Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm ThS. Nguyễn Tường Dũng

Team work


A. Giới thiệu kỹ năng làm việc nhóm
Tổng quan về làm việc nhóm
1. Khái niệm nhóm
2. Nhu cầu làm việc nhóm
3. Các thuận lợi
4. Các khó khăn
5. Phân loại nhóm
6. Kỹ năng làm việc nhóm


1. Khái niệm nhóm
 “ Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn
thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear)
 “ Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng
cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu
chung" (Katzenbach và Smith)
 " Nó như một chiếc xe Ferrari, hoạt động cực kì mạnh
mẽ, nhưng tốn rất nhiều tiền của/công sức để bảo
dưỡng"
 Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,
những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với
nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt
được mục tiêu chung.


Chưa hệ thống

Hệ thống


Làm việc nhóm
 Đến với nhau chỉ là sự
khởi đầu
 Giữ được nhau là sự
tiến bộ
 Làm việc cùng nhau
mới là thành công
o Henry Ford


2. Nhu cầu làm việc nhóm
 Thế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân,
một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một
nhóm.
o Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự
xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã.
 Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì u cầu
làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.
o Đơn giản vì khơng ai là hồn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập
trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.
o Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc


Nhu cầu làm việc nhóm


Các thuận lợi- Đối với cá nhân



Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân



Giảm sự hốt hoảng và tính vơ dụng khi đương đầu với
những mục tiêu lớn



Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người
khác



Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong một tổ
chức



Đánh giá cao phần thưởng tinh thần (internal awards)
khi hoàn thành cơng việc nhóm



Có nhiều động lực hơn đến hồn thành công việc


Các thuận lợi- Đối với cá nhân



Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá
nhân



Để giải quyết các cơng việc ngồi khả năng của cá
nhân



Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và có nhiều ý
tưởng hơn



Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa căng thẳng



Tăng lịng tin, tự tin thơng qua các lời động viên khuyến
khích.



Học hỏi được nhiều hơn


Thuận lợi- cấp quản lý

 Ít căng thẳng và áp lực để hồn thành mục tiêu
o vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu qủa, sự trung thành
và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ
 Cơng tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân
o vì nhóm thường hoạt động theo kiểu bán phân quyền (semiautonomy)


Thuận lợi- cho tổ chức
 Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và
giúp tổ chức phát triển
 Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên
ngoài và những nhân viên tiềm năng


4. Khó khăn cho tổ chức
 Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu (bureaucratic) và
theo thứ bậc (hierarchical)
 Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng
và lương bổng khác nhau
 Hệ thống quản lí thực hiện nhóm yếu kém như:
o chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu
o giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả
 Mục tiêu đề ra chung chung
o không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho
thành viên trong nhóm
 Khơng mơ tả cơng việc chi tiết, rõ ràng và những công
việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung


Khó khăn cho cấp quản lý

 Cấp quản lí từ trung cấp trở lên (middle manager)
thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm có
thể khơng cần giám sát khi thực hiện cơng việc
 Cấp quản lí thường khơng trao tất cả quyền tự quyết cho
nhóm vơ tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối
cùng
 Cấp quản lí khơng thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho
nhóm
o thiếu cơng tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn
cần thiết


Khó khăn cho cá nhân
 Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm
việc nhóm
 Lo ngại khơng được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến
khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của
họ
 Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm


5. Phân loại nhóm- Các nhóm chính thức
 Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.
o Chúng thường cố định, thực hiện cơng việc có tính thi đua, và
có phân cơng rõ ràng.
o

Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn
đề và điều hành các đề án.

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chun mơn
và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu
chuyên biệt.
o Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến
chun mơn theo các lĩnh vực riêng của họ.


PERFORMANCE LEVEL

5. Phân loại nhóm- Các nhóm chính thức

Teamwork

High-performing
Cooperative Group

Cooperative
Group

Individual
Members
Traditional
Group

Pseudo-group

TYPE OF GROUP


5. Phân loại nhóm-Các nhóm kg chính thức

 Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để
làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải
quyết nhiều nhu cầu, như:
o Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ
o

Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng
vụ việc

o

Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần
nhiều sáng tạo

o

Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút
những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn


So sánh
 Nhóm càng chính thức
càng cần được huấn
luyện về khả năng lãnh
đạo của nó về các mặt
như:
o các quy tắc của tổ chức
và các quy trình phải
tuân theo
o thực hiện các báo cáo,

ghi chép tiến độ, và các
kết quả đạt được trên
cơ sở thơng lệ.

 Cũng thế, các nhóm
khơng chính thức tn
theo những quy trình
thất thường.
o Những ý kiến và những
giải pháp có thể được
phát sinh trên cơ sở tùy
hứng
o các quy trình quản lý
thiếu nghiêm ngặt hơn


Kỹ năng làm việc nhóm
 Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các
thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả
cơng việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành
viên.
 Một mục tiêu lớn thường địi hỏi nhiều người làm việc với
nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa
quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.
o

Xây dựng vai trị chính trong nhóm

o

Kỹ năng quản lý hội họp.

o

Phát triển q trình làm việc nhóm

o

Sáng tạo và kích thích tiềm năng


Nhóm và tổ
 Xét về mặt bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục
đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì nhóm là
một biểu hiện của sự bình đẳng.
o

Tuy nhiên, ít có tập thể nhân viên nào lại hội đủ điều kiện của
nhóm, mà thơng thường đó chỉ là các tổ làm việc.

 Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung
sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó khơng
nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hồn tất
nhiệm vụ của họ.
o

Ít có sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau.

o

Giữa cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo.


Các giai đoạn hình thành và pt nhóm
4 giai đoạn phát triển nhóm
Thái độ
Tín nhiệm
Tương thuộc
Độc lập
Xung đột

Phụ thuộc

Hình thành

Vận hành

t

Bình thường hóa
Coming together is a beginning, staying together is progress,
and working together is success.
- Henry Ford


Giai đoạn hình thành nhóm
 Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi
người đều rất giữ gìn và rụt rè.
 Sự xung đột hiếm khi được phát ngơn một cách trực tiếp,
chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hồn tồn là tiêu

cực.
 Do nhóm cịn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi
những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
o

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng
và lo âu quá.

o

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên
như một người lãnh đạo.


Cần làm gì ở Giai đoạn hình thành nhóm?
 Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm
 Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt động
của nhóm
 Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về chun
mơn, nguyện vọng, sở thích, sở trường hoặc những
kinh nghiệm tích lũy được trước đây hơn là lao vào
làm các dự án
 Phân cơng vai trị và nhiệm vụ các thành viên
 Xác định mục tiêu chung


Giai đoạn xung đột
 Xung đột là giai đoạn tiếp theo.
o

Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm
nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.

 Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì khơng có ai
lắng nghe và một số người vẫn khơng sẵn sàng nói
chuyện cởi mở.
 Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực
đối với nhóm làm việc của bạn
o

nhưng nếu bạn nhìn xun qua cái bề ngồi tử tế và thấy
được những lời mỉa mai, cơng kích, ám chỉ, có thể bức tranh
sẽ rõ hơn.