạo thêm được lợi thế
cạnh tranh trên thương trường.
Từ sự cần thiết của việc áp dụng phần mềm bán hàng vào trong các
doanh nghiệp hiện nay, việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng là tất
yếu cho công cuộc tin học hoá ở trong các doanh nghiệp.
CHƯƠNG I: CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM
GOLDSTARVIETNAM VÀ BÀI TOÁN “PHÂN TÍCH THIẾT
KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG”
1. Giới thiệu chung
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Sao Vàng.
- Giám đốc hiện tại của công ty: Ông Vũ Trọng Khiêm
- Địa chỉ: Số 4 Láng Hạ, Hà Nội.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
3
Chuyên đề thực tập
- Nguồn vốn:
 Vốn cố định: 675.371.000
 Vốn lưu động: 2.034.454.000
 Vốn khác: 259.704.000
- Doanh thu năm 2007: 2.565.000.000 VND
- Những sản phẩm của công ty chủ yếu trên các mặt: Tư vấn quản lý
tài chính và quản trị doanh nghiệp; Giải pháp phần mềm doanh
nghiệp; dịch vụ đào tạo và phát triển kinh doanh.
Công ty cổ phần phần mềm Goldstar là công ty hoạt động trong lĩnh
vực công nghệ thông tin, ngành nghề kinh doanh là nghiên cứu, sản xuất phần
mềm. Trong định hướng của mình Goldstar xây dựng một lớp các sản phẩm
phần mềm phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ở tất cả các
khâu và lĩnh vực. Mạnh nhất trong lớp sản phẩm phần mềm của Goldstar và

giải pháp phần mềm quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp với định hướng
ERP ngay từ đầu, mà mở đầu bằng Weekend Accounting 1.0 và đạt đến
Weekend Accounting 6.5 trên Visual Foxpro. Một bước đột phá vào thời điểm
cuối năm 2004, GS phát triển sản phẩm Weekend Accounting SQL 1.0 và tiến
đến Weekend Accounting SQL 2.0 như hiện nay. Giải pháp này là tập hợp các
modul chi tiết nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề quản lý thực tế tại doanh
nghiệp một cách linh động, bên cạnh đó đây cũng là giải pháp mở cho phép
tương thích khi tích hợp các giải pháp đơn lẻ khác như: quản lý kế hoạch,
quản lý quá trình sản xuất, quản lý lao động tiền lương, qản lý kho, quản lý
bảo hành…
Quan điểm phát triển sản phẩm của Goldstar là coi trọng chuyên môn,
nghiệp vụ theo hệ thống văn bản pháp luật về Tài chính, kế toán, kiểm toán,
định giá, thuế, thống kê của Việt Nam kết hợp với tính kế thừa không ngừng
4
Chuyên đề thực tập
của quá trình phát triển công nghệ hiện nay trên toàn cầu. Cách thức mà
Goldstar cung cấp sản phẩm cho khách hàng là “Custommize saling” (Cung
cấp theo yêu cầu đặc thù của khách hàng).
Goldstar khẳng định với những thuyết minh nói trên bởi Goldstar tồn tại
trong một tổ hợp mạnh về: Tư vấn tài chính kế toán, Kiểm toán, Phần mềm
được phối hợp giữa: Kiểm toán Đông Dương (I.A) – Phần mềm Goldstar – Tư
vấn tài chính và quản trị Goldstar – Đào tạo phát triển kinh doanh Goldstar.
Do đó, đội ngũ cố vấn chuyên môn của Goldstar rất mạnh giúp cho sản phẩm
thay đổi và hoàn thiện từng ngày theo đặc thù phát triển của doanh nghiệp
khách hàng cũng như yêu cầu phù hợp với pháp luật Việt Nam. Hơn thế nữa,
Goldstar khẳng định năng lực của mình bằng đội ngũ cán bộ lập trình và cán
bộ triển khai trẻ, am hiểu công nghệ và làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, hiệu
quả. Phương châm của phòng lập trình là: “Chỉ cần khách hàng có ý tưởng
logic, Goldstar sẽ biến thành sự thật trong quản lý”.
2. Công ty Cổ phần Phần mềm GoldStar

