Tài liệu Chương 3: Chương trình truyền thông hiệu quả ppt

1
Th.S. DINH TIEN MINH 1
CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN
THÔNG HIỆU QUẢ
(Effective Communication)
1. Truyền thông là gì?
2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý
và lưu trữ thông tin
3. Các rào cản trong quá trình truyền
thông
Th.S. DINH TIEN MINH 2
ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt
động truyền thông, chuyên viên PR
cần rèn luyện 3 kỹ năng sau:
1. Biên soạn và hiệu đính (Writing/
Editing → News Releases, Reports)
2. Nói chuyện thuyết trình (Speaking/
Presenting → Meetings, Speeches)
3. Tương tác, điều khiển độïi nhóm
Interacting → Seminars/ Conferences
2
Th.S. DINH TIEN MINH 3
Kỹ năng 1: Biên soạn
Hãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để
đăng trên báo Tiếp Thò về một loại nước
rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới
sẽ được tung ra thò trường vào tháng
11/2005. (10 phút)
Th.S. DINH TIEN MINH 4
Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và
hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì

được kể. Chỉ có vài chổ trong câu chuyện
là hơi mơ hồ.
Kỹ năng 1: Hiệu đính
3
Th.S. DINH TIEN MINH 5
Tuấn mệt đừ khi tới nơi. Xe bus đi gì mà lâu
thế……
Anh mặc áo blue vào thật nhanh. Dũng đi ngang
qua và chào Tuấn.
-Tối hôm qua anh có xem phim không ?
-Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim Viễn Tây
cao bồi
-Phim hết trễ ghê …… À, mà này anh biết
không, sếp đã đề cập với tôi về vấn đề đi trễ
đấy.
-Vậy sao ?
-Đương nhiên là ông ta không hài lòng rồi.
-Tôi nói là sau lễ chắc mọi chuyện sẽ khá hơn.
-Chắc chắn rồi … Thôi đi làm nhé.
Tuấn đi vào xưởng B. Đồng hồ treo tường chỉ 6h.
Th.S. DINH TIEN MINH 6
Bây giờ, hãy đọc lại những lời khẳng đònh
được đánh số dưới đây. Suy nghó xem
những lời khẳng đònh đó ĐÚNG, SAI hay
PHẢI XEM LẠI và ghi vào giấy.
Đ nếu bạn chắc là hoàn toàn đúng.
S nếu bạn chắc là hoàn toàn sai.
? Nếu bạn phân vân giũa đúng và sai.
Khi bắt tay vào làm, bạn bắt đầu từ trên
xuống theo thứ tự, không quay ngược lên

trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu
đã trả lời rồi.
4
Th.S. DINH TIEN MINH 7
1. Tuấn là đốc công
2. Công việc của Tuấn bắt đầu sớm
3. Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi
4. Nhà anh ta ở xa cơ quan
5. Hôm đó, anh ta đi làm trễ
6. Tối hôm trước, anh không xem phim
7. Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ
8. Tình huống này diễn ra vào tháng giêng
9. Tuấn làm việc ở xưởng B
10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờ
Th.S. DINH TIEN MINH 8
Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn
chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi
ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó.
5
Th.S. DINH TIEN MINH 9
Nhit tỡnh
ắ Bn khụng th thuyt phc c ngi khỏc nu trỡnh
by vn mt cỏch min cng, thiu s nhit tỡnh, nh
th ang phi "tr bi''.
ắ Hóy t ht nim tin vo sn phm hoc dch v m bn
ang cho bỏn v truyn nim tin ú n khỏch hng bng
nhit tỡnh ca chớnh mỡnh.
ắ Lu ý rng nhit tỡnh khụng cú ngha l phi núi nhanh
hay núi ln, m iu quan trng l phi trỡnh by vn
mt cỏch sinh ng v cú tớnh thuyt phc cao.