2.1. Sản phẩm dịch vụ của GoldStar
STT Sản phẩm, dịch vụ phần
mềm
Chi tiết
1
WEEKEND→ Accounting
Standard
Phiên bản áp dụng theo Quyết đinh
15/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 và
phiên bản theo Quyết định 48/QĐ –
BTC ngày 14/9/2006.
5
Chuyên đề thực tập
2
WEEKEND→
Accounting - Trading 2.0
Phần mềm kế toán áp dụng trong đơn
vị thương mại, dịch vụ.
3
WEEKEND→
Accounting - Construction
2.0
Phần mềm kế toán áp dụng trong đơn
vị xây dựng, xây lắp.
4
WEEKEND→
Accounting - Production
2.0
Phần mề kế toán áp dụng trong đơn
vị sản xuất, lắp ráp một hoặc nhiều

công đoạn.
5
WEEKEND→
Accounting - Full 2.0
Phần mềm kế toán áp dụng trong đơn
vị đa ngành nghề, đa chi nhánh.
6
WEEKEND→ Accounting
Custommize
Lập trình theo yêu cầu đặc thù của
từng đơn vị doanh nghiệp.
7
WEEKEND→
Accounting – Medicine 2.0
Phần mềm kế toán theo đặc thù
ngành sản xuất kinh doanh dược
phẩm.
8
WEEKEND→
Accounting – Telephone
2.0
Phầm mềm kế toán theo đặc thù
ngành điện thoại. (Quản lý Emei,
Serial)
STT Sản phẩm, dịch vụ phần
mềm
Chi tiết
9
WEEKEND→
Accounting – Motor 2.0

Phần mềm kế toán theo đặc thù
ngành sản xuất, lắp ráp, kinh doanh
ôtô, xe máy. (Quản lý số khung, số
máy, số đăng kiểm…)
10
WEEKEND→ HRM 1.0
Quản trị nhân sự, tính lương theo thời
gian, tính lương theo sản phẩm…
Quản lý thời gian làm việc, chấm
công, khen thưởng kỉ luật…
6
Chuyên đề thực tập
11
WEEKEND→
Labor services
Phần mềm quản lý tuyển dụng và
xuất nhập khẩu lao động.
Tuyển dụng, đào tạo nhân sự, quản lý
hồ sơ, quản lý hoạt động và tiến trình
phục vụ xuất nhập khẩu lao động.
12
WEEKEND→ Decission
Tư vấn phân tích thông tin hỗ trợ ra
quyết định cho nhà quản lý.
13
WEEKEND→ Inventory
Quản trị luân chuyển kho, nhập xuất
tồn theo kho, điều động và tính toán
dự trữ tồn kho tối ưu, tính toán và đặt
hàng tối ưu.

14
WEEKEND→ Hotel
Phần mềm quản lý theo đặc thù nhà
hàng khách sạn.
15
WEEKEND→ Smart Bar
Phần mềm quản lý theo đặc thù
ngành kinh doanh nhà hàng, quầy
bar.
16
WEEKEND→ Projects
Theo yêu cầu đặc thù chi tiết khác
2.2. Danh sách một số khách hàng của công ty
Một số công ty đa chi nhánh
Tập đoàn Hòa Phát
Công ty Du lịch và XNK Lạng Sơn
Công ty Tân Hồng Hà
Đại diện NOKIA Việt Nam, Nhà phân phối
điện thoại di động Nokia, Sam sung,
Motorola, HT mobile,…Công ty TM
Thuận Phát
Tổng công ty XK Lao động Hàng Không
VN (Trung tâm XK lao động và TM
AIRSERCO)
Tổng công ty XNK Xây Dựng Việt Nam
VINACONEX (Công ty XK Lao Động
Vinaconex)
7
Chuyên đề thực tập
Công ty Xi măng Phúc Sơn

Công ty CP Dịch vụ hàng hóa Nội Bài
Công ty TM Dược phẩm K & G Hà nội
Công ty Xuất nhập khẩu hàng không
Tổng Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế
Thanh Hoá
Dệt may
Công ty Liên doanh may Việt Hàn
Công ty May Woojin Việt Nam
Công ty Dư Kim Công ty Kaiyang Việt Nam
Công ty Sản xuất thương mại Hoàng Vũ
Doanh nghiệp mút xốp Việt Thắng
Công ty Lông vũ Anh và Em
...
Nội thất, mỹ nghệ
Công ty Nội thất Hòa Phát
Công ty Nội thất Hà Anh
Công ty Nội thất Hòa Phát Quảng Ninh
Công ty Văn Minh
Công ty Gốm Việt Thành
Công ty Hoàng M ấm
...
Tin học, viễn thông, thiết bị văn
phòng,
Công ty Tân Hồng Hà
Công ty TM và dịch vụ Xem Sơn
Điện tử - điện lạnh
Công ty Điện lạnh Hòa Phát
Công ty Điện tử công nghiệp
Công ty Công nghệ điện tử KOKO Hưng
Yên

...
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây
dựng
Công ty Tân Vũ
Công ty Hữu Thảo
Công ty Tuyết Yên
Công ty Thương mại và xây dựng Hali
Công ty Đông Ấn
Doanh nghiệp Sắt thép 27-7
Công ty xốp nhựa và nhựa Thái Hà…
Xây dựng
Công ty kỹ thuật xây dựng Đồng Phong
Công ty NANO
Công ty Xây lắp Việt Tiến
Công ty Xây dựng Sao Mai
Công ty Xây dựng Thái Phát
Công ty XNK và Xây dựng
Công ty Thành Phát
Công ty Kiến trúc không gian mở
Công ty Bất động sản và TM Vĩnh Hà
Công ty TM dịch vụ xây dựng Hoàn
Thiện
Doanh nghiệp Thành An
Công ty Xây dựng Tuấn Thành
8
Chuyên đề thực tập
Công ty Chí Đức
Công ty Công nghệ tin học viễn thông
Công ty Điện thoại Thăng Long
Công ty TM Thuận Phát

Công ty Đức Tâm
Trung tâm máy tính HLC
...
Cơ khí, kim khí
Công ty Thép HPS
Công ty Tôn mạ màu Việt Pháp
Công ty Điện máy Hải Phòng
Công ty Thàng máy và thiết bị Thăng Long
Công ty Thàng máy Thyssenkrupp VN
Công ty công nghiệp tàu thủy Shinec
Công ty Khải Hưng
DNTN cơ khí Tân Lập
Công ty Kim Quy
Công ty Meinfa, công ty Hữu Nghị
...
Vận tải, bến bãi
Công ty Đường bộ Hải Phòng
Cảng Thanh Hóa
Công ty taxi tải Thành Hưng
Công ty Bến xe khách Hải Phòng
Công ty Quản lý bến xe bến tàu Quảng Ninh
Công ty TM vận tải biển Hà Nội
Công ty Tàu Biển Ngọc
Công ty Tàu biển Hải Âu
...
Sản xuất - kinh doanh ô tô, xe máy
Công ty TM và dịch vụ ô tô Bắc Việt
DNTN Hoàng Mạnh
Công ty Liên doanh Thượng Hải
Công ty Duy Thịnh

Cty SX & kinh doanh phụ tùng xe gắn
máy
Công ty Nguyễn Thành
...
Khách sạn, du lịch
Công ty Du lịch và XNK Lạng Sơn
DNTN Vạn Xuân
Công ty Khánh Phúc
...
Dược phẩm, y tế
Công ty Dược phẩm Sao Mai
Công ty TM Hà Lan
Công ty Á Châu
Công ty Vật tư y tế Hà Nội
Công ty Đầu tư dược phẩm Hà Nội
Công ty Đại Bắc
Công ty Dược phẩm sao đỏ
Công ty Dược phẩm TM Hương Việt
Tổng Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế
Thanh Hoá
...
Bao bì
Công ty xốp nhựa và nhựa Thái Hà
9
Chuyên đề thực tập
...
In ấn, phát hành, báo chí
Báo Tiền Phong
Tạp chí nhà quản lý
Công ty Văn hóa Phương Bắc