Kyừ naờng 2: Noựi chuyeọn thuyeỏt trỡnh
Th.S. DINH TIEN MINH 10
n gin
ắ ng dựng nhng t quỏ kờu hay mang tớnh thut ng
chuyờn mụn sõu trong khi trỡnh by. Nu khỏch hng
khụng hiu iu bn núi, h s chng lu li n tng gỡ
nhng sn phm hoc dch v m bn ang cho bỏn.
Trng hp t hn, h cú th chỏn nn bc dc.
ắ Hóy trỡnh by vn mt cỏch n gin, rừ rng, chớnh
xỏc v d hiu. Nờn s dng nhng ngụn ng m bn
thng dựng v t ra t nhiờn nh "bn ang l chớnh
mỡnh''.
6
Th.S. DINH TIEN MINH 11
Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người
nghe
¾ Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công,
thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và
người nghe.
¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người
nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc,
trao đổi thêm hay không.
Th.S. DINH TIEN MINH 12
Giao tiếp bằng mắt
¾ Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều
người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan
tâm như nhau.
¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ
rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải
bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là

người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
7
Th.S. DINH TIEN MINH 13
Đặt mình vào vị trí của người nghe
¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho
người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn
cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình.
¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định
mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng
không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn
đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần
phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ của bạn.
Th.S. DINH TIEN MINH 14
Chuẩn bị kỹ
¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và
bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với
khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày
và có thêm sự tự tin.
¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài
thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải
bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng.
¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể
đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.
8
Th.S. DINH TIEN MINH 15
Chú ý đến trang phục
¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính
chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn

cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết
trình chào bán hàng.
¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang
trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết
rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên
chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.
Th.S. DINH TIEN MINH 16
Kết thúc lịch sự
¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng
buổi thuyết trình đó thành công hay không thì
cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và
hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.
Theo báo Người Lao Động
9
Th.S. DINH TIEN MINH 17
Kỹ năng 3: Tương tác điều khiển
đội nhóm
Teamwork
Social Studies Activity
This activity will give students the
opportunity to consider what is involved in
cooperative efforts and why real
teamwork can be very effective.
As a
result, they may be able to offer
suggestions for improving cooperation in
their own classroom.
Th.S. DINH TIEN MINH 18
Team building means so many different
things to people. It can mean building

relationships, entertainment programs,
learning people skills, leadership skills,
leadership development, accelerating
change, merging cultures, kicking off
new project teams, incorporating
different methods or cultures, or literally
building teams.
10
Th.S. DINH TIEN MINH 19
 Truyền thông/ giao tiếp là quá trình
thông qua đó con người bày tỏ quan
điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.
 Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển
tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá
thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ
chức khác nhằm mục đích cho đôi bên
hiểu nhau.
1. Đònh nghóa
Th.S. DINH TIEN MINH 20
2. Thu thập, chuyển tiếp, xử lý,
lưu trữ thông tin
Ý nghó Ỉ Mã hoá
Người phát
Thông điệp
kênh
Tiếp nhận Ỉ giải mã
Người nhận
Phản hồi
Nhiễu
Hình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông giữa các cá nhân

Nguồn: Nghệ thuật giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh
PTS Thái Trí Dũng – NXB Thống kê - 1997
11
Th.S. DINH TIEN MINH 21
Hình 2: Sơ đồ quá trình truyền thông trong tổ chức
Mạng hình sao
Mạng vòng tròn
Mạng đan chéoMạng phân nhóm
Mạng dây chuyền
Th.S. DINH TIEN MINH 22
Hoàn thiện quá trình truyền thông cần trả
lời các câu hỏi sau đây:
 Cái gì (What) ?
 Tại sao (Why) ?
 Với ai (Who) ?
 Bao giờ (When) ?
 Tại đâu (Where) ?
 Bằng cách nào, như thế nào (How) ?
12
Th.S. DINH TIEN MINH 23
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Credibility - Uy tín của nguồn phát thông điệp
 Một thông cáo khuyên dùng của trung tâm bác sĩ nha
khoa chắc chắn sẽ có ích cho các sản phẩm chăm sóc răng
miệng. Đó là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm
thuyết phục những người mua thông qua sự thử nghiệm
của bác sĩ chuyên khoa.
Th.S. DINH TIEN MINH 24
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Context - Phạm vi phân phối thông điệp

 Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thông thích
hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà
phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm
(Tạp chí Nhà Đẹp).
 Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được
truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng
thương hiệu thông qua việc duy trì
đội bóng của Công ty
gạch Đồng Tâm.
13
Th.S. DINH TIEN MINH 25
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ
hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận
 Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối
với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang
đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”.
Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm
thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm
A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm
DHA+ARA.
 Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng
thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng
giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách
nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam
về các chất bổ sung DHA và ARA.
Th.S. DINH TIEN MINH 26
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Clarity - Thông điệp phải rõ ràng
 Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không

đáng có. Hình ảnh trong thông điệp được thể hiện rõ ràng
thì công việc định vị sẽ được thực hiện tốt. Điều đặc biệt là
thông điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao
hơn trong các quảng cáo, do đó nó dễ lôi cuốn các đối
tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương
hiệu hơn quảng cáo.
14
Th.S. DINH TIEN MINH 27
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào
 Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng
bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận
thông điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào. Sự phù hợp giữa
đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc
đẩy thông điệp được truyền tải tốt hơn.
 Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số những
người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô
địch bóng đá quốc gia V.League 2004. Tuy nhiên, đặc tính
của các đối tượng xem bóng đá và hiện diện trên các sân
bóng lại không phải là đối tượng sẽ có quyết định mua đối
với các sản phẩm bánh ngọt.
Th.S. DINH TIEN MINH 28
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Capability - Khả năng tiếp nhận và hiểu thông
điệp của người nhận
Thông điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson
khá khó hiểu đối với những người mẹ. Các đặc tính về kỹ
thuật nên được chuyển tải thông qua những gì đơn giản mà
dễ hiểu.
TS. Nguyễn Quốc Thịnh và CN. Nguyễn Thành Trung

(Thương hiệu với nhà quản lý)
15
Th.S. DINH TIEN MINH 29
3. Các rào cản trong quá trình
truyền thông
a) Rào cản Văn hoá
b) Rào cản Thể chất/ Vật lý
c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức
d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ năng nghe
Th.S. DINH TIEN MINH 30
4. Giao thiệp với truyền thông
4.1 Soạn thảo một danh sách các đơn vò
truyền thông.
16
Th.S. DINH TIEN MINH 31
Một khi đã có danh sách, cần thực hiện các
công việc sau:
 Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có
được tên, chức danh, điện thoại, fax của
người mà bạn cần liên lạc.
 Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về
lónh vực của tổ chức bạn.
 Tự giới thiệu về bạn. Tìm thời gian thích
hợp để gởi thông tin. Tìm hiểu xem họ
thích gởi thông tin qua phương tiện nào ?
Th.S. DINH TIEN MINH 32
4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền
thông
 Điện thoại
 Thông cáo báo chí

 Phỏng vấn
 Họp báo
17
Th.S. DINH TIEN MINH 33
4.3 Xây dựng mối quan hệ với một nhà báo
 Hãy chắc rằng bạn đọc tạp chí, hay lắng
nghe/ xem chương trình mà người phóng
viên bạn liên lạc có tham gia viết bài.
 Lần đầu tiên gọi đến, hãy giới thiệu bản
thân và nên hỏi xem lúc đó có thuận tiện
để nói chuyện hay không ?
 Một khi bạn có dòp trình bày, hãy hỏi họ
về lòch trình làm việc.
Th.S. DINH TIEN MINH 34
 Tìm hiểu xem họ quan tâm đến những
tin tức gì ?
 Hãy ghi chú những yêu cầu và mong
muốn của phóng viên mỗi khi hai bên có
dòp trò chuyện.
 Khi gặp lại phóng viên, bạn có thể nhắc
lại nội dung lần gặp trước. Điều đó có
thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
18
Th.S. DINH TIEN MINH 35
 Mời họ đến tham dự các sự kiện của tổ
chức bạn.
 Luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt
đẹp.
 Đừng nghó rằng tất cả các yêu cầu của
bạn đều có thể được đăng trên ấn phẩm.

Th.S. DINH TIEN MINH 36
4.4 Những yếu tố cần lưu ý trong việc thu
hút các phóng viên
 Gởi bài ồ ạt
 Thời gian đáp ứng
 Ngăn nắp, trật tự