Công ty Tem Việt Nam
Lương thực, thực phẩm, đồ uống
Công ty Bia Á Châu
Công ty Bia và nước giải khát
Công ty Bia Trúc Bạch
Công ty TM Minh Đức
Công ty XNK Tân Tùng Phát …
Khai thác, chế biến
HTX khai thác tận thu chế biến quặng sắt
Trại Cau
HTX Phương Viên
Công ty KTCT thủy lợi Huyện Nho Quan
Công ty KTCT thủy lợi Huyện Kim Sơn
Công ty KTCT thủy lợi Huyện Gia Viễn
Công ty KTCT thuỷ lợi Huyện Hoa Lư
Công ty KTCT thủy lợi Huyện Yên Mô
....
Thương mại tổng hợp
Công ty TM quốc tế Trường Sơn
Công ty XNK TM tổng hợp Đất Việt
Công ty TM Hùng Vương
DNTN Hoàng Liên Sơn
Công ty Đầu tư thương mại TST
Công ty Bắc Hà
Công ty TM Hương Nga
Thức ăn chăn nuôi
Công ty Minh Hiếu
Công ty thức ăn chăn nuôi Đại Minh
Dịch vụ tư vấn, giám định
Công ty Kiểm toán VACO

Công ty Dịch vụ KT & TM Hàn Việt
Công ty Khoa học giáo dục và công nghệ
Công ty Tư vấn thiết kế kiến trúc VN
Công ty Tư vấn và đầu tư thiết kế
Công ty Tư vấn tài chính Nam Việt
Công ty Giám định hàng hóa XNK
Asiancontrol
...
Máy móc, thiết bị
Công ty 3C Công nghiệp
Công ty Điện máy Hải Phòng
Tổng Công ty XNK máy và phụ tùng
Công ty Điện Đức Giang
Công ty Công nghệ thiết bị năng lượng
...
Công ty Công thương
Công ty Phát triển trí tuệ Việt Nam
10
Chuyên đề thực tập
Công ty TM Tuấn Thành
Công ty Đức Quốc
Công ty Đăng Hường
Công ty Thiên Phú
Công ty TM quốc tế Yên Trang
Công ty NiHa
Công ty Trường An
Công ty Dương Hiếu
Công ty Xuất nhập khẩu hàng không
Khác
Trung tâm XK lao động và Thương mại

Dự án Phát triển giáo viên tiểu họ
2.3. Cơ cấu tổ chức
2.3.1 Sơ đồ tổ chức

11
Tổng giám đốc
Phó giám đốc phát
triển sản phẩm 1
Trưởng ban
kiểm soát
Phó giám đốc phát
triển sản phẩm 2
Giám đốc
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế toán
Phòng
bảo
hành,
bảo trì
sản
phẩm
Phòng
kỹ
thuật
triển
khai
Phòng

kỹ
thuật
phát
triển
sản
phẩm
Phòng
chăm
sóc
khách
hàng
Phòng
hành
chính
sự
nghiệp
Chuyên đề thực tập
12
Phòng
hành
chính
sự
nghiệp
Chuyên đề thực tập
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ kinh doanh của công ty
2.3.2.1 Đối tượng
- Phòng kinh doanh
- Giám đốc
- Trưởng phòng kinh doanh
- Nhân viên

2.3.2.2 Mô tả các nhiệm vụ
- Bộ phận chăm sóc khách hàng theo dõi danh sách khách hàng
- Theo dõi danh sách nhân viên`
- Bộ phận marketting sẽ lập kế hoạch thông qua các cuộc gọi điên thoại
và hẹn gặp khách hàng . Sau đó sẽ lập kế hoạch thông qua mẫu biểu
MS-04-08/MGS. Xác định được kế hoach trong tháng thông qua các
mẫu biểu này và các dự kiến cho tương lai
- Gửi bản kế hoạch, các mẫu biểu cho giám đốc. giám đốc kiểm soát và
phê duyệt.
- Nếu bản kế hoạch không được phê duyệt, thì giám đóc gửi lại cho bộ
phận marketting làm lại
- Nếu bản kế hoạch được phê duyệt thì giám đốc gửi phòng kinh doanh
(trưởng phòng)
- Trưởng phòng kinh doanh giao nhiệm vụ cho các nhân viên phòng
kinh doanh thông qua mẫu biểu “ Phiếu giao nhiệm vụ”
- Các nhân viên được giao nhiệm vụ gửi lại phiếu thục hiện cho trưởng
phòng kinh doanh thông qua mẫu biểu “Phiếu thực hiện công việc”
- Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp các báo cáo ra báo cáo tông hợp
thông qua mẫu biểu “ Báo cáo tổng hợp của phòng kinh doanh .
13
Chuyên đề thực tập
- Kế hoạch thay đổi theo từng kỳ
- Giám đốc căn cứ trên mức độ khả thi từng khách hàng để quyết định
có thực hiện hay không. Nếu không được nhân viên kinh doanh phải
xem lại.
- Trưởng phòng kinh doanh phải giao nhiệm vụ trong phạm vi kế hoạch.
- “Báo cáo tổng hợp” xác định doanh số có thực hiên đúng với kÕ
hoạch, xác định các nhân viên hoàn thành vượt mức, không hoàn thành.
14
Chuyên đề thực tập

2.3.3 Lưu đồ kinh doanh của công ty
Tiến trình Nội dùng công việc Nhiệm vụ
Kế hoạch kinh
doanh
Phụ trách kinh
doanh
Giám Đốc công ty Giám đốc hoặc phó
giám đốc.
Kế hoạch kiêm
phiếu giao việc
Trưởng bộ phận
kinh doanh, giám
đốc
Liên hệ khách
hàng, kinh doanh
trực tiếp
Thông tin, kinh
doanh
Đánh giá khách
hàng, phân công
đàm phán
Phụ trách kinh
doanh, nhân viên
kinh doanh
Lưu hồ sơ
Phân loại lại khách
hàng và lặp lại quy
trình
Thông tin, văn
phòng, phụ trách

kinh doanh
15
Lập kế hoạch
Giao nhiệm vụ
Phân loại khách
hàng
Triển khai đàm phán
khách hàng và ký hợp
đồng
Lưu hồ sơ Phân loại lại
Đánh giá kế hoạch
Phê
Chuyên đề thực tập
2.3.4 Lưu đồ hoạt động Marketing của công ty
Tiến trình Nội dùng công việc Nhiệm vụ
Kế hoạch kinh
doanh
Phụ trách kinh
doanh
Giám Đốc công ty Giám đốc hoặc phó
giám đốc
Kế hoạch kiêm
phiếu giao việc
Trưởng bộ phận
kinh doanh, giám
đốc
Liên hệ khách
hàng, kinh doanh
trực tiếp
Thông tin, kinh

doanh
Đánh giá khách
hàng, phân công
đàm phán
Phụ trách kinh
doanh, nhân viên
kinh doanh
Lưu hồ sơ
Phân loại lại khách
hàng và lặp lại quy
trình
Thông tin, văn
phòng, phụ trách
kinh doanh
16
Lập kế hoạch
Giao nhiệm vụ
Phân loại khách
hàng
Triển khai đàm
phán khách hàng
và ký HD
Lưu hồ sơ, Phân
loại lại, Đánh giá kế
hoạch
Phê
Chuyên đề thực tập
2.4. Quy trình chuyển giao công nghệ
STT Tiến trình tư vấn và chuyển giao phần mềm Năng lực và cách
thức thực hiện

1 Thiết lập quan hệ hợp tác Hợp tác
2 Ghi nhận và tư vấn giải pháp tổng thể (Quản lý,
tổ chức, công tác kế toán, tài chính, thuế …)
Chuyên viên tư vấn
Goldstar
3 Thống nhất lộ trình thực hiện Hai bên
4 Khảo sát chi tiết phần cứng và yêu cầu đặc thù Lập trình viên, chuyên
gia tư vấn triển khai.
5 Thống nhất giải pháp tổng thể và chi tiết Chuyên viên tư vấn
triển khai
6 Chuyển giao và đào tạo dựa trên hoạt động
thực của khách hàng, chứng minh kết quả theo
giải pháp và yêu cầu đã được thống nhất.
Kỹ thuật triển khai
Goldstar
7 Hiệu chỉnh phù hợp Hai bên
8 Nghiệm thu Hai bên
9 Bảo hành và hỗ trợ Phòng bảo hành và
chăm sóc khách hàng
Goldstar
10 Bảo trì nâng cấp và hỗ trợ Phòng bảo trì
11 Dịch vụ hỗ trợ: cung cấp văn bản chính sách về
phần mềm., tài chính, kế toán, thuế, tập huấn
kỹ năng…
Phòng thông tin
12 Hỗ trợ bằng
- Sinh hoạt câu lạc bộ
- Hội thảo chuyên môn
- Hội nghị khách hàng
Định kỳ và bất thường

khi có chế độ chính
sách tài chính kế toán
thay đổi.
17
Chuyên đề thực tập
3. Khái quát về đề tài
3.1. Lý do chọn đề tài
Công ty cổ phần phần mềm GoldStar đang trong quá trình mở rộng và
phát triển. Công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên một máy tính trong quá trình
làm việc. Các máy tính đều được nối Internet và mạng LAN. Công ty cổ phần
phần mềm GoldStar là một công ty đang áp dụng những công nghệ tiên tiến
vào quá trình làm việc của mình. Những công nghệ mới như công nghệ 1C,
ngôn ngữ Visual Fox professional, SQL server, C#...được công ty đưa vào
trong quá trình lập trinh các phần mềm. Để dễ tiếp thu các công nghệ mà công
ty đang áp dụng, cũng như cọ xát với cách làm việc ở đây em đã chọn đề tài:
“Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng”. Một chương trình mà
công ty cũng đang tiến hành phân tích và thiết kế.
3.2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài: “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng” nhằm đưa ra
một giải pháp về việc quản lý bán hàng, giúp công việc đó được thực hiện một
cách dễ dàng hơn.
Như ta đã biết, hiện nay công việc bán hàng phần lớn là được thực hiện
một cách thủ công bằng giấy bút, một số nơi dùng excel. Các phương pháp
đấy mất nhiều thời gian, không chuyên nghiệp, đưa ra báo cáo không xát yêu
cầu của nhà quản lý. Với một nơi có số lượng hàng hoá lớn thì các phương
pháp trên thể hiện rõ nhược điểm của mình.
Với phần mềm quản lý bán hàng nó sẽ giúp quản lý bán hàng được tốt
hơn, giảm nhẹ thao tác tính toán, nhập liệu đơn thuần, đưa ra báo cáo nhanh
chóng theo yêu cầu của nhà quản lý. Đây cũng là mục tiêu cao nhất của phần
mềm cũng như của đề tài này.

18
Chuyên đề thực tập
3.3. Yêu cầu của đề tài
3.3.1 Ngôn ngữ: Visual Basic 6
Dùng VB6 là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft
Windows. VB6 cung cấp cho người sử dụng một công cụ hoàn chỉnh để đơn
giản hoá việc triển kkai lập trình ứng dụng cho MSWindows. Visual Basic với
phần “Visual” đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ hoạ
người dùng. Có sẵn những bộ phận hình ảnh gọi là controls, ta tha hồ sắp đặt
vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình gọi là
form. Phần “Basic” đề cập đến ngôn ngữ BASIC một ngôn ngữ lập trình đơn
giản, dễ học, được chế ra cho các khoa học gia (những người không có thì giờ
để học lập trình điện toán) dùng.
Hiện nay Visual basic chứa đến hàng trăm câu lệnh (commands), hàm
(functions) và từ khoá (keywords). Những người mới bắt đầu có thể viết
chương trình bằng cách học chỉ một vài commands, functions và keywords.
Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành
bất kỳ điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MSWdows nào khác.
3.3.2 Cơ sở dữ liệu: Access
Những HQTCSDL đang được dùng nhiều nhất là Microsoft Access,
Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server và Oracle. Theo đánh giá của
báo PC World vào năm 2000 thì Microsoft Access đã giành được phần chia
lớn nhất trên thị trường. Phiên bản đầu tiên của Access ra đời năm 1989. Từ
đó đến nay Access đã không ngừng cải tiến và đã có các phiên bản mang số
hiệu 1.0, 1.1, …, 7.0, Access 95,…, Access 2003 và phiên bản mới nhất là
Access 2007.
Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft
Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn,
19
Chuyên đề thực tập

dải công cụ (Toolbar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác
của Office mà phần lớn các bộ văn phòng quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu
giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel,
Word, Visual Foxpro, SQL Server, Oracle, HTML, XML… cũng rất thuận
tiện.
Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về
cơ sở dữ liệu. Có thể dùng Access để phát triển 6 loại ứng dụng phổ biến nhất,
đó là:
1) ứng dụng cá nhân
2) ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ
3) ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban
4) ứng dụng cho toàn công ty
5) ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình
khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp
6) ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (intranet) và mạng máy
tính quốc tế (internet).
3.4. Các dữ liệu đầu vào của chương trình (Các loại phiếu nhập, xuất)
Thông tin nhập: Danh mục nhà cung cấp, Danh mục khách hàng, Danh
mục hàng hoá, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
3.5. Các dữ liệu đầu ra của chương trình (các loại báo cáo)
- Báo cáo Doanh thu theo ngày, tháng, quý, năm.
- Báo cáo Công nợ khách hàng
- Báo cáo Hàng bán
20
Chuyên đề thực tập
- Báo cáo Hàng nhập
- Báo cáo Công nợ nhà cung cấp
- Báo cáo Hàng tồn.
3.6. Một số dự kiến về chương trình
- Số màn hình dự kiến là 6. Trong đó có: 1 màn hình chính, 4 về danh

mục, 1 phiếu xuất hàng, 1 đơn đặt hàng.
- Số báo cáo dự kiến là 6
21
Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG
PHẦN MỀM
1. Khái quát về hệ thống thông tin
1.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích hoặc
cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ
phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Nguồn Đích
Thu thập
Xử lý và lưu
trữ
Phân phát
Kho dữ liệu
22
Chuyên đề thực tập
Sau đây là một vài khái quát về hai loại của hệ thống thông tin: (1) Hệ thống
chính thức và (2) Hệ thống không chính thức.
- Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui

tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ rang hoặc ít ra cũng
được thiết lập theo một kiểu truyền thống. Hệ thống thường xuyên đánh
giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng
như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.
- Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các
bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch
một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý như gửi và nhận thư,
ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận,
các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là
các hệ thông tin phi chính thức.
1.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai cách phân loại các HTTT trong các tổ chức hay được dung. Một
cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lây
nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sỏ để phân loại.
1.2.1 Phân theo mục đích của thông tin đầu ra
Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau
nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp.
Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản
lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cường
khả năng cạnh tranh.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
23
Chuyên đề thực tập
Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng,
với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao
dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ
thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả dữ liệu cho phép theo mức
tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như Hệ thống trả lương,

lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp,
đăng ký môn theo học của sinh viên, co mượn sách và tài liệu trong một thư
viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp
thuế…
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn tài liệu ngoài tổ chức. Nói chung
chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu.
Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện
tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo,
các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp,
dữ liệu hiện thời với dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần
lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng
thông tin mà nó sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu
của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi
tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị
trường…là các hệ thống thông tin quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
24
Chuyên đề thực tập
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ rang là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là
một qui trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và
đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc,
một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra
quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó
nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải

pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc
nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh
giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguôn gốc từ nghiên cứu trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành
bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống
chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết
định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ
giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng
một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở
trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competitive Advantage)
